Kaj je metoda BLUF in zakaj je uporabna v komunikacijah?

Uvod

Izraz ¨BLUF¨ pomeni kratico ¨Bottom Line Up Front¨. Ta besedna zveza pomeni, da je najpomembnejša stvar na spletni strani ali v besedilu na začetku. Ta struktura predpostavlja, da so najpomembnejše informacije postavljene na začetek besedila in ne na njegov konec. Zaradi tega lahko bralec hitro bere in jasno razume glavno poanto sporočila.

Zanimivo je, da se takšna struktura vnosa informacij pogosto uporablja v vojaških komunikacijah v ZDA. Njen glavni cilj je, da je sporočilo natančnejše in jasnejše za razumevanje. Načelo BLUF se razlikuje od bolj tradicionalnega sloga, ki priporočila in sklepe postavlja na konec za dejstva in argumente.

Modelirajmo situacijo, ko naročnik projektantu odda nalogo. V primeru na levi se načelo BLUF ne uporablja, medtem ko se v primeru na desni uporablja.

Brez načela BLUF	Z načelom BLUF
¨V enem tednu bomo odprli spletno stran in načrtovali akcijo za stranke. Doslej smo razmišljali o tem, kam bomo umestili pomembne informacije... (tukaj so pojasnila) Želimo, da za spletno stran izdelate pasico z informacijami o akciji v tednu dni.¨	¨Želimo, da za spletno stran pripravite transparent z informacijami o akcijah med tednom. V enem tednu bomo zagnali spletno stran in načrtujemo akcijo za stranke. Doslej smo razmišljali o tem, kam bomo umestili ustrezne informacije... (tukaj so razlage).¨

To je precej grob, vendar zelo nazoren primer. Ali čutite razliko?

V prvem primeru na začetku podamo uvodne informacije. Nato spregovorimo o nalogi. V drugem primeru opišemo nalogo, nato pa podrobneje opišemo podrobnosti. Tu zamišljeni oblikovalec razume, kaj se od njega pričakuje, in bolje razume naslednje podatke. Zato mu je že na začetku jasno, zakaj je vse povedano na ta način, saj pozna svojo glavno nalogo. To je logično, kajne?

Kje se uporablja metoda BLUF?

BLUF se lahko uporablja dobesedno na vseh področjih, na katerih je treba glavno misel občinstvu posredovati hitro in učinkovito. Oglejte si naslednje primere:

V poslu:

• v poslovnih pismih in predstavitvah, da vzbudite zanimanje stranke ali vlagatelja;
• v poročilih in analitičnem gradivu, da bralcem posreduje glavno misel o vsebini;
• v oglasnem gradivu, da bi pritegnili pozornost potencialnih strank.

V izobraževanju:

• na predavanjih in seminarjih, da bi študentom pomagali bolje razumeti temo;
• v knjigah in priročnikih, da bi bilo gradivo boljše in dostopnejše za razumevanje;
• v besedilih in izpitih, da bi se učenci lahko osredotočili na pomembnejša vprašanja.

V novinarstvu:

• v novicah, da bi bralcem pomagali dobiti jasnejšo predstavo o najpomembnejših dogodkih;
• v analitičnih gradivih, ki pomagajo najti izhod v težavnih situacijah;
• v intervjujih, da bi poudarili najbolj zanimive izraze.

Poleg tega se metoda BLUF uporablja v trženju (vključno s trženjem prek e-pošte), družabnih omrežjih, oglasih, predstavitvah in drugih gradivih. Poleg tega se lahko metoda BLUF uporablja v običajnem dopisovanju, da bi sogovorniku hitreje in natančneje posredovali najpomembnejše informacije. Tako boste prihranili veliko časa.

Katere so glavne prednosti metode BLUF?

Če glavno informacijo postavite na začetek besedila, ima od nje korist avtor ali bralec:

1. Prednosti za avtorja: Metoda BLUF pomaga strukturirati misli in se osredotočiti na najpomembnejše stvari. Zaradi nje postane slog pisanja krajši in močnejši, da ohrani bralčevo pozornost. Poleg tega lahko z metodo BLUF že na začetku izrazite svoje stališče ali priporočilo. Tako ne bo prostora za nesporazume ali dvome.
2. Koristi za bralca: Metoda BLUF olajša razumevanje in razumevanje. Poleg tega bralca nikoli ne sili k dodatnemu branju ali iskanju odgovorov na koncu besedila. Poleg tega metoda BLUF bralcu omogoča, da se lahko sam odloči, ali se bo gradivo učil naprej ali ne. Upošteva torej bralčeve cilje in interese.

Kako deluje metoda BLUF?

1. Določite cilj in občinstvo svojega sporočila (kaj točno in komu želite sporočiti).
2. Oblikujte glavno misel in zaključek (kaj želite, da bralec ve in stori po branju vašega sporočila).
3. Glavno misel in sklep postavite na začetek besedila. Prepričajte se, da ni daljša od enega ali dveh stavkov. Za poudarjanje tega dela besedila lahko uporabite oznako BLUF.
4. Glavno misel in sklep podkrepite z dejstvi, argumenti in podrobnostmi, ki jih razvrstite po pomembnosti. Izogibajte se dodatnim informacijam ali ponavljanju.
5. Besedilo zaključite s pozivom k akciji ali življenjepisom, če je to nujno potrebno.

Če povzamemo, metoda BLUF predvideva, da se najpomembnejša misel postavi na začetek, medtem ko je treba naslednje podatke razvrstiti po padajočem vrstnem redu pomembnosti.

V katerih primerih ne smete uporabiti BLUF?

Metoda BLUF kljub svojim prednostim ni univerzalna. Obstaja več primerov, ko je lahko precej škodljiva, na primer, ko:

1. Bistvo sporočila morate odpreti korak za korakom: V teh primerih bralec ne bo razumel avtorjevih navodil, če se uporabi metoda BLUF.
2. Bistveno je, da bralca navdušite. Če se uporablja metoda BLUF, vas sporočilo ne bo pritegnilo in bo postalo manj zanimivo.
3. Vaše sporočilo je zapleteno in ga je treba pojasniti. Če uporabite metodo BLUF, bralec morda ne bo dobil vseh informacij.

To so glavni razlogi, zakaj se metoda BLUF ne uporablja v leposlovju, znanstvenih člankih in pravnih dokumentih. Vendar pa lahko obstajajo tudi izjeme. V teh primerih sta boljša postopno vnašanje informacij in sistematično vodenje k razmišljanju.

Zaključne misli

BLUF je uporaben pripomoček, ki pomaga izboljšati komunikacijo ter učinkoviteje predstaviti glavne ideje in misli. Z njim so vsa sporočila jasnejša, krajša in doslednejša. Poleg tega spoštuje in ceni čas bralcev. Poleg tega se uporablja na različnih področjih komuniciranja, kjer sta jasnost in hitrost prenosa informacij bistvenega pomena.

Na koncu bi vam radi dali nekaj osnovnih nasvetov:

1. Metodo BLUF uporabite le v primerih, ko je potrebna.
2. Glavna misel naj bo jasna in razumljiva.
3. Ne pozabite navesti dodatnih podatkov, ki so potrebni za razumevanje sporočila.
4. Preverite, ali je metoda BLUF v nasprotju s ciljem sporočila ali ne.

Preden se odločite, ali boste uporabili metodo BLUF ali ne, morate upoštevati kontekst in cilj sporočila. Vendar boste z nekaj prakse zlahka ugotovili, ali je to potrebno.

Zahvaljujemo se vam za pozornost!