Uvod
V današnji digitalni dobi je [znanje](https://www.getguru.com/reference/types-of-knowledge) več kot le moč - je valuta uspeha. Ne glede na to, ali ste vodilni v podjetju ali zaposleni, lahko sposobnost učinkovitega dostopa, deljenja in uporabe znanja pomeni veliko razliko. Vendar je zaradi velike količine informacij, s katerimi se dnevno srečujemo, ta naloga lahko zastrašujoča. Uvedite upravljanje znanja (KM)- rešitev, ki spreminja pravila igre in je zasnovana tako, da pomaga organizacijam racionalizirati informacije, povečati produktivnost in spodbujati inovacije.
Toda kaj točno je upravljanje znanja in kako lahko z njim povečate svojo produktivnost? Razčlenimo ga.
Kaj je znanje?
Preden se poglobimo v [KM](https://www.getguru.com/reference/what-is-knowledge-management), je pomembno razumeti, kaj mislimo z znanjem. Znanje niso samo podatki ali informacije. To so smiselna spoznanja, ki jih pridobimo iz svojih izkušenj, strokovnega znanja in dejstev, ki jih zberemo. V organizaciji je znanje lahko v obliki strategij, projektnih vpogledov, pridobljenih izkušenj ali industrijskega znanja. Vendar pa brez učinkovitega sistema za izkoriščanje tega znanja pogosto ostaja neizkoriščen potencial.
Mnoga podjetja se ne zavedajo, koliko znanja se izgubi, ko zaposleni težko dostopajo do ustreznih informacij. Ko je znanje decentralizirano, skrito v e-poštnih sporočilih ali zaklenjeno v glavah ljudi, produktivnost trpi.
Kaj je upravljanje znanja (KM)?
Upravljanje znanja (KM) je umetnost zbiranja, organiziranja in distribucije znanja v organizaciji, ki zagotavlja, da je dostopno, uporabno in učinkovito. To je več kot le shranjevanje dokumentov v skupni mapi - KM vključuje ustvarjanje kulture, v kateri se znanje nenehno izmenjuje in uporablja v skupinah, kar pomaga vsem delati pametneje.
Učinek upravljanja znanja v resničnem svetu
Predstavljajte si naslednji scenarij: Prodajna ekipa se pripravlja na sestanek z veliko stranko. Z dobro vzpostavljenim sistemom KM lahko v nekaj minutah dostopajo do zbirke podatkov o preteklih stikih s strankami, uspešnih prodajnih strategijah in podrobnih študijah primerov. Namesto da bi se trudili za informacije, se lahko osredotočijo na izpopolnjevanje svojega nastopa.
Ali pa si oglejte proizvodno podjetje, ki se na proizvodni liniji redno srečuje s tehničnimi težavami. Namesto da bi vsako težavo reševali od začetka, sistem KM zaposlenim omogoča hiter dostop do rešitev, ki so se obnesle v podobnih primerih, kar skrajša čas izpada in zagotovi nemoteno delovanje.
To je le nekaj primerov, kako lahko KM neposredno poveča produktivnost, saj zaposlenim zagotavlja takojšen dostop do pravih informacij ob pravem času.
Kako KM povečuje produktivnost
Tukaj je opisano, kako dobro vzpostavljen sistem upravljanja znanja (KM) neposredno vpliva na večjo produktivnost v organizaciji:
-
Skrajšanje časa iskanja: Glede na študije zaposleni porabijo do 20 % svojega časa za iskanje informacij. KM drastično skrajša ta čas s centralizacijo znanja, tako da se ekipe lahko osredotočijo na opravljanje nalog in ne na iskanje virov.
-
Preprečuje izgubo znanja: Ko zaposleni odidejo ali zamenjajo vlogo, dragoceno znanje pogosto odide z njimi. Sistem KM to znanje ohranja in ga daje na voljo drugim.
-
Spodbuja nenehno učenje: KM spodbuja kulturo, v kateri se znanje nenehno posodablja in izmenjuje. Takšno učno okolje zaposlenim pomaga, da so na tekočem z novostmi, uvajajo inovacije in sprejemajo boljše odločitve.
-
Povečuje sodelovanje: S tem, ko imajo vsi dostop do istega znanja, se razblinijo silosi. Ekipe učinkoviteje sodelujejo, medfunkcijska izmenjava znanja pa postane običajna.
-
Izboljša sprejemanje odločitev: Sistemi KM omogočajo odločevalcem enostaven dostop do podatkov, raziskav in preteklih izkušenj, kar vodi k bolj informiranim in hitrejšim odločitvam.
Iskanje prave programske opreme za upravljanje znanja
Če želite resnično izkoristiti potencial upravljanja znanja, potrebujete prava orodja. Na trgu je na voljo vrsta [orodij za upravljanje znanja] https://www.getguru.com/reference/knowledge-management-tools, ki so zasnovana tako, da podjetjem pomagajo učinkovito shranjevati, organizirati in deliti znanje. Tukaj je nekaj najboljših možnosti:
1. Confluence podjetja Atlassian
Če vaša organizacija ceni sodelovanje, je Confluence morda vaša najboljša izbira. Pogosto se uporablja za ustvarjanje in urejanje vsebine v skupinah, zaradi integracije z drugimi Atlassianovimi izdelki, kot je Jira, pa je nepogrešljiv za razvojne skupine. S funkcijami, kot so delovni prostori za sodelovanje, souporaba dokumentov in strukturirana skladišča znanja, je Confluence zasnovan tako, da spodbuja izmenjavo znanja in usklajenost ekipe.
2. Microsoft SharePoint
Za večje organizacije je Microsoftov SharePoint zelo pomemben. Ponuja široko paleto orodij za upravljanje dokumentov, sodelovanje in KM, zaradi česar predstavlja celovito rešitev. Prilagodljivost SharePointa vam omogoča ustvarjanje baz znanja, delovnih tokov in intranetov po meri, ki ustrezajo posebnim potrebam vaše organizacije.
3. Guru
Za podjetja, kjer je ključnega pomena dostop do informacij v realnem času, je Guru odličen. Guru sproti zajema znanje in ga organizira v lahko dostopne kategorije. Njegova razširitev za brskalnik zaposlenim omogoča, da ustrezne informacije pridobijo neposredno med delom, zato je idealen za ekipe za podporo strankam in prodajne ekipe, ki hitro potrebujejo odgovore.
4. Pojem
Za zagonska in mala podjetja je Notion celovita rešitev za upravljanje znanja, nalog in beležk. Njegov preprost vmesnik in prilagodljive funkcije zbirke podatkov omogočajo enostavno ustvarjanje skladišč znanja, skupinskih priročnikov in projektnih dokumentov.
5. Document360
Pri upravljanju tehnične dokumentacije Document360 izstopa. Zaradi svojega intuitivnega urejevalnika in zmožnosti obvladovanja obsežnih količin tehničnega znanja je priljubljen v podjetjih SaaS in tehnoloških podjetjih. Ekipe lahko sodelujejo pri člankih v bazi znanja, kar zagotavlja, da so vsi na isti strani, od razvijalcev do predstavnikov službe za pomoč uporabnikom.
6. Bloomfire
Organizacijam z velikim poudarkom na iskanju in odkrivanju znanja Bloomfire ponuja najsodobnejšo rešitev. Njene iskalne funkcije, ki jih poganja umetna inteligenca, zagotavljajo, da lahko zaposleni najdejo prave informacije, ne glede na to, kako obsežna je baza znanja. S podporo za večpredstavnost in forumi za razpravo Bloomfire povečuje tudi sodelovanje v skupinah.
Zaključek
V današnjem delovnem okolju, ki temelji na znanju, so prava orodja in prakse za upravljanje informacij bistvenega pomena. Upravljanje znanja (KM) ne le racionalizira način dela skupin, temveč tudi spodbuja kulturo sodelovanja, nenehnega učenja in inovacij. Z vlaganjem v prava orodja za upravljanje znanja zagotovite, da se znanje nikoli ne izgubi, da se poveča produktivnost in da vaša organizacija uspeva v vse bolj konkurenčnem svetu.
