12 sätt att skala din SEO-byrå (handlingsguide)

Intro

Att driva en SEO-byrå är hårt arbete. Att skala upp ett är ännu svårare. Utan rätt inställning riskerar du att stagnera (eller värre).

Det är också svårt att förbättra din byrå om marginalerna och kundkretsen är låga.

Det är en perfekt storm som gör att du fastnar i ditt företag, överarbetar konton samtidigt som du kämpar för att få din byrå att växa.

Det behöver inte vara så här.

Som frilansare och numera byråägare har jag arbetat med olika byråer och kunder inom marknadsföring. Vissa har gått mycket bra, andra har haft svårt att växa.

Vad är nyckeln till framgång?

Det handlar om att ha rätt strategi (och veta vad man ska göra och inte göra). Här är 12 åtgärder som du kan vidta idag för att skala din SEO-byrå.

1. Sluta med underladdning

Det är denouppnåeliga triangeln: Snabbhet, kvalitet och pris.

Du kan välja två.

Det enda sättet att göra SEO på en budget på ett effektivt sätt är att fördela leveranserna. Högkvalitativt innehåll, strategi och genomförande kräver resurser. Du måste alltså byta hastighet.

Tyvärr tar SEO tid, och de flesta företag behöver snabbt resultat.

Det betyder att det kostar mer om du vill få mer resultat snabbare.

Det handlar inte om girighet. En budget ger ditt team mer tid att fokusera på varje enskilt konto samtidigt som du behåller dina marginaler.

Om du inte tar tillräckligt mycket betalt måste du skaffa fler kunder. Fler kunder innebär mer arbete. Om du är en liten byrå innebär det att du måste försöka pressa mer av ditt team.

Men man kan inte få blod från sten. Ditt team kan bara göra en viss mängd. Om du försöker pressa dem hårdare kommer du bara att bränna ut dem och förstöra alla potentiella vinster från nya kunder.

Vill du ha bättre resultat, gladare medarbetare och nöjdare kunder?

Öka dina avgifter.

2. Ta emot pengar i förskott

Du måste ta emot pengar i förskott innan du börjar arbeta. Detta gäller särskilt om du är ett litet företag.

Obetalda och sena fakturor innebär onödig stress för dig som företagare. De kan också skada leverantörsrelationerna. Och om dessa betalningar hamnar i inkasso kan det förstöra en eventuell vinstdelningsbonus som du kan ha för ditt team, vilket förstör moralen.

Det enklaste sättet för SEO-byråer att samla in pengar i förskott är att erbjuda en produktbaserad tjänst (i stället för förskottsbetalningar).

På så sätt betalar din kund för ett visst antal leveranser i förväg. Efteråt arbetar ditt team med dessa tillgångar och levererar dem i tid. Det finns inga tvetydigheter i projektet och inga utestående fakturor som du måste följa upp.

Skicka fakturan i början av uppdraget. Börja inte arbeta med ett projekt förrän kunden har betalat fakturan. Detta skyddar ditt kassaflöde.

Och det är viktigt att skydda ditt kassaflöde. Låg försäljning och dåligt kassaflöde är de främsta orsakerna till att företag misslyckas.

3. Säg inte "ja" till alla kunders önskemål

De bästa kundrelationerna är de där de ser dig som en partner, inte som en leverantör. Du har i princip en plats vid bordet. Och du är där för att hjälpa dina kunder att fatta viktiga beslut som leder till tillväxt för deras företag.

Det är vad SEO handlar om.

Tyvärr är nackdelen att det är lättare för kunderna att se dig som en anställd ju längre du sitter vid bordet. Och det leder till att du får en förskjutning av omfattningen...

Förhållandet mellan kunder och byråer är annorlunda.

Kunderna vet inte alltid bäst. De kan ha begränsade eller föråldrade SEO-kunskaper. Eller så saknar de allmän kunskap om marknadsföring.

Ditt jobb är att trycka tillbaka arbete som ligger utanför ramarna. Inte bara för att det är en extra kostnad för ditt företag, utan också för att det troligen inte kommer att leda till något.

Om du har gjort din due diligence och byggt upp en solid SEO-strategi har du en tydlig färdplan för det arbete du behöver göra.

Att ta itu med slumpmässiga uppgifter hindrar dig från att fokusera på strategin. Vad värre är, din kund förväntar sig fortfarande att du gör framsteg mot de viktigaste leveranserna.

Detta gör att ditt team blir tunt.

Tänk på alla ytterligare uppgifter från kunderna tills du har slutfört projektets nuvarande omfattning. Låt dem veta att du kommer att ta itu med dem efteråt. (På så sätt känner de sig inte ignorerade.)

Om din kund insisterar kan det vara mer meningsfullt att skapa ett biljettsystem som de kan använda för framtida uppgifter. På detta sätt erkänns deras behov, men du kan ändå fokusera på det som är viktigast.

4. Reflektera efter kampanjerna

Du kan inte förbättra dig om du inte reflekterar.

Ta dig tid att göra efteranalyser av konton som du förlorar. Försök att fastställa vad som gick fel och vad du kan göra för att förbättra det.

Vi delar upp våra kampanjer i delar. I slutet av varje del måste den gruppmedlem som har skött den delen av kampanjen reflektera över processen.

De måste fråga:

• Vad gick bra?
• Vad fungerade inte?
• Vad kan vi förbättra?
• Vad lärde vi oss?
• Vilka utmaningar fanns det?

Utan en kultur av kontinuerlig processförbättring kommer din verksamhet att stagnera. Processförbättring håller dina arbetsflöden smidiga och hjälper dig att skala tillväxten.

Som ägare måste du uppmuntra och belöna ditt team för att de hjälper till att förbättra hur företaget fungerar. Arbeta tillsammans med ditt team för att arbetet ska vara enkelt, snabbt och roligt.

5. Välj en nisch

Som företagare behöver du tidigt intäkter. Därför säger du i stort sett ja till allt. Utmaningen är dock att lära sig när man ska säga nej.

Vid någon tidpunkt måste du begränsa dig till en nisch. Annars kommer du inte att sticka ut.

Det finns många SEO-byråer som "gör allt". Problemet med detta är att det inte är skalbart.

SEO-strategierna skiljer sig åt för B2B, lokala företag, e-handel, D2C osv. Det finns också många olika marknader: Det finns många olika marknader: SaaS, tillverkning, hudvård, hälsovård osv.

För att lyckas med alla dessa projekt krävs rätt processer, verktyg, relationer och erfarenhet.

Du behöver kvalitativa, nischade skribenter (ämnesexperter) för att se till att du tillhandahåller högkvalitativt och användbart innehåll. Du måste veta vilka nyckelord du ska ta itu med och undvika. Och du måste veta var du kan gå för att få länkar placerade.

Ofta kan mycket av det du bygger för en nisch inte överföras till en annan nisch. Därför måste du börja om från början med varje ny kund.

Det är 10 gånger mer arbete.

Att bygga upp relationer med personer som du kan nå ut till för att be om länkar tar tid, ansträngning och energi. Och varje gång du tar in en klient i en ny nisch kommer de befintliga relationerna sannolikt inte att fungera eftersom de inte har något samband med varandra.

Så du måste bygga upp dessa relationer igen.

Från början.

Om du inte har en nisch kommer du också att ha svårt att bli expert inom en viss bransch. Och det begränsar den typ av resultat som du kan ge dina kunder. När allt kommer omkring kommer de stora vinsterna du kan få för en kund från att verkligen känna till deras bransch.

6. Fokusera på ROI (inte SEO-jargong)

Trafik, antal besök, avvisningsfrekvens och all annan marknadsföringsjargong som vi använder för att tala om framgång betyder inte mycket för företagare och chefer. De vill tjäna pengar.

För dem är SEO en investering.

Cheferna vill veta vilken typ av avkastning de kan förvänta sig. Du måste känna till deras nuvarande konverteringsmått, hur deras tratt ser ut och hur mycket organisk trafik de får. Du måste också veta hur mycket trafik deras konkurrenter får.

Med hjälp av dessa data kan du köra en analys av trafikprognoser som kan förutse en uppskattad avkastning på deras investering i SEO.

Ja, SEO kan skapa värde på många olika sätt. Det handlar inte bara om konverteringar. Det handlar om att stödja säljteamet, öka varumärkeskännedomen och skapa förtroende.

De flesta kunder kommerändå att titta på ROI för att rättfärdiga sin reklambudget.

7. Sätt upp måluppföljning från första dagen

Innan du startar en kampanj måste du ha en baslinje av data. Förhoppningsvis har din kund någon form av analys på sin webbplats. Om inte måste du få igång det så snart som möjligt.

Du vill också följa rätt mål och händelser.

Det är bäst att ha ett samtal med kunden, beslutsfattaren och (helst) en medlem av säljteamet.

Under samtalet måste du beskriva de mått som din kund kommer att använda för att mäta framgången. Efter samtalet ska du se till att du har en måluppföljning som mäter just dessa mått.

Det hjälper också att spela in samtalet. Ditt team kan använda det som referens i framtiden. Och du kan hänvisa till den senare om det uppstår meningsskiljaktigheter.

8. Använd mallar och standardrutiner

Du kan inte göra ditt bästa för kunderna om ditt företag är mycket ineffektivt.

Som byråägare är mallar och standardrutiner (SOP) din bästa vän. Med dessa kan du snabbt bygga upp högkvalitativa tillgångar för dina kunder utan att behöva lägga ner mycket tid.

Vår byrå har allting inbyggt i vårt projektledningssystem.

Vi startar helt enkelt ett nytt projekt från en mall som redan har hela arbetsflöden inbyggda. Därefter tilldelar vi arbetsuppgifter till teammedlemmarna.

Varje uppgift har videor, skärmdumpar och vägledning för att hjälpa dem att snabbt få till ett fantastiskt kundarbete.

SOP:er ger ytterligare vägledning och utbildning för mer komplexa uppgifter. Vi använder också SOP:er för att få in entreprenörer, för säljsamtal, för innehållsbeskrivningar, bloggskrivande och mycket mer.

Utan mallar och SOP:er kommer ditt team att slösa mycket tid på att komma på hur de ska börja. Med dem kommer de snabbt att klara av grundläggande uppgifter och få mer tid för strategiskt tänkande kring konton. Dessutom får de mer bandbredd så att du kan skala din organisation.

9. Prioritera kommunikation i teamet

Kommunikationen kan vara avgörande för en byrå.

Utan tydliga riktlinjer för arbetsuppgifter kan dina medarbetare slösa bort timmar på att arbeta med en uppgift på fel sätt. Ännu värre är att de kan känna sig isolerade och frustrerade.

I andra änden av spektrumet finns det en hårfin gräns mellan överkommunikation och mikromanagement.

Fall inte på andra sidan av hästen.

Eftersom vi är en byrå som arbetar på distans har vi extra mycket möda för att skapa en tydlig kommunikation. Varje uppgift som någon tilldelar oss måste ha all information på förhand (förfallodatum, specifikationer, leveranser, filplacering etc.) Även om det kan ta några extra minuter, förhindrar det frustrerande misstag.

Men du skainte detaljstyra.

Lita på ditt team. Slösa inte tid på att kolla in dem före förfallodatum för att fråga om de arbetar med uppgifterna eller berätta saker som de redan vet.

Och om du är orolig för tidsfrister, fyll på dem. Planera saker så att de ska vara klara en dag eller två tidigare. Det ger dig en buffert och minskar stressen.

Du måste också vara lyhörd.

Om dina medarbetare kontaktar dig direkt måste du svara dem snabbt. Ju längre de väntar, desto mindre stöd känner de sig. Och det kan skada kulturen på din arbetsplats.

10. Övertrassera inte på en klient

Ägg. Lägg dem inte i samma korg.

Du bör få inkomster från flera olika kunder. Kundkoncentration är när en kund står för 10-20 % av dina intäkter, beroende på din bransch.

Detta innebär en risk för dig.

Kundkoncentration kan minska värdet på ditt företag, sätta dig i riskzonen för förödande kassaflödesproblem och ta bort ditt inflytande när du förhandlar om priser.

Dessutom är det svårare att säga nej till en majoritetskund eftersom de står för en stor del av dina intäkter. Detta kan leda till att resurser dras bort från dina andra kunder, vilket skadar dessa relationer och dina marginaler.

Istället behöver du en starkare positionering som bygger på en varierad samling kunder. På så sätt kan du hålla dig till dina mål och tillhandahålla den bästa möjliga tjänsten (som är i linje med dina mål, ditt uppdrag och din vision).

Annars kommer du att fortsätta att tacka ja till slumpmässiga förfrågningar tills ditt företag i princip är en outsourcad marknadsföringsavdelning för din kund.

11. Avskeda klienter när det är nödvändigt

Du måste veta när det är dags att lämna en kund.

Om en potentiell eller nuvarande kund uppvisar något av följande måste du sparka honom eller henne:

• Dålig produkt eller tjänst: Ingen SEO kan åtgärda en dålig produkt eller tjänst.
• Ingen tillit: Kunder som kritiserar varje inlägg du skapar, överdrivet kritiserar dina skribenter och ständigt ifrågasätter din strategi gör det omöjligt att nå resultat.
• Dålig kulturell anpassning: Undvik kunder som inte överensstämmer med dina affärsmål, uppdrag eller din företagskultur. Du kan bara fejka det så länge. Och alla kommer att ta illa upp om du försöker.

Det kan vara svårt att tacka nej till pengar (särskilt om du började som frilansare och är van vid att ha en mentalitet som innebär att du måste äta eller svälta).

Det är ändå bättre att skydda integriteten hos ditt företag och ditt team än att låta kunderna skada grunden för ditt företag. Och det är inte värt att bränna ut din personal eller riskera andra kundrelationer för att hålla fast vid en dålig kund.

12. Drick Kool-Aid

Om du är en digital marknadsförare behöver du en bra webbplats och ett fantastiskt innehåll. Om du inte har det, hur kan du då förvänta dig att dina kunder ska investera i SEO?

Det finns många bra SEO-byråer som är usla på att marknadsföra sig själva.

Deras webbplatser är inget annat än ett digitalt visitkort (om ens det). De kanske har några misslyckade försök med innehåll. Men det är ungefär allt.

Bli inte den där SEO-byrån.

Det är svårt att skapa innehåll som sticker ut i SEO-nischen eftersom marknaden är övermättad. Det finns många bra marknadsförare och företag som äger området.

Därför kan det vara lätt att ge upp och tro att du måste fokusera dina ansträngningar på något annat.

Låt bli.

Skapa istället innehåll som passar just din nisch. Du kanske inte rankas för de stora sökorden med massor av volym, men du skapar de tillgångar som dina kunder och prospekt behöver.

Du kan testa nya strategier som kan gynna dina kunder. Eller så kan du utbilda teammedlemmar i processer och till och med ge dem en plattform för att skapa ledarskap.

Hur man genomför organisatoriska förändringar

Förändringar är svåra. Men det är nödvändigt om du vill öka dina marginaler, minska antalet kunder och få din SEO-byrå att växa.

Att ändra sitt tankesätt kräver tid och resurser.

Om du har budget kan du antingen utöka ditt teams arbetstid för att hjälpa dig med dessa uppgifter eller anlita en entreprenör för att ge stöd. Alternativt kan du behöva tillbringa några nätter och helger för att få din byrå på fötter igen.

Men investeringen lönar sig ändå om du följer med och arbetar för att bygga upp en smalare och mer skalbar byrå. I slutändan kommer ditt team och dina kunder att tacka dig.