5 effektiva verktyg för internkommunikation som förbättrar ditt företags arbetsflöde

Introduktion

Att driva ett nystartat företag utan ett stabilt kommunikationssystem mellan avdelningar och teammedlemmar kan bli kaotiskt.

Det är som en orkester utan dirigent. Alla spelar sitt instrument, men ljudet är inte harmoniskt.

För att kunna slutföra projekt i tid behöver du ett kommunikationssystem som håller alla uppdaterade. Det enklaste sättet att göra det är att använda ett internt kommunikationsverktyg.

De flesta verktyg för internkommunikation kan hantera uppgifter som textmeddelanden, videokonferenser och projektplanering.

Ändå kan det vara svårt att välja bland de olika alternativen på internet.

Därför har vi valt att sammanställa de fem bästa verktygen för internkommunikation som du och dina medarbetare bör överväga.

App för direktmeddelanden: Slack

Slack är en meddelandeapp för företag som kopplar samman människor med den information de behöver.

Med ett organiserat utrymme som kallas "kanaler" kan ditt team få tillgång till all information som behövs, oavsett plats, tidszon och när det passar dem.

Därför är det enkelt att fatta rätt beslut för att säkra ett pågående projekt.

Användargränssnittet är enkelt att använda och hjälper förstagångsanvändare att snabbt komma igång med plattformen.

Slack-användare kan dela filer och genomföra röst- och videosamtal, vilket gör det till ett fantastiskt verktyg för internkommunikation.

Du kan också integrera programvara och anpassade appar direkt i Slack. Det hjälper dig och ditt team att spara tid och växla från en uppgift till en annan.

Prissättning:

Kostnadsfri plan med begränsade funktioner

Business Plus-plan: 12,50 USD/månad

Enterprise Grid (kontakta försäljningsavdelningen)

Funktioner som stödjer teamkommunikation

• Kanaler: Slack hjälper dig att skapa ett utrymme där du kan kommunicera med dina teammedlemmar om en sak, bara för att få alla på samma sida.

Fördelar: Du kan skapa kanaler för specifika ämnen, team eller projekt för att hålla konversationer organiserade och lättillgängliga. Kanalerna kan antingen vara offentliga eller privata.

Nackdelar: Slack har många sätt att meddela dig när du har ett nytt meddelande, vilket skapar den utlösande effekten för att se vad som händer.

• Direktmeddelanden: Detta är en mindre konversation i Slack som sker utanför kanalerna.

Fördelar: Vissa konversationer är inte avsedda att vara allmänna. Du kan glida rakt in i deras DM:s och skicka privata meddelanden till teammedlemmar för enskilda diskussioner.

Nackdelar: Din meddelandehistorik blir begravd.

• Fildelning: Du kan dela dokument, bilder, videor och andra filer direkt i Slack-konversationer.

Fördelar: Det gör det enkelt att dela och samarbeta med någon i realtid. Det är bra när du behöver ett omedelbart svar om en deadline.

Nackdelar: Det finns ett minimum av fillagring eftersom du bara får så mycket lagring som du betalar för som ett företag. Slack raderar långsamt filer över tid.

• Integrationer: Slack har gjort det möjligt för anställda att arbeta effektivt med annan programvara.

Fördelar: Slack kan kopplas till andra appar eller program (t.ex. Google Drive, Trello och GitHub) för att centralisera information och automatisera processer.

Nackdelar: Med så många funktioner och integrationer kan Slack vara överväldigande för nya användare. Det kan ta lite tid att vänja sig vid alla funktioner och lära sig hur man använder dem effektivt.

• Video- och röstsamtal: Med Slack kan du föra realtidskonversationer med dina teammedlemmar via video- och röstsamtal för att få jobbet gjort.

Fördelar: Lätt att använda.

Nackdelar: När användare ringer video- eller röstsamtal från Slack kan de uppleva problem med långsamma svar från den person som tar emot samtalet.

Intranätplattform: Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint presenterar ett enkelt sätt att samarbeta och dela information med ditt team.

SharePoint används av över 190 miljoner människor över hela världen och förändrar hur ditt team kommer att ansluta, kommunicera och samarbeta.

Microsoft SharePoint är en webbaserad samarbets- och dokumenthanteringsplattform som fungerar med olika applikationer för att lagra dokument och kommunicera information inom en organisation.

Med sin höga flexibilitet använder organisationer SharePoint för att skapa ett intranät (eller internt internetsystem) som fungerar som vilken annan webbplats som helst, för varje projekt, team, avdelning och division.

Underwebbplatser kan skapas för en viss avdelning eller ett visst team. Via dessa centraliserade, säkra utrymmen kan användarna komma åt, dela och redigera dokument.

Funktioner för teamsamarbete och dokumentdelning

• Extern delning av filer och innehåll:

SharePoint gör det möjligt att lagra dokument och mappar hos externa användare och ge dem kontrollerad åtkomst.

Fördelar: SharePoint är en tidsbesparare. Du kan enkelt komma åt delade filer och dokument.

Nackdelar: Du kan få problem med säkerheten.

• Innehållshantering: SharePoint organiserar och hanterar innehåll med hjälp av bibliotek, listor, metadata, registerhantering och retentionspolicyer.

Dokument kan också gå igenom en godkännandeprocess för att upprätthålla kvalitets- och efterlevnadsstandarder.

Fördelar: SharePoint gör det möjligt för ditt team att lagra och samla in värdefulla organisationsdata och dokument.

Nackdelar: Även om SharePoint-gränssnittet är lätt att använda kan det fortfarande krävas mycket utbildning för att säkerställa att ditt team använder det korrekt.

• **Team-webbplatser: **SharePoint tillhandahåller en plats för grupper av användare att visa och samarbeta om innehåll, data och nyheter.

Proffs:

• Ditt team kan samarbeta om innehåll och data och samtidigt arbeta med dokument.

Kons:

• Det kan vara svårt för icke-tekniska användare att konfigurera och anpassa.
• Kommunikationswebbplatser: Dela och kommunicera meddelanden mellan olika organisationer med anpassningsbara, dynamiska underwebbplatser.

Proffs:

• Effektivt för att sprida budskap och information mellan olika organisationer.
• Möjliggör dynamiska och varumärkesanpassade underwebbplatser.
• Integration med andra Office 365-appar för omfattande kommunikation.

Kons:

• Att skapa och underhålla olika underwebbplatser kan kräva viss teknisk expertis.
• Tillgänglig på mobilappar för att säkerställa samarbete från teammedlemmar, var som helst.

Proffs:

• Säkerställ samarbete på språng för teammedlemmar som använder Android-, iOS- och Windows-enheter.
• Mobilappar ger tillgång till intranät, teamwebbplatser och innehåll.

Kons:

• Mobilappar kanske inte erbjuder samma funktioner och funktionalitet som datorversionen.
• Automatisera affärsprocesser genom att skapa varningar och arbetsflöden.

Proffs:

• Effektiviserar och automatiserar arbetsflöden och aviseringar.
• Hjälper till att förbättra produktivitet och enhetlighet i affärsprocesser.
• Integration med Power Automate för omfattande automatiseringsmöjligheter.

Kons:

• Att skapa komplexa arbetsflöden kan kräva teknisk expertis.
• Sökfunktioner som hjälper till att hitta relevanta personer och viktigt innehåll.

Proffs:

• Kraftfulla sökfunktioner för att hitta relevanta personer och innehåll.
• Hjälper till att snabbt hitta viktig information och resurser.
• Personligt anpassade sökresultat för användarna.

Kons:

• Sökrelevans kan ibland vara svårt att finjustera för specifika behov.

Programvara för projektledning: ClickUp

ClickUp är ett allt-i-ett-verktyg för projekthantering som erbjuder lösningar för team att hantera alla typer av arbete, samarbeta kring uppgifter och förenkla sina arbetsflöden.

Att skapa en trevlig upplevelse för dina teammedlemmar så att de kan arbeta effektivt och producera bra resultat.

Med den flexibla hierarkiska infrastrukturen kan ditt team organisera projekt, hantera uppgifter och deluppgifter och följa upp mål - allt när det passar dem.

Med över 1 000+ integrerade arbetsverktyg som Slack, Google Drive, Figma och Loom kan du snabba på din projektledningsprocess och föra ditt team ett steg närmare målet.

ClickUp har täckt in dig med en rad olika priser för att du ska kunna njuta av det bästa av allt och ta produktiviteten ett steg högre.

Prissättning

Free Forever Plan (bäst för personligt bruk)

Obegränsat abonnemang (bäst för små team)

7 USD/medlem per månad.

Affärsplan (bäst för medelstora team) - 12 USD/medlem och månad.

**Enterprise Plan **(Bäst för många stora team) - Kontakta säljavdelningen

Integrera kommunikation i arbetsflöden för projektledning

• Organisera dina projekt i ClickUp genom att skapa utrymmen och mappar. Detta hjälper dig att skapa en miljö för ditt arbete.

Proffs:

• Definierar en tydlig och organiserad projektstruktur.
• Arbeta mellan olika projekt och arbetsytor.

Kons:

• Kan vara komplicerat för förstagångsanvändare på grund av många alternativ.
• Använd kommentarsfältet för att diskutera detaljer, tillhandahålla uppdateringar och ställa frågor. Du kan också nämna teammedlemmar för att fånga deras uppmärksamhet.

Proffs:

• Uppmuntrar till fokuserade diskussioner inom specifika uppgifter.
• Hjälper till att rikta kommunikationen till rätt personer.
• All kommunikation är kontextuellt kopplad till verket.

Kons:

• Kan bli överväldigande om det inte hanteras på rätt sätt, särskilt i stora projekt.
• Anpassa din uppgiftsvy i ClickUp, baserat på dina projektkrav och kommunikationsstil. Välj mellan listor, tavlor eller kalendrar för att hitta den vy som passar dig bäst.

Proffs:

• Välj den vy (listor, tavlor, kalendrar) som passar ditt arbetsflöde.
• Visualisera arbetet på ett sätt som är mest meningsfullt för ditt team.
• Filter och sorteringsalternativ för finjustering av uppgiftsvyer.

Kons:

• Inlärningskurvan för att ställa in och konfigurera vyer, särskilt för nya användare.
• Om tidsregistrering är viktigt för ditt projekt kan du dra nytta av ClickUps tidsregistreringsfunktion. Detta gör att du kan registrera arbetstimmar och upprätthålla transparens när det gäller den ansträngning som läggs ner på projektet.

Proffs:

• Enkelt att spåra och rapportera arbetstimmar för bättre projekthantering.
• Integration med tidrapporteringsappar eller ClickUps inbyggda timer.
• Insikter i hur tid fördelas mellan uppgifter och projekt.

Kons:

• Kräver disciplin för att konsekvent registrera tid, vilket vissa teammedlemmar kan tycka är besvärligt.
• Avancerade funktioner för tidsregistrering kan vara begränsade jämfört med dedikerade verktyg för tidsregistrering

Verktyg för videokonferenser: Zoom

Zoom är ett av de mest populära programvaruverktygen för videokonferenser på marknaden som kopplar samman människor, främjar samarbete och underlättar produktiviteten.

Zoom är en molnbaserad videokonferensplattform för virtuella möten med kollegor, antingen via video eller ljud, eller båda när personliga möten inte är möjliga.

Det är ett viktigt verktyg för små, medelstora och stora team som vill hålla kontakten och fortsätta sina dagliga arbetsflöden med minimala störningar.

Med lättanvända funktioner som omfattar allt från enskilda möten, gruppvideokonferenser, skärmdelning och inspelning kommer du och ditt team att få ut det mesta av ett effektivt strategiarbete och komma till en önskvärd slutsats för varje onboarding-projekt.

Prissättning

Basic Plan - Gratis plan som möjliggör gruppmöten med 100 deltagare under 40 minuter.

Pro Plan - 15,99 USD/11,99 GBP per månad, vilket ger dig möjlighet att skapa ett personligt mötes-ID för återkommande Zoom-möten och spela in möten i 30 timmar, med 5 GB molnlagring.

Affärsplan - 19,99 USD/15,99 GBP per månad. Du kan märka dina Zoom-möten med egna webbadresser och företagsvarumärken, och Zoom-möten spelas in. Den har tidsbegränsningar på 30 timmar för upp till 300 deltagare och 5 GB molnlagring.

Business Plus - Kostnad 25,00 USD per månad med minst 10 användare. 30-timmars möten, 10 GB molnlagring och upp till 300 deltagare.

_ Källa: Zoom_

Enterprise Plan - Denna nivå är avsedd för företag med 1 000+ anställda, och du måste kontakta försäljningsavdelningen för att bestämma priset.

Bästa praxis för produktiva virtuella möten

• Fastställ en dagordning: Dela ut en tydlig dagordning i förväg, med en beskrivning av mötets mål och de ämnen som ska diskuteras. Det hjälper deltagarna att komma förberedda.
• Planera med förnuft: Välj mötestider som passar alla deltagare och håll mötet så kort som möjligt, samtidigt som du ser till att alla viktiga punkter tas upp.
• Testa tekniken: Kontrollera att ditt Zoom-konto och din utrustning fungerar som de ska innan mötet. Testa kameran, mikrofonen och internetanslutningen.
• Engagera deltagarna: Uppmuntra aktivt deltagande genom att ställa frågor, använda omröstningar eller låta deltagarna dela sina skärmar eller stänga av ljudet när det behövs.
• Ljud av när du inte talar: Låt mikrofonen vara avstängd när du inte pratar för att minimera bakgrundsljud och distraktioner.
• Inspelning: Spela in mötet för dem som inte kan närvara, och dela inspelningen efteråt för referens.
• Bakgrund: Välj en professionell eller neutral bakgrund för att behålla ett polerat utseende.

Sviter för samarbete: Notion

Notion har förändrat hur team arbetar med sin mångsidiga, användarvänliga och anpassningsbara samarbetssvit, som ger team möjlighet att vara mer produktiva, organiserade och kreativa.

Det är mer än bara ett verktyg.

Notion är ett allt-i-ett-verktyg som kan användas för olika ändamål: anteckningar, uppgiftshantering, kunskapshantering och databashantering. Detta är en funktion som gör att den sticker ut - mångsidighet.

Med sitt dra-och-släpp-gränssnitt ger Notion användarna mallar för att anpassa sin arbetsyta efter sina behov och snabbt komma igång.

Som en av de mest kraftfulla samarbetsplattformarna kan användarna tilldela uppgifter, sätta deadlines, följa utvecklingen av pågående projekt eller till och med driva ett helt företag, precis som de vill ha det.

Den kraftfulla sökfunktionen gör att användare med stora datamängder kan söka efter en specifik anteckning, uppgift eller databaspost och hitta den på några sekunder.

Här är 5 sätt du kan använda Notion på jobbet:

• Följa upp mål
• Skapa designsystem
• Automatisera med API
• Spåra och hantera innehåll
• Hantera komplexa projekt

Prissättning

Gratis plan: Bäst för en individ som vill organisera varje hörn av sitt liv och arbete

Pris: Gratis

Plus Plan: Bäst för små grupper som vill ha ett verktyg för att planera och organisera sig.

Pris: 8 USD per användare per månad/faktureras årligen (10 USD per användare/faktureras månadsvis)

Affärsplan: Bäst för företag som använder Notion för att koppla samman flera team och verktyg.

Pris: $15 per användare/månad faktureras årligen ($18 faktureras månadsvis)

_ Källa: Notion_

**Företag: ** Avancerade kontroller och stöd för att driva hela din organisation.

**Pris: **Kontakta säljteamet

**Funktioner som stödjer teamsamarbete **

• Samarbete i realtid: Flera teammedlemmar kan arbeta med samma dokument eller sida samtidigt, vilket gör det enkelt att samarbeta i realtid.

Proffs:

• Flera användare kan arbeta med ett dokument samtidigt.
• Enkel kommunikation inom dokument.
• Spåra ändringar och återgå till tidigare versioner.

Kons:

• Kräver internetanslutning för samarbete i realtid.
• Begränsat till användare med Notion-konton.
• Delad arbetsyta: Med Notion kan du skapa en delad arbetsyta för ditt team, utvalda personer eller hela webben, vilket gör det enkelt att organisera och komma åt information kollektivt, på sidor som man arbetar på.

Proffs:

• Du kan skapa delade arbetsytor som är skräddarsydda efter dina behov.
• All teamrelaterad information finns samlad på ett ställe.
• Tilldela behörigheter för att styra vem som kan visa och redigera innehåll.

Kons:

• Svårigheter att lära sig installation och anpassning.
• Free plan begränsar storleken på arbetsytan.
• Databas och mallar: Du kan skapa en anpassad databas och anpassa din arbetsyta med mallar för att hantera projekt, uppgifter och annan information i samarbete.

Proffs:

• Organisera och filtrera data på ett enkelt sätt.
• Ett brett utbud av mallar för olika användningsområden.
• Skapa mallar för att passa specifika behov.

Kons:

• Den inledande databaskonfigurationen kan vara tidskrävande.
• Mallar kanske inte täcker mycket nischade krav
• Uppgiftshantering: Notions funktioner för uppgifts- och projekthantering gör det möjligt för teamen att följa utvecklingen och tilldela uppgifter till teammedlemmarna.

Proffs:

• Visualisera uppgifter och projekt med hjälp av tavlor.
• Enkel uppgiftshantering med kryssrutor.
• Håll reda på deadlines.

Kons:

• Vissa användare föredrar dedikerade verktyg för uppgiftshantering med mer avancerade funktioner.
• Uppgiftshanteringen kan vara mindre intuitiv för dem som är nya på Notion.
• Integration med verktyg: Notion lägger till ett brett utbud av appar och verktyg, som Slack, Google Drive och mer, för att effektivisera arbetsflöden.

Proffs:

• Stödjer olika integrationer via tredjepartsappar och Zapier.
• API-åtkomst för anpassade integrationer.
• Tillägg för webbklippare för snabb insamling av innehåll.

Kons:

• Begränsade inbyggda integrationer jämfört med specialiserade verktyg.
• Vissa integrationer kan kräva en betald plan eller tjänster från tredje part.

Faktorer att ta hänsyn till vid val av verktyg för internkommunikation

Nu när du är bekant med dessa verktyg är det av yttersta vikt att du väljer vilket verktyg du ska använda.

Att välja det bästa verktyget för ditt företag beror i hög grad på dina mål och hur många människor du vill nå ut till.

När ditt team växer ökar också behovet av att hitta högkvalitativa kommunikations- och dokumentationsverktyg för att underlätta och förbättra teaminteraktionen, vilket är en viktig marknadsdrivkraft för att underlätta pågående projekt.

Så hur väljer du rätt verktyg för ditt företag?

Verksamhetens behov och mål

När man väljer ett kommunikationsverktyg är det i första hand för att lösa ett problem, men för vissa företag kan det variera.

Vissa kanske främst behöver ett verktyg för realtidschatt, för att underlätta kommunikationen, medan andra kan behöva en avancerad funktion som projekthantering, dokumentdelning eller videokonferenser.

Oavsett vad det handlar om måste du förstå dina affärsbehov för att kunna anpassa dig till ditt mål med att skaffa dessa verktyg, antingen för att öka produktiviteten, underlätta kommunikationen eller förbättra arbetsflödet.

Användarvänlighet

Ett komplicerat gränssnitt kommer att försvåra införandet och omintetgöra idén om att det ska vara en problemlösare.

Ett användarvänligt gränssnitt är en viktig faktor när du väljer kommunikationsverktyg, eftersom ett väl utformat gränssnitt minskar inlärningstiden för ditt team eller dina medarbetare.

Ett verktyg som är lätt att använda kommer sannolikt att bli en integrerad del av organisationens dagliga verksamhet.

Integrationsmöjligheter

Ditt kommunikationsverktyg bör kunna anslutas till de andra verktyg och system som du använder i din organisation, t.ex. projektledning, CRM eller e-postplattformar.

Denna koppling skapar sömlösa arbetsflöden, minskar behovet av manuell inmatning av data och förbättrar den övergripande effektiviteten.

Genom att välja ett verktyg för internkommunikation kan organisationen dessutom dra nytta av befintliga investeringar i programvara och skapa en digital miljö som stöder specifika affärsbehov och mål.

Kostnad

Att balansera verktygets kostnad med dess förmåga att bidra till din organisations framgång är det som gör det till ett kostnadseffektivt val.

Genom att göra ett kostnadseffektivt val av kommunikationsverktyg kan organisationen fördela sina resurser på ett klokt sätt och optimera sin ROI.

Förutom inköpskostnader är det också viktigt att ta hänsyn till abonnemangsavgifter, underhållskostnader och anpassningskostnader när man väljer ett internt kommunikationsverktyg.

På så sätt kan du anpassa organisationens budget så att verktyget inte belastar de ekonomiska resurserna.

Slutsats

När det gäller kommunikation inom organisationen är det lika viktigt hur du förmedlar budskapet som vilket budskap du skickar.

Genom att använda interna kommunikationsverktyg i ditt företag säkerställer du därför att ditt team är aktivt engagerat i att få ett jobb eller projekt gjort.

De fem verktyg som diskuteras - Slack, Microsoft SharePoint, ClickUp, Motion och Zoom - har alla sina funktioner för att tillgodose dina organisatoriska behov.

Oavsett om det handlar om uppgiftshantering, projektsamarbete, dokumentdelning eller chattmeddelanden finns det ett verktyg för varje affärsbehov.

Gratis testversioner och demos är ett perfekt sätt att avgöra om dessa verktyg är rätt för dig.

Så oavsett vilka fördelar, funktioner eller vilken budget du har för att välja det bästa verktyget för ditt företag, måste du ta hänsyn till ditt företags behov.