7 najboljših platform SaaS za upravljanje porabe v letu 2023

Uvod

Ali ste vedeli, da je poraba za programsko opremo tretja največja poraba v organizaciji, poleg porabe za zaposlene in najem pisarn?

Da, aplikacije SaaS je za razliko od starejših aplikacij lažje kupiti. Vsakdo, ki ima dostop do kreditne kartice podjetja, lahko kupi aplikacijo SaaS brez odobritve IT ali finančne ekipe.

Ta nenadzorovana poraba, tehnično imenovana "IT v senci", povečuje število brezplačnih in nesankcioniranih aplikacij v portfelju SaaS. Te aplikacije, ki so skrite pred ekipami IT in finančnimi ekipami, lahko privedejo do zamujenih obnovitev in, v najslabšem primeru, tudi do kršitev varnosti podatkov.

Tu pridejo na vrsto platforme za upravljanje porabe SaaS. V tem prispevku bomo raziskali sedem najboljših platform, ki so danes na voljo, in razpravljali o prednostih uporabe takšne programske opreme.

Kaj je platforma SaaS za upravljanje porabe?

Platforma za upravljanje porabe SaaS je programska rešitev, zasnovana za optimizacijo in racionalizacijo postopkov naročanja, porabe in upravljanja stroškov aplikacij SaaS.

Integrira se lahko s finančnimi sistemi, sistemi SSO in HRIS ter podjetjem omogoča celovit pregled nad porabo SaaS in IT v senci ter pomaga učinkovito nadzorovati stroške.

Ekipe IT in kadrovske službe lahko uporabijo preglednost, ki jo ponuja platforma za upravljanje porabe SaaS, za prepoznavanje IT v senci in odpravo podvojenih aplikacij. Ta orodja imajo tudi opomnike in delovne tokove v realnem času, ki preprečujejo samodejno podaljševanje in pomagajo vaši ekipi pravočasno podaljšati pogodbo SaaS.

Povečana poraba SaaS zaradi zamujenih obnovitev, IT v senci itd. bo vplivala na vaše proračunske odločitve in prihodke, če se ne bo preverjala. Zato si oglejmo najboljša orodja za upravljanje porabe SaaS , ki vam lahko pomagajo optimizirati porabo SaaS.

7 najboljših platform SaaS za upravljanje porabe

CloudEagle

CloudEagle je na prvem mestu, saj je ena najbolj celovitih platform za upravljanje porabe na tem seznamu. Zaradi obsežnih funkcij za upravljanje aplikacij, optimizacijo stroškov, javna naročila in upravljanje prodajalcev ter uporabniku prijaznega vmesnika je postala platforma za mala in srednje velika podjetja ter podjetja.

CloudEagle se lahko poveže z vašimi notranjimi sistemi SSO, financami in HRIS. Tako lahko pridobite 100-odstotni pregled nad svojim skladom SaaS, spremljate vpogled v uporabo aplikacij, prepoznate premalo uporabljene in podvojene aplikacije ter nadzorujete IT v senci.

Platforma ponuja tudi avtomatizirane delovne tokove, ki poenostavijo postopek naročanja in podaljšanja, kar vaši ekipi prihrani dragoceni čas in trud. S platformo CloudEagle je upravljanje pogodb in računov preprosto, saj jih lahko shranite na enem mestu in jim preprosto sledite.

Strokovnjaki za nakup SaaS podjetja CloudEagle vam bodo pomagali najti pravo programsko opremo in se v vašem imenu pogajali za nakup prave programske opreme po pravi ceni. Poleg tega je podjetje CloudEagle odlično pri spremljanju podaljšanja. Prek Slacka in e-pošte bo 90 dni pred rokom za podaljšanje poslal opomnike in jih eskaliral različnim deležnikom, dokler pogodba ne bo podaljšana.

Značilnosti

• Preglednost aplikacij in natančen vpogled v uporabo
• Avtomatizirano zagotavljanje in odstranjevanje uporabnikov
• Delovni tokovi za naročila in obnovitve
• Obvestila Slack za javna naročila in obnovitve
• Storitve asistiranega nakupa
• Priporočilni mehanizem za prodajalce zumetno inteligenco
• Upravljanje licenc in pogodb
• Poročila po meri.

Oblikovanje cen

Cena začetnega načrta je 1000 USD na mesec.

Finly

Finly je napredna rešitev za upravljanje financ v oblaku, zasnovana za sledenje in upravljanje porabe in stroškov, ki jih imajo uporabniki in dejavnosti v organizaciji. Odlična plat rešitve Finly je, da lahko spremlja in obdeluje vse izdatke, ne glede na to, ali gre za papirnate račune ali digitalne zapise.

Finly je opremljen s tehnologijo optičnega prepoznavanja znakov (OCR), ki omogoča, da orodje iz računov pridobi ustrezne informacije, vključno z datumom, podatki o prodajalcu in porabljenim zneskom. Te informacije se nato obdelajo za samodejno izdelavo izčrpnih poročil o izdatkih.

Ta poročila se nato pošljejo vodjem v pregled in odobritev. Ko so odobrena, se posredujejo finančni ekipi za povračilo, kar zagotavlja pravočasno in natančno obdelavo stroškov zaposlenih.

Če ima vaš sklad SaaS podvojene aplikacije zaradi IT v senci, vam lahko Finly z analizo računov ali računov pomaga ugotoviti, kdo je aplikacijo kupil. Z uporabo orodij za upravljanje financ, kot je Finly, lahko organizacije povečajo odgovornost za nakupe v senci in izvajajo ukrepe za preprečevanje njihovega ponovnega pojava.

Značilnosti

• Avtomatizirani delovni tokovi
• Spremljanje dejavnosti in stroškov
• Upravljanje povračil
• Avtomatiziranje pogodbenih plačil
• Upravljanje plačil naročilnic
• Sistem proračunskega nadzora
• Upravljanje plačil s kreditnimi karticami za podjetja

Oblikovanje cen

Na voljo so trije cenovni nivoji: Mala podjetja, Hitra rast in Podjetja. V kateri vrsti podjetja ste? Ste hitro rastoče zagonsko podjetje? Za podrobnosti o cenah se lahko obrnete na ekipo podjetja Finly.

Rampa

V nasprotju z drugimi platformami na tem seznamu Ramp ponuja edinstveno rešitev, ki zaposlenim preprečuje nakup aplikacij SaaS brez odobritve IT: Rampova poslovna kartica.

Kako lahko kartica podjetja prepreči zaposlenim nakupe v senci?

Te kartice je mogoče konfigurirati na različne načine. Na primer, kartici lahko dodelite poseben proračun, ki bo ekipam preprečil prekomerno porabo, prav tako pa lahko omejite izdatke na teh karticah, da bo poraba optimizirana.

Z vizitkami Ramp je oblikovanje proračuna SaaS enostavno, saj lahko vsakemu oddelku dodelite posebno vizitko podjetja z vnaprej določenim proračunom, prilagojenim njihovim potrebam. Ta pristop povečuje odgovornost in preprečuje nakupe v senci.

Poleg vizitk je Ramp tudi zanesljiva platforma za upravljanje stroškov in prodajalcev. Z natančnim zbiranjem in preverjanjem računov poenostavlja postopke plačevanja ter uporabnikom zagotavlja brezhibno izkušnjo.

Značilnosti

• Upravljanje prodajalcev in stroškov
• Določite omejitve porabe za poslovne kartice
• Črni seznam prodajalcev za preprečevanje neželenih nakupov
• Preprečevanje, da bi prodajalci zaračunavali več med samodejnim podaljšanjem
• Prikažite transakcije pravemu prodajalcu
• Predhodno opredeljeni delovni tokovi odobritve za javna naročila
• Centralizirajte vse stroške zaposlenih in SaaS za lažje upravljanje.

Oblikovanje cen

Na voljo je brezplačen preizkus. Če želite izvedeti več o cenah, se obrnite na ekipo.

Spendesk

Spendesk je intuitivna rešitev za upravljanje porabe, ki podjetjem pomaga učinkovito upravljati stroške uporabnikov in aplikacij. Ponuja različne dinamične funkcije, kot so avtomatizacija stroškov, virtualne kartice, usklajevanje računov z OCR itd., ki poenostavijo upravljanje porabe.

Podjetjem omogoča, da avtomatizirajo ponavljajoče se stroške, zmanjšajo ročno delo, prihranijo čas in povečajo produktivnost ekipe. Ta funkcija avtomatizacije poenostavi postopek upravljanja stroškov in zagotavlja doslednost.

Programska oprema za optično prepoznavanje znakov (OCR) omogoča, da Spendesk samodejno uskladi račune z zahtevki za povračilo stroškov. To pomaga natančno povezati izdatke z ustreznimi računi in poenostavi postopek usklajevanja.

Podobno kot Ramp tudi Spendesk ponuja virtualne kreditne kartice za enkratno uporabo, ki se lahko uporabljajo za varne spletne nakupe v organizaciji. Te kartice je mogoče konfigurirati z omejitvami porabe in vnaprej določenimi proračuni, da se uporabnikom prepreči prevelika poraba za izdelke in storitve.

Značilnosti

• Virtualne kartice in debetne kartice strank
• Nadzor proračuna na karticah
• Spremljanje finančnih in računovodskih transakcij v realnem času
• Ustvarjanje vnaprej določenih pravil porabe
• Enostavno upravljanje naročnin na aplikacije
• Povračila stroškov.

Oblikovanje cen

Ekipa vam na podlagi vaših zahtev pripravi ponudbo po meri.

Payhawk

Na našem seznamu najboljše programske opreme za upravljanje porabe SaaS je tudi Payhawk, ki v eni platformi združuje kartice podjetja, upravljanje več subjektov, upravljanje stroškov in obveznosti.

Ta enotna rešitev povečuje preglednost denarnega toka, optimizira porabo in poenostavlja načrtovanje na ravni skupine, kar podjetjem omogoča učinkovit in poenostavljen pristop k upravljanju finančnih procesov.

Korporativne kartice imajo funkcije za upravljanje porabe, kot so omejitve porabe, pravilniki in pravila, s katerimi lahko konfigurirate proračune ter nadzorujete porabo posameznikov in skupin. Porabi lahko sledite v realnem času ter zamrznete kartico in nadaljnje transakcije, kadar so uporabniki vpleteni v nakupe v senci.

Najboljši vidik kartic Payhawk je, da vam ni treba upravljati posameznih kartic. Funkcija avtomatizacije računa vam bo omogočila spremljanje in upravljanje kartic v velikem obsegu. Določite lahko pravila o proračunu in porabi ter jih z enim klikom uporabite za celoten oddelek.

Značilnosti

• Proaktivni nadzor proračuna in porabe
• Upravljanje s karticami v razsutem stanju
• Ustvarjanje kartic s skupnimi, vnaprej določenimi proračuni
• Upravljanje izdatkov
• Na voljo so delovni tokovi odobritve
• Mobilna aplikacija Payhawk je na voljo

Oblikovanje cen

• Premium kartice - 199 €/mesec
• Poraba vse v enem - 299 €/mesec
• Podjetje - ponudba po meri na podlagi zahtev

Expensify

Expensify je poslovni sistem za upravljanje stroškov v oblaku, ki omogoča upravljanje stroškov in transakcij z obdelavo podatkov v realnem času.

Ponuja vrsto funkcij za racionalizacijo sledenja izdatkom, analizo vzorcev porabe uporabnikov, upravljanje odnosov s prodajalci, oblikovanje zanesljivega proračunskega načrta, upravljanje prejemkov in upravljanje postopkov povračil.

Expensify ponuja tudi kreditne kartice za podjetja, ki finančnim ekipam pomagajo učinkovito nadzorovati in upravljati stroške. Za vsako kartico lahko določite pametne omejitve za nadzor porabe. Ko dosežejo limit, se kartica izklopi do odobritve predhodne porabe.

Ustvarite lahko pametna in izčrpna poročila o izdatkih z zbiranjem posameznih in skupinskih izdatkov s prilagodljivim oblikovanjem. Ta poročila lahko delite s sodelavci, menedžerji ali računovodskimi oddelki, da boste lahko sodelovali in lažje sprejemali pametne odločitve.

Značilnosti

• Sistem za odkrivanje prevarantskih agentov za zagotavljanje skladnosti
• Upravljanje izdatkov in računov
• Centralizirani potovalni aranžmaji in osebna plačila
• Napredni avtomatizirani delovni tokovi in integracije
• Prednostna podpora
• Aplikacija za optično branje računov.

Oblikovanje cen

• Na voljo je brezplačna različica z omejenimi funkcijami
• Cena načrta Collect je 5 USD/uporabnika/mesec s kartico Expensify
• Cena nadzornega načrta je 9 USD/uporabnik/mesec s kartico Expensify.

Spendflo

Spendflo je celovita platforma za upravljanje SaaS in upravljanje porabe s številnimi funkcijami za upravljanje celotnega življenjskega cikla SaaS, od upravljanja aplikacij do naročanja in upravljanja porabe.

Pospešite postopek nakupa SaaS z avtomatizacijo delovnih postopkov odobritve. Porabite manj ročnih ur in omogočite svoji ekipi, da se osredotoči na bolj strateške naloge za upravljanje porabe SaaS.

Spendflo se lahko brez težav poveže z vašimi notranjimi SSO in finančnimi sistemi za sledenje podatkov o porabi. Pridobite lahko 360-stopinjski pregled nad tem, koliko vaša ekipa porabi za posamezno aplikacijo. Primerjajte načrtovano porabo z dejansko porabo in izračunajte, kje ste porabili premalo in kje preveč. To vam bo pomagalo učinkovito načrtovati proračun.

Analizirajte podatke o uporabi vsake aplikacije, prepoznajte premalo uporabljene licence in jih ustrezno prilagodite, da povečate prihranke SaaS, kar bo bistveno vplivalo na vaše poslovne rezultate.

Značilnosti

• Upravljanje vlog in pogodb na enem mestu
• Analitika porabe in natančno sledenje uporabe
• Avtomatizirani delovni tokovi odobritve in pomoč pri nakupu
• Ocena tveganja prodajalca
• Izvedite raziskavo o razpoloženju
• Upravljanje portfelja, porabe in varnosti z ene platforme.

Oblikovanje cen

Cena začetnega načrta je 2.500 USD na mesec (zaračunava se letno), cena pa se povečuje glede na vašo letno porabo.

Prednosti uporabe programske opreme za upravljanje porabe

Uvedba platforme SaaS za upravljanje porabe lahko vašemu podjetju prinese številne prednosti. Tukaj je nekaj ključnih prednosti:

Optimizacija stroškov

Platforma za upravljanje porabe vam pomaga pridobiti pregled nad porabo SaaS prek SSO in finančnih integracij, kar vam omogoča prepoznavanje nepotrebnih licenc in odpravo odvečnih storitev, kar pomeni znatne prihranke stroškov.

Preglednost in centralizirano sledenje

S platformo za upravljanje porabe lahko dobite pregled nad celotnim skladom SaaS in vse aplikacije SaaS združite na enem mestu, kar omogoča enostavno sledenje, spremljanje in upravljanje. Popolna preglednost preprečuje IT v senci, podvajanje in odvečne aplikacije ter zagotavlja skladnost s politikami podjetja.

Racionalizirani delovni tokovi

Programska oprema za upravljanje porabe lahko avtomatizira ponavljajoča se opravila, kot so obdelava računov, sledenje izdatkom in delovni postopki odobritve, kar zmanjša ročno delo in poveča produktivnost.

Sledenje uporabi

Z možnostmi integracije programske opreme za upravljanje porabe lahko spremljate uporabo aplikacij v realnem času. Prepoznajte neuporabljene in premalo uporabljene aplikacije ter izvedite potrebne optimizacije za nadzor porabe.

Upravljanje pogodb in obnovitev

Te platforme zagotavljajo celovite zmogljivosti za upravljanje sredstev, s katerimi lahko spremljate pogodbene pogoje, avtomatizirate podaljševanje pogodb in se s pomočjo asistiranih kupcev pogajate o boljših pogodbah z dobavitelji.

Zaključek

Sedem najboljših platform za upravljanje porabe SaaS, ki jih morate iskati v letu 2023. Poraba programske opreme je postala neobvladljivo breme za finančne ekipe zaradi pomanjkanja izpopolnjenega sistema za upravljanje celotnega portfelja SaaS.

Za boljše upravljanje SaaS in upravljanje porabe lahko uporabite platforme, kot sta CloudEagle in Spendflo. Pridobite popoln pregled nad tem, kaj vaše ekipe uporabljajo in kje trošijo, ter sprejmite potrebne odločitve o optimizaciji za povečanje prihrankov pri SaaS.

Platforme, kot sta Ramp in Expensify, ponujajo virtualne kreditne kartice za podjetja, s katerimi lahko nadzorujete vzorce porabe svoje ekipe in ohranjate porabo v okviru proračuna.

Kakšna je vaša izbira?