Ekipe za oddaljene družbene medije: Kako učinkovito komunicirati?

Uvod

Leta 2023 bodo številne ekipe za družbene medije delale na daljavo, bodisi s polovičnim ali polnim delovnim časom. Ne le, da so mnoga podjetja po pandemiji ohranila hibridno politiko ali politiko WFH. Ponudba dela na daljavo v celoti omogoča ekipam tudi privabljanje največjih talentov, ki jih ponuja trg dela.

Vendar je usklajevanje ekipe za družbene medije na daljavo lahko izziv. Zlasti ko gre za komunikacijo.

Kako lahko zagotovite, da so vsi na isti strani? Da delovni procesi potekajo nemoteno? Kako lahko zmanjšate izgube zaradi trenja in nesporazume?

Tukaj je sedem orodij in strategij, ki jih lahko uporabite za učinkovito komuniciranje z ekipo za družbene medije na daljavo.

Odločite se za enoten sistem za sodelovanje pri dokumentih

(Vir: Freepik)

Najprej se morate odločiti za eno platformo za sodelovanje pri dokumentih, ki se je bodo držali vsi. Da, to je osnovno. Kljub temu veliko ekip še vedno izgublja preveč časa s pošiljanjem dokumentov sem in tja in njihovim nepotrebnim pretvarjanjem med datotečnimi formati.

Izberite enoten sistem za sodelovanje pri dokumentih v oblaku, ki vam omogoča souporabo, soustvarjanje in urejanje besedilnih dokumentov, preglednic in predstavitev. Ne glede na to, ali gre za zaključek drugega četrtletja, predstavitev strategije ali letno poročilo, je z enim samim osrednjim sistemom veliko lažje ustvariti koherenten dokument z minimalno mero frustracij.

Trenutno sta najpogostejši rešitvi v oblaku Google Workspace in Microsoft 365. Obe ponujata različne vrste datotek in sta povezani s številnimi drugimi poslovnimi aplikacijami.

dajanje prednosti rešitvam v oblaku

Ko govorimo o rešitvah v oblaku, jih morate prednostno uporabljati za čim več delovnih tokov, ne le za izmenjavo dokumentov.

Shranjevanje datotek, grafično oblikovanje, urejanje videoposnetkov. Za vse to obstajajo napredna orodja v oblaku. Ta orodja zelo olajšajo življenje oddaljenih ekip.

Recimo, da eden od članov vaše ekipe pripravlja grafiko za kolut na Instagramu ali objavo o pričevanju o vašem najnovejšem izdelku. Če jo pripravi v programu Photoshop na svojem osebnem prenosnem računalniku, lahko z njo dela samo on. In če zboli ali je kako drugače nedosegljiv, ostanete brez odgovora.

Učinkovitejša rešitev je uporaba orodja za oblikovanje v oblaku, kot je Canva. Tako ima celotna ekipa dostop do vseh zasnov. Če datoteke in projekte pravilno poimenujete, lahko vsakdo najde in uredi, kar potrebuje.

Poskusite z asinhronimi sestanki

Nato razmislite o prehodu na asinhrone video klice, zlasti če imate člane ekipe v različnih časovnih pasovih.

Video klici so odličen način, da se člani ekipe povežejo, izmenjujejo ideje, pokažejo svoje najnovejše modele, dobijo povratne informacije o zapletenih konceptih in se povežejo. Vendar pa požrejo tudi ogromno časa. Poleg tega jih je težko organizirati, zlasti če je vaša ekipa mednarodna.

Pri asinhronih sestankih pa lahko svoj prispevek posnamete v obliki videoposnetka - vključno z deljenjem zaslona - in ga nato delite prek preproste povezave. Ostali člani vaše ekipe si ga lahko ogledajo, ko imajo čas. Poleg tega lahko v samodejnem prepisu preverijo najbolj zanimive informacije, pospešijo ali upočasnijo vaš posnetek ter se odzovejo s komentarji ali lastnim videoposnetkom.

Tako lahko učinkovito sporočite veliko več in bolj zapletene informacije kot z e-pošto, hkrati pa vam ni treba najti časa, ki bi bil primeren za vse, da bi se dogovorili za videoklic.

Centralizacija poslovne telefonije

Še en odličen način za povečanje učinkovitosti komunikacije je osrednja poslovna telefonska storitev.

Tako kot številna druga orodja na tem seznamu so tudi sodobne poslovne telefonske storitve običajno v oblaku. To pomeni, da lahko vaša ekipa do njih dostopa od koder koli, ne glede na to, kje se nahaja.

Poleg tega imajo veliko več kanalov kot le glasovne klice. Pogosto so vključeni tudi video klici, takojšnje sporočanje, klepet v živo in e-pošta.

Poleg tega številni ponudniki ponujajo tudi pametne dodatne funkcije, ki pogosto temeljijo na umetni inteligenci in vam olajšajo življenje. Nekatere storitve na primer vključujejo samodejne prepise in povzetke klicev. Tako je vodenje zapisnikov sestankov preprosto.

Sodelovanje v skupini na podlagi sporočil

(Vir: Freepik)

Ste utrujeni od neskončnih verižnih e-poštnih sporočil? In zamujate pomembna sporočila, ker je nekdo pozabil pritisniti "odgovoriti vsem"?

Potem boste morda raje prešli na orodja za skupinsko sodelovanje, ki temeljijo na sporočilih. V zadnjih nekaj letih sta se na tem področju močno uveljavila predvsem Slack in Discord. In to iz dobrega razloga.

Ta orodja omogočajo učinkovito strukturiranje komunikacije med člani ekipe. Čeprav lahko komu pošljete neposredno sporočilo, je večina izmenjav strukturirana v kanale.

V svoji ekipi imate na primer delovno skupino, ki je zadolžena za pripravo nove strategije za kratke video vsebine zaradi morebitne prepovedi storitve TikTok v ZDA. Namesto da bi si člani te delovne skupine med seboj pošiljali elektronsko pošto, lahko vzpostavite kanal Slack, v katerem si lahko izmenjujejo sporočila in dokumente. Tako nikomur ne bo treba skrbeti, da bi zamudil pomembne informacije.

Izkoristite komplete za upravljanje projektov

Če delate na večjih ali bolj zapletenih projektih ali morate usklajevati večjo ekipo, razmislite o uporabi orodja za upravljanje projektov.

Ta orodja imajo bolj izpopolnjene funkcije kot zgoraj navedena orodja za sodelovanje. Z njimi lahko dodeljujete vloge, določate roke, nastavljate odvisnosti med nalogami in pojasnjujete delovne tokove.

Vsak član ekipe bo videl naloge, ki so mu bile dodeljene, in datum, do katerega jih mora opraviti. Če želite preveriti stanje projekta, ga lahko enostavno vizualizirate kot tablo Kanban ali Ganttov diagram.

Izberite najboljše orodje za upravljanje družabnih medijev na daljavo

Nazadnje je tu še orodje za upravljanje družbenih medijev, ki ga uporabljate. V ekipi na daljavo je izbira orodja, ki je najprimernejše za vaše potrebe, lahko nekoliko zapletena. Obstajajo različne prednostne naloge.

Upoštevajte, koliko uporabnikov omogočajo različna orodja z različnimi načrti. Ali lahko določite delovne tokove in različna dovoljenja za različne vloge. Ali je mogoče shranjevati in urejati osnutke ter puščati pripombe in predloge.

Morda se sliši preprosto, vendar številna odlična orodja za upravljanje družabnih medijev dejansko ne vključujejo teh funkcij in so zato manj primerna za ekipe na daljavo.

Zaključek

Delo v ekipi na daljavo je lahko za motivirane strokovnjake za družbene medije odlična izkušnja. Sestavite lahko odlično, zagnano in produktivno ekipo, ki bo igro vašega podjetja na področju družbenih medijev dvignila na višjo raven.

Dokler komunikacija poteka nemoteno.

Z vključitvijo zgornjih orodij in strategij v svoje delovne postopke boste to lahko zagotovili. S tem boste zmanjšali frustracije, nesporazume in izgube zaradi trenja. In poskrbite, da bo lahko celotna vaša ekipa sinhronizirano delovala za dosego skupnih ciljev.