Končni vodnik po e-poštnih sporočilih, ki odskakujejo: Vrste, vzroki in rešitve

Uvod

Ste že kdaj nekomu poslali e-pošto in se vam je vrnila? Temu pravimo, da se elektronska pošta vrača! To je lahko pravi glavobol, zlasti za tržnike, oglaševalce in lastnike podjetij, ki se pri vzpostavljanju stikov s strankami in potencialnimi strankami zanašajo na e-pošto.

Odklonjena e-pošta lahko pomembno vpliva na uspešnost vaših e-poštnih kampanj, zato je ključnega pomena, da razumete njene vidike. V tem članku vas bomo seznanili z vsem, kar morate vedeti o vračanju e-pošte, od njegovih vrst in vzrokov do praktičnih nasvetov, kako zmanjšati njegov vpliv na interakcije s strankami. Zato se udobno namestite, sprostite in se potopimo v svet vračanja elektronske pošte!

Kaj je odmetavanje e-pošte?

Ko pošljete e-poštno sporočilo, se včasih zgodi, da ne pride v poštni predal predvidenega prejemnika, kar imenujemo odklon e-pošte. Običajno prejmete samodejno sporočilo, v katerem je pojasnjeno, zakaj sporočilo ni bilo poslano. Obstajata dve vrsti vračil: trdi in mehki. Izpad elektronske pošte lahko povzroči razočaranje tako pri pošiljatelju kot pri prejemniku, vendar lahko razumevanje razlogov zanj in način njegovega odpravljanja pripomore k boljši dostavljivosti elektronske pošte in večji angažiranosti.

Vrste odboja e-pošte - trdi in mehki odbitek

Če želite zagotoviti uspeh svojih prizadevanj za trženje e-pošte, je pomembno, da spremljate stopnjo odklonjenih e-poštnih sporočil. Odhodi se lahko pojavijo iz različnih razlogov in se delijo na mehke ali težke odklone. Razumevanje razlike med tema dvema vrstama odbojev e-pošte je ključno za optimizacijo seznama za e-poštno trženje.

Trdo odbijanje

Kadar e-poštno sporočilo iz trajnih razlogov ne doseže predvidenega prejemnika, se to imenuje "trdi odklon" (hard bounce). Takšen neuspeh se običajno zgodi, kadar je prejemnikov e-poštni naslov neveljaven ali se ne uporablja več.

To je lahko posledica tiskarske napake naročnika ali pa je ime domene prenehalo obstajati. Težavni izpadi so lahko problematični, saj negativno vplivajo na hitrost dostave e-pošte in vaš ugled kot pošiljatelja.

Mehak odboj

Kadar e-poštno sporočilo ni dostavljeno zaradi začasne težave, je to znano kot "mehki odklon" (soft bounce). Vzrok je lahko poln e-poštni predal prejemnika ali težava v strežniku, ki prejema sporočilo. Vendar ne skrbite, saj je mogoče mehke odmeve večkrat ponoviti.

Če e-poštno sporočilo še vedno ne pride, je čas, da ukrepate in naročnika odstranite s seznama, saj se zdaj šteje za težko odklonjeno sporočilo.

Razlogi za vračanje e-pošte

Na primer, če vaše prvo prodajno e-poštno sporočilo ne doseže predvidenega prejemnika, je to znano kot odklon e-pošte. To se lahko zgodi zaradi različnih razlogov, kot so neobstoječ e-poštni naslov, poln poštni predal, izpad strežnika, slab ugled pošiljatelja, označena vsebina ali omejevalni zapisi DMARC. Razlogov je lahko še več kot zgoraj naštetih. Nekateri od teh razlogov so lahko začasni, drugi pa trajni.

Če želite odpraviti težave s povratnimi sporočili, morate najprej razumeti, v katero kategorijo povratnih sporočil spada vaše e-poštno sporočilo.

Poznamo tri vrste povratnih sporočil (mehka povratna sporočila, težka povratna sporočila in sporočila s seznama blokiranih sporočil), ki lahko motijo dostavo e-pošte.

E-poštna sporočila s trdim odbojem

Kadar je e-poštno sporočilo trajno nedostavljivo na določen e-poštni naslov, je znano kot trdi odboj.

Razlogi za pojav elektronskega sporočila s trdim odbojem so lahko različni:

• Ponarejen e-poštni naslov: Nekateri ljudje navedejo lažne e-poštne naslove, zlasti kadar jih prosijo za naslov v zameno za nekaj na spletu, na primer za vsebino ali popust. Z uporabo dvojne prijave se lahko izognete tem vrnjenim sporočilom.
• Nepravilen e-poštni naslov: V poljih za e-poštne naslove ni preverjanja črkovanja, zato se dogajajo tipkarske napake, ki vodijo do napačnih e-poštnih naslovov.
• Blokirana e-pošta: Nekateri pošiljatelji, na primer vladni ali institucionalni, imajo strožje nastavitve filtrov za nezaželeno pošto, zato so nekateri prejemniki morda namerno blokirali vaš e-poštni naslov. Če je to posledica nastavitev filtra za nezaželeno pošto, jih prosite, da vas dodajo v svoje stike.

Ko gre za e-poštna sporočila z močnim odbojem, ni enostavnega popravka. Vendar pa je pomembno, da ukrepate in odstranite vse e-naslove, ki so se težko odražali, s svojega poštnega seznama. Če jih pustite, da se kopičijo, se lahko vaša e-poštna sporočila znajdejo na blokiranem seznamu. Zato je najbolje, da ste na tekočem in svoj seznam posodabljate.

e-poštna sporočila z mehkim odbojem

Kadar e-poštni strežnik začasno zavrne e-poštno sporočilo, se to imenuje mehki odboj. Vendar je to le začasna težava in e-poštne storitve običajno poskušajo ponovno poslati sporočila, ki so se mehko odbila.

Obstajajo različni razlogi, zakaj se e-poštno sporočilo lahko mehko odbije, na primer:

• Poštni nabiralnik je poln: Ko prejemnikov poštni predal doseže svojo zmogljivost in nima več prostora za prejemanje novih e-poštnih sporočil, se vaše e-poštno sporočilo vrne nazaj k vam.
• Velikost e-pošte: Če velikost vašega e-poštnega sporočila presega omejitev, ki jo določa prejemnikov e-poštni odjemalec ali strežnik, bo vaše e-poštno sporočilo zavrnjeno. To se lahko zgodi, če v e-poštno sporočilo vključite velike priponke ali težke slike.
• Strežnik je nedelujoč: Če e-poštni strežnik prejemnika ne deluje, je morda prišlo do okvare, preobremenitve ali vzdrževanja. V tem primeru boste morali počakati, da ponovno pošljete e-poštno sporočilo na naslov prejemnika.
• Samodejni odgovor: Kadar nekdo nastavi samodejni odgovor, to pomeni, da ga ni v pisarni, da je na dopustu ali kako drugače ne more takoj odgovoriti na vaše e-poštno sporočilo. Vaše e-poštno sporočilo se lahko vrne nazaj s sporočilom samodejnega odgovora.

E-poštna sporočila, uvrščena na seznam blokiranih e-poštnih sporočil

Ponudniki e-poštnih storitev (ESP) oblikujejo sezname blokad, da bi izločili škodljive ali izkoriščevalske vsebine, kot so neželena pošta in zlonamerna programska oprema, ter jih odstranili. Namen teh seznamov blokad ni otežiti postopek pošiljanja e-pošte, temveč zaščititi prejemnike neverjetnih 300 milijard e-poštnih sporočil, ki se pošljejo vsak dan.

• Pritožbe zaradi neželene pošte: Pritožbe prejemnikov lahko vaša e-poštna sporočila pošljejo v mape za nezaželeno pošto/blokirne sezname.
• Visoka stopnja odboja: Slaba higiena e-poštnih seznamov lahko povzroči visoke stopnje odbojev.
• Povečanje velikosti/obsega seznama: Hitra rast seznama e-pošte ali pošiljanje velikih količin e-pošte lahko pomeni neželeno pošto ali kupljen seznam.
• Slaba vsebina: Uporaba nezaželenih besed v vrstici predmeta ali vsebini lahko sproži filtre.

Vpliv vračanja e-pošte na dostavljivost e-pošte

Ko pošljete serijo e-poštnih sporočil, je pomembno, da spremljate stopnjo odklonov. 2-odstotna stopnja odboja je normalna in ni razlog za skrb, če pa presega 5 %, je to zaskrbljujoče. Visoka stopnja odboja lahko namreč negativno vpliva na dostavljivost e-poštnih sporočil, kar lahko posledično zmanjša stopnjo vključenosti in prodajo.

Ponudniki e-poštnih storitev visoko stopnjo odbojev obravnavajo kot znak slabe taktike trženja e-pošte ali nekakovostne vsebine, zaradi česar lahko vaša e-poštna sporočila označijo kot neželeno pošto. Zato je pomembno, da sprejmete ukrepe za zmanjšanje stopnje odboja in ohranite pozitiven digitalni ugled.

Ne pozabite, da je vsako vrnjeno e-poštno sporočilo izgubljena priložnost za interakcijo s stranko, zato se je vredno potruditi, da bo stopnja vrnjenih sporočil čim nižja.

Kako odkriti odmetavanje e-pošte z uporabo preverjanja odmetavanja e-pošte

Nič hudega, če občasno prejmete nekaj vrnjenih e-poštnih sporočil. Vendar pa je lahko problem neželenih e-poštnih sporočil neprizadet. Da bi preprečili negativen vpliv nečistega poštnega seznama, je priporočljivo uporabiti zanesljivo orodje za preverjanje vrnjenih e-poštnih sporočil.

Imamo nekaj, na katere ste lahko pozorni:

Mailfloss je odlično orodje, ki ga številni strokovnjaki uporabljajo za preverjanje velikih poštnih seznamov v razsutem stanju. Gre za avtomatizirano preverjanje povratne elektronske pošte, kar pomeni, da vam ne bo treba skrbeti za upravljanje postopka. Če ga želite preizkusiti, si lahko zagotovite 7-dnevni brezplačni preizkus.

EmailListVerify je visoko ocenjeno orodje, ki preverja napake v sintaksi, neaktivne ali neobstoječe domene in pasti za neželeno pošto, ki lahko preprečijo dostavo e-pošte. Zaupajo mu veliki igralci v panogi trženja e-pošte, kot sta Mailchimp in Shopify. Z aplikacijo EmailListVerify lahko brezplačno preverite do 1 000 naslovov.

Clearout je orodje, ki počne točno to, kar pove njegovo ime - z različnimi metodami se znebi slabih e-poštnih naslovov. Odkrije lahko e-poštna sporočila, ki prihajajo iz domen na črnem seznamu, pasti za nezaželeno pošto in tista, ki so v preteklosti že povzročila težke odmeve. Clearout lahko brezplačno preizkusite z največ 500 naslovi.

Nasveti za odpravljanje odbojev e-pošte - trdi in mehki odboj

Na voljo imate nekaj različnih strategij za zmanjšanje stopnje odboja.

Nasveti za odpravljanje težkih odbojev:

• Dvakrat preverite e-poštni naslov: Včasih pride do napak in včasih se zgodi, da je e-poštni naslov napačno zapisan. Prepričajte se, da imate pravilen e-poštni naslov, in poskusite znova poslati e-poštno sporočilo.
• Odstranite neveljavne e-poštne naslove: Če e-poštni naslov ni več aktiven ali je neveljaven, ga je najbolje odstraniti s seznama e-poštnih naslovov. S tem se boste izognili trdim vračilom v prihodnosti.
• Uporabite brezplačno storitev za preverjanje e-pošte: Če niste prepričani o veljavnosti e-poštnega naslova, so na voljo brezplačne storitve, ki vam ga lahko pomagajo preveriti in preprečijo težke odmeve.

Nasveti za odpravljanje mehkih odbojev:

• Počakajte in poskusite znova: Običajno gre za začasne odmeve, ki jih pogosto povzročijo dejavniki, kot sta poln poštni predal ali izpad strežnika. Nekaj časa počakajte in nato poskusite znova poslati e-pošto.
• Preverite velikost e-pošte: Če vaše e-poštno sporočilo vsebuje velike priponke ali slike, je morda preveliko za prejemnikov poštni predal. Poskusite poslati manjše e-poštno sporočilo ali priponko pošljite na drug način.
• Spremljajte svoje navade pri pošiljanju e-pošte: Pošiljanje prevelikega števila e-poštnih sporočil prehitro lahko sproži filtre za neželeno pošto ali povzroči začasne težave s strežnikom. Upoštevajte čas in spremljajte metriko elektronske pošte, da se v prihodnosti izognete mehkim izpadom.

Povzetek

Pomembno je, da razumete in obravnavate vračanje e-pošte, da zagotovite, da bodo vaša e-poštna sporočila dostavljena pravim ljudem in da se izognete mapi za neželeno pošto. Z upoštevanjem naših nasvetov lahko zmanjšate število odbitih e-poštnih sporočil ter izboljšate dostavljivost in vključenost e-pošte. Imejte v mislih te nasvete, ki vam bodo pomagali graditi močnejše odnose s strankami in potencialnimi strankami prek e-pošte!