Celovit vodnik za skladnost z družbenimi mediji za leto 2023

Uvod

Leta 2021 bo 91,9 % podjetij pričakovalo, da bo marketinško osebje uporabljalo družbene medije. Danes je skoraj nemogoče, da bi podjetja preživela brez prisotnosti v družbenih medijih. Gre za ključno, takojšnjo obliko dvosmerne komunikacije, ki omogoča stik s strankami in potencialnimi strankami ter lahko pospeši rast podjetja.

Povečanje uporabe družbenih medijev je neizogibno privedlo do strožjih pravil in predpisov. Zato morajo tržniki vedeti, kaj počnejo, in se truditi, da bi se izognili tveganjem, ki bi jih lahko spravila v vročo vodo.

Skladnost z družbenimi mediji poenostavljeno povedano pomeni, da pri uporabi platforme družbenih medijev za komuniciranje upoštevate pravila. Vendar pa je to še več. Gre za zapleteno mešanico pravil platforme, industrijskih predpisov in lokalnih zakonov, ki jih je treba upoštevati.

Kakšna so tveganja, povezana z neupoštevanjem predpisov?

Kršitev skladnosti z družbenimi mediji lahko za podjetja pomeni izgubo ugleda, zakonsko predpisane globe ali osebno tveganje. Tveganja se lahko razlikujejo glede na vrsto panoge in lokacijo, na splošno pa spadajo v naslednje kategorije:

Varstvo podatkov in zasebnost

Pomembno je, da se seznanite z zakoni o varstvu podatkov in zasebnosti v državah in regijah, v katerih so vaše stranke. Veliko je skupnih prekrivanj, ki vključujejo varno shranjevanje osebnih podatkov, omejitve glede neželenih sporočil in obveščanje strank o tem, kje in kako bodo njihovi podatki shranjeni in uporabljeni.

Zaupnost

Tržniki morajo razumeti predpise o zaupnosti v svoji panogi. Pri sodelovanju z izobraževalnim, finančnim ali zdravstvenim sektorjem bodo veljala stroga pravila. Regulirane panoge morajo imeti strogo interno politiko družbenih medijev.

Pravila trženja

Zakoni o hrani, drogah, alkoholu in tobaku lahko pomenijo, da morajo biti tržniki previdni pri objavljanju teh izdelkov. Poleg tega lahko zaradi vse pogostejših "lažnih novic" za tržnike predstavljajo tveganje tudi trditve, ki se izkažejo za neresnične. Trženje v družbenih medijih, ki se nanaša na tablete za hujšanje, lažne potrditve vplivnežev in COVID-19, se lahko konča v preiskavi.

Dostop in arhiviranje

Če delate v regulirani panogi, je pomembno, da iz pravnih razlogov arhivirate vso komunikacijo. V nekaterih državah računi državnih uradnikov in služb ne morejo blokirati niti najbolj problematičnih uporabnikov, saj naj bi s tem kršili zakone o svobodi govora.

Kaj pa tveganja za vas?

Prav tako se je treba zaščititi na spletu. Podatke, kot je vaša telefonska številka, ki so javno objavljeni za vaše stranke, lahko vidijo tudi prevaranti in pošiljatelji neželene pošte. Poskrbite za zaščito, kot je na primer prilagodljiv sistem za prepoznavanje identitete klicatelja, s katerim boste odkrili takšne dohodne klice.

Ker obstaja povezava med družbenimi mediji in pozivom k ukrepanju, je mogoče pozive povezati z družbenimi mediji in kmalu prenesti vsa tveganja, povezana z družbenimi mediji. Zato je spremljanje telefonskih klicev pomembno.

Ali se je bolje popolnoma izogniti družbenim medijem?

Nikakor ne. Družbeni mediji so odlično orodje za usmerjanje ljudi na vašo spletno stran. Če si prizadevate za izboljšanje SEO v družabnih medijih, lahko resnično usmerite promet v pravo smer. Če je tudi vaše spletno mesto dobro optimizirano, je to lahko dvosmerno razmerje.

Tu lahko razmislite o orodju za revizijo spletnega mesta. Ključnega pomena pa je, da ostanete v ospredju ter stalno pregledujete in spremljate skladnost.

(Posnetek zaslona iz ranktracker.com)

Kaj prihaja leta 2023

Kot smo že povedali, so družbeni mediji še vedno odličen način za pridobivanje strank/potencialnih strank in komuniciranje z njimi. Za vnaprejšnje načrtovanje strategije skladnosti je ključno vedeti, kakšne spremembe lahko pričakujemo v družbenih medijih v prihodnjem letu.

1. Zbogom piškotki

Leta 2023 naj bi se piškotek končal. Čeprav številni uporabniki to pozdravljajo, se pojavljajo pomisleki glede oglaševanja in njegovega poznejšega delovanja. Glede na to morate zdaj začeti graditi prave odnose s strankami, namesto da se zanašate na piškotke.

Vzpostavite pozitivne odnose in e-poštne sezname, da boste lahko vnaprej načrtovali vse spremembe, ki bi jih to lahko pomenilo v smislu predpisov in skladnosti.

2. V letu 2023 se bo povečalo povpraševanje po poštenosti in integriteti. Vlade so pod pritiskom, da omejijo neresnice, zato če se zanašate na lažne novice ali lažna pričevanja, je zdaj čas za spremembo.
3. Decentralizirane platforme družabnih medijev. To lahko predstavlja izziv za spletna mesta družbenih medijev v centralni lasti (ali za velike akterje na področju družbenih medijev). Tradicionalno je lastnik podjetja družbenega medija odločal, vendar bodo leta 2023 manjše, decentralizirane platforme družbenih medijev uporabnika postavile v močnejši položaj.

Starejša in večja podjetja bodo zaradi tega morala upoštevati želje in potrebe strank, kar lahko privede do novih pravil.

Kako zagotoviti skladnost v družabnih medijih

(Slika za prosto uporabo je pridobljena iz Pexels)

Izvedba ocene tveganja

Čeprav z oceno tveganja ne boste preprečili vseh možnih dogodkov, vam bo pomagala predvideti, kaj se lahko zgodi, kakšna so tveganja za vaše podjetje in kaj lahko storite, da jih preprečite in ublažite.

Poznajte predpise v svoji panogi.

V večjih reguliranih panogah bodo verjetno zaposleni notranji strokovnjaki za skladnost, ki bodo znali odgovoriti na vsa vprašanja o skladnosti, zato je pomembno, da ekipe za trženje tesno sodelujejo s strokovnjaki za skladnost.

nadzor nad tem, kdo lahko dostopa do računov družabnih medijev

Pomemben del zagotavljanja skladnosti je nadzor nad tem, kdo lahko dostopa do vaših poslovnih računov v družabnih medijih in kdo jih lahko objavlja. Člani ekipe morajo biti ustrezno usposobljeni za dostop do družabnih medijev in morda bo višji vodja ekipe pregledal vse medije, preden bodo objavljeni, da bi zagotovil kakovost, točnost in seveda skladnost. Če geslo podelite več članom ekipe, ustvarite nepotrebno tveganje za naključne ali zlonamerne kršitve.

Pri tem vam lahko pomaga programska oprema za upravljanje vseh družabnih medijev na enem mestu. Uporabite lahko sistem dodeljevanja vozovnic, da se lahko vprašanja pošljejo ustreznemu moderatorju ekipe.

Spremljanje računov

Odvisno od vaše panoge lahko to pomeni, da se v določenem časovnem okviru odzovete na komentarje in neposredna sporočila. Lahko se zgodi, da ste dolžni o pripombah poročati regulativnemu ali upravnemu organu. Lahko ste celo odgovorni za komentarje, ki jih pustijo drugi, če so zavajajoči. Na primer, če sprejmete lažno pričevanje in ga pustite na svoji strani v družabnih medijih, čeprav veste, da zavaja javnost.

Bodite pozorni na posnemovalna spletna mesta. To so lahko lažna spletna mesta, ki so bila ustvarjena z namenom pridobivanja vaših sledilcev, oboževalska spletna mesta, ki niso zlonamerna, ali spletna mesta, katerih namen je škodovati. V vsakem primeru lahko posnemovalno spletno mesto namerno ali nenamerno krši skladnost in škoduje vašemu ugledu.

Zagotovite, da zunanji izvajalci ali zunanje agencije, kot so prodajalci, na vaših računih v družabnih medijih ne objavljajo pretiranih ali lažnih trditev. Zunanje agencije morajo biti obveščene o vseh predpisih, ki jih mora upoštevati vaša panoga.

Arhiviranje vsega

Če delujete v regulirani panogi, morate arhivirati vsa sporočila v družabnih medijih. Za to lahko kupite specializirano programsko opremo, kot je samodejni pregledovalnik skladnosti družbenih medijev, ki to stori namesto vas.

redno in ažurno usposabljanje osebja

Da bi ohranili zanimanje uporabnikov, se funkcije družbenih medijev nenehno posodabljajo, zato se posodabljajo tudi predpisi. Kar je bilo sprejemljivo lani, morda ni več, zato je pomembno, da ste na tekočem z vsemi spremembami.

Največja sprememba, ki se pričakuje leta 2023, je rast umetne inteligence. Samodejno podnapisovanje in filtriranje zlorabljajočih komentarjev sta že bila uvedena, pri tem pa morate biti previdni. Samodejno podnaslavljanje ne naredi vedno prav, zato besedilo pred objavo obvezno dvakrat preverite.

Posodobljene politike družbenih medijev.

Ta referenčna točka mora biti oblikovana tako, da je ustrezna za vašo panogo in vključuje vse predpise. Ti se razlikujejo od panoge do panoge, vendar morajo vključevati naslednje sestavine:

• Pravilnik o družabnih medijih. Ta bo vključeval smernice, pravila in predpise ter obveščal uporabnike o tem, kako ravnati v skladu z njimi.
• Pravilnik o sprejemljivi uporabi. Ta uporabnike in oboževalce obvešča o tem, kako naj z vami komunicirajo na sprejemljiv način.
• Pravilnik o zasebnosti. V njem so uporabniki obveščeni o tem, kako bodo njihovi podatki shranjeni, zbrani in uporabljeni.
• Pravilnik o skladnosti vplivnežev (kjer je primerno). Vplivneži se morda ne zavedajo skladnosti tako dobro kot vi, zlasti ne skladnosti, povezane z industrijo, zato v pogodbeni sporazum vključite politiko skladnosti. Predpisi o skladnosti bodo uvedeni leta 2023, zato jih boste morali sproti posodabljati. Bodite pozorni, če se zanašate na orodja tretjih oseb za izdajo soglasja za podatke, saj morda niso dovolj posodobljena za vašo regijo.

Popolna preglednost

Uporabnike obvestite o plačilu ali nadomestilu tretjim osebam za promocijo vašega izdelka ali storitve. Podobno morajo zaposleni, ki objavljajo objave podjetja na svojih zasebnih računih, razkriti, kdo so.

Imejte odlično ekipo za storitve za stranke

Če imate srečo, da vas spremlja veliko uporabnikov družabnih medijev, vas bodo verjetno zasuli s poizvedbami, pritožbami in sporočili ljudi, ki potrebujejo pomoč. Pomembno je, da imate za seboj dobro ekipo, ki bo vljudno in profesionalno poskrbela za komunikacijsko plat zadeve.

Po drugi strani ste storili, kar ste lahko, vendar ne morete predvideti vseh kršitev skladnosti, ki se lahko pojavijo v družabnih medijih. Če se pojavijo kakršne koli težave, je pomembno, da je vaša ekipa za storitve za stranke dobro opremljena za učinkovito obravnavo kakršne koli kršitve predpisov.

Dobra ekipa za storitve za stranke je lahko v podjetju, vendar je zunanje izvajanje morda stroškovno učinkovitejši način in zmanjšuje tveganje skladnosti.

Zaključne misli

Skladnost z družbenimi mediji je stalen proces. Ni dovolj, da jo opravite in pozabite nanjo. Spremljati morate spremembe pravil, predpisov, zakonov in funkcij programske opreme, da ostanete skladni. Ker se pričakuje, da bo leto 2023 prineslo velike spremembe na področju družbenih medijev, bi to lahko pomenilo preobrat v pravilih skladnosti.

Če želite biti v prednosti, načrtujte vnaprej. Bodite pozorni na spremembe in se pripravite na izvajanje sprememb svojih pravilnikov in praks.