Ustvarite čudovito kulturo sestankov v skladu s svojo ekipo

Uvod

Povprečni zaposleni na sestankih preživi 6 ur. Vodje v povprečju na sestankih preživijo več kot 23 ur na teden in glede na raziskave to število narašča. Sestanki so dejavnost, ki na delovnem mestu vzame veliko časa in energije. Z vidika kulture se o njih premalo razmišlja in temu problemu se posveča premalo truda. Sestanki so eno od najbolj kritičnih, vendar spregledanih področij kulture podjetja.

Razlogov za to pomanjkanje pozornosti je več. Ni jasnega postopka za zagotavljanje njihove učinkovitosti. Včasih je izmenjava informacij potekala v zadnjem trenutku in neformalno. Študija sestankov je obsežna in raznolika, vendar je glede na zelo različno naravo sestankov običajno le malo uporabnih rezultatov.

V podjetju Hybryd smo se zadnje leto posvetili izboljšanju sestankov v organizacijah vseh vrst. Iz več sto poskusov in testiranj smo se naučili, kako potekajo sestanki. V nadaljevanju je predstavljenih nekaj naših ključnih ugotovitev.

Sestanki potekajo tako, da je kultura na prvem mestu.

Kultura je duša podjetja, skupek prepričanj in vedenj, ki usmerjajo ljudi pri njihovem delovanju in interakciji. Ko v ekipo sprejemate nove člane, so sestanki način, kako se ekipa medsebojno povezuje. Na sestankih lahko novi člani ekipe najbolje spoznajo vašo kulturo. Kjer jo bodo zares opazili, so sestanki. So okno v vašo organizacijo.

Kako lahko sestanki krepijo kulturo?

• Ali ljudje, ki so povabljeni na sestanek, vedo, o čem je sestanek?
• Ali vedo, kakšen rezultat naj bi dosegli na sestanku?
• Ali vodja sestanka pravočasno posreduje informacije?
• Ali se udeleženci dobro počutijo, ko delijo svoje ideje?
• Ali so rezultati in odločitve sestanka na voljo tudi ljudem, ki se sestanka niso udeležili?
• Ali so dostopni le izbrani skupini ljudi?

Srečanja krepijo kulturo, ki jo želite vzpostaviti.

Nekatere prakse sestankov vas oddaljujejo od želene kulture, druge prakse sestankov pa krepijo pozitivno kulturo. Stranke so prišle k nam, ker želijo izboljšati rezultate in kulturo. Podjetja so pogosto uvajala nove postopke sestankov, sestanke, strukturirane z najvišjim vodstvom, in krovni okvir za sestanke. Težava je v tem, da bi se ekipa strinjala s temi procesi.

Ključ do boljših rezultatov je v tem, da članom ekipe olajšamo sprejetje okvira. Biti mora jasen, enostaven za uporabo in na voljo, ko ga potrebujejo.

Tukaj je nekaj najboljših praks, ki vam bodo pomagale postati junak sestanka:

• Postavite cilj, poskrbite, da bo specifičen in izvedljiv.
• Določite dnevni red in poskrbite, da na sestankih ničesar ne zamudite.
• Z dnevnimi redi lahko tudi zagotovite, da so vsi člani vaše ekipe ob začetku sestanka na isti strani.
• Predhodno delo, kadar obstajajo vrzeli v znanju, ki jih je treba odpraviti do začetka sestanka.
• Opombe, tudi majhni opomniki, pripomorejo k boljši izmenjavi informacij v podjetju.
• Pripisovanje opomb ukrepom pomaga pri odgovornosti med sestanki, da se zagotovi uspeh projekta.

Po prvih nekaj sestankih z uporabo tega sistema boste opazili opazen premik pri rezultatih in zavzetosti zaposlenih. Uspeh pri doseganju ciljev in odgovornost pomagata vsakemu podjetju in njegovi kulturi.

Kako naj vaša kultura vpliva na sestanke?

Vaša kultura bi morala usmerjati, kako se izvajajo postopki sestankov in kako potekajo vaši sestanki. V novem svetu hibridnega dela ekipe pogosto delajo po mešanih modelih. Bolj kot kdaj koli prej je pomembno, da skrbno pazite na kulturo. Sestanki, ki jih imajo vaše ekipe, ponujajo številne priložnosti za izražanje vrednot in ciljev, ki jih ima podjetje.

Spoštovanje časa vseh, jasna komunikacija in enostaven prenos informacij so le nekateri od načinov, kako lahko na sestankih podpirate kulturo. Jasni cilji, dnevni redi in predhodno delo so le nekatera od pomembnih orodij, ki vam lahko pomagajo na vaši poti.