11 tips för marknadsföringsteam som arbetar på distans

Introduktion

Tycker du att det är svårt att hålla koll på dina marknadsföringsuppgifter när du arbetar på distans? Överväg att utnyttja dessa 11 superpraktiska tips för marknadsföringsteam som arbetar på distans.

Det kan vara svårt att hantera ett marknadsföringsteam, hålla koll på kampanjer och analysera mätvärden, särskilt när ni inte befinner er på samma fysiska plats.

Men det är värt besväret: 77 % av de anställda som arbetar på distans rapporterar högre produktivitet, och 52 % är mindre benägna att ta ledigt.

Så hur löser du utmaningarna med att leda ett marknadsföringsteam samtidigt som du drar nytta av fördelarna med att arbeta på distans?

Upprätta tydliga förväntningar, upprätthåll en organiserad struktur, kommunicera regelbundet och använd lämpliga verktyg. När detta är uppnått har ditt marknadsföringsteam alla förutsättningar att lyckas.

I den här artikeln får du lära dig de mest effektiva processerna och tipsen för att hantera marknadsföring på distans. Tillämpa dessa på ditt företag så kommer ditt team att bli mer lätthanterligt och framgångsrikt.

1. Skapa en felfri process för rekrytering och introduktion på distans

För att framgångsrikt kunna hantera ett team på distans måste du anställa och introducera dina medarbetare på ett effektivt sätt.

Börja med att använda digitala plattformar som Indeed eller LinkedIn för att marknadsföra din nya tjänst och se till att det tydligt framgår att tjänsten kan utföras på distans från vilken plats som helst. Det gör det lättare för potentiella kandidater att hitta din annons och ansöka.

Vid utvärdering av distansanställda kandidater kan en virtuell rekryteringsprocess vara mycket effektiv. Det kan handla om videointervjuer med rekryterande chefer, virtuella uppgifter eller skriftliga tester för att bedöma en kandidats färdigheter.

Om du är öppen för att anställa kandidater på olika platser och i olika tidszoner, ta hänsyn till dem under anställningsprocessen genom att schemalägga intervjuer under deras arbetstid.

Under intervjuprocessen ska du inte ha några synpunkter på var kandidaten bor, utan utvärdera dem utifrån deras kvalifikationer och lämplighet för rollen.

Om du rekryterar till en roll som kan utföras på distans eller på kontoret bör du genomföra alla intervjuer via videosamtal för att undvika platsrelaterade fördomar.

När du har anställt din nya medarbetare kan du erbjuda en smidig virtuell onboarding-process där hen introduceras till företaget och sitt team.

Digitalisera introduktionsprocessen genom att tillhandahålla viktiga dokument och resurser i PDF, Google Doc eller onlineformat. Överväg att skapa en webbplats för internutbildning eller en kunskapsbas som nyanställda kan använda.

Överväg att genomföra virtuella utbildningssessioner för mer komplexa processer för att vägleda nya medarbetare genom olika uppgifter.

Regelbundna avstämningar, karriärsamtal och fortlöpande utbildning med handledaren är avgörande för att distansmedarbetare ska känna stöd och utvecklas i sina roller.

Om du vill förbättra din virtuella introduktionsprocess kan du be nya distansmedarbetare om feedback efter de första månaderna för att avgöra vad som fungerar och vad som behöver förbättras.

I slutändan syftar onboarding av distansmedarbetare till att få dem att känna sig informerade, stöttade och trygga i sin nya roll.

2. Sätt upp tydliga mål och förväntningar

Utgå inte bara från att ditt marknadsföringsteam redan vet vilka mål du förväntar dig att de ska nå - ge dem mer vägledning än du skulle göra om ni satt på kontoret tillsammans.

Ge ditt team självständighet att nå dessa mål. Det kommer att få dem att känna sig mer målmedvetna i sitt arbete och ge dem en känsla av ägarskap över sina projekt.

Inom marknadsföring kan det vara svårt att sätta KPI:er för medarbetare i kreativa roller eftersom det inte alltid finns en direkt koppling till genererade leads, som i andra roller.

För att komma till rätta med det kan du sätta upp kampanjspecifika mål som teamet kan arbeta mot tillsammans - alla kommer att ha en stark känsla av syfte.

Ändra teamets inställning till att se mål som något de kan arbeta mot för att förbättra den övergripande kommunikationen och teamkänslan.

3. Lyssna på allas idéer

Vi har alla någon gång under vår karriär upplevt att vi har arbetat i en dålig miljö. Oftast beror det på att vi inte fick utrymme att växa eller känna oss hörda.

Detta gäller särskilt för marknadsföringsteam som arbetar på distans och som är beroende av kreativitet och kommunikation för att lyckas med sina uppgifter. Med videosamtal är det lätt att vissa röster inte hörs.

Skapa särskilda utrymmen eller workshops för innovation och förslag. Om videosamtal inte fungerar för alla kan du använda ett brainstormingverktyg för team som Miro.

Om ni för närvarande inte ägnar tid åt innovation är det dags att börja. Överväg att avsätta en specifik tid för ditt team att fokusera på det. Tänk om när det gäller hur ni arbetar med innovation och prioritera det.

Ge ditt team utrymme att vara innovativa för att frigöra deras fulla potential och skapa en mer positiv arbetsmiljö.

Kom ihåg att en dålig arbetsmiljö kan vara skadlig för teamets moral och produktivitet. Skapa en miljö som uppmuntrar tillväxt och innovation för att få ett mer engagerat och motiverat team.

4. Utnyttja rätt programvara för marknadsföring

Se till att ditt team använder verktyg som är enkla att hantera och effektiva att använda.

Marknadsföringsteam använder ofta olika programvaruverktyg, t.ex. plattformar för e-postmarknadsföring, verktyg för hantering av sociala medier, designverktyg, CRM-system och verktyg för webbpublicering.

Även om dessa verktyg kan göra det lättare att hantera marknadsföringen bör du inte göra det för komplicerat med för många programvarualternativ.

För att effektivisera din marknadsföring på distans bör du överväga att använda helt integrerade marknadsföringslösningar. Teammedlemmar på distans kan inte bara gå till en kollegas skrivbord för att ställa en snabb fråga eller få en uppdatering.

När dina marknadsföringsverktyg och appar fungerar tillsammans på en enda plattform blir det lättare att hantera ditt arbete på distans.

Det minskar behovet av teknisk support och säkerställer att hela teamet alltid är på samma sida.

Integrerade marknadsföringslösningar sparar tid och gör det mycket enklare att driva kampanjer, vilket är avgörande när man hanterar marknadsföring på distans.

5. Använd enkla kommunikationsprogram

Om du arbetar med ett marknadsföringsteam på distans bör en av dina främsta prioriteringar vara att skapa effektiva kommunikationskanaler. Att arbeta effektivt tillsammans är nästan omöjligt om man inte har lätt att komma i kontakt med sitt team.

E-postmeddelanden kan vara långsamma och osynkroniserade, så ha rätt plattform för teammeddelanden och videomöten på plats.

Leta efter snabb och lättanvänd programvara som gör det enkelt att hålla kontakten med teamet, samarbeta i projekt och få omedelbara uppdateringar när det behövs.

Team som arbetar med innehåll på distans förlitar sig på olika tjänster för kommunikation, samarbete och organisation. Några av de mest använda tjänsterna är

• Slack är en kraftfull applikation för teamkommunikation som gör det möjligt för team att chatta och skicka privata meddelanden. Det underlättar samarbetet mellan teammedlemmarna.
• Confluence är perfekt för att skapa sammanlänkade dokument i samarbete med andra. Det hjälper till att dokumentera processer och skapa stilguider.
• Trello, DivvyHQ, CoSchedule och Google Calendar är fantastiska verktyg för att skapa delade redaktionella kalendrar. De gör det enkelt att hantera publiceringen av innehåll.
• Airtable, Basecamp och Asana är utmärkta för att tilldela och spåra uppgifter i fjärrteam.
• Zoom är en robust plattform för videokonferenser med stöd för stora och enskilda teammöten. Med det här verktyget kan fjärrteam hålla kontakten och arbeta effektivt.

6. Sov inte på saken när det gäller fjärrteamets onlinesäkerhet

En av riskerna med att leda ett marknadsföringsteam på distans är det potentiella hotet mot informationssäkerheten.

För att minska denna risk kan du låta ditt team använda ett VPN för fjärråtkomst för att skapa en säker anslutning när och var de än använder internet.

När du använder ett VPN på din iPhone eller annan enhet krypteras dina surfdata, vilket innebär att de inte kan fångas upp eller läsas av någon som försöker komma åt dem.

Detta är särskilt viktigt om du arbetar med konfidentiell information eller har tillgång till företagets nätverk och resurser hemifrån.

Var försiktig med att dela lösenord mellan olika webbaserade tjänster som teamet använder. Använd tillförlitliga lösenordshanteringstjänster som LastPass och 1Password för att göra lösenordshanteringen enklare och säkrare.

Om dina frilansare använder företagets datorer i sitt arbete ska du tillämpa korrekt etikett för att hålla enheterna säkra och skydda känsliga uppgifter.

Här är några tips för anställda som använder sin arbetsdator hemma:

• Spara inte personliga dokument på din arbetsdator. En buggig fil kan äventyra säkerheten, och allt innehåll som laddas ner på datorn tillhör företaget när frilansaren slutar.
• Undvik att surfa på webbplatser som du inte vill att din chef ska se. Detta gäller både på kontoret och i hemmet, och misstänkta webbplatser kan innehålla virus eller skadlig kod som kan skada enheten.
• Motstå frestelsen att handla på nätet, eftersom cookies och popup-annonser kan göra arbetsenheten långsammare eller äventyra säkerheten.
• Använd bara din jobbmejl, eftersom personliga mejl kan föra med sig virus eller phishingmejl till arbetsenheten.
• Upprätthåll säkra inloggningar med multifaktorautentisering och följ reglerna för internetsäkerhet för att hålla distansarbetaren fokuserad och förhindra cyberattacker.

7. Regelbundna avstämningar: Håll ditt team på rätt spår

När man leder ett team på distans kan det vara svårt att upprätthålla en stark kontakt med varje medlem. Du kan inte riktigt ha avslappnade samtal med dem eller ställa frågor till dem ansikte mot ansikte.

Planera in regelbundna enskilda möten och informella virtuella kaffesamtal för att upprätthålla en personlig kontakt med varje medarbetare.

Diskutera deras arbetsframsteg under dessa möten, erbjud stöd och ge feedback.

Genom att schemalägga regelbundna karriärsamtal med varje anställd kan du visa dem att du bryr dig om deras professionella utveckling och att det finns möjligheter att avancera inom företaget.

För att göra dig mer tillgänglig för ditt team på distans bör du avsätta lite flexibel tid i din kalender. På så sätt kan du hoppa på ett samtal eller en videokonferens när en kollega har en fråga eller ett problem som bättre kan lösas personligen än via textbaserade meddelanden.

Meddela din tillgänglighet via snabbmeddelanden så att teamet vet när de kan nå dig. Planera in "lufttid" i ditt schema så att dina teammedlemmar kan få snabba avstämningar om hur arbetet går och känna att de får stöd.

8. Var medveten om tidszoner

Distansarbete ger möjlighet att anställa talanger från hela världen. Det ökar mångfalden i ditt team och breddar dina perspektiv.

Men vad är det värsta? Du måste anpassa dig till olika tidszoner. Som chef för ett distansteam måste du hitta sätt att hantera teamets varierande arbetstider och uppmuntra alla att ta hänsyn till sina teamkamraters scheman.

När du introducerar nya medarbetare eller skapar en teamkalender kan du be distansarbetarna att ange vilka tider de arbetar och inte arbetar.

Ha en inledande diskussion med teamet om tidszoner och önskade arbetstider för att säkerställa att alla är medvetna om varandras tillgänglighet.

Om en stor del av ditt team befinner sig i en annan tidszon kan du överväga att anpassa ditt schema till deras en dag i veckan.

Ett annat alternativ är att införa ett delat skift där du arbetar under de mest aktiva timmarna i varje tidszon. Detta tillvägagångssätt kan hjälpa dig att hålla kontakten med dina globala teammedlemmar och hålla dig uppdaterad om deras arbetsresultat.

9. Skapa starka band mellan teammedlemmarna

Att bygga upp en stark teamkultur kan vara en utmaning i en distansarbetsmiljö där kollegorna kanske bara träffas under affärsmöten och teamfester.

Överväg att anordna virtuella aktiviteter som Pictionary eller karaoke för att skapa bättre teamkänsla. Dessa aktiviteter har inget med arbetet att göra, men kan ge lagkamraterna möjlighet att prata, lära känna varandra och ha roligt.

Identifiera möjligheter till personlig interaktion med enskilda teammedlemmar.

Planera in kaffesamtal på distans eller andra informella samtal som enbart syftar till att lära känna dina lagkamrater på ett mer personligt plan.

Lär känna dina teammedlemmar och förstå hur man arbetar tillsammans, kommunicerar och interagerar.

Oavsett om det handlar om virtuella aktiviteter eller informella samtal så skapar den tid man tillbringar tillsammans goda relationer och stärker teamkulturen trots fysiska avstånd.

10. Var känslomässigt intelligent

Att leda ett team på distans kan innebära känslomässiga utmaningar, och emotionell intelligens (EQ) är avgörande för att hantera dem. EQ gör det möjligt för dig att känna igen dina känslor och reagera på lämpligt sätt i olika situationer, även när du arbetar på distans.

Det kan till exempel vara frestande att detaljstyra distansarbetare, men en emotionellt intelligent chef planerar in avstämningar för att se till att teamet är på rätt väg.

Upprätthålla självständighet och förtroende för att lyckas med teamledning på distans.

Säg att en medarbetare gör ett misstag medan du är offline. En emotionellt intelligent chef skulle undvika att skicka arga e-postmeddelanden och istället planera ett samtal för att diskutera konstruktiv feedback med medarbetaren.

Kom ihåg att digital kommunikation ska vara respektfull och professionell.

När det uppstår meningsskiljaktigheter mellan teammedlemmar ska du snabbt ta itu med dem och signalera till teamet att du är tillgänglig för att lösa problemen. Uppmuntra ditt team att använda EQ i sitt arbetsliv. Gör det tydligt vilket beteende som är acceptabelt.

Använd emotionell intelligens för att skapa förtroende och uppmuntra medarbetarna att vända sig till dem med frågor och funderingar.

11. Håll dina lärresurser uppdaterade

För att säkerställa att ett team som arbetar med marknadsföring på distans alltid lär sig och utvecklas bör ni ha en särskild kommunikationskanal för kunskapsutbyte och utbildning. Ordna regelbundna teammöten där medlemmarna kan dela med sig av sina erfarenheter och tips.

Håll alla utbildningsresurser uppdaterade och lättillgängliga. Detta kan inkludera en delad uppsättning dokument med standardrutiner (SOP), mallar och andra användbara resurser.

Ha dessa resurser lättillgängliga för att snabbt kunna hänvisa till rätt information när det behövs. Det kommer att bidra till att effektivisera arbetsflödet och förbättra effektiviteten.

Uppmuntra teammedlemmarna att fortsätta lära sig på egen hand genom resurser som onlinekurser, webbseminarier och branschkonferenser.

Ge tillgång till dessa resurser eller erbjud en budget för teammedlemmar att delta för att hålla sig uppdaterade om de senaste marknadsföringstrenderna och strategierna.

Avslutning

Om du aldrig har haft möjlighet att arbeta på distans eller leda ett team av distansarbetare kan det kännas överväldigande att utveckla en effektiv strategi för att hantera utspridda team.

Men låt inte de inledande utmaningarna avskräcka dig. Med tid och ansträngning kan du skapa en blomstrande distansarbetskultur som gör det möjligt för ditt team att prestera på topp.

Fokusera på att skapa en arbetsmiljö som uppmuntrar till samarbete, kreativitet och ömsesidig respekt bland alla teammedlemmar, oavsett var de befinner sig.

Investera i att bygga upp en positiv företagskultur för att hjälpa medarbetare med olika bakgrund att känna att de kan dela med sig av sina unika perspektiv, idéer och arbetssätt.