Učinkovito sporočanje časovnih načrtov izdelkov zainteresiranim stranem

Uvod

Načrt izdelka je vizualni povzetek vizije in usmeritve izdelka v določenem časovnem obdobju na visoki ravni. Je pomembno orodje za usklajevanje ekip in zainteresiranih strani glede strateških ciljev. Vendar pa so načrti učinkoviti le, če so dobro posredovani. Tukaj je nekaj nasvetov za posredovanje načrtov izdelkov zainteresiranim stranem na način, ki postavlja realna pričakovanja in pridobiva odobravanje.

Določite kontekst z uvodom

Ne preidite takoj k podrobnostim načrta izdelka. Najprej zagotovite nekaj uvodnega konteksta s pojasnilom:

• Kaj je časovni načrt izdelka in zakaj je ustvarjen
• Časovni okvir, ki ga zajema časovni načrt
• Kako je treba (in kako ni treba) razlagati časovni načrt

Zainteresirane strani opozorite, da je načrt živ dokument, ki se bo razvijal na podlagi spoznanj, in ne toga zaveza. Vnaprejšnja določitev tega konteksta pomaga zainteresiranim stranem razumeti namen in omejitve časovnega načrta.

Strukturiranje načrta s temami

https://pixabay.com/photos/interior-design-tables-chairs-2591368/

Načrt organizirajte na podlagi strateških tem ali ciljev podjetja in ne na podlagi posameznih funkcij. Na primer, združite pobude, povezane s temami, kot sta "Izboljšanje uvajanja uporabnikov" ali "Povečanje vključenosti".

Tematsko združevanje pomaga zainteresiranim stranem razumeti razloge za določene funkcije in njihovo povezanost s cilji na visoki ravni. Omogoča tudi prožnost, saj se lahko določene rešitve spremenijo.

Vključite mejnike

Opredelite pomembne mejnike v svojem časovnem načrtu, kot so predstavitve izdelkov ali izboljšave zmogljivosti. Pregled teh mejnikov zagotavlja občutek za potek in poudarja, kaj in kdaj bo izvedeno.

Vendar se upirajte skušnjavi, da bi bil načrt preveč vezan na mejnike ali datume. Iskanje pravega ravnovesja med mejniki je ključno za določanje pričakovanj glede oprijemljivih rezultatov brez prevelikih obveznosti.

Sporočanje ravni zaupanja

Navedite stopnjo zaupanja v določene elemente načrta na podlagi treh sklopov:

• Visoko zaupanje - pobude so podrobno načrtovane in je zelo verjetno, da bodo izvedene v skladu z opisom.
• Srednje zaupanje - usmerjeno načrtovano, vendar predmet učenja in eksperimentiranja
• Nizka stopnja zaupanja - pomembna strateška področja so trenutno v raziskovalni fazi

Preglednost glede tega, kaj je bolj ali manj gotovo, omogoča zainteresiranim stranem vpogled v to, kako se lahko načrt razvija. Prav tako zmanjšuje zaznano zavezanost postavkam v prejšnjih fazah.

Pridobivanje povratnih informacij

Komunikacija ne sme biti le enosmerna. Zainteresiranim stranem omogočite, da postavijo pojasnjevalna vprašanja in posredujejo povratne informacije o načrtu.

Z zbiranjem podatkov lahko odkrijete slepe pege v svojem razmišljanju in priložnosti za izboljšanje usklajenosti. Jasno in vnaprej povejte, o katerih vidikih načrta je mogoče razpravljati.

Načrtujte redne posodobitve

Načrta ne sporočite le enkrat in ga označite za zaključenega. Načrtujte nadaljnje preglede za pregled sprememb, napredka in doseženih rezultatov. Takšna komunikacija v zaprtem krogu sčasoma okrepi zaupanje zainteresiranih strani.

Posodabljanje sprememb časovnega načrtaz deležniki vsako četrtletje ali dvakrat letno zagotavlja preglednost brez preobremenitve z informacijami.

Uskladitev ekipe

Preden se obrnete na zunanje deležnike, pridobite soglasje notranjih deležnikov. Prepričajte se, da so vaše ekipe za izdelke, inženirje in vodstvo usklajene z opisom načrta in strategijo.

Z enotnim sporočilom zainteresiranim stranem pokažete, da je načrt premišljen načrt in ne le hipotetična vaja. Zagotavlja tudi doslednost pri širjenju komunikacij.

S premišljenim načrtovanjem in komunikacijo so lahko načrti izdelkov dragoceni za izobraževanje zainteresiranih strani. Ustrezno opredelite kontekst, strukturirajte zemljevid na podlagi strategije, pridobite povratne informacije in poročajte o napredku, da dosežete čim večjo usklajenost zainteresiranih strani.