Ključna dokumentacija za lastnike podjetij: 11 vrst poslovnih dokumentov, ki jih je treba vedno hraniti

Uvod

Le redki lastniki podjetij uživajo v papirnatem delu, še manj pa želijo spremljati vso dokumentacijo, ki se znajde na njihovih mizah. Na žalost so poslovni dokumenti ključnega pomena za zdravje vaše organizacije, saj brez njih tvegate zadrego, motnje v poslovanju in celo pravne težave.

Na srečo to velja le za nekaj izbranih vrst poslovnih dokumentov. Zato vas bomo v tem članku naučili, kako razlikovati med tem, kaj je pomembno in kaj ne, razložili 11 vrst ključnih poslovnih dokumentov, ki jih morate vedno hraniti, in preučili prednosti, ki jih lahko ponudijo vašemu podjetju.

Kaj so poslovni dokumenti?

Na splošno je poslovni dokument lahko vsak kos papirja (ali njegov digitalni ekvivalent), ki je vsaj približno povezan s poslovanjem vašega podjetja. Natančneje pa si lahko poslovne dokumente predstavljate kot zapise, ki se uporabljajo za sporočanje, shranjevanje ali organiziranje informacij v organizaciji.

Zakaj so poslovni dokumenti pomembni?

Kot boste kmalu videli, so poslovni dokumenti različnih oblik, velikosti in, kar je najpomembneje, primerov uporabe. Toda zakaj so sploh pomembni in kakšne prednosti lahko ponudijo vašemu podjetju? Odgovorimo na to.

• Organizacija in učinkovitost: Poslovni dokumenti zagotavljajo strukturo in jasnost vašega poslovanja, kar omogoča večjo učinkovitost, manj napak in vsestransko doslednost.
• Komunikacija in sodelovanje: Dokumenti omogočajo tudi učinkovito notranjo in zunanjo komunikacijo, kar ustvarja boljše delovno okolje ter zaposlenim in zainteresiranim stranem omogoča doseganje najboljših možnih rezultatov.
• Izmenjava in upravljanje znanja: Ko zaposleni zapustijo podjetje, s seboj odnesejo vse svoje znanje, kar povzroča neučinkovitost. S poslovnimi dokumenti lahko vse te informacije ohranite in omogočite prihodnja prizadevanja zaposlenih.
• Pravna zaščita: Na žalost so spori, tožbe in inšpekcijski pregledi neizogiben del vodenja podjetja. Če hranite ustrezno poslovno dokumentacijo, lahko pokrijete vse svoje interese in ublažite negativne učinke pravnih incidentov.
• Načrtovanje in sprejemanje odločitev: Poslovni dokumenti zagotavljajo neprecenljiv vpogled v vaše poslovanje in vam omogočajo, da se učite iz preteklosti in prilagajate prihodnosti. Tako lahko vedno sprejemate učinkovite odločitve, ki temeljijo na podatkih.
• Spremljanje in vrednotenje uspešnosti: Kako lahko učinkovito vodite podjetje, če ne razumete, kaj se dogaja v njem? Preprosto - ne morete. Na srečo vam poslovni dokumenti omogočajo spremljanje vseh pomembnih kazalnikov v (skoraj) realnem času.
• Ugled in podoba blagovne znamke: Pri tem je vrednost poslovnih dokumentov dvojna. Prvič, dokumentacija o blagovni znamki vam omogoča dosledno nagovarjanje idealnih strank s prepoznavnim tonom glasu (v kopijah, medijih, oblikovanju itd.). Drugič pa vam učinkovito upravljanje dokumentov omogoča tudi učinkovitejše delo in ustvarjanje zanesljivejšega ugleda vaše blagovne znamke.

11 vrst ključnih poslovnih dokumentov, ki jih je treba vedno hraniti

Kot je prikazano zgoraj, je standardni način razvrščanja poslovnih dokumentov glede na njihov primer uporabe v podjetju. Da bi ugotovili, kam je dokument namenjen (tj. v koš za smeti ali predal pisarniške mize), pa moramo preučiti zastarelost.

Res je, da je to nekoliko zapleteno, saj koncept presega primere uporabe, vsebine in celo ciljne oddelke. Na splošno se najpomembnejši poslovni dokumenti običajno uvrščajo v finančne, pravne in trženjske oddelke, vendar ne vsi.

Tudi če bi hranili vso dokumentacijo iz teh kategorij, bi kmalu ugotovili, da so vaša pisarna in računalniki prepolni (digitalnih) papirnih odpadkov. Zato vam lahko najučinkoviteje pomagamo ugotoviti, katere dokumente je treba obdržati, tako da vam o njih povemo vse.

#1 Izkazi poslovnega izida

Ti dokumenti, znani tudi kot izkazi poslovnega izida, povzemajo prihodke, odhodke in čisti dobiček ali izgubo vašega podjetja v določenem obdobju. Pomembni so iz notranjih razlogov, vključno s primerjalno analizo, načrtovanjem in odločanjem.

Njihova prava vrednost pa se pokaže, ko gre za zunanje poročanje, natančneje za analizo vlagateljev/upravičencev med prevzemi ali iskanjem naložb, in za izpolnjevanje davčnih obveznosti.

Izkazi poslovnega izida so bistveni za oceno uspešnosti in finančnega zdravja vašega podjetja, njihova odsotnost pa lahko vzbudi dvom o vašem ravnanju. V najslabšem primeru lahko to povzroči, da financiranje ne bo mogoče ali da se boste celo znašli v težavah z lokalnim davčnim uradom.

(Vir: Zervant)

#2 Bilance stanja

Tako kot izkazi poslovnega izida tudi bilance stanja predstavljajo posnetek finančnega stanja podjetja v določenem trenutku in so pomembne iz zgoraj navedenih razlogov. Vendar se razlikujejo po tem, da se osredotočajo na sredstva, obveznosti in deleže delničarjev vašega podjetja.

(Vir: bdc.ca)

#3 Davčne napovedi

Kot pove že ime, so davčne napovedi poslovni dokumenti, ki jih predložite lokalnemu davčnemu uradu (IRS v ZDA) in v katerih navedete svoje prihodke, odbitke in davčne obveznosti za določeno obdobje ter služijo kot evidenca finančnih dejavnosti vašega podjetja.

Kot si lahko predstavljate, so najpomembnejši za zagotavljanje skladnosti z lokalnimi zakoni, saj vas njihova kršitev lahko v najboljšem primeru privede do kazni, v najslabšem pa do sodne dvorane ali celice.

(Vir: AbbyMarketplace)

#4 Računi in potrdila

Ne dvomimo, da se dobro zavedate računov in potrdil, vendar ti dokumenti potrjujejo vaše poslovne transakcije, da ne bi nikogar pustili na cedilu. Zaradi tega so zelo pomembni iz več razlogov, med drugim zaradi računovodstva, sporov s strankami in obdavčitve. Uvedba programske opreme za izdajanje računov je optimalna rešitev za izdelavo in upravljanje računov.

(Vir: Billdu)

#5 Bančni izpiski

Bančni izpiski, ki jih izda banka ali druga finančna organizacija, povzemajo transakcije vašega podjetja v določenem obdobju, vključno z depoziti, dvigi, prenosi in drugimi podatki. Tako kot drugi finančni dokumenti imajo tudi ti pomembno vlogo pri notranjem knjigovodstvu, pripravi proračuna in izpolnjevanju davčnih obveznosti.

Prav tako pomagajo vašemu podjetju pri odkrivanju goljufij in so bistvenega pomena pri **prijavljanju za posojila **ali **pri iskanju sredstev **od drugih poslovnih subjektov. Zato jih je več kot vredno hraniti v predalu.

(Vir: Patriot Software)

#6 Evidenca plač

V evidencah plačnih list, ki se uporabljajo predvsem za notranje vodenje evidenc, se beležijo nadomestila, odtegljaji in druge povezane informacije. Pomembne so za spremljanje porabe, zagotavljanje skladnosti z delovnopravno in davčno zakonodajo, reševanje sporov glede plač zaposlenih in dokazovanje nedolžnosti pri revizijah.

(Vir: Hourly)

#7 Poslovna dovoljenja in dovoljenja

Če se premaknemo od financ, je čas, da se pogovorimo o pravnih poslovnih dokumentih. Licence in dovoljenja imajo več očitnih namenov, med drugim omogočajo dostop do edinstvenih industrijskih panog, omogočajo sodelovanje v posebnih vladnih programih ter dokazujejo vašo **strokovnost **in zanesljivost.

Že zaradi tega je vredno obdržati dovoljenja in licence. Najpomembnejši razlog pa je, da boste morali zaradi njihove narave in dejavnosti, s katerimi se ukvarjajo, pogosto predložiti svojo upravičenost za določena pravna in poslovna dejanja.

(Vir: SignNow)

#8 Pogodbe in sporazumi

Ne glede na to, ali ste podjetje B2B ali B2C, so pogodbe in sporazumi vaš kruh.Med njimi so tudi sporazumi z zunanjimi subjekti, kot so podjetja za zunanje izvajanje programske opreme, ki so še posebej pomembni za tehnološko usmerjena podjetja. Podrobno določajo **pravno zavezujoče pogoje vaših odnosov **(s strankami, partnerji, zaupniki itd.) in vas pomagajo zaščititi pred morebitnimi tožbami. Poleg tega vam omogočajo spremljanje pogodbenih obveznosti, da zagotovite izpolnjevanje vseh svojih obveznosti.

(Vir: Jotform)

#9 Dokumentacija o intelektualni lastnini

Intelektualna lastnina je krovni izraz za poslovne dokumente, ki določajo in ščitijo pravice intelektualne lastnine vašega podjetja, vključno z zapisi, registracijo in patenti. V praksi ima ohranjanje teh pravic številne prednosti, predvsem dokazovanje lastništva neopredmetenih sredstev podjetja, preprečevanje morebitne kraje ali zlorabe, monetizacija, licenciranje in prepoznavnost blagovne znamke.

(Vir: Signaturely)

#10 Zavarovalne evidence

Še ena vrsta poslovnih dokumentov, ki jih je treba vedno hraniti, so zavarovalne evidence, saj sledijo zavarovalnemu kritju vašega podjetja, podrobno opisujejo vse pomembne informacije in služijo kot dokaz v primeru odškodninskih zahtevkov. Bistvenega pomena so za ohranjanje dobrega upravljanja tveganj ter zagotavljanje uspešne neprekinjenega poslovanja in obnove po nesreči. Poleg tega ščitijo vaše podjetje in zaposlene pred vsemi nesrečami, ki se lahko zgodijo na delovnem mestu.

(Vir: SampleForms)

#11 Marketing Records

Tržne evidence se nanašajo na dokumentacijo in podatke, povezane s tržnimi dejavnostmi in strategijami vašega podjetja. Vključujejo tržne raziskave, oglaševalske kampanje, podatke o strankah, analitiko, trženjske načrte in promocijsko gradivo.

Ti so ključni iz različnih razlogov, vendar jih je vredno ohraniti, zlasti za ohranjanje učinkovite analize uspešnosti in konkurence, sledenje vpogledu v stranke in ciljno usmerjanje, zagotavljanje doslednosti trženja blagovne znamke ter dolgoročno načrtovanje.

(Vir: SlideTeam)

Kako se razvrščajo poslovni dokumenti?

Zaradi širokega obsega njihove opredelitve ne preseneča, da je kategorizacija poslovnih dokumentov precej raznolika. Običajno jih glede na vsebino in funkcijo razvrščamo v naslednje vrste:

• Upravno: Ti dokumenti se uporabljajo za notranje upravne namene in olajšujejo komunikacijo, usklajevanje in organizacijo v podjetju. Vključujejo opomine, notranja elektronska sporočila, dnevne rede sestankov, urnike zaposlenih itd.
• Pravni in regulativni predpisi: Ti dokumenti so potrebni za izpolnjevanje zakonskih in regulativnih obveznosti in pomagajo zagotoviti, da podjetje deluje v pravnem okviru za zaščito svojih pravic in interesov. Vključujejo pogodbe, sporazume, licence, dovoljenja, pogoje uporabe storitev, politike zasebnosti in drugo.
• Finančno: Ti dokumenti so povezani s transakcijami in drugimi finančnimi dejavnostmi ter so potrebni za učinkovito računovodstvo, obdavčenje in finančno analizo. Vključujejo finančne izkaze, račune, potrdila, naročilnice, poročila o stroških in drugo.
• Trženje in prodaja: Ti dokumenti se uporabljajo za privabljanje in pretvorbo potencialnih kupcev v stranke ter za promocijo izdelkov in storitev podjetja, saj spodbujajo prodajo in ustvarjajo prihodke. Vključujejo brošure, letake, oglase, opise izdelkov/storitev, trženjske načrte, pričevanja strank itd.
• Človeški viri: Kadrovski dokumenti pomagajo zagotoviti ustrezno upravljanje zaposlenih, skladnost z delovnopravno zakonodajo ter učinkovito komunikacijo med podjetjem in zaposlenimi. Vključujejo pogodbe o zaposlitvi, opise delovnih mest, ocene delovne uspešnosti, gradiva za usposabljanje, disciplinske zapise, razvoj programske opreme za kadrovsko službo za racionalizacijo kadrovskih postopkov in drugo.
• Operativno: V teh dokumentih so navedene smernice in navodila za zaposlene, ki zagotavljajo učinkovitost, doslednost in kakovost. Vključujejo standardne operativne postopke (SOP), procesne sheme, evidence zalog, dnevnike vzdrževanja itd.
• Projekt: Ti dokumenti so značilni za vodenje projektov in pomagajo slediti mejnikom, dodeljevati vire ter s skrbnim načrtovanjem, spremljanjem in izvajanjem zagotoviti uspešen zaključek projekta. Vključujejo projektne načrte, časovne razporede, strukture razdelitve dela (WBS), poročila o napredku, ocene tveganja in drugo.
• Zunanja korespondenca: Ti dokumenti pomagajo pri vzpostavljanju poslovnih odnosov ter omogočajo nemoteno interakcijo in sodelovanje. Vključujejo pisma, elektronska sporočila, predloge, ponudbe, naročila, pogodbe itd.

Boljša predstava o tej kategorizaciji je pomembna za razumevanje pomena in uporabe poslovnih dokumentov v vašem podjetju. Vendar pa vam ne bo pomagalo odgovoriti na vprašanje, ki vas je pripeljalo sem - katere dokumente je varno zavreči in katere morate obdržati. Na to vprašanje odgovorimo zdaj.

Kakšen je najboljši način upravljanja poslovnih dokumentov?

Dandanes se nam ni treba zanašati na prepolne mape in prepolne predale pisalnih miz, v katerih je shranjena vsa naša pomembna poslovna dokumentacija. Programska oprema za upravljanje dokumentov (DMS) je eno najboljših orodij, ki ga lahko vgradite v svoje podjetje, saj ne zmanjšuje le vpliva papirnega dela na vaše živce, temveč tudi na okolje.

DMS omogoča shranjevanje, urejanje in skupno rabo virov v enem priročnem vmesniku, zato je daleč najboljši način upravljanja poslovnih dokumentov. Vendar to še ne pomeni, da je popolnoma brez težav. Če želite uživati v najbolj poenostavljeni izkušnji in povečati učinkovitost, boste morali še vedno uporabiti nekaj izbranih strategij za krepitev njegovega delovanja.

Ti vključujejo:

• Vzpostavitev jasnih pravil poimenovanja in označevanja
• Centralizacija shranjevanja dokumentov
• Ustvarjanje hierarhije dostopa
• Izvajanje varnostnega kopiranja in obnovitve po nesreči
• Omogočanje pretoka dokumentov in sodelovanja

Povzetek

Kot smo pokazali, so poslovni dokumenti ključni viri za vaše podjetje in vse njegove dejavnosti v različnih oddelkih, vključno s pravnimi, finančnimi, trženjskimi in drugimi. Prvi ključ do tega, da jih lahko kar najbolje izkoristite, pa je, da lahko ločite tiste, ki imajo dolgoročno vrednost, od tistih, ki je nimajo.

V tem članku ste spoznali 11 poslovnih dokumentov, ki jih morate vedno hraniti, in razloge za to. Vendar pa vaše delo še zdaleč ni končano. Zdaj morate ponovno oceniti svoje trenutne notranje politike upravljanja dokumentov in ugotoviti, ali omogočajo ali onemogočajo prizadevanja vaših ekip.

Ne glede na končno ugotovitev ne pozabite, da je vedno mogoče kaj izboljšati. Morda je to prav prostor, ki ga lahko sprostite v predalu pisarniške mize, če vso dokumentacijo prenesete v oblak.