Kako optimizirati portfelj aplikacij SaaS?

Uvod

Organizacije se pri racionalizaciji poslovanja, povečanju produktivnosti in izboljšanju izkušenj strank na današnjem konkurenčnem trgu v veliki meri zanašajo na aplikacije SaaS. Vendar je upravljanje teh aplikacij pogosto spregledano.

Razširjenost aplikacij SaaS je zdaj v podjetjih očitna. Po študiji podjetja Productiv naj bi povprečno število aplikacij SaaS, ki se uporabljajo v podjetju, leta 2023 doseglo 371.

Vir:

Vprašanje pa je, kako dobro je mogoče te aplikacije upravljati.

Število aplikacij SaaS, ki jih uporablja organizacija, ni pomembno; pomembno je, kako te aplikacije vplivajo na varnost, prihodke in rast organizacije, če niso ustrezno upravljane.

Kako torej učinkovito upravljati in optimizirati portfelj aplikacij SaaS za večji poslovni uspeh? Ta blog vas bo vodil skozi korake za doseganje te optimizacije, začenši z negativnimi vplivi neurejenih aplikacij SaaS na vaše poslovanje.

Neupravljane aplikacije SaaS: Kaj to pomeni za vaše podjetje?

Neupravljane aplikacije SaaS lahko povzročijo varnostne in finančne težave ter škodujejo poslovnim rezultatom in rasti podjetja. Neupravljane aplikacije SaaS se pojavijo, kadar podjetja nimajo doslednega pristopa ali platforme za upravljanje svojih aplikacij SaaS.

Do tega pride, ko aplikacije kupi in uporablja notranja ekipa ali en sam uporabnik brez nadzora IT ali finančnih ekip.

Pogosto so te neurejene aplikacije spremljane s preglednicami, ki so nagnjene k napakam. Ta ročni pristop k upravljanju SaaS ni niti učinkovit niti produktiven. Vodi do zapletov, kot so povečana poraba, neskladnost in razraščanje SaaS.

Ročno upravljanje aplikacij SaaS je bilo dovolj, ko je šlo za manj kot 50 aplikacij, ni pa primerno za organizacije z več kot 200 aplikacijami.

Z ročnim upravljanjem zamujate:

• Celovit pregled celotnega portfelja SaaS
• Obvestila o neodobrenih nakupih aplikacij
• Vpogledi v porabo SaaS po oddelkih
• Analiza vzorca uporabe
• Učinkovito zagotavljanje in odpravljanje zagotavljanja uporabnikov

Razumevanje tveganj, ki jih prinaša nenadzorovan SaaS

1. Povečana poraba zaradi IT v senci

Nepooblaščenih aplikacij SaaS, kupljenih s kreditnimi karticami podjetja, ni mogoče učinkovito spremljati. Posledica tega je prevelika poraba in premalo izkoriščene licence, kar vpliva na poslovni izid podjetja. \

2. Porast podvojenih in premalo izkoriščenih aplikacij

Slabo upravljanje SaaS in pomanjkanje centralizirane preglednosti povečujeta število podvojenih, brezplačnih in odvečnih aplikacij, kar povzroča slabšo donosnost naložbe in varnostne težave. \

3. Tveganja v zvezi z varnostjo podatkov in skladnostjo

Neupravljane aplikacije bodo povzročile varnostne kršitve in izgubo občutljivih podatkov. Če aplikacija ni skladna s predpisi, bo to vplivalo tudi na vaše poslovanje. \

4. Samodejne obnovitve

Ker ekipe za finance ali IT ne bodo spremljale neurejenih SaaS, se lahko zgodi, da se pogodbe samodejno podaljšajo, kar povzroči večjo porabo. \

5. Težave z učinkovitostjo in produktivnostjo

Neupravljane aplikacije ustvarjajo komunikacijske silose, povzročajo slabo sodelovanje in ovirajo produktivnost ekipe, kar posledično vpliva na poslovanje podjetja.

Zdaj, ko poznate posledice in tveganja nezadostnega upravljanja SaaS, se pogovorimo o preprostih načinih za učinkovito upravljanje in izkoriščanje aplikacij SaaS.

Vir:

5 načinov za optimizacijo portfelja aplikacij SaaS

Hitra uvedba SaaS je povzročila dodatne težave in omejitve pri upravljanju. Da bi rešili te težave, je tukaj pet načinov, ki podjetjem pomagajo optimizirati portfelje aplikacij SaaS in kar najbolje izkoristiti aplikacije SaaS:

Zagotovite si popolno preglednost aplikacije

"Študija MADX poroča, da pomanjkanje preglednosti aplikacij v organizacijah SaaS vodi do premalo izkoriščenih ali neizkoriščenih licenc za aplikacije SaaS. Skoraj tretjina vaše SaaS je lahko zapravljena; to lahko pomeni na stotine, tisoče ali celo milijone dolarjev, odvisno od velikosti vašega podjetja."

Organizacije morajo za učinkovito upravljanje aplikacij SaaS pridobiti celovit vpogled v svoj nabor aplikacij. Ta preglednost pomaga ekipam IT in finančnim službam ugotoviti, katere aplikacije se uporabljajo, kdo jih uporablja in za kaj se uporabljajo.

Podjetja s takšno preglednostjo se lahko izognejo negativnim posledicam odvečnih aplikacij, nesankcionirane uporabe programske opreme in slabega razporejanja virov.

Odločevalci bodo lahko optimizirali svoj nabor aplikacij in s konsolidacijo ter racionalizacijo aplikacij odpravili odvečne. Posledično se bo optimiziral sklad SaaS, kar bo povečalo poslovno produktivnost in operativno učinkovitost.

Preprečevanje IT v senci

Po Gartnerjevem poročilu bo leta 2022 41 % zaposlenih pridobilo, spremenilo ali ustvarilo tehnologijo zunaj vidnega področja IT, do leta 2027 pa naj bi se to število povzpelo na 75 %.

Dejavnost nakupa in uporabe aplikacij SaaS brez vednosti oddelka IT se imenuje IT v senci. Aplikacije, pridobljene prek IT v senci, lahko ogrozijo varnost podatkov, ovirajo prizadevanja za skladnost in povzročijo razdrobljenost delovnih tokov.

Stoodstotna vidljivost je najlažja rešitev za boj proti IT v senci. Podjetja lahko preprečijo, da bi v njihov portfelj SaaS vstopile neodobrene ali nesankcionirane aplikacije, tako da jih proaktivno spremljajo in centralizirajo postopek naročanja.

Orodja, kot je CloudEagle, lahko takoj pošljejo opozorila, ko zaznajo nepooblaščene aplikacije, ki vstopajo v vaš sistem, in tako zagotovijo proaktiven pristop k upravljanju SaaS.

Analizirajte uporabo aplikacij

DružbaFlexera je navedla, da približno 33 % izdatkov za programsko opremo SaaS ekipa premalo izkoristi, kar vodi do slabe donosnosti naložbe.

Analiza uporabe aplikacij SaaS v organizaciji omogoča pomemben vpogled v optimizacijo. Z merjenjem dejavnosti in vključenosti uporabnikov lahko nosilci odločanja ugotovijo, katere aplikacije zagotavljajo največjo vrednost in katere so premalo uporabljene.

Ta metoda, ki temelji na podatkih, omogoča informacijskim in finančnim ekipam, da sprejemajo utemeljene odločitve o dodelitvi licenc, kar jim omogoča učinkovitejšo prerazporeditev virov.

Analiza uporabe aplikacije vam bo pomagala ugotoviti, ali jim aplikacija resnično pomaga pri opravljanju zahtevane naloge. Če ne, se je znebite in poiščite novo aplikacijo, ki se bo vaši ekipi zdela koristna.

Poleg tega ponuja možnosti za usposabljanje zaposlenih ali izboljšane postopke za povečanje potenciala že obstoječih aplikacij.

Odstranitev neuporabljenih licenc ali aplikacij

Premajhna uporaba licenc je za podjetja velika težava, ki povzroča potratne stroške. Podjetja se lahko s prodajalci pogajajo z uporabo podatkov o vidljivosti aplikacij in raziskovanju uporabe.

S poznavanjem dejanskih vzorcev uporabe se lahko podjetja pogajajo o licenčnih pogojih, ki zagotavljajo, da število licenc ustreza dejanskemu povpraševanju. Licence kupujte le na podlagi povpraševanja; presežek pri nakupu bo povzročil zapravljene naložbe in slabo donosnost naložbe.

Še en pameten način za optimizacijo sklada je združevanje dveh ali več aplikacij v eno. Če na primer vaša ekipa za trženje uporablja OptinMonster za pojavna okna, prodajna ekipa pa Mailchimp za e-pošto, lahko te funkcije združite v HubSpot, ki lahko opravlja obe nalogi.

Namesto dveh različnih aplikacij za različne primere uporabe lahko uporabljate samo eno, kar olajša sledenje in zmanjšanje porabe programske opreme.

Ta postopek zmanjšuje količino odpadkov ter spodbuja stroškovno učinkovitejši in strateški pristop k nakupu programske opreme.

Uporaba platforme za upravljanje SaaS

Za izvajanje vseh zgoraj navedenih strategij potrebujete zanesljivo programsko opremo za upravljanje SaaS z ustreznimi funkcijami. Te platforme zagotavljajo 100-odstotno preglednost in centraliziran nadzor nad upravljanjem aplikacij ter olajšajo procese, kot so upravljanje pogodb, distribucija licenc in sledenje podaljšanju.

Platforme za upravljanje SaaS se lahko povežejo z vašimi notranjimi sistemi SSO, HRIS in finančnimi sistemi. Te integracije omogočajo, da platforma vidi vaš celoten niz SaaS in ga skupaj z vašo porabo organizira na enem mestu.

Zakaj bi se pri spremljanju aplikacij zanašali na preglednice, če imate na voljo napredna orodja, s katerimi lahko opazujete IT, ko se to dogaja? Ta orodja lahko pomagajo tudi pri optimizaciji aplikacij SaaS, ne da bi za to potrebovali veliko ročnega dela.

To ne bo zagotovilo le preglednosti, temveč tudi možnosti za optimizacijo stroškov, saj bo razkrilo podvojene in odvečne aplikacije. Uporabo lahko analizirate, jo odpravite in optimizirate svoj portfelj.

Zaključek

Optimizacija portfelja aplikacij SaaS je bistvenega pomena za organizacije, ki uporabljajo širok nabor aplikacij SaaS, saj lahko močno poveča izdatke za programsko opremo.

Učinkovitoupravljanje portfelja aplikacij SaaS je ključnega pomena za povečanje rasti, zmanjšanje tveganj in zagotavljanje operativne odličnosti. Zanemarjanje ustreznega upravljanja lahko privede do zapravljanja virov, varnostnih težav, povečanja porabe in razdrobljenih delovnih tokov.

Ta članek obravnava pet preprostih načinov za optimizacijo portfelja aplikacij: od preglednosti aplikacij do preprečevanja IT v senci, spremljanja porabe, optimizacije licenciranja in izbire platforme za upravljanje SaaS. To so preizkušeni pristopi, ki jih organizacije uporabljajo za optimizacijo svojega portfelja.

Dobro optimiziran portfelj aplikacij SaaS je gonilo rasti podjetja, inovacij in dolgoročnega uspeha.