Izbira prave programske opreme za upravljanje zalog hrane in pijače: Funkcije, ki so pomembne

Uvod

Bodimo iskreni. Vodenje živilskega podjetja - ne glede na to, ali gre za restavracijo, blagovno znamko prigrizkov ali obsežno proizvodno enoto - se včasih zdi kot žongliranje z eno roko in gašenje požara z drugo.

In zaloge?

Tu se pogosto začne požar.

Ne glede na to, ali gre za sveže pridelke, ki se pokvarijo, še preden jih lahko prodate, ali za iskanje vira napake pri pakiranju, vas lahko slabi inventarni sistemi stanejo več kot le denar. Izgubljajo čas, povzročajo nezadovoljstvo zaposlenih in - kar je najhuje - lahko ogrozijo zaupanje vaših strank.

Prava programska oprema za upravljanje zalog hrane in pijače je tu zelo pomembna.

Toda kako vedeti, kaj iskati, saj je na voljo na desetine možnosti? Kako ločiti tisto, kar je resnično uporabno, od tistega, kar je le bleščeče trženje?

Razčistimo to skupaj - brez besednih zvez.

Zakaj je pravilna priprava inventarja pomembnejša kot kdaj koli prej

Zaloge niso le "zaloge na policah". To so vaše sestavine, proizvodni materiali in končni izdelki. In vse to se hitro premika - prihaja, se uporablja, prepakira, pošilja, vrača ali zavrača.

Če se zanašate na ročne metode ali programsko opremo, ki je bila ustvarjena za druge vrste poslovanja, imate verjetno opravka z:

• kvarjenje ali izgube, ki bi jih lahko preprečili

• pomanjkanje sestavin v najslabšem možnem času

• preveliko število naročil, da bi "igrali na varnem".

• napake, ki se vam maščujejo med revizijami

Nihče nima časa za to.

Potrebujete sistem, ki vam zagotavlja jasnost. Takšnega, ki vam omogoča, da veste, kaj je kje, koliko časa bo trajalo in kaj je treba storiti - ne da bi vam oteževal delo.

Pogovorimo se o tem, kaj je dejansko pomembno

Pozabite na prodajne puhlice. To so funkcije, ki resnično vplivajo na vsakodnevno poslovanje.

1. Inventar, ki se posodablja med delom

Predstavljajte si, da preverjate zaloge in veste, da so stoodstotno posodobljene. Ne gre za grobo predvidevanje. Ne gre za včerajšnjo številko. ampak točno to, kar je zdaj v vaših zamrzovalnikih, hladilnikih ali suhih skladiščih.

Sledenje zalogam v realnem času bi moralo:

• Prikažite število v živo na več lokacijah

• Takoj odražajte porabo iz prodaje ali proizvodnje

• Pomagajo vam zgodaj odkriti neskladja - preden se začnejo kopičiti kot snežna kepa

• Delujte brez težav s črtno kodo ali mobilnimi orodji

Ne gre za popolnost. Gre za sistem, ki vam pove, kaj se dogaja, medtem ko se to dogaja.

2. Sledenje izteku roka uporabe, ki ne zamudi niti trenutka

Podjetja, ki se ukvarjajo s hrano in pijačo, ne skladiščijo le izdelkov - skladiščijo izdelke, na katerih tiktakajo ure.

Z dobro programsko opremo se lahko izognete kvarjenju tako, da:

• Označevanje artiklov, ki se jim približuje rok uporabe

• predlaganje, kaj je treba najprej uporabiti ali prodati

• pomoč ekipi pri pravilnem obračanju zalog

• beleženje informacij o poteku veljavnosti od trenutka, ko jih prejmete

Nič več lepljivih listkov na embalaži. Nič več ugibanja, katera paleta sira gre prva.

3. Recepti, ki se sinhronizirajo z zalogami

Ne glede na to, ali izdelujete omake za testenine, ustekleničene pijače ali predpakirane sendviče, mora vaš inventarni sistem razumeti, kaj spada v vaše izdelke.

To pomeni, da lahko:

• Povezovanje sestavin z vsakim elementom menija ali izdelkom

• Zmanjševanje zalog surovin med izdelavo izdelkov

• Napovedovanje potreb glede na prodajo

• samodejno posodabljajte stroške, ko se spremenijo cene dobaviteljev

To je velik prihranek časa in omogoča natančnost na način, ki ga ročno sledenje nikoli ne bi moglo.

4. Mobilni dostop in podpora za črtno kodo

Bodimo resnični: vlečenje osebja na namizni računalnik vsakič, ko mora preveriti zaloge, je uničevalec produktivnosti.

Mobilna orodja in optično branje črtne kode pomagajo vaši ekipi:

• Hitreje preštejte zaloge

• Prejemanje dobav z manj napakami

• Odkrivanje in odpravljanje težav na kraju samem

• ostanite na delovnem mestu, namesto da se ukvarjate s papirji

Želite, da se vaše osebje osredotoča na hrano, ne pa da se bori s sistemom.

5. Pametni predlogi za nakup (ker imate dovolj stvari za premislek)

Če zmanjka sestavin, je vse narobe. Ste naročili preveč? To je denar v prazno.

Pametni sistem ne čaka, da se odzovete. Vidi trende in vam pomaga pri načrtovanju.

Funkcije, ki jih je treba iskati:

• Avtomatizirana nabavna naročila na podlagi točk ponovnega naročila

• napovedovanje, ki se prilagaja sezonskosti ali promocijam

• sledenje uspešnosti dobaviteljev

• Osrednje mesto za upravljanje naročil, prejemov in vračil

To je, kot da bi imeli druge oči pri nabavi - brez plače.

6. Sinhronizira se z vašimi obstoječimi orodji

Zaloge ne živijo v mehurčku. Povezana je z vašo prodajo, financami in poročanjem.

Če se vaša programska oprema ne more pogovarjati z:

• Vaš sistem prodajnih mest (POS)

• Vaša računovodska platforma (kot so Xero, QuickBooks ali MYOB)

• Vaša spletna naročila ali e-trgovina

• vaši dobavitelji ali skladišče

... boste obtičali pri dvojnem vnosu. In priznajmo si - tega nihče ne potrebuje več.

Poiščite programsko opremo, ki se zlahka integrira. Čim manj klikov, tem bolje.

7. Skladnost ni bonus - je nujna

Že poznate pritisk predpisov o varnosti hrane. Programska oprema za inventuro vam mora pomagati, da ostanete v skladu s predpisi, ne pa da vas med odpoklicem ali inšpekcijskim pregledom spravi v zadrego.

Želite funkcije, kot so:

• Sledenje serijam in lotom

• Poročanje, pripravljeno za revizijo

• Sledljivost dobaviteljev

• Oznake za alergene, datume proizvodnje ali certifikate

Za izpolnjevanje standardov za varnost hrane ne dobite dodatnih točk. A če ne uspete? To hitro postane zelo drago.

8. Dovolj preprosto, da ga osebje dejansko uporablja

To je morda najbolj spregledana lastnost od vseh.

Orodje ima lahko vse zvonce in piščalke na svetu, a če ga osebje ne uporablja, je to le še ena naročnina, ki izčrpava vaš proračun.

Poiščite programsko opremo, ki je:

• Pregledno in enostavno krmarjenje

• Ustvarjeno z mislijo na vašo vrsto poslovanja

• Podprta z zanesljivo podporo strankam (klepet v živo je prednost)

• Hitro usposobite nove zaposlene

Ne pozabite: ne gre za to, kako "napredno" je orodje. Gre za to, kako dobro se prilega vašemu dejanskemu delovnemu procesu.

Vprašanje stroškov: Ali preplačujete ali premalo vlagate?

Resnica je naslednja: nekatera programska oprema je precenjena za to, kar počne. Druga je na videz videti poceni, vendar nima funkcij, ki jih boste potrebovali v nekaj mesecih.

Za kaj je vredno plačati?

• Prihranek časa vsak teden

• Manj napak pri popisu

• Manj kvarjenja ali izgubljenih zalog

• Boljše marže zaradi natančne nabave

Ne gre samo za ceno. Gre za to, kaj programska oprema dejansko prinaša vašemu podjetju.

Končne misli: Izberite programsko opremo, ki deluje kot soigralec

Ne potrebujete čudežne rešitve. Potrebujete nekaj zanesljivega. Nekaj, kar pomaga in ne ovira.

Pri izbiri prave programske opreme za upravljanje zalog hrane in pijače gre za več kot le funkcije na kontrolnem seznamu. Gre za to, kako dobro se prilega vašemu ritmu, kako hitro se lahko vaše osebje vklopi in kako samozavestno lahko sprejemate odločitve na podlagi tega, kar vam pokaže.

Popolne možnosti ni. Obstaja pa tista, ki je prava za vas.

In kako jo najti? To je vredno truda.