Kako zagotoviti skladnost poslovanja v letu 2024: Orodja, ki vam bodo pomagala ostati v ospredju

Uvod

Priznajmo si - upoštevanje poslovnih predpisov se lahko zdi kot žongliranje. Med spreminjajočimi se davčnimi predpisi, zakoni o zasebnosti podatkov in posebnimi smernicami za posamezno panogo se zlahka znajdete v precepu.

Vendar pa gre za to, da pri zagotavljanju skladnosti ne gre le za označevanje okenc na namišljenem kontrolnem seznamu za vaše podjetje. Gre za zaščito podjetja pred globami, ohranjanje zaupanja strank in nemoteno poslovanje.

Danes si podjetja ne morejo privoščiti, da bi se zanašala na ročne postopke. Orodja za zagotavljanje skladnosti so pot naprej. Glede na to, da danes veliko stvari poganja umetna inteligenca, podjetja ne smejo zaostajati.

Prepričajte se, da je vaše podjetje v skladu z igro. V tem članku bomo predstavili, kaj pomeni skladnost, zakaj je ključnega pomena, kakšna so tveganja, če jo ignorirate, in katera orodja vam lahko pomagajo ostati na vrhu.

Kaj je skladnost poslovanja?

O skladnosti poslovanja razmišljajte kot o ograjah, ki zagotavljajo varnost in zakonitost vašega poslovanja. Gre za upoštevanje pravil in predpisov, ki veljajo za vaše podjetje - ne glede na to, ali gre za delovno zakonodajo, zahteve glede zasebnosti podatkov ali obveznosti finančnega poročanja. Težavno je slediti pravilom, saj ta niso trdno določena.

Skladnost pomeni, da se morate zavedati teh sprememb in poskrbeti, da bo vaše podjetje vedno v redu. Vaš cilj je izogniti se globam, ohraniti zaupanje strank ter voditi podjetje, ki deluje zakonito in pravilno.

Zakaj vaše podjetje potrebuje avtomatizirana orodja za zagotavljanje skladnosti?

Poskus ohranjanja skladnosti brez pravih orodij je kot poskus preteči maraton v japonkah. Maraton je mogoče končati, vendar ne pričakujte uvrstitve na lestvici. Prav tako si boste na tej poti verjetno povzročili nepotrebne bolečine.

Zakaj bi si želeli takšno bolečino, kajne? Če želite napredovati, potrebujete avtomatizirana orodja za zagotavljanje skladnosti. Ta orodja odpravijo veliko glavobolov pri upravljanju predpisov. Zakaj so nujna?

Zapletenost predpisov

Predpisi se hitro spreminjajo. Samo lani je več kot polovica podjetij dejala, da težko sledijo razvijajočim se pravilom, zlasti zakonom o zasebnosti podatkov, kot je Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR). Avtomatizirana orodja se posodabljajo v realnem času, zato vam ni treba skrbeti, da bi zamudili ključne spremembe.

Integracija med oddelki

Skladnost ni odvisna od enega oddelka. Vključeni so vsi: kadrovska služba, finančna služba, služba IT. Avtomatizirani sistemi poskrbijo, da so vsi deli vašega podjetja usklajeni. To vam pomaga izpolnjevati zahteve na vseh področjih brez težav.

Spremljanje v realnem času

Ali ne bi bilo lepo, če bi dobili opozorilo, da bo šlo kaj narobe? Avtomatizirana orodja za zagotavljanje skladnosti omogočajo prav to. Zagotavljajo opozorila v realnem času, če ste blizu kršitve pravila, tako da lahko to odpravite, preden postane težava.

Konkurenčna prednost

Kupci so bolj pozorni na to, katera podjetja se ravnajo po pravilih. Po podatkih poročila NielsenIQ iz leta 2022 več kot 80 % potrošnikov raje sodeluje s podjetji, ki so pregledna glede svojih postopkov. Avtomatizirana orodja vam pomagajo graditi to zaupanje - zaupanje pa se odraža v zvestobi in dolgoročnem uspehu.

Tveganja neskladnosti: Globe, škoda na ugledu in motnje v poslovanju.

Neupoštevanje predpisov ni le tvegano, temveč tudi drago. Neskladnost vas lahko prizadene z vseh strani, posledice pa segajo od finančnih kazni do okrnjenega zaupanja strank.

Študija iz leta 2017 z naslovom True Cost of Compliance with Data Protection Regulations, ki sta jo izvedla GlobalScape in Ponemon Institute, je pokazala, da povprečni letni stroški neskladnosti za podjetja znašajo 14,8 milijona USD. To je 45 % več kot leta 2011 in precej več od povprečnih stroškov skladnosti, ki so znašali 5,5 milijona dolarjev.

Ta scenarij samo kaže, kako stroškovno učinkovita je lahko skladnost poslovanja. Pomaga vam izogniti se tem trem največjim tveganjem:

Globe in pravne težave

Globe in pravne težave niso le udarci po zapestju. Gre za resne težave, ki vas lahko stanejo milijone. Na primer GDPR (Splošna uredba o varstvu podatkov) v Evropi. Če vam spodrsne, vas lahko doleti globa v višini do 20 milijonov evrov ali 4 % globalnih prihodkov, odvisno od tega, katera vrednost je višja.

Škoda na ugledu

V današnjem svetu je vaša blagovna znamka vse. Če se zatakne pri skladnosti, lahko ogrozite ugled svojega podjetja.

Ne pozabite, da stranke danes bolj kot kdaj koli prej cenijo svojo zasebnost. Želijo vedeti, ali so njihovi podatki pri vas na varnem. Če se bo razvedelo, da ste preveč popustljivi pri varovanju njihovih osebnih podatkov, bodo morda začeli kupovati pri vaših konkurentih.

Operativni glavoboli

Če je neskladnost označena, lahko ustavi delovanje. Na primer, pripravljate se na uvedbo novega izdelka. Ekipa za trženje je navdušena in vsi so pripravljeni na začetek. Vendar se nenadoma pojavijo težave s skladnostjo. Nenadoma se vse ustavi. To bi bilo za vas, vaše zaposlene in vaše stranke precejšnje razočaranje.

Katera so ključna področja skladnosti poslovanja?

Usklajevanje ni univerzalna zadeva. Zajema več področij, odvisno od vaše panoge. Tukaj so ključna področja, ki jih morajo podjetja upoštevati:

Varstvo podatkov

Pravila o zasebnosti podatkov, kot sta GDPR (Splošna uredba o varstvu podatkov) in Kalifornijski zakon o zasebnosti potrošnikov (CCPA), od podjetij zahtevajo odgovorno ravnanje s podatki strank. To vključuje naslednje korake:

1. Pridobite soglasje strank za zbiranje podatkov.
2. Zbrane podatke zaščitite s šifriranjem.
3. obveščanje strank v primeru kršitve.

Okoljski predpisi

Če ima vaše podjetje kakršen koli vpliv na okolje (in takih je večina), morate upoštevati predpise o emisijah ogljika, ravnanju z odpadki in okolju prijaznih praksah. Trajnost ni le dobra za planet - postaja tudi obvezna zahteva zakonodaje.

Po raziskavi PwC Voice of the Consumer Survey 2024 bo 9,7 % potrošnikov plačalo višje cene za trajnostne izdelke in blago. To se ujema z lansko raziskavo, ki je pokazala 9,8-odstotno pripravljenost plačati višje cene za trajnost.

Finančno poročanje in revizija

Urejanje poslovnih knjig ni le pametno, temveč tudi zakonsko obvezno. Vlade pričakujejo natančno finančno poročanje, številna podjetja pa se morajo pripraviti na revizijo. Avtomatizacija zagotavljanja finančne skladnosti vam lahko prihrani naloge in težave v zadnjem trenutku.

Predpisi, specifični za posamezno panogo

V nekaterih panogah je treba upoštevati dodatna pravila. Ponudniki zdravstvenih storitev morajo na primer upoštevati Zakon o prenosljivosti in odgovornosti zdravstvenega zavarovanja (Health Insurance Portability and Accountability Act - HIPAA ), da zaščitijo podatke o pacientih. Podobno morajo finančne institucije izpolnjevati zahteve za preprečevanje pranja denarja (AML), da bi preprečile goljufije.

Kako lahko kadrovska programska oprema poenostavi skladnost s predpisi

Če mislite, da je skladnost samo finančna ali pravna zadeva, pomislite še enkrat. Veliko vlogo ima tudi kadrovska služba. K sreči lahko programska oprema za kadrovske zadeve precej olajša upravljanje skladnosti.

Avtomatizacija dokumentacije in poročanja

Kadrovska orodja lahko samodejno ustvarjajo poročila in posodabljajo vaše evidence, tako da ste vedno pripravljeni na revizije in inšpekcijske preglede.

Enostavno zagotavljanje skladnosti z delovnopravno zakonodajo

Kadrovska orodja vam pomagajo pri zagotavljanju skladnosti z delovnopravno zakonodajo, od spremljanja delovnega časa do zagotavljanja enakega plačila. Sistemi z vgrajenimi pregledi omogočajo enostavno odkrivanje morebitnih kršitev, še preden postanejo težava.

Orodja za zagotavljanje skladnosti za finančno poročanje

Finančna skladnost je eno od področij, na katerem je avtomatizacija resnično odlična. Oglejmo si, kako lahko s finančnimi orodji sledite svoji poti:

Spremljajte spremembe davčne zakonodaje

Davčna zakonodaja se lahko hitro spremeni, zlasti v državah, kot je Kalifornija, kjer se predpisi pogosto posodabljajo. Plačilni sistemi, zasnovani za kalifornijska podjetja, kot je EarnPayroll, vam pomagajo ostati korak naprej, saj samodejno zagotavljajo posodobitve novih davčnih predpisov. To zagotavlja, da so vaše prijave vedno točne in da ste skladni z najnovejšimi zakonskimi zahtevami, značilnimi za Kalifornijo.

Ugotavljanje napak, preden postanejo težave

Napake se dogajajo, vendar ni nujno, da so posledica globe. Avtomatizirana finančna orodja uporabljajo algoritme za odkrivanje napak. Ti algoritmi lahko odkrijejo težave, ki jih človeško oko lahko spregleda. Napake lahko odpravite takoj, preden predložite poročilo.

Shranjevanje v oblaku, pripravljeno na revizijo

Shranjevanje finančnih dokumentov v oblaku omogoča, da je vse urejeno in dostopno za revizije. Shranjevanje v oblaku ne zagotavlja le skladnosti, temveč tudi varuje vaše dokumente z vrhunsko varnostjo. Do dokumentov lahko varno dostopate kadar koli in kjer koli.

Orodja za skladnost zasebnosti in varnosti podatkov

Zaradi vse pogostejših kršitev varnosti podatkov si podjetja ne smejo privoščiti varčevanja pri varnosti. Tukaj je nekaj orodij, ki jih morate imeti za zagotavljanje skladnosti z zasebnostjo podatkov:

Orodja za kibernetsko varnost za ohranjanje skladnosti

Skladnost z zakoni o podatkih pomeni več kot le zaklepanje podatkov - zahteva stalno spremljanje. Orodja za kibernetsko varnost vam pomagajo zaznati grožnje v realnem času in ostati pred kibernetskimi tveganji. Tako lahko preprečite morebitne kraje identitete in druge težave, ki lahko nastanejo zaradi kibernetskih napadov.

Na voljo so orodja, ki vam pri upravljanju kreditnih podatkov strank pomagajo upoštevati Zakon o poštenem kreditnem poročanju (Fair Credit Reporting Act - FCRA ). Skladnost z zakonom FCRA je ključnega pomena za zakonito poročanje o točnih kreditnih informacijah.

Skladnost morda ni najbolj vznemirljiv del vodenja podjetja, je pa zagotovo eden najpomembnejših. Dobra novica je, da se z njo ne morate spopasti sami. Avtomatizirana orodja lahko olajšajo zagotavljanje skladnosti.

S pravimi orodji se lahko izognete dragim napakam. Osredotočite se lahko na gradnjo zaupanja pri strankah in rast svojega podjetja. Danes ni pomembno le, da se izogibate težavam, temveč tudi, da ostanete skladni. Gre za to, da si zagotovite dolgoročni uspeh.