Kako povečati produktivnost svoje ekipe na daljavo

Uvod

Kljub vsemu, kar se je pred pandemijo koronavirusa govorilo o delu na daljavo, je imelo pisarniško delo več prednosti, ki jih ni moglo izpodbiti delo na daljavo.

Ena od najbolj spregledanih prednosti pisarniškega dela je, da lahko podjetja vplivajo na uspešnost svojih zaposlenih. Ne glede na to, ali to pomeni, da lahko vodja razpravlja o težavah katerega koli zaposlenega ali mu daje spodbude za osebno izboljšanje njegove uspešnosti, delo na daljavo predstavlja nove izzive za podjetja, ki želijo povečati produktivnost svoje ekipe.

Nedavni prehod na delo na daljavo je morda spremenil način, kako podjetja pristopajo k produktivnosti, vendar to še ni konec. Glede na to obstaja veliko napak za produktivnost in upravljanje časa, ki jih lahko uporabite za povečanje produktivnosti svoje ekipe na daljavo. Tukaj je opisano, kako lahko to storite.

Opredelitev produktivnosti za vaše zaposlene

Produktivnost opredeljuje sposobnost delavca, da uspešno opravi določeno nalogo. Z drugimi besedami, gre za učinkovitost dela; bolje kot lahko delavec izpolnjuje svoje obveznosti, bolj produktiven bo.

Ker je produktivnost tako splošna in pretirano uporabljena beseda, morate opredeliti, kaj pomeni za vaše zaposlene pri njihovih delovnih obveznostih. Če se poglobite v statistične podatke in dejstva o produktivnosti, lahko vi in vaša ekipa bolje razumete, kako biti produktivni. Zaposleni morajo vedeti, kako se spremlja in ocenjuje njihovo delo, da se lahko nato pogovorite o morebitnih izboljšavah.

Merske enote, ki jih uporabljate za spremljanje njihove uspešnosti, morajo izhajati iz odgovornosti, določenih ob zaposlitvi, in iz vaših poslovnih ciljev.

V širšem smislu bo merjenje produktivnosti temeljilo na katerem koli od naslednjih vidikov dela vašega zaposlenega:

• Hitrost, s katero je določena naloga opravljena pravočasno.
• Število opravljenih nalog v določenem časovnem obdobju
• zmožnost opraviti določeno nalogo, kot je pojasnjeno v standardnem operativnem postopku (SOP).
• povratne informacije vodij, sodelavcev in/ali strank
• Razpoložljivost med delovnim časom

Vsak od teh atributov je treba prilagoditi delovnim nalogam vsakega zaposlenega.

Za agenta za podporo strankam so lahko kazalniki produktivnosti rezultati zadovoljstva strank, povprečni čas klica in število rešenih klicev. Pri razvijalcu so lahko meritve izročena koda, odhajanje kode in čas, ki ga je potreboval za dokončanje projekta. Za tržnika bi lahko uporabili stroške na vodjo, stroške na pridobitev in število ustvarjenih vodij.

Ne glede na to, katere metrike uporabljate, sporočite njihove meritve produktivnosti, preden se usedete za mizo in razpravljate o njihovi uspešnosti.

Razvijte jasen pravilnik o delu od doma

Delo od doma se nekaterim zdi kot rešitev, vendar je realnost pokazala, da ima ta način dela tudi svoje slabosti. Poročilo o stanju dela na daljavo za leto 2019 družbe Buffer je pokazalo, da so najpogosteje poročane težave pri ureditvi dela na daljavo odklop od dela po koncu delovnega časa (22 %), osamljenost (19 %) in komunikacija (17 %).

Teh izzivov ne smete spregledati, temveč se z njimi spopasti tako, da pripravite politiko dela na domu. Tudi če so pisarne na domu zaradi pandemije postale splošno razširjene, morate ohraniti politiko dela na domu, ki opredeljuje pričakovanja delavcev na daljavo.

Pravilnik mora med drugim vključevati, katera orodja morajo zaposleni uporabljati - programsko ali strojno opremo -, kdaj morajo biti na voljo za komunikacijo, kako morajo zaščititi sebe in podjetje.

Glede na izzive, ki jih delo na daljavo prinaša zaposlenim, jih mora vaša politika proaktivno obravnavati. V pravilniku o delu na daljavo lahko na primer navedete, kdaj se konča dan, ali pa delite javne spletne dogodke, na katerih se lahko zaposleni družijo in povezujejo.

V pravilniku morate navesti različne komunikacijske kanale, kako jih uporabiti in v katerih okoliščinah. Na primer, za osebno komunikacijo in komunikacijo v podjetju lahko uporabljate Slack, za bolj specifično komunikacijo e-pošto, za klice Zoom, za vodenje projektov pa Asano.

Prav tako bi moralo vaše podjetje izplačati bonuse za zaposlene, ki potrebujejo nove računalnike, hitrejše internetne povezave in pisarniško opremo (npr. mize, stole itd.).

Razvoj programa za vključevanje zaposlenih

Zaradi nenadne uveljavitve dela na daljavo kot standardne - čeprav začasne - oblike dela bodo številni zaposleni bolj občutili izzive, ki jih prinaša. Kot protiutež želite razviti program za vključevanje zaposlenih, da bodo zaposleni zadovoljni s svojim delom.

Nedavna Gallupova raziskava je pokazala, da se 32 % anketirancev počuti zavzeto pri svojem delu, preostalih 50 % in 17 % pa se je opredelilo kot nezavzeto oziroma nezavzeto.

Cilj programa zavzetosti je povezati zaposlene z vašo organizacijo in povečati njihovo trenutno zavzetost na želeno, optimalno raven. Dokazano je, da visoka stopnja zavzetosti zaposlenih spodbuja zadrževanje, občutek zvestobe in produktivnost hkrati.

Za začetek morate izvesti ankete, ki bodo pokazale trenutno raven zaznane vključenosti. Vprašajte svoje zaposlene:

• Kako se počutite v svoji trenutni vlogi?
• Kaj bi radi spremenili pri svojem delu?
• Kako zadovoljni ste z ravnovesjem med poklicnim in zasebnim življenjem?

Svoj program sodelovanja oblikujte na podlagi mešanice najboljših praks in rešitev za odpravo težav, ugotovljenih v anketah. Pogoste najboljše prakse vključujejo razvoj programov nagrajevanja na podlagi točk, ponudbo programov dobrega počutja in spodbujanje mreženja po celotnem podjetju.

Vaš program mora upoštevati tudi povratne informacije zaposlenih in pokazati, da vaše podjetje skrbi za njihovo čustveno in poklicno dobro počutje. Ta program odkrito delite z obstoječimi in novo zaposlenimi zaposlenimi, da že na začetku vzpostavite prava pričakovanja.

Spodbujanje ravnovesja med delom in življenjem

Raziskava družbe Buffer je pokazala, da je ravnovesje med delom in zasebnim življenjem težava za delavce na daljavo. V ločeni raziskavi, ki je bila opravljena na 1 004 zaposlenih za polni delovni čas v ZDA, je 29 % zaposlenih na daljavo povedalo, da imajo težave z usklajevanjem poklicnega in zasebnega življenja, 31 % pa, da so si morali vzeti prost dan zaradi duševnega zdravja.

Čeprav lahko vaši zaposleni teoretično kadar koli zaprejo računalnik, je večina zaposlenih odgovornih ljudi, ki svoje delo jemljejo resno. Za vaše podjetje se to morda sliši kot odlična novica, za vaše zaposlene pa takšen odnos pomeni davek na njihovo produktivnost.

Vaše podjetje mora aktivno spodbujati ravnovesje med delom in zasebnim življenjem, tako da zaposlenim pojasni - ali jih prisili, če je to potrebno -, kdaj morajo prenehati delati, v kakšnih okoliščinah in kdaj morajo biti na voljo.

Najboljši način za zadovoljstvo delavcev na daljavo je, da jim dovolite, da sami določijo svoj delovni čas. Razen če se morajo soočati s strankami v določenih časovnih pasovih - pomislite na agenta za podporo strankam ali prodajnega predstavnika - lahko večina zaposlenih kadar koli opravi večino svojih obveznosti, če ne vseh.

Lahko jim tudi poveste, da morajo biti določeno število ur zaposleni ob istem času kot večina zaposlenih, ostale delovne ure pa naj zapolnijo po lastni presoji.

Razmislite o deljenju tehnik produktivnosti, ki spodbujajo odklop od dela, kot je na primer tehnika Pomodoro. Uporabljajo lahko tudi aplikacije za sledenje časa, ki jih obvestijo, ko opravijo določeno število zaporednih ur.

Raziskava svetovnega podjetja za zaposlovanje Robert Half je pokazala, da so delavci, ki se soočajo z ravnovesjem med poklicnim in zasebnim življenjem, dvakrat bolj zadovoljni, produktivnejši in bolj zvesti svojim delodajalcem kot tisti, ki se trudijo najti ravnovesje.

Merjenje produktivnosti vaše ekipe

Metrike, ki jih uporabljate za spremljanje delovne učinkovitosti zaposlenih, so osnova, na kateri temeljijo vaše taktike za povečanje produktivnosti. To je še posebej pomembno za delavce na daljavo, ki nimajo neposrednih mehanizmov za povratne informacije, kot jih uporabljajo delavci v pisarnah na lokaciji.

Zaposleni radi prejemajo povratne informacije, če izhajajo iz objektivne in pregledne analize in ne iz osebnih preferenc. Zaposleni lahko te povratne informacije uporabijo za izboljšanje svoje delovne učinkovitosti, kar vpliva na njihovo zadovoljstvo pri delu in zavzetost.

Vzemite metrike, ki ste jih opredelili, kot je razloženo v prejšnjem delu članka, in določite cilj, ki naj bi ga vaši zaposleni dosegli. Ta cilj lahko temelji na preteklih podatkih, referenčnih vrednostih v panogi ali internih razpravah med vodji in zaposlenimi.

Določite časovni razpored za preverjanje metrik vsakega zaposlenega - vsaj enkrat na četrtletje. Prav tako razčlenite vsak cilj na mesečne in tedenske cilje ter prosite svoje vodje, da spremljajo njihovo uspešnost.

Analizirajte, kako posamezni zaposleni dosegajo svoje cilje, in na podlagi podatkov zagotovite ustrezne povratne informacije. Če zaposleni ali ekipa ne doseže svojih ciljev, pripravite načrt za izboljšave, če jih preseže, in mu ponudite javno podporo.