Kako učinkovito preprečiti krajo časa na delovnem mestu

Uvod

Benjamin Franklin, eden od ustanovnih očetov ZDA, je bil marsikaj - pisatelj, uspešen poslovnež, tiskar, filantrop, politik in izumitelj.

V enem od svojih esejev - "Nasvet mlademu obrtniku" - je zapisal: "Ne pozabite, da je čas denar."

Gospod Franklin bi se razveselil, če bi vedel, da je njegov nasvet mladim obrtnikom aktualen tudi po 275 letih, zlasti za organizacije, ki si prizadevajo rešiti izziv "kraje časa zaposlenih " in hkrati optimalno izkoristiti čas zaposlenih.

Kraja časa zaposlenih je velik izziv za organizacije, ki želijo nenehno izboljševati raven produktivnosti na delovnem mestu. Če ga ne obravnavate, lahko pride do izgube dobička in vpliva na možnosti za rast organizacij ter celo na njihovo dolgoročno vzdržnost.

Ko organizacije raziskujejo razloge za nizko produktivnost zaposlenih, se morajo poglobiti v to, ali se njihovi zaposleni zavestno ali nenamerno poslužujejo kraje časa ali ne. Ta blog vam bo pomagal razumeti vse o kraji časa, kako se zaposleni lotevajo takšnih praks in kako jih lahko kot delodajalci preprečite.

Kaj je kraja časa?

Vir slike

Kraja delovnega časa je preprosta zloraba delovnega časa s strani zaposlenih, ki se zavestno ali nevede pretvarjajo, da delajo, in se ukvarjajo z dejavnostmi, ki niso povezane z delom. Na ta način zaposleni dobijo plačilo za ure, ki jih niso opravili, s čimer se organizaciji zmanjšata produktivnost in proizvodnja.

Kraja časa se morda zdi nepomembna in jo je celo težko razumeti, saj ni podobna kraji materiala. Navajeni smo, da o kraji razmišljamo kot o fizični izgubi premoženja ali stvari. Zato je organizacijam morda težko v celoti razumeti obrise kraje časa in njen vpliv na njihovo poslovno uspešnost.

Vendar gre za obliko nepravilnega ravnanja, ki lahko povzroči ogromno izgubo organizacijske proizvodnje in prihodkov, zlasti v večjih organizacijah z velikim številom zaposlenih.

Razložimo to s primerom organizacije s 700 zaposlenimi. Če vsak zaposleni ukrade ali si prilasti 30 minut na dan, potem organizacija vsak dan izgubi 21.000 minut ali 250 ur produktivnega časa!

Te številke se lahko povečajo na več sto tisoč delovnih ur in milijonske denarne zneske, kar kaže, kako lahko kraja časa vpliva na rezultate poslovanja in celo ogrozi dolgoročno vzdržnost organizacije.

Zdaj, ko smo razumeli, kaj je kraja časa, si oglejmo nekaj načinov, kako zaposleni kradejo čas svojim delodajalcem.

Sedem načinov, kako zaposleni kradejo čas

Iznajdljivost ne pozna meja in načinov, kako zaposleni kradejo čas, ne manjka. V nadaljevanju pa navajamo sedem znanih načinov, s katerimi zaposleni kradejo čas svoji organizaciji.

1. Avtomatizacija miške

Eden najučinkovitejših načinov za zavajanje programskih orodij za beleženje časa je uporaba samodejne miške. Zaposleni lahko na baterijsko ali daljinsko vodeno napravo, ki jo lahko upravljajo z razdalje, namestijo miško.

Na ta način se miška še naprej giblje po zaslonu v rednih in vnaprej določenih časovnih presledkih, kot se zdi uporabniku primerno, pri čemer je računalniški zaslon aktiven. Ker programsko orodje za sledenje času predpostavlja, da je uporabnik aktiven, ne more zabeležiti nobene sumljive dejavnosti in prijaviti kraje časa.

2. Odpiranje več majhnih oken

Drug učinkovit, a preprost način kraje časa je odpiranje več majhnih oken na računalniškem zaslonu. V teh oknih lahko zaposleni brskajo po internetu, se pogovarjajo s prijatelji ali celo nakupujejo prek spleta. Glavno celozaslonsko okno pa ostane odprto za dejavnosti, povezane s pisarno. Ker nekatere vrste spletne programske opreme za sledenje delovnega časa sledijo celozaslonskemu oknu, se lahko zavedejo in zabeležijo, da zaposleni aktivno delajo na nalogah, povezanih s pisarno.

3. Časovno določanje programske opreme za izdelavo zaslonske slike

Uporaba tega trika zahteva nekaj znanja o programski opremi, zlasti zmožnost obiti ali razbiti programsko kodo, ki se uporablja za sledenje zaposlenim. Zaposleni lahko vdrejo v programsko opremo za sledenje delovnega časa in tako ugotovijo časovni interval, v katerem programska oprema naredi posnetek zaslona uporabnikovega računalnika.

Te informacije jim lahko pomagajo časovno opredeliti svoje dejavnosti tako, da jih programska oprema za sledenje delovnega časa zabeleži kot osebe, ki opravljajo uradne dolžnosti. Medtem lahko zaposleni v času med dvema posnetkoma zaslona udobno brska po internetu ali opravlja naloge, ki niso povezane z delom.

4. Uporaba več monitorjev

Nekateri zaposleni svoje prenosne računalnike prek kablov USB povežejo z več drugimi monitorji/zasloni. Tako lahko hkrati upravljajo več oken, medtem ko glavno okno uporabljajo za pisarniška opravila. Na žalost ni veliko programov za sledenje delovnemu času na trgu, ki bi znali prepoznati in slediti več monitorjev.

Ta obstoječa vrzel nekaterim zaposlenim omogoča, da delodajalcem kradejo čas.

5. Poseganje v programsko kodo

To je bolj neobičajen način prevare programske opreme za sledenje časa. Vendar lahko zaposleni, ki so vešči tehnologije in programske opreme, orodja za sledenje delovnega časa izkoristijo tako, da spremenijo programsko kodo.

Nekatera programska orodja za beleženje delovnega časa so dovzetna za vdore in posege, kar zaposlenim omogoča, da spremenijo način dela. Tako takšna orodja beležijo napačne podatke, ki jih predhodno posredujejo zaposleni.

6. Udarjanje s prijatelji

Vir slike

Izbiranje prijateljev kot sredstvo za zavajanje delodajalcev glede izrabe delovnega časa zaposlenih je znano že od pojava koncepta sledenja delovnega časa. Pri točkovanju prijateljev gre za posredovanje prisotnosti, pri katerem nekdo drug zaposleni označi prisotnost v imenu svojih sodelavcev.

Vendar pa so organizacije v veliki meri odpravile ta način kraje časa z uvedbo biometričnih sistemov prisotnosti, v katerih zaposleni svojo prisotnost beležijo z uporabo skeniranja mrežnice, prstnih odtisov, sistemov za prepoznavanje obraza itd.

7. Prekomerno neproduktivno brskanje po internetu

Brskanje po internetu je naravno in zaposleni občasno obiščejo internet, da bi raziskali ali potrdili informacije ali pridobili vpogled v temo, ki jo bodo verjetno obravnavali s svojimi strankami, vodji ali sodelavci. Vendar pa lahko pretirano brskanje po internetu, zlasti za neproduktivna opravila, kot so odgovarjanje na osebno elektronsko pošto, spletno nakupovanje ali branje o temah, ki niso povezane z delom, povzroči izgubo produktivnih delovnih ur.

Nekateri zaposleni lahko med delovnim časom tudi nesmiselno brskajo po internetu, pri čemer se pretvarjajo, da iščejo pomembne informacije, povezane z nekaterimi službenimi nalogami. Da bi se spopadli s takšnimi scenariji, boste morda morali zaposlene navdihovati na različne načine, da bi izboljšali njihovo učinkovitost.

Vpliv kraje časa na podjetja

Ugotovitve industrije kažejo, da je kraja časa še vedno resen vir izpada prihodkov v organizacijah. Eno od industrijskih poročil je na primer razkrilo, da je kraja časa v ameriških organizacijah povzročila letno izgubo v višini od 20 do 50 milijard ameriških dolarjev.

Medtem podjetja po vsem svetu izgubijo več kot 400 milijard ameriških dolarjev zaradi izgube produktivnosti na delovnem mestu! To so resne številke, ki so razlog za zaskrbljenost organizacij, ki se spopadajo s številnimi krizami, kot so turbulentni trg dela in nezanimivi makroekonomski kazalniki na ključnih trgih.

Kako ustaviti krajo časa

V nadaljevanju je navedenih nekaj načinov, kako lahko organizacije preprečijo krajo časa.

1. Povečanje zavzetosti zaposlenih

Nedavno industrijsko poročilo je potrdilo, da je stopnja zavzetosti zaposlenih še vedno najnižja v zgodovini. Le ena petina ali 21 % svetovne delovne sile se opredeljuje kot aktivno vključena. Medtem je bilo leta 2022 44 % zaposlenih pod stresom, kar je še več kot leta 2021.

Nagel prehod na oddaljena in hibridna delovna mesta je vplival na ravnovesje med delom in zasebnim življenjem, kar je povečalo stopnjo izgorelosti. Takšni izzivi so vplivali na sposobnost zaposlenih, da se osredotočijo na naloge, povezane z delom v pisarni, ter uskladijo svoje zasebno in poklicno življenje. Da bi se s tem spopadle, morajo organizacije porabiti čas z zaposlenimi in razumeti razloge za njihovo nizko stopnjo produktivnosti ter potrebo po uporabi načinov goljufanja programske opreme za sledenje delovnega časa.

Zaposleni zaposleni manjkrat zapravljajo delovni čas za neproduktivne naloge in ustvarjajo večjo vrednost za organizacijo. Zato lahko delodajalci izvajajo različne dejavnosti vključevanja zaposlenih, da bi povečali produktivnost in prispevali k zmanjšanju problema kraje časa.

2. Učinkovito komuniciranje

Učinkovita komunikacija je bolj pomembna kot kdaj koli prej, zlasti ker so osebni stiki vse redkejši, delo na daljavo pa vse bolj razširjeno. Organizacije ne bi smele samo učinkovito komunicirati, da bi pritegnile zaposlene, temveč jim tudi pomagati razumeti potrebo po sistemih za sledenje delovnemu času.

Organizacije morajo svoje zaposlene prepričati, da namen uporabe takšnih mehanizmov za sledenje delovnemu času ni njihovo mikroupravljanje, temveč jim ponuditi bolj uporaben vpogled v to, kako jih je mogoče opolnomočiti za opravljanje nalog z večjo vrednostjo. Poslovni vodje morajo prevzeti vodilno vlogo pri institucionalizaciji takšnih praks v organizaciji in delovati kot nosilci sprememb.

Preberite tudi: 5 učinkovitih orodij za notranjo komunikacijo, ki bodo izboljšala vaš poslovni proces

3. Vgrajena programska oprema za sledenje časa

Vir slike

Uvedba programske opreme za sledenje delovnega časa je strateška poteza za podjetja, ki želijo povečati produktivnost in preprečiti krajo časa. Z uporabo orodja za sledenje delovnega časa, kot je Replicon, lahko organizacije natančno spremljajo delovne ure in dejavnosti zaposlenih ter tako zmanjšajo tveganje kraje časa. Te napredne rešitve ponujajo vpogled v naloge in časovne načrte projektov v realnem času, kar zagotavlja odgovornost in preglednost na delovnem mestu. Nekatera od teh orodij ponujajo časovnice z umetno inteligenco in mobilne časovnice, ki organizacijam pomagajo zajemati podatke o času in prisotnosti, rezervirati proste ure in učinkovito upravljati delovne urnike kadar koli in kjer koli.

4. Omogočanje prilagodljivega delovnega časa

Vir slike

Delodajalci lahko zaposlenim pomagajo pri doseganju boljšega delovnega in zasebnega življenja tako, da jim omogočijo prilagodljiv delovni čas. Prilagodljiv delovni čas lahko zaposlenim pomaga pri upravljanju zasebnega življenja in odgovornosti na način, da jim ne bo treba lagati, da so na spletu ob "določenih" urah, ali iskati domiselnih načinov, kako prevarati programsko opremo za beleženje delovnega časa.

Tako bi se lahko osredotočili na svoje delo in živeli bolj brez stresa, kar bi pripomoglo k večji produktivnosti, kar bi dolgoročno koristilo organizaciji in ji pomagalo zmagati v nenehni vojni za talente!

Poskusite lahko z ureditvijo prožnega delovnega časa, pri kateri lahko zaposleni delajo določeno število ur, vendar sami izbirajo, kdaj bodo delali, ali celo s stisnjenim delovnim tednom, kot so 4/10, 9/80 ali 2-2-3, ki zaposlenim omogočajo, da opravijo delovni teden v manj kot standardnih petih dneh in dobijo več prostega časa, ko lahko opravljajo svoje osebne dejavnosti.

5. Osredotočenost na rezultate

Organizacije morajo razviti kulturo, v kateri se zaposleni in vodje osredotočajo na rezultate in ne na čas, porabljen za projekt ali nalogo. To je lahko sprememba v primerjavi z uveljavljeno paradigmo, v kateri se za merilo produktivnosti šteje "porabljen čas".

Vendar so za takšne spremembe potrebni dolgoročni ukrepi in zavezanost, saj se kulturne spremembe pokažejo šele po daljšem času.

6. Skrbno izvajajte revizijo

Z revizijo, kako zaposleni porabijo svoj čas, lahko pridobite globok vpogled v trende v celotni organizaciji, ki jih lahko vodje uporabijo za izdelavo načrtov za izboljšave. Organizacija lahko na primer avtomatizira upravne naloge, če njeni zaposleni porabijo več časa za upravne dejavnosti kot za poslovno pomembne naloge.

Zaključek {#conclusion}

Zadnjih nekaj let je bilo za organizacije po vsem svetu burnih. Zmanjšane stopnje dobička, znatno zmanjšanje porabe strank, divja vojna za talente in naraščajoči stroški za človeške vire zahtevajo, da se pozorno iščejo načini, kako odpraviti izpade prihodkov. Reševanje vprašanja kraje časa med zaposlenimi pa je preprost, a zelo učinkovit način za izboljšanje končnega rezultata.