Pomen računov v e-trgovini

Uvod

Vsak podjetnik v e-trgovini se zaveda, kako pomembno je, da so stranke zadovoljne in da je poslovanje organizirano, računi pa so zanesljiv in kratek način, kako z eno puščico zadeti oba cilja.

Za tiste, ki še ne vedo, je račun pravni dokument, ki ga prodajalec izda kupcu za evidentiranje finančne transakcije prodaje. Uporablja se za številne namene, vključno s finančnimi evidencami, dokazilom o nakupu in izpolnjevanjem davčnih obveznosti.

Vendar so računi veliko več kot to - še posebej v 16,6 bilijona ameriških dolarjev vredni panogi e-trgovine.

V tem vodniku vam bomo pomagali razumeti ključne vloge in prednosti tega ključnega finančnega dokumenta za vašo spletno trgovino (na koncu pa še pet najboljših praks upravljanja računov).

Vloga računov v trgovinah e-trgovine

Podjetja temeljijo na denarju, računi pa jasno izražajo denarne pogoje. Poleg priročnosti in prilagodljivosti pri plačevanju pa imajo računi ključno vlogo tudi na dveh ključnih področjih e-poslovanja:

Olajšanje transakcij

Računi vam in vašim strankam olajšajo postopek plačila. Če je izdajanje računov standardni del nakupnega procesa, lahko spremljate plačila in ločite plačane račune od neporavnanih računov.

Prispeva k nemotenemu poslovanju, saj služi kot:

• uradno potrditev nakupa (vključno s podrobnostmi, kot so ime izdelka, cena in podatki o dostavi).
• Sredstvo za sporočanje navodil za plačilo strankam, kot so plačilni prehodi in datum plačila.
• orodje za sledenje naročilu, ki strankam omogoča spremljanje posodobitev pošiljke v realnem času.

Pravni in finančni pomen

V vsaki državi se za obdavčljivo blago in storitve zaračuna določena oblika prometnega davka za e-trgovino - DDV, GST, državni ali pokrajinski davek in še bi lahko naštevali.

V tem primeru je račun pravni dokument, ki razdeli in opredeli prometni davek. Vaši davčni organi lahko zahtevajo račune tudi kot del obveznosti davčnega poročanja.

Ne pozabite, da vas lahko računi zaščitijo pred morebitnimi tožbami. Če vas goljufi poskušajo prelisičiti - na primer tako, da po prejemu naročila zavrnejo plačilo -, bo račun dokazoval, da se je finančna transakcija res zgodila.

Prednosti uporabe računov v e-trgovini

Prednosti računov odtehtajo vse argumente proti izdajanju računov v e-trgovini. V nadaljevanju navajamo dve najpomembnejši, za kateri menimo, da bosta prepričali vsakega ambicioznega lastnika spletne trgovine:

Strokovnost in zaupanje strank

Računi niso namenjeni le plačilu. So tudi pomemben del izkušnje vaše stranke po nakupu. Pametna podjetja račune uporabljajo kot dodatno priložnost za oblikovanje blagovne znamke. Na primer s CTA za uporabo promocijske kode ali včlanitev v program zvestobe strank.

Njegova pametna uporaba lahko vpliva na vaše stranke, kar ima za posledico več ponovnih strank in boljše trženje od ust do ust.

Poleg tega je uporaba računov odličen način za odpravo nepotrebnih povratnih poizvedb med strankami in časom podpore po nakupu.

Pri oblikovanju predloge računa upoštevajte naslednje:

• Podoba blagovne znamke
• Ton glasu
• Tipografija
• Logotip

Ko sprejmete odločitve, poskrbite, da se bodo te prenašale na vse stične točke s strankami, vključno s spletnim mestom, pasicami, družabnimi mediji in računi.

Vodenje in organizacija evidenc

Spletni računi so enostaven način za poenostavitev postopka plačevanja. Prehod na te e-račune je ključ do vodenja natančnih finančnih evidenc vašega podjetja za elektronsko poslovanje.

Z njim lahko natančno spremljate in nadzorujete ne le prodajo, temveč tudi stroške in prihodke, kar vam pomaga pri finančni analizi, izračunavanju dobička v e-trgovini in načrtovanju prihodnosti.

Poleg tega boste z uporabo predloge računa standardizirali račune. To pomeni le nekaj klikov in vsi vaši zapisi o plačilih so na najbolj organiziran način.

Vendar pa poskrbite, da bodo na računih vse pomembne informacije, kot so ime stranke, kontaktni podatki in opis izdelka. Navedba teh podatkov bo tako vam kot vašim strankam pomagala, da boste imeli celovito evidenco transakcij.

Za še boljšo organizacijo uporabite sistem številčenja računov. Vsakemu računu dodelite edinstveno številko, da boste lažje uskladili plačila in spremljali neporavnane obveznosti.

Nasvet za strokovnjake: Veliko usposobljenih podjetij želi opraviti delo za vas. Ta podjetja so knjigovodska in računovodska podjetja, ponudniki storitev za mala podjetja in skupine za poklicno mreženje, ki se sprašujejo, kako pridobiti stranke za knjigovodstvo, kot ste vi. Pripravljena so vam pomagati. Zato si odvzemite dodatno breme s svojih ramen in po potrebi oddajte vsakdanja opravila, kot sta vodenje evidenc in izdelava računov, zunanjim izvajalcem.

Vpogled v učinkovitost oglasov

Računi kot podrobna evidenca stroškov e-trgovine vam omogočajo podroben pregled finančnega vidika vaših trženjskih kampanj - zlasti uspešnosti oglasov. Ti računi vam bodo omogočili dragocene vpoglede v uspešnost oglaševanja, kot so:

• razporeditev stroškov (namestitev oglasov, kreativna produkcija, honorarji agencij itd.)
• analiza uspešnosti (povezovanje podatkov o računih z metrikami uspešnosti oglasov, kot so prikazi in konverzije).
• Načrtovanje proračuna
• ocena donosnosti naložbe (primerjava stroškov na računu s prihodki, ustvarjenimi s prodajo na podlagi oglasov).

Zato lahko z uporabo podatkov o računih optimizirate strategije uspešnosti oglaševanja. To lahko dosežete tako, da orodje za sledenje oglasov povežete s sistemom za izdajanje računov v e-trgovini in prodajo neposredno povežete z usmerjenimi oglaševalskimi kampanjami.

Integracija vam bo pomagala izboljšati naložbe v oglase, meriti donosnost izdatkov za oglase in ocenjevati prodajalce.

5 najboljših praks za upravljanje računov v e-trgovini

Pogovorimo se o naših najboljših praksah za upravljanje računov v e-trgovini, ki vam lahko zagotovijo prednost pred konkurenti. Uporabite jih in poskrbite, da bodo vaše poslovne transakcije, blagovna znamka in upravljanje na pravi poti:

Avtomatizacija sistemov za izdajanje računov

Večina podjetij za e-trgovino ima omejeno število zaposlenih, zato lahko oddelek za obveznosti do računov stori le toliko. Preobremenjeni zaposleni povzročajo tudi napake in zamude, ki še povečajo stroške in, kar je najslabše, vplivajo na podobo vaše blagovne znamke.

Tu se avtomatizacija izkaže za obetavno. Avtomatizacija sistemov za izdajanje računov vam omogoča, da:

• Odobritev računa Quicken
• Odpravite ročno vnašanje podatkov
• Zmanjšanje možnosti goljufij
• Zmanjšanje stroškov obdelave računov
• Enostavno shranjevanje finančnih dokumentov na spletu

Zlasti se osredotočite na avtomatizacijo izdelave računov, dostave in opomnikov za plačilo.

Koda goljufije: Vaš sistem za avtomatizacijo računov bo zlata jama dragocenih podatkov o vedenju strank in nakupnih vzorcih. Tako lahko z integracijo sistema s svojimi kampanjami Google Ads for eCommerce lasersko natančno prilagodite svoje oglase in ciljanje.

Če na primer vaši sistemi za izdajo računov pokažejo porast naročil določenega izdelka, lahko preprosto začnete ciljno usmerjeno oglaševalsko akcijo, da izkoristite ta trend. In obratno, če računi razkrivajo upad prodaje nekaterih izdelkov, lahko oblikujete oglaševalsko strategijo, da spodbudite povpraševanje.

Predložite račun po postavkah.

Zagotovite, da bodo na računih za e-trgovino navedeni vsi izdelki/storitve in čas dostave. To je ključni element predstavljivega in berljivega računa, ki strankam pove _točno _za kaj plačujejo.

Jasno opišite opis vsakega izdelka za boljši vpogled. Večje projekte razčlenite na manjše mejnike s stroški za stranke. Še bolje, račune lahko prilagodite tako, da dodate povezave do flipbookov in tako še bolj izboljšate predstavitev izdelkov.

Ko stranke razumejo račun, hitro izvedejo plačilo brez dodatnih pojasnil ali zamud. In hitrejše kot je plačilo, boljši je denarni tok za vaše podjetje.

Integracija z računovodsko programsko opremo

Po podatkih poročila AIA Tech Culture Report 59 % podjetij za izdajanje računov strankam uporablja samo računovodsko programsko opremo. Upamo, da ste med temi 59 %. Če ne, začnite iskati programsko rešitev, ki vam omogoča nemoteno upravljanje računov.

Tukaj je nekaj najpomembnejših funkcij, ki jih je treba iskati pri izbiri prave programske opreme za e-trgovino:

• Integracija platforme (npr. ravni zalog, zbrana plačila, davki in drugo)
• Konfiguracija prometnega davka
• Izčrpna poročila
• Varnost finančnih podatkov
• Dodatna funkcija za prilagoditev storitve za vaše podjetje
• Podpora in nadgradnje

Poleg tega mora programska oprema vam in strankam omogočati spremljanje računov in plačil. To bo izboljšalo izkušnje uporabnikov po nakupu (in s tem povečalo zvestobo strank), vam pa olajšalo spremljanje računov.

Ko se odločite, vključite avtomatizacijo izdajanja računov in povečajte svoje poslovanje. Ne pozabite, da je dobra računovodska programska oprema naložba v finančno upravljanje, učinkovitost in razširljivost vašega podjetja.

Izberite pravo programsko opremo, avtomatizirajte postopek in razširite svoje poslovanje brez računovodskih omejitev.

Nasvet za strokovnjake: CDN so najboljši za organsko izboljšanje hitrosti spletnih mest v trgovinah e-trgovine, lahko pa so tudi dragoceno orodje za izboljšanje varnosti delovanja in uporabniške izkušnje pri upravljanju računov. Zato poskrbite, da CDN vključite v svojo računovodsko programsko opremo.

Spremljanje neplačanih računov

Občasno se zgodi, da stranke pozabijo plačati račun ali se pri tem celo soočijo z zapleti. V tem primeru lahko z vljudnim in pravočasnim spremljanjem stranke nežno opomnimo na zapadle račune.

V računovodski programski opremi lahko nastavite samodejna e-poštna sporočila za opomnike o plačilu in tako pošiljate strokovna in strankam prijazna nadaljnja sporočila. Poleg tega morate strankam zagotoviti več možnosti plačila, kot so bančno nakazilo, kreditna kartica ali PayPal, da povečate verjetnost hitrega plačila.

Spoštljiva in učinkovita komunikacija mora biti bistvo nadaljnjih ukrepov v zvezi z računi. Ohranite odprt komunikacijski kanal za reševanje morebitnih pomislekov ali vprašanj, ki bi lahko strankam preprečili dokončanje plačila.

Prednostno obravnavajte varnost in zasebnost podatkov.

Zdaj sta najpomembnejša varnost in zasebnost. Vaše stranke vam zaupajo svoje finančne podatke, zato mora biti njihova varnost vaša glavna prednostna naloga.

Zato izberite visokozavarovano programsko opremo z večstopenjskim preverjanjem pristnosti, da preprečite nepooblaščen dostop.

Končne misli

Izdajanje računov se lahko zdi vsakdanje opravilo, vendar je, če vam je to všeč ali ne, ključnega pomena.

Z dobrim sistemom za obdelavo računov lahko spremenite način izdelave in obdelave računov, kar poveča učinkovitost, uspešnost in produktivnost.

Z zgornjimi nasveti ustvarite učinkovite in skladne račune za svojo uspešno spletno trgovino. Uporabljajte vrhunsko programsko opremo in posodabljajte sistem za upravljanje računov, da svojim zaposlenim in strankam zagotovite najboljšo možno izkušnjo - saj si nič drugega ne zaslužijo!