Kratek vodnik za delodajalce o davkih na plače

Uvod

Prvo zaposlovanje zaposlenih prinaša številne izzive, od uvajanja in zagotavljanja skladnosti do vodenja plač, kar je še posebej zapletena naloga. Obračunavanje in oddaja davkov na plače v podjetju lahko zmede tudi izkušene lastnike podjetij. Natančno upravljanje davkov na plače je ključnega pomena, saj lahko napake povzročijo hude finančne kazni in celo kazenske posledice.

Do konca tega članka boste poznali potrebne korake za učinkovito upravljanje davkov na plače za svoje zaposlene in zagotavljanje skladnosti.

Kaj so davki na plače delodajalcev?

Davki na izplačane plače so dajatve, ki jih delodajalci odtegnejo od plač zaposlenih in jih nakažejo neposredno državi. Ti davki pomagajo financirati različne programe socialnega zavarovanja, vključno s socialno varnostjo in zdravstvenim zavarovanjem. K davkom na izplačane plače prispevajo tako zaposleni kot delodajalci, vendar je delodajalec odgovoren, da te davke odtegne in jih posreduje vladi.

Vrste davkov na plače delodajalcev

V Združenih državah Amerike so delodajalci odgovorni za različne davke in odtegljaje od plač. Tukaj je pregled davkov na izplačane plače, ki jih morate poznati:

Zvezni davek na dohodek

Zvezni davek na dohodek se obračuna na plače in dobiček ter se plača vladi ZDA. Po podatkih davčne uprave se ta davek nanaša tako na zaslužene dohodke (plače, napitnine, provizije) kot na nezaslužene dohodke (obresti, dividende). Z njim so lahko obdavčeni tako posamezniki kot podjetja.

V ZDA velja progresivni sistem zveznega davka na dohodek, kar pomeni, da se davčna stopnja zvišuje z višjimi dohodki. Na primer, zaposleni, ki letno zasluži manj kot 44.725 USD, plača 12-odstotno davčno stopnjo, medtem ko je za osebo, ki letno zasluži več kot 578.126 USD, davčna stopnja 37 %. Zaposleni, ki zaslužijo manj kot 11.000 USD, ne plačujejo zveznega dohodnine. Čeprav tehnično ne gre za davek na izplačane plače, je odtegljaj zveznega dohodnine bistven del obdelave plač.

Davki na socialno varnost in zdravstveno zavarovanje (FICA)

Delodajalci morajo za svoje zaposlene plačevati prispevke za socialno varnost in zdravstveno zavarovanje, ki se skupno imenujejo FICA (Federal Insurance Contribution Act). Davčne stopnje FICA se gibljejo med 10 in 37 % in se enakomerno porazdelijo med delodajalce in zaposlene.

• Socialna varnost: Ta davek podpira skrbniški sklad za zavarovanje za starost in preživetje (OASI) in skrbniški sklad za invalidsko zavarovanje (DI), ki zagotavljata dajatve upokojencem, preživelim in invalidom.
• Medicinska oskrba: Prispevki gredo v skrbniški sklad za bolnišnično zavarovanje in skrbniški sklad za dodatno zdravstveno zavarovanje, ki pomagata pri kritju stroškov zdravljenja.

Zvezni davek na brezposelnost (FUTA)

Zvezni zakon o davku na brezposelnost (FUTA) je davek, ki ga plačuje delodajalec in s katerim se financira nadomestilo za brezposelne delavce. Za razliko od drugih davkov se FUTA ne odteguje od plač delavcev, temveč ga plačujejo neposredno delodajalci.

Programi upokojevanja

Delodajalci lahko ponudijo tudi pokojninske programe, pri čemer del plače zaposlenih odvedejo v pokojninske sklade, ki so na voljo ob upokojitvi. Stopnje teh odtegljajev se razlikujejo med podjetji in posamezniki.

Državni davek na dohodek

Državni predpisi o dohodnini, stopnje in okviri se med državami zelo razlikujejo. Nekatere države imajo enotno stopnjo, druge pa uporabljajo progresivni sistem. Nekaj zveznih držav, kot sta Florida in Teksas, ne uvaja državnega davka na dohodek. Delodajalci morajo od plač zaposlenih odtegniti ustrezen državni davek na dohodek in ga nakazati državnemu davčnemu organu.

Državni davek na brezposelnost (SUTA)

Davek SUTA, znan tudi kot državno zavarovanje za primer brezposelnosti (State Unemployment Insurance - SUI) ali davek na ponovno zaposlitev, financira nadomestila za brezposelnost za premeščene delavce. V večini zveznih držav prispevajo v SUTA le delodajalci. Stopnje in obdavčljive osnove za plače se razlikujejo glede na zvezno državo. Na Floridi na primer stopnja velja za prvih 7 000 USD letne plače vsakega zaposlenega.

Lokalni davki

Delodajalci morajo preveriti tudi, ali mesta ali občine zahtevajo lokalne davke na plače. K tem davkom, s katerimi se financirajo lokalne storitve in infrastruktura, lahko prispevajo tako delodajalci kot zaposleni. V Filadelfiji na primer uvedejo davek na plače za prebivalce in nerezidente, ki delajo v mestu. Delodajalci morajo ta davek odtegniti od plače in ga nakazati mestu. Stopnje in uporaba teh davkov se razlikujejo glede na kraj, pogosto pa podpirajo mestne storitve, kot sta javna varnost in vzdrževanje parkov.

Kakšna je razlika med davki na izplačane plače in dohodnino?

Čeprav sta davek na izplačane plače in davek na dohodek zaposlenih povezana z zaposlitvijo, se razlikujeta po svoji naravi.

• Davki na izplačane plače: Ti davki se delijo med delodajalce in delojemalce in se izračunajo kot odstotek plače delojemalca, delodajalec pa znesek usklajuje. Sestavljajo jih predvsem davki na socialno varnost in davki Medicare.
• Davek na dohodek zaposlenih: Ta progresivni davek je izključno v pristojnosti zaposlenega. Davčna stopnja se povečuje z naraščanjem obdavčljivega dohodka posameznika. Delodajalci na podlagi obrazca W-4 zaposlenega odtegnejo ta davek od njegove plače in ga nakažejo državi.

Kako izračunam davke na plače delodajalcev?

Izračun plač za začetnike vključuje seštevek vseh posameznih davkov, ki sestavljajo davke. Sledite naslednjim korakom:

1. Ugotovite bruto zaslužek: Ugotovite skupni dohodek zaposlenega pred kakršnimi koli odbitki, vključno z rednimi urnimi plačami, nadurami, bonusi, provizijami in napitninami.

2. Izračunajte davek na socialno varnost: Višina bruto plače se pomnoži z delodajalčevim delom davčne stopnje za socialno varnost, ki znaša 6,2 %.

3. Izračunajte davek Medicare: Pomnožite bruto plačo zaposlenega z delodajalčevim delom davčne stopnje Medicare, ki znaša 1,45 %.

4. Izračunajte zvezni davek na brezposelnost (FUTA): Prvih 7.000 USD letne plače vsakega zaposlenega pomnožite s 6-odstotno davčno stopnjo FUTA. V nekaterih primerih ste lahko upravičeni do olajšave v višini do 5,4 %, kar lahko davčno stopnjo FUTA zmanjša na 0,6 %.

5. Izračunajte državni davek na brezposelnost (SUTA): Ta izračun se razlikuje glede na zvezno državo. Na splošno del plače zaposlenega pomnožite z davčno stopnjo SUTA v vaši državi.

6. Skupni davki na plače delodajalca: Višina vseh izračunanih davkov sešteje in določi skupni znesek davkov na plače delodajalca.

Kdaj je treba plačati davke na izplačane plače?

Tukaj so datumi za oddajo različnih vodnikov za davčne obrazce za plače:

1. Obrazec 940: Ta obrazec, ki se uporablja za prijavo letnega zveznega davka na brezposelnost (FUTA), je treba oddati do 31. januarja naslednjega leta.
2. Obrazec 941: Ta obrazec se uporablja za poročanje o davkih na dohodek, davku na socialno varnost in davku Medicare, ki se odtegnejo od plač zaposlenih, ter o delodajalčevem deležu davkov na socialno varnost in davka Medicare. Roki za oddajo so naslednji:

• 30. april za prvo četrtletje (od 1. januarja do 31. marca)
• 31. julij za drugo četrtletje (od 1. aprila do 30. junija)
• 31. oktober za tretje četrtletje (od 1. julija do 30. septembra)
• januarja za četrto četrtletje (od 1. oktobra do 31. decembra)

3. Obrazec 944: Za delodajalce, ki so dolžni plačati 1.000 dolarjev ali manj davkov na plače za tekoče leto, je treba ta obrazec oddati 31. januarja naslednjega leta.
4. Izpolnite obrazec W-3: Ta obrazec se pošlje Upravi za socialno varnost (SSA) skupaj s kopijo A vseh obrazcev W-2, ki so bili izdani za zadevno leto. V njem so navedeni skupni zaslužki, plače za socialno varnost, plače za zdravstveno zavarovanje in odtegljaji za vse zaposlene. Ta obrazec je treba predložiti do 31. januarja naslednjega leta.

Kakšne so kazni za neplačevanje davkov na izplačane plače?

Neizpolnjevanje obveznosti glede davka na izplačane plače lahko povzroči visoke kazni, ki jih naloži davčna uprava:

• Neporočanje: Če davki na izplačane plače niso bili pravočasno nakazani, so kazni od 2 % do 15 % neplačanega davka, odvisno od števila dni zamude.
• Neporočanje: Kazni za prepozno vložitev obrazcev za davek na izplačane plače običajno znašajo od 5 % do 25 % neplačanega davka za vsak mesec ali del meseca, v katerem je bila napoved prepozna.
• Kazen za izterjavo iz skrbniškega sklada: Če zaposlenim odtegnete davke od plač, vendar jih ne nakažete davčnemu organu, vas lahko doleti kazen v višini celotnega zneska neplačanih davkov od plač, kar pomeni, da se obveznost dejansko podvoji.
• Kazen za napačno razvrstitev zaposlenih: Zaradi napačne razvrstitve zaposlenih med neodvisne izvajalce lahko nastanejo kazni, ki vključujejo 1,5 % plače, 40 % davka FICA, ki ni bil odtegnjen zaposlenemu, in 100 % delodajalčevega deleža davka FICA, ki bi moral biti plačan.

Kako lahko davke na izplačane plače vložim elektronsko?

IRS ponuja dve možnosti za elektronsko izpolnjevanje obrazcev za davek na izplačane plače:

1. Obrazce lahko predložite sami: Obrazec lahko oddate neposredno prek sistema e-vloge davčne uprave.

2. Uporabite pooblaščenega ponudnika e-vloge IRS: V storitvi IRS e-file locator lahko poiščete davčnega strokovnjaka, ki bo v vašem imenu predložil obrazce za davek na izplačane plače.

Zaključek

Razumevanje davkov na plače je ključna odgovornost, ki zahteva natančno upoštevanje podrobnosti. Od izračuna vsake vrste davka na izplačane plače do izpolnitve ustreznih rokov za oddajo zahtevkov se postopek lahko zdi zastrašujoč, zlasti za nove delodajalce.

Ne pozabite biti obveščeni o zveznih, državnih in lokalnih davčnih zakonih ter se nikoli ne obotavljajte posvetovati z davčnimi strokovnjaki, da zagotovite skladnost in natančnost. Z razumevanjem svojih davčnih obveznosti in upoštevanjem najboljših praks lahko zagotovite učinkovitejšo obdelavo plač in zmanjšate tveganje nenamernih finančnih posledic.