Kako lahko digitalna preobrazba izboljša produktivnost podjetja

Uvod

Se še spomnite izjemne digitalne preobrazbe podjetja Disney v zgodnjih 2000-ih letih, ki je 80 let staro podjetje ponovno popeljala v domišljijo strank? Disney je z digitalnimi tehnologijami oživil svoje tematske parke in pretakanje, leta 2009 prevzel podjetje Marvel in poskrbel za vrsto uspešnic, ki so prinesle več kot 22 milijard ameriških dolarjev. To je bilo mogoče zaradi posegov legendarnega izvršnega direktorja Boba Igerja, ki so primer, kako lahko digitalne tehnologije oživijo organizacije.

Vir slike

Skoraj dve desetletji pozneje je digitalna preobrazba dobila veliko večje razsežnosti, ki imajo pomembne finančne posledice za podjetja.

Vodilno industrijsko poročilo razkriva, da podjetja s svojimi pobudami za digitalno preobrazbo dosegajo pomembne rezultate. Sedem od desetih vodij podjetij meni, da je verjetnost, da bodo poročali o povečanih prihodkih, 1,5-krat večja, 66 % pa jih v naslednjih dveh letih pričakuje večjo dobičkonosnost organizacije.

Te ugotovitve poudarjajo, da se organizacije doslej še nikoli niso osredotočile na digitalno preobrazbo, saj si vse bolj prizadevajo za večjo agilnost in odpornost pred negotovostjo.

Podjetja morajo biti agilna, da lahko hitro in natančno sprejemajo odločitve na podlagi obsežnih podatkov, da bi svojim strankam nudila boljše in hitrejše storitve kot konkurenca. Agilne organizacije imajo orodja in procese, ki nosilcem odločanja pomagajo pri hitrem odzivanju na notranje in zunanje izzive, kot je pomanjkanje kvalificirane delovne sile ali potreba po izpopolnjevanju delovne sile za ohranjanje konkurenčne prednosti.

Odpornost, saj so odporne organizacije bolje pripravljene na negotovosti. Organizacije, ki predvidijo in upravljajo z ljudmi, procesi in tehnološkimi spremembami, ne da bi to povzročilo motnje v delovnih procesih ali vplivalo na raven storitev za stranke, so v boljšem položaju kot tiste, ki jih motijo nepredvideni izzivi in nenehno gašenje požarov.

Digitalna preobrazba je njihova vstopnica za hitrejšo pot do cilja!

Digitalna preobrazba je pogosto napačno razumljena kot obsežna pobuda, ki zahteva dramatičen organizacijski odziv. Namesto tega gre za eksperimentalni pristop, ki temelji na odkrivanju, pri katerem podjetja sprejmejo strategije, procese in strukture, da bi kar najbolje izkoristila digitalno vodeno poslovno okolje in izboljšala svojo splošno produktivnost.

Vendar pa digitalna preobrazba ne pomeni, da postanete organizacija, ki jo poganja tehnologija.

Prav tako gre za stranke in boljše zadovoljevanje njihovih potreb z obravnavanjem ločenih poslovnih funkcij, procesov in tehnoloških platform ter njihovo racionalizacijo za večjo učinkovitost in produktivnost.

Gre tudi za razumevanje vpliva hitro razvijajočih se tehnologij, kot sta umetna inteligenca (AI) in strojno učenje (ML), na poslovanje, poslovne strategije in konkurenco ter kako lahko okrepijo in optimizirajo delovno silo. In o izkoriščanju strokovnega znanja in prispevkov strank in zaposlenih ter njihovem izkoriščanju za prilagajanje modelu, ki ga vodi digitalna tehnologija.

Gartner opredeljuje digitalno preobrazbo "kot vse od posodobitve IT (na primer računalništvo v oblaku), digitalne optimizacije do iznajdbe novih digitalnih poslovnih modelov. Izraz se pogosto uporablja v organizacijah javnega sektorja in se nanaša na skromne pobude, kot sta postavitev storitev na splet ali posodobitev starejših tehnologij."

Glavni razlogi, zakaj morajo podjetja začeti pot digitalne preobrazbe

Vir slike

1. Zmanjšanje produktivnosti in zavzetosti zaposlenih

Nenehne motnje na svetovnih trgih dela z vrsto trendov, ki jih povzročajo zaposleni, kot je na primer velika odpoved, poudarjajo izzive, ki jih povzročata trajna izgorelost in pomanjkanje navdušenja. Zaradi oddaljenih in hibridnih delovnih mest se je razširilo število delovnih aplikacij, kar otežuje komunikacijo in sodelovanje s člani ekipe. Poleg tega administrativna opravila, kot je ročno izpolnjevanje časovnic, zmanjšujejo njihov produktivni delovni čas in jih vključujejo v monotone dejavnosti.

Takšni izzivi spodbujajo podjetja, da avtomatizirajo procese in sprostijo čas zaposlenih za produktivne dejavnosti, kot sta vzpostavljanje odnosov s strankami in izpopolnjevanje. Tehnološki posegi so ključni za ohranjanje in privabljanje novih talentov, kar dokazuje, kako jih organizacije vse bolj vključujejo v svojo ponudbo ključne vrednosti za zaposlene.

Na primer, z uporabo sistema za upravljanje časa in prisotnosti, ki ga poganja umetna inteligenca, lahko vsak zaposleni prihrani do 20-30 minut dnevno, kar lahko zlahka sprosti na stotine delovnih ur nadur za dejavnosti, ki ga navdušujejo in pritegnejo. Če je v vaši organizaciji precejšnje število zaposlenih, lahko skupni prihranek časa sčasoma zlahka znaša na stotine delovnih ur. V bistvu uvedba sistema za upravljanje delovnega časa in prisotnosti izboljša operativno učinkovitost, hkrati pa spodbuja zavzetost in dobro počutje zaposlenih, kar vse vodi k bolj dinamičnemu in produktivnemu delovnemu mestu.

2. Potreba po razumevanju podatkov

Zaradi nenadnega povečanja števila modelov oddaljenih in hibridnih delovnih mest, novih vrst zaposlenih, kot so izmenski delavci, ter bolj globalne in raznolike delovne sile nastajajo ogromne količine podatkov. Starejši sistemi in ročni postopki niso opremljeni za natančno in hitro ocenjevanje podatkov, da bi lahko ponudili uporabne vpoglede.

Zato morajo nosilci odločanja porabiti veliko časa in truda za razumevanje razpoložljivih podatkov, da bi našli usmeritve za sprejemanje poslovnih odločitev. Takšen ročni pristop povzroča izgubo produktivnih delovnih ur, ki bi jih vodje lahko izkoristili za delo na poslovno kritičnih pobudah ali za izboljšanje kohezije in spretnosti svojih ekip.

3. Vse večji poudarek na mehkih veščinah

Kot ključne veščine se pojavljajo komunikacija, sodelovanje, empatija, upravljanje časa in sposobnost doseganja soglasja. Organizacije morajo ustvariti ustrezne pogoje, da jih bodo njihovi zaposleni lahko pridobili in izkoristili. Pri tem je treba zaposlenim sprostiti čas.

V nasprotju s splošnim prepričanjem približno 80 % podjetij raje razvija talente znotraj podjetja, kot da bi jih zaposlovala od zunaj ali zaposlovala začasne delavce, kaže Mercerjevo poročilo o praksah ocenjevanja talentov. Skoraj tri četrtine podjetij (73 %) namerava avtomatizirati procese in zmanjšati človeško vpletenost.

To pomeni, da si organizacije prizadevajo za zmanjšanje upravnih nalog z njihovo avtomatizacijo in se osredotočajo na izboljšanje profilov znanja in spretnosti svoje delovne sile.

4. Večji pritisk na stopnje dobička

Poraba strank se je precej zmanjšala, kar je dodatno pritisnilo na stopnje dobička. Poleg tega se stranke zdaj bolj nagibajo k projektom s fiksnimi ponudbami, pri katerih lahko spremembe obsega projekta, ročne napake ter pomanjkanje preglednosti in nadzora v realnem času vplivajo na končne rezultate. Zato podjetja preučujejo načine za digitalizacijo zalednih procesov in delovnih tokov ter pridobivanje preglednosti v realnem času za boljše upravljanje projektov. Poudarek je na optimizaciji ljudi in procesov za doseganje večje učinkovitosti in produktivnosti.

Ti izzivi kažejo, zakaj sta uvedba tehnologije in digitalna preobrazba postali ključni organizacijski prioriteti za vodstvo podjetja. Digitalna preobrazba pripomore k poslovni produktivnosti, ki je neposredno povezana z večjo dobičkonosnostjo.

Tukaj je opisano, kako:

Kako lahko digitalna preobrazba odpravi bolečine in poveča produktivnost

Vir slike

Ena od ključnih prednosti digitalne preobrazbe je boljše sodelovanje s strankami in njihovo upravljanje. HubSpotovo letno poročilo o stanju storitev v letu 2022 razkriva, da 93 % ekip za storitve za stranke meni, da imajo stranke od njihovih blagovnih znamk veliko večja pričakovanja kot kdaj koli prej. To pomeni, da jim morajo organizacije ponuditi personalizirane in večkanalne storitve ter nenehno uvajati inovacije, da bi pritegnile njihovo vse manjšo pozornost.

To je še posebej zahtevno, če obenem upravljate vire in oskrbujete stranke na daljavo ali v hibridni postavitvi. Tu lahko pobude za digitalno preobrazbo, kot je uvedba orodja za avtomatizacijo strokovnih storitev z umetno inteligenco, bistveno izboljšajo zmogljivosti organizacije za upravljanje virov.

Z vpogledom v globalni nabor virov v realnem času, priporočili in dodeljevanjem virov ter možnostjo spremljanja znanja, certifikatov in ravni strokovnega znanja vsakega vira lahko organizacije svojim vodjem zagotovijo orodja, ki jih potrebujejo za dosledno zagotavljanje visokokakovostne izkušnje s strankami.

Bob Iger, Disneyjev izvršni direktor, pravi: "Disney danes uporablja digitalne tehnologije za vsakodnevno sodelovanje, zabavo in interakcijo s potrošniki v svojih tematskih parkih, zabavnih studiih, interaktivnih medijskih platformah in fizičnih trgovinah." Ob tem poudarja, kako lahko digitalna preobrazba poveča sodelovanje strank.

V nadaljevanju so naštete nekatere druge ključne prednosti digitalne preobrazbe:

1. Povečana organizacijska prilagodljivost in skalabilnost

V razburkanem poslovnem okolju morajo organizacije hitro in nemoteno povečevati ali zmanjševati obseg, da bi izničile vpliv neugodnih dogodkov, kot je pomanjkanje visokokvalificirane delovne sile. Podobno mora imeti organizacija vzpostavljene digitalne temelje, da lahko izkoristi prednosti mednarodne širitve ali novega trenda zaposlovanja globalne delovne sile.

Brez potrebnih tehnoloških platform in procesov imajo organizacije težave z agilnostjo in razširljivostjo. To vpliva tudi na produktivnost organizacije, saj so zaposleni pogosto preobremenjeni zaradi ločenih ali ročnih sistemov, poleg tega pa nimajo tehnološke podpore, ki je potrebna za doseganje želene agilnosti in skalabilnosti.

Digitalna preobrazba podjetju ne pomaga le pri spopadanju s trenutnimi izzivi, temveč tudi pri ustvarjanju dolgoročnih napovednih modelov, hkrati pa ponuja načine za izboljšanje upravljanja virov in financ.

2. Dolgoročni prihranki stroškov

Deloittova globalna raziskava o zmanjševanju stroškov razkriva, da je zmanjševanje stroškov postalo globalna naloga podjetij. "Zmanjševanje stroškov je postalo standardna poslovna praksa v vseh regijah. 86 odstotkov globalnih anketirancev pravi, da bodo njihova podjetja v naslednjih 24 mesecih verjetno sprejela pobude za zmanjšanje stroškov," je zapisano v poročilu. Organizacije, ki povečajo obseg poslovanja in zmanjšajo stroške, lahko izboljšajo svoje stopnje dobička.

Digitalna preobrazba omogoča dolgoročne prihranke stroškov, saj organizacijam ni treba redno porabljati velikih zneskov za ustvarjanje začasnih rešitev, ki lahko preprečijo stranske učinke zunanjih dejavnikov, kot so mlačni makroekonomski obeti.

Namesto tega lahko vzpostavijo digitalni ekosistem, ki ustreza zahtevam njihovih organizacij, in aktivno upravljajo stroške, povezane s tehnološkimi platformami in posodobitvijo, hkrati pa krepijo svoje ljudi, poslovne funkcije in procese.

3. Ustvarjanje delovnega mesta, odpornega na prihodnost, ki privablja in zadržuje talente

Podjetja, ki uporabljajo nove tehnologije, kot sta umetna inteligenca in strojno učenje, lahko bolje opredelijo potrebe svojih zaposlenih in zanje ustvarijo bolj brezhibno izkušnjo. Na ta način se organizacije pozicionirajo kot privlačni delodajalci, ki želijo sprejeti prihodnost. Tako lahko ustvarijo privlačnost med zelo iskanimi, zelo konkurenčnimi in visoko usposobljenimi kadri.

Takšne možnosti zaposlitve so privlačne za zaposlene, ki želijo delati z najsodobnejšimi tehnologijami, da bi razširili svoje znanje in spretnosti ter se soočili z zahtevnim in koristnim delom.

Veliko je bilo že napisanega o tem, kako so tehnologija in digitalni ekosistemi organizacijam na vseh področjih omogočili, da so v zahtevnih dneh pandemije COVID-19 ohranile neprekinjeno poslovanje. Podjetja morajo ustvariti ekosistem, odporen na prihodnost, ki bo vzdržal udarce motenj in jim omogočil razcvet. Na ta način lahko digitalna preobrazba zagotovi prihodnost poslovnih subjektov.

4. Zmanjšanje ročnih napak

Ročno vodene napake organizacije drago stanejo, saj obstaja večja verjetnost napak. Na primer, ročno upravljanje skladnosti plač in dela ali uporaba različnih sistemov je lahko neučinkovita in nagnjena k napakam. Takšno ravnanje lahko povzroči upravne stroške, večjo delovno obremenitev in morebitne netočnosti pri izračunu plač, kar vodi v nezadovoljstvo zaposlenih in morebitne pravne spore.

42 % podjetij se sooča z določeno obliko izpada prihodkov, k tej izgubi, ki jo je mogoče preprečiti, pa največ prispevajo ročne napake. Organizacije težko odkrijejo in odpravijo uhajanje prihodkov, saj se le redko pojavlja v velikem številu. Vendar pa se redne napake, kot je izguba produktivnosti v delovnih urah, kopičijo v velike zneske, ki finančno prizadenejo podjetja.

Proizvodno podjetje je ugotovilo, da sta ročni izračun plač in sledenje skladnosti povzročila povprečno 5-odstotno stopnjo napak pri obračunu plač v mednarodnih dejavnostih. Pri 10 000 zaposlenih to pomeni približno 500 napak pri obračunu plač na plačilno obdobje, kar je vodilo v nezadovoljstvo zaposlenih in izgubo upravnih virov.

5. Izboljšanje sodelovanja v celotni organizaciji

Pandemija je spremenila naš način dela. Ko organizacije uporabljajo hibridne modele in modele oddaljenega dela, morajo preučiti svojo kulturo ter spodbujati izmenjavo znanja in sodelovanje. To so pomembni vidiki, ki omogočajo nemoteno delovanje in izkušnjo zainteresiranih strani, zlasti ko stranke in zaposleni večinoma delajo prek spleta.

Digitalna preobrazba lahko pomaga izboljšati izmenjavo znanja med prodajnimi, dobavnimi, kadrovskimi in finančnimi ekipami ter spodbuja večjo vključenost in sodelovanje v celotni organizaciji. Poleg tega rešitve, ki povezujejo procese med ekipami, ponujajo podatke in vpoglede v realnem času, zmanjšujejo vrzel med povpraševanjem in znanji ter izboljšujejo produktivnost zaposlenih.

Digitalna preobrazba je pomembna!

Tehnologija je lahko zastrašujoča! Dih jemajoče inovacije in prelomni poslovni modeli izpodbijajo tradicionalno modrost in silijo vodstvo podjetja, da ponovno oceni svoje organizacijske strategije in procese.

Na žalost ni šlo gladko.

Digitalna preobrazba se pogosto dojema kot moteč proces. Ta napačna predpostavka je privedla do odpora določenih krogov v organizacijski strukturi in otežila nalogo, da se digitalni procesi uveljavijo v poslovnih funkcijah.

Vodstvo mora prevzeti vodilno vlogo pri odpravljanju teh resničnih ali zaznanih pomislekov, tako da prevzame vlogo mentorjev in nosilcev sprememb. Voditi morajo z zgledom in jasno sporočiti, da digitalna preobrazba ni namenjena nadomeščanju zaposlenih, temveč ročnim procesom. Namenjena je temu, da jih opolnomoči s potrebnimi orodji na sodobnih delovnih mestih.

Začetek z majhnimi koraki in predstavitvijo koristi, ki jih bodo imeli zaposleni, je lahko dober začetek za spodbujanje večjega uvajanja tehnologije. Avtomatizacija preprostih opravil, kot je sledenje delovnemu času, bi lahko zaposlenim omogočila, da iz prve roke spoznajo, kako lahko digitalna preobrazba zagotovi brezhibnost njihovega vsakdana in jim omogoči, da se ukvarjajo z bolj produktivnimi nalogami. To lahko pomaga izostriti organizacijsko osredotočenost na privabljanje in ohranjanje najboljših talentov ter njihovo boljše vključevanje, da se zmanjša odhajanje zaposlenih.

Zato morajo podjetja uvajati nove tehnologije in hkrati pojasniti, kako želijo, da jih sprejmejo njihovi zaposleni. V tem je ključ do boljšega obvladovanja negotovosti in učinkovitega upravljanja nenehno spreminjajočih se zahtev zainteresiranih strani.

Konec koncev je digitalna preobrazba stalen proces in ne končni cilj. Gre za proces, v katerem postanemo integrirani, agilni in odporni, kar lahko posledično omogoči optimizacijo delovne sile za povečanje poslovne produktivnosti.

Produktivnost pomeni denar!