Kako ustvariti dobro kulturo dela na daljavo

Uvod

Delo na daljavo postaja z razvojem tehnologije priljubljen trend. Če se zaposleni odločijo za delo na daljavo, lahko svoje delo opravljajo kjer koli na svetu, če imajo le internetno povezavo. To je lahko odlična možnost za tiste, ki želijo potovati ali delati od doma, in za podjetja, ki želijo prihraniti pri pisarniških prostorih.

Vendar pa ustvarjanje in ohranjanje prijetne delovne izkušnje na daljavo ni vedno enostavno. V tem prispevku bomo predstavili nekaj nasvetov za ustvarjanje pozitivnega delovnega okolja na daljavo.

Kaj je kultura dela na daljavo in zakaj je pomembna?

Kulturo dela na daljavo lahko opredelimo kot skupek skupnih vrednot, prepričanj in praks, ki oblikujejo način dela in sodelovanja zaposlenih v organizaciji na daljavo. Zajema vse od tega, kako se člani ekipe sporazumevajo, do tega, katere vire uporabljajo za opravljanje svojega dela.

Ustvarjanje močne kulture dela na daljavo je pomembno iz več razlogov. Prvič, pomaga vam lahko privabiti in zadržati najboljše talente. Na današnjem konkurenčnem trgu dela vse več zaposlenih išče podjetja, ki ponujajo prilagodljive ureditve dela. Glede na raziskavo podjetja CompareCamp bi 76 % delavcev z veseljem ostalo v podjetju, ki ponuja takšno možnost urnika.

(Vir slike)

Drugič, lahko poveča produktivnost zaposlenih, saj po podatkih nedavne študije poveča njihovo srečo za kar 20 %. Če se člani ekipe počutijo povezane s podjetjem in drug z drugim ter imajo na voljo sredstva, ki jih potrebujejo za dobro opravljanje svojega dela, so bolj produktivni.

Nazadnje lahko posredno vpliva na zadovoljstvo strank. Zadovoljni zaposleni vodijo k zadovoljnim strankam, zato je v vašem interesu, da ustvarite delovno okolje na daljavo, ki podpira zadovoljstvo zaposlenih.

11 nasvetov za oblikovanje kulture v oddaljenem delovnem okolju

Videli smo, da je delo na daljavo lahko koristno za obe strani, tako za organizacijo kot za njene zaposlene in stranke, vendar le, če so določena dobra osnovna pričakovanja. Zato si zdaj oglejmo nekaj načinov, kako to doseči.

1. Opredelite temeljne vrednote svojega podjetja

Temeljne vrednote so vodilna načela, ki oblikujejo način sodelovanja vaše ekipe. Ko bodo člani ekipe vedeli, za kaj se zavzema vaše podjetje, bodo lažje sprejemali odločitve, ki bodo v skladu s tem, kar se od njih pričakuje.

• Izberite nekaj (2-5) vrednot, ki so pomembne za vaše podjetje.
• Natančno dokumentirajte, kaj pomeni posamezna vrednost.
• Te vrednote delite z ekipo in se prepričajte, da so vsi na isti strani.

Nekateri primeri temeljnih vrednot za delo na daljavo vključujejo odprto komunikacijo, hitre povratne informacije in vzajemno spoštovanje.

2. Ne podcenjujte pomena uvajanja

Če zaposleni delajo na daljavo, to še ne pomeni, da lahko preskočite postopek uvajanja. Pravzaprav je še pomembneje, da imate dobro opredeljen sistem, ki bo novim zaposlenim pomagal, da se bodo v svoji novi vlogi od začetka počutili udobno in samozavestno.

Pri uvajanju članov ekipe na daljavo obvezno vključite:

• Uvod v temeljne vrednote vašega podjetja: Pomagajte novim članom ekipe razumeti, za kaj se zavzema vaše podjetje in kako lahko k temu prispevajo.
• Ogled orodij za delo na daljavo: Novim članom ekipe predstavite orodja, ki jih uporabljate.
• Pregled vaših pričakovanj: Pojasnite, kako pričakujete, da bodo člani ekipe komunicirali in sodelovali.

3. Prepričajte se, da so vsi seznanjeni z vašimi pričakovanji

Kadar zaposleni delajo na daljavo, je pomembno, da določite jasna pričakovanja, s katerimi zagotovite, da bo delo opravljeno in da bodo roki izpolnjeni. Eden od načinov za to je, da določite dnevne ali tedenske kontrolne sestanke prek video klica ali telefonskega pogovora. Tako boste lahko preverili napredek, odgovorili na morebitna vprašanja in zagotovili povratne informacije. Vaša ekipa mora tudi razumeti, katere naloge je treba opraviti in do kdaj. To lahko storite tako, da pripravite podroben načrt projekta s posebnimi roki za vsako nalogo. S postavljanjem jasnih pričakovanj in vzpostavljanjem redne komunikacije lahko svojo ekipo na daljavo upravljate bolj produktivno.

4. Spodbujanje socialne interakcije

Komunikacija in sodelovanje sta ključnega pomena za vsako uspešno ekipo. Če boste člane ekipe spodbujali k rednemu in odprtemu komuniciranju, boste zagotovili, da so vsi na isti strani in si prizadevajo za isti cilj. Ne pozabite, da sta pri vzpostavljanju tesnega odnosa med člani ekipe pomembna tako delovna kot neformalna komunikacija, zato ne odvračajte od klepetov zunaj dela in neformalnega sodelovanja.

(Vir slike)

Bistveno je tudi sodelovanje med člani ekipe, saj omogoča, da se pri delu pojavijo različne zamisli in pogledi. To vam bo pomagalo ustvariti bolj povezano in produktivno ekipo.

5. Spoštujte čas drug drugega

Če člani ekipe delajo v različnih časovnih pasovih, je pomembno, da spoštujete urnike drug drugega. To pomeni, da ne pričakujte, da bodo vsi na voljo ob istem času, in bodite razumevajoči, če mora kdo sprejeti klic zunaj delovnega časa. Drug pomemben dejavnik je, da virtualni sestanki niso daljši, kot bi morali biti. Poskrbite, da bo vsak sestanek obravnaval določena vprašanja ali ekipo seznanil z napredkom. To bo pomagalo vsem, da bodo sledili začrtanim ciljem, in preprečilo nepotrebno odvračanje pozornosti.

(Vir slike)

6. Spodbujanje ravnovesja med delom in življenjem

V današnjem hitrem svetu je bolj kot kdaj koli prej pomembno spodbujati zdravo ravnovesje med delom in zasebnim življenjem. Delodajalci lahko s spodbujanjem zaposlenih k odmorom, določanjem razumnih rokov in zagotavljanjem možnosti za prožno ureditev dela pomagajo preprečiti izgorelost in zmanjšati raven stresa. To pa lahko vodi k večjemu zadovoljstvu z delom, večji produktivnosti in manjšemu številu odsotnosti z dela.

Poleg tega lahko delodajalci s spodbujanjem dobrega usklajevanja poklicnega in zasebnega življenja svojim zaposlenim pokažejo, da cenijo njihovo dobro počutje. To lahko pripomore k spodbujanju pozitivne kulture na virtualnem delovnem mestu in izboljša stopnjo zadržanja zaposlenih.

7. Povratne informacije naj bodo prednostna naloga

Kultura rednih povratnih informacij je bistvenega pomena za vsako ekipo na daljavo. Če člani ekipe redno dobivajo in prejemajo povratne informacije, lahko ugotovijo težave in najdejo načine za izboljšanje svojega dela, zato s člani ekipe načrtujte redne kontrolne obiske, da jim zagotovite povratne informacije in smernice. Poleg tega lahko člane ekipe spodbudite, da drug drugemu dajejo neformalne povratne informacije.

Pomembno pa je, da si zapomnite osnovna pravila za povratne informacije: biti morajo pravočasne, specifične, nanašati se morajo na vedenje in ne na osebo. Povratne informacije morajo biti podane tudi na konstruktiven način, s ciljem pomagati osebi izboljšati njeno delovanje. Ne pozabite starega pregovora: javno hvalite, zasebno kritizirajte.

8. Praznujte uspehe

Če se člani ekipe počutijo cenjene, so bolj motivirani za najboljše delo. Svoji ekipi lahko hvaležnost izkažete na več načinov, na primer:

• Priznavanje dosežkov posameznikov, bodisi na sestanku ekipe bodisi v e-poštnem sporočilu za celotno podjetje.
• gostite redne dogodke za povezovanje ekipe, kot so noči virtualnih iger ali srečne ure. Ti dogodki so odličen način, da svoji ekipi pokažete, da jo cenite.
• nagrajevanje članov ekipe, ki presegajo svoje sposobnosti, zbonusi in nagradami. Tako jim boste pokazali, da je njihovo trdo delo opaženo in cenjeno.

9. Zagotavljanje usposabljanja in učnih virov

Vlaganje v podjetniško usposabljanje se vam bo obrestovalo v obliki produktivnejše in učinkovitejše delovne sile. Čeprav je res, da lahko nekateri ljudje učinkovito delajo brez kakršne koli pomoči, bodo drugi za svojo produktivnost potrebovali nekaj vodenja. Če zaposlenim zagotovite orodja in znanje, ki jih potrebujejo za uspeh, lahko ustvarite okolje, v katerem lahko vsi prispevajo k uspehu podjetja. Poleg tega z nudenjem podpore in nasvetov gradite odnose zaupanja z zaposlenimi, kar lahko izboljša moralo in zvestobo.

Poznamo dve vrsti strokovnega usposabljanja - zunanje in notranje. Zunanje usposabljanje vključuje lokalne in mednarodne konference, spletne tečaje in srečanja. Gojite lahko tudi kulturo notranjega usposabljanja, za katero pomaga znanje snemanja zaslona v operacijskem sistemu Mac ali Windows za ustvarjanje programskih navodil in vzpostavitev učnega portala, na katerem jih lahko shranite.

10. Vlagajte v korporativno blago

z osnovnim in/ali zabavnim korporativnim blagom lahko svoji ekipi pokažete, da cenite njihovo trdo delo. To je lahko vse od majic z blagovno znamko, vrčkov za kavo, pisal do ovitkov za telefone. Gre za majhno gesto, ki lahko močno pripomore h krepitvi morale in lojalnosti ekipe. Poleg tega je to odličen način za promocijo vaše blagovne znamke in kulture organizacije. Vendar se prepričajte, da je vaše blago dejansko uporabno, tj. da so majice na voljo v ustreznih velikostih in da pisala dejansko delujejo.

11. Vzemite si čas za dejavnosti za krepitev ekipe

Na vsakem delovnem mestu je pomembno, da se zaposleni počutijo povezani med seboj. Obstajajo številne dejavnosti za krepitev ekipe, ki lahko pomagajo spodbujati ta občutek povezanosti, tudi za občinstvo na daljavo. To so lahko preproste tehnike, kot je "2 resnici in 1 laž", do bolj zapletenih spletnih nalog in kvizov. S sodelovanjem v teh dejavnostih se bodo člani ekipe lahko bolje spoznali. Prav tako bodo imeli priložnost sodelovati in se naučiti, kako učinkovito komunicirati drug z drugim.

Zaključek

Čeprav je za vzpostavitev močne kulture dela na daljavo potrebnega nekaj truda, so koristi vsekakor vredne truda. S spodbujanjem komunikacije in sodelovanja med člani ekipe, omogočanjem dejavnosti za krepitev ekipe in spodbujanjem ravnovesja med delom in zasebnim življenjem lahko svojim zaposlenim pomagate, da se počutijo povezane in podprte, ne glede na to, kje delajo. S pravim usposabljanjem in viri pa so lahko enako produktivni (če ne celo bolj), kot če bi bili v pisarni. Z upoštevanjem teh nasvetov lahko ustvarite kulturo, ki bo vaši ekipi pomagala do uspeha.