Zakaj je izboljšanje procesov ključnega pomena za rast agencije

Uvod

Razvoj agencije SEO ni enostaven. Če pa v podjetju nimate racionaliziranih delovnih postopkov, ne plavate le proti toku, ampak imate na sebi pripete svinčene uteži.

Izboljšanje procesov je bistvenega pomena za rast vsakega podjetja. Še pomembnejša pa je za SEO.

Vaša ekipa je vaš največji vir (in strošek) kot organizacija za strokovne storitve. Če nimate sistemov za racionalizacijo delovnih postopkov SEO, boste pri ustvarjanju sredstev za stranke izčrpali svoj dobiček.

V tem prispevku bodo predstavljeni dejanski stroški neučinkovitih procesov v vaši agenciji SEO in kaj lahko storite za racionalizacijo delovnih procesov že danes.

Resnični stroški neučinkovitih procesov v vaši agenciji SEO

Stroški neučinkovitih postopkov se vam prikradejo.

Zaposleni v povprečju porabijo:

• 1,8 ure na dan za iskanje dokumentov
• 30 ur na mesec na sestankih (ali 1,2 ure na dan)
• 4,1 ure na dan v nabiralniku

Joj.

Zato ne bi smelo biti presenetljivo, da je povprečen pisarniški delavec dnevno približno 2 uri in 53 minut neproduktiven.

Čas je za nekaj hitre matematike, da ugotovite, koliko to stane vašo agencijo.

Po podatkih družbe Indeed je povprečna plača strokovnjaka za SEO 54.579 dolarjev. Ob predpostavki, da so produktivni le 3 od 8 ur na dan (37,5 %), izgubite približno 34.111,87 USD na leto zaradi produktivnosti na zaposlenega.

Delate s pogodbeniki namesto z zaposlenimi?

Recimo, da vaši izvajalci delajo 30 ur na teden po 50 dolarjev na uro (spodnja meja cen SEO). Vendar so produktivni le 37,5 % časa.

Potem izgubite 45.000 dolarjev na leto (30 ur na teden X 50 dolarjev na uro X 48 tednov vam da 72.000 dolarjev X .625 za odstotek izgubljenega časa).

Seveda gre za grobe ocene.

Kljub temu vam to pokaže, koliko časa in denarja porabite za administrativno delo in druge naloge, ki strankam ne prinašajo neposrednih rezultatov. Z drugimi besedami, delo, ki je zunaj področja uporabe.

Neučinkoviti procesi izčrpavajo vaše osebje

Stroški so višji tudi na druge načine. Zaradi neučinkovitih postopkov je vaše osebje manj produktivno in bolj obremenjeno.

To negativno vpliva na vaše poslovanje. Stresirani zaposleni, ki so zasuti z goro administrativnih nalog, nimajo časa, da bi se osredotočili na doseganje rezultatov za svoje stranke.

Še huje je, da bo vaša ekipa običajno delala zunaj svojega pogodbenega delovnega časa, da bi upravljala naloge in nadoknadila zamujeno.

Čeprav boste na ta način morda zaslužili nazaj nekaj denarja, ki ste ga izgubili zaradi neučinkovitih postopkov, vas bo to dolgoročno stalo več. Zaposleni vam bodo zamerili. Kakovost njihovega dela se bo znižala. In manj bodo navdušeni nad delom v vaši agenciji.

Sčasoma bodo vašo organizacijo zapustili in odšli v učinkovitejšo agencijo.

To škoduje kulturi na delovnem mestu. Izgoreli zaposleni navadno potegnejo za seboj druge zaposlene. Zato lahko vaše delovno mesto postane strupeno.

Zelo drago je tudi upravljanje odhoda zaposlenih. Zamenjava zaposlenega običajno stane približno 1,5- do 2-kratnik plače zaposlenega.

Ne pozabite, da pri tem niso upoštevani stroški negativnega vpliva na kulturo na delovnem mestu, obstoječe stranke in celotno blagovno znamko.

Resnični razlog za velik odliv zaposlenih v vaši agenciji

Ob "veliki odpovedi", "inflaciji" in "tihem odhajanju", ki so na prvih straneh novic, lahko zlahka sklepate, da so vsi nezadovoljni s svojim delom.

Vendar to ni ravno tako.

Čeprav obstaja veliko načinov za izboljšanje kulture na delovnem mestu (boljša komunikacija, več pohval, višja plača, boljše ugodnosti), vsi ti načini ne upoštevajo pravega vzroka nezadovoljstva. Ljudje zapuščajo po nepotrebnem stresna delovna mesta, kjer je zaradi pomanjkanja strukture in vodenja preprosto delo veliko bolj zapleteno.

SEO zahteva čas.

Potrebujete čas za raziskovanje, ustvarjanje in optimizacijo sredstev. Poleg tega je z analitiko izredno enostavno povezati rezultate s prizadevanji vaše ekipe. Ta pritisk za doseganje rezultatov skozi ovire neučinkovitosti lahko hitro izžge vašo ekipo.

Zato so vaši delovni tokovi temelj vašega poslovnega uspeha.

Brez jasno opredeljenih procesov, podprtih s predlogami, orodji in standardnimi operativnimi postopki (SOP), bo vaša ekipa težko hitro pripravila rezultate.

Namesto tega se bodo zapletli v kalejdoskop nepomembnih opravil, ki jim jemljejo dneve, medtem ko jih stresajo roki in potreba po doseganju rezultatov.

Sčasoma bodo imeli dovolj in bodo odšli.

Kako izboljšati procese v agenciji SEO (5 korakov)

Če so problem neučinkoviti procesi, je rešitev izboljšanje procesov.

Bodite pripravljeni. Spremembe so težke.

Kot lastnik agencije SEO pa boste morali vnaprej vložiti dodaten čas in delo. To ne bo enostavno. Vendar se bo splačalo.

Z naslednjimi petimi koraki poenostavite postopke v svoji agenciji.

1. Začrtajte svoje delovne tokove

Procesov ne morete popraviti, dokler ne opišete, katere procese že imate.

Uporabite lahko tablo, listke, beležko ali aplikacije, kot sta LucidChart ali Creately. Ne potrebujete prefinjene tehnologije. Vendar so aplikacije boljše za agencije na daljavo, saj olajšajo sodelovanje.

Primer delovnega postopka uvajanja strank, prikazanega v diagramih Lucid Charts

Izberite problematično področje v svojem podjetju in začnite načrtovati delovne tokove. Želite biti čim bolj podrobni.

Lahko gre za nekaj malega, na primer za odkrivanje pomanjkljivosti v postopku optimizacije obstoječih objav. Lahko pa gre za bolj zapleten potek dela, na primer za optimizacijo postopka uvajanja novih strank.

Ko poudarite korake vsakega postopka, povabite ekipo k sodelovanju in pregledu. Prepričali se bodo, da ne boste ničesar izpustili.

2. Ugotavljanje neučinkovitosti

Težave je zelo enostavno opaziti, ko vse načrtujete.

Opazili boste ozka grla, presežke in druge upočasnitve. Poudarite ta področja in se pogovorite, ali so za vašo ekipo potrebna.

3. Iskanje rešitev

Za izboljšanje delovnih tokov lahko izberete tri poti:

• Odpravite: Odstranite vse nepotrebne postopke.
• Konsolidacija: Združite odvečne postopke.
• Izboljšajte: Uporabljajte orodja, usposabljanja in predloge za racionalizacijo procesov.

Večino časa boste porabili za izboljšanje procesov. Vendar je treba upoštevati nekaj pomembnih točk, preden sprejmete katero koli rešitev.

Pred uvedbo novih orodij se najprej posvetujte z ekipo. Morda imajo druga priporočila. Morda jim izbrano orodje ne bo všeč. Želite, da se vključijo v vse nove platforme. V nasprotnem primeru boste zapravljali denar za orodja, ki jih nihče ne uporablja.

Poleg tega je za pripravo usposabljanja in predlog potreben čas in sredstva. Vendar se na koncu izplača. Namesto da bi vsakič znova začenjali od začetka, lahko vaša ekipa opravi delo z nekaj kliki.

Najpomembneje je, da za zapletene postopke ustvarite videoposnetke. Zapisani SOP so koristni, vendar videoposnetki jasno opisujejo korake, ki jih mora opraviti vaša ekipa. To bo vsem prihranilo čas in razočaranje.

4. Nadgradite svoje procese

Najprej začnite z najbolj problematičnim (neučinkovitim) potekom dela. Podatke, zbrane v prvih korakih, uporabite za izboljšanje postopkov.

SEO vključuje vrsto postopkov s podrobnimi navodili za vsak korak. Želite jasno opredeljene operativne postopke in videoposnetke za zapletene korake. Za preprosta opravila potrebujete podrobna navodila.

Ljudje različno obdelujemo informacije. Več podrobnosti, komunikacije in navodil kot boste zagotovili, lažje bo vaša ekipa hitro in natančno opravila naloge.

In če uporabljate nove platforme, boste morali ustvariti tudi postopke za usposabljanje ekipe za ta orodja.

Za najboljše rezultate je pomembno, da je nekdo, ki je neposredno povezan z delovnim procesom, odgovoren za izpopolnjevanje postopkov. S tem povečate učinkovitost in zagotovite, da bo vaša ekipa upoštevala postopek.

To je proces, ki zahteva veliko časa in virov. Lahko je frustrirajoč in predstavlja manjši glavobol. Vendar vlagate v prihodnji uspeh svojega podjetja. Splača se.

5. Spremljanje rezultatov in refleksija

Ko je novi postopek vzpostavljen, morate spremljati rezultate in razmišljati o poteku dela. Po opravljeni nalogi morate vsakega člana ekipe prositi, da razmisli o delovnem procesu.

Svoji ekipi postavite ta vprašanja za izboljšanje procesov:

• Kaj je delovalo?
• Kaj ni delovalo?
• Kaj bi lahko izboljšali?
• In ali bi ga izboljšali?
• Ali bi radi delili še kaj drugega o tem procesu?

Če tega še ne počnete, spremljajte čas, ki ga ekipa porabi za opravljanje nalog.

Pri tem morate biti previdni, da ne bi izpadlo, da gre za mikromanagement. Namesto tega ekipi razložite, da je sledenje času način, s katerim lahko ugotovite, kje so "časovne zagate". Na ta način lahko določite prednostne naloge, katere delovne postopke je treba optimizirati kot naslednje.

Brez sledenja času ne morete biti prepričani, ali vaše spremembe izboljšujejo delovne procese.

Na koncu morate organizirati redne sestanke za pregled postopkov in izvajanje novih predlogov svoje ekipe. Tako boste zagotovili, da bo vaša agencija SEO ostala racionalizirana.

Ne pozabite na to ključno nalogo za izboljšanje procesov

Brez podpore vodstva ne morete izboljšati ničesar v svoji agenciji SEO. Izboljšanje procesov je treba razumeti kot naložbo v vašo organizacijo.

Razvijate pametnejše načine dela, da bi strankam zagotovili boljše rezultate, zmanjšali stres v svoji ekipi in vsem zagotovili boljše plačilo. Konec koncev ne morete pridobiti novih strank in povečati svojih marž, če se utapljate v administrativnem delu.

Kljub temu bo brez nadaljnjega ukrepanja vodstva propadel.

Podpirati in spodbujati morate spremembe. Prisluhnite razočaranju svoje ekipe in strank. Vse navdušite. Poudarite, kako bo zaradi teh izboljšav procesa delo manj stresno in bolj prijetno.

S pravo miselnostjo, pristopom in spremljanjem lahko ustvarite prijetnejše delovno mesto ter racionalizirano in bolj dobičkonosno agencijo SEO.