5 vrst naročilnic, ki jih morate poznati v letu 2023

Uvod

Dobro strukturiran postopek naročanja je bistvenega pomena za neprekinjeno poslovanje. Dokumentiranje vsakega koraka nabave povečuje preglednost in je ključnega pomena za ohranjanje rezerv in optimizacijo odločanja.

V današnjem digitalnem poslovnem okolju so nabavna naročila pridobila novo raven pomembnosti. Imajo ključno vlogo pri nadzoru ponudbe in povpraševanja, spremljanju računov in usklajevanju, kar zagotavlja, da vse poteka brezhibno.

Glede na te razmere je pomembno, da je postopek naročanja čim bolj učinkovit. Ne le, da izboljša operativno učinkovitost in skrajša čas obdelave, temveč tudi poveča zadovoljstvo zaposlenih.

Ta blog je bil ustvarjen z namenom, da vam razloži pet najpogostejših vrst naročilnic. Predstavili vam bomo, kako lahko vsaka vrsta poskrbi za nemoten in uspešen postopek naročanja.

Kaj je naročilo?

Naročilo je pravni dokument, ki ga kupec izda dobavitelju za nakup. V njem je podrobno opisana celotna transakcija, ki vključuje opise artiklov, količine, cene, plačilne pogoje, dobavne roke in druge pomembne informacije.

Gre za pravno zavezujočo pogodbo, v kateri so zapisani dogovorjeni pogoji in ki služi kot referenca za obe strani med postopkom javnega naročanja.

Pomaga zagotoviti, da dobite prave izdelke, pravočasna dostava pa poenostavi nakup ter v vaše poslovanje vnese jasnost in odgovornost.

Vir:

Upravljanje nabavnih naročil: Kratek pregled

Organizirano upravljanje procesa naročanja v podjetju se imenuje upravljanje naročil. Gre za zbirko uveljavljenih načel in postopkov, ki zagotavljajo razpoložljivost popolnih in posodobljenih informacij o enem ali več nabavnih naročilih.

Vključuje ustvarjanje, pregledovanje, potrjevanje in spremljanje naročil od začetka do konca.

Ta notranji postopek naročanja zagotavlja ustrezno preglednost in dokumentiranje vseh nakupov, kar olajša prihodnje revizije.

Upravljanje nabavnih naročil služi kot načrt za nakupno pot. Zagotavlja vse pomembne podrobnosti o tem, kaj, kje in koliko je treba kupiti. Ta postopek pomaga, da stvari potekajo gladko, in omogoča natančno evidentiranje transakcij, kar je neprecenljivo za sprejemanje informiranih odločitev.

Kakšen je namen naročilnice?

Ne bomo vas preobremenili z informacijami. Osnovni namen naročila je, da služi kot uradni dokument med kupcem in prodajalcem. V njem so navedene vse pomembne podrobnosti o nakupu, kar je priročno za prihodnje revizije in vodenje evidenc.

Na začetku naročilo ni pravno zavezujoče. Ko pa se prodajalec strinja s pogoji, postane pravno zavezujoč dokument za kupca in prodajalca.

Vrste naročilnic, ki jih morajo poznati kupci SaaS

Pri nabavnih naročilih ena velikost ne ustreza vsem. Čeprav ste morda domnevali, da so vsa nabavna naročila enaka, to ne drži. V resnici obstaja pet vrst nabavnih naročil, vsako z drugačno ravnjo informacij.

Če ste jih pripravljeni spoznati, si jih oglejmo;

1. Standardno naročilo

Večina kupcev se najbolj zanaša na standardno nabavno naročilo. Izkazuje namero, da se izvede ena transakcija z določenimi vrstami izdelkov, njihovo kakovostjo in količino. Nabavno naročilo vsebuje vse informacije, ki so potrebne za izvedbo transakcije.

Primer nabavnega naročila 1:

Vir:

Standardno naročilo je preprosta in običajna rešitev za enkratne nakupe. Primeren je za primere, ko kupec razume podrobnosti nakupa in lahko opredeli predmet ali storitev, znesek, časovni razpored dobave in plačilne pogoje.

Podjetje_ SaaS naprimer potrebuje nov tiskalnik za svoje delovno mesto. Oblikuje standardno naročilo, v katerem navede količino in specifikacije potrebnega tiskalnika ter datum dobave in dogovorjeno ceno._

Standardno naročilo mora vsebovati naslednje:

• Informacije o prodajalcu in opis izdelka
• Predvideni datum in kraj dostave
• Dogovorjeno plačilo, datum zapadlosti in kazni za zamudo pri plačilu.
• Podrobnosti o cenah posameznih izdelkov.

2. Načrtovano naročilo

Načrtovano nabavno naročilo (PPO) omogoča kupcem, da načrtujejo prihodnje potrebe z vnaprejšnjo predložitvijo nabavnega naročila. Medtem ko so predmet, cena in plačilni pogoji znani, količina in rok dobave temeljita na informiranih ocenah. PPO so primerni za delno redne izdatke, kot je pisarniški material.

Primer naročila 2:

Vir:

Organizacija na primer redno naroča pisarniški material, kot sta papir za tiskalnik in pisarniški pribor. Nabavni oddelek oceni prejšnje vzorce porabe, preden pripravi naročilo s predvidenimi količinami in spremenljivimi datumi dobave. Prodajalcem po potrebi izda PPO, da izpolnijo zahteve.

Načrtovani naročilnice vsebujejo več informacij kot standardne, kar omogoča učinkovitejše naročanje za pričakovane potrebe. Podjetja lahko s podrobnim pregledom pričakovanih nakupov optimizirajo upravljanje zalog in vzdržujejo stalno oskrbo z osnovnim blagom.

Načrtovani nabavni nalog mora vsebovati naslednje;

• Jasne in specifične informacije o izdelkih ali storitvah.
• Podrobnosti o dostavi in davkih
• navodila za dostavo in cenovni pogoji
• Cena posameznega izdelka.

3. Naročilnica za paketno naročilo

Pri skupnem nabavnem naročilu (BPO) kupec hkrati odda več naročil, da bi se s prodajalcem pogajal o znižanih cenah. Zanimiv vidik prodajalcev je, da so bolj odprti za ponujanje popustov za množična naročila. Podjetja lahko z BPO učinkoviteje nabavljajo izdelke, s čimer zmanjšajo odvečno delo in racionalizirajo nabavo.

Primer naročila 3:

Vir:

Podjetje mora na primer redno kupovati kartuše za tiskalnike in papir. Namesto posameznih naročil se z enim prodajalcem dogovori za množične nakupe v določenem obdobju. BPO določi količino, stroške in dogovorjene popuste za vsak element, kar zagotavlja, da je nabava cenovno ugodna.

Naročila za nabavo blaga (BPO) so kot izjemno pregledno okno v gibanje izdelkov in storitev. Organizacijam pomagajo, da so nakupi učinkoviti in prijazni do denarnice.

Z BPO lahko kupci zagotovijo zadostne zaloge in se izognejo neprijetnim trenutkom, ko zaloge zmanjkajo. Vse, kar morajo storiti, je, da navedejo, koliko želijo, in izkoristijo popuste.

Naročilnica mora vsebovati naslednje:

• Določite količino izdelkov, ki jih je treba dostaviti v določenem časovnem obdobju.
• Navedite dogovorjene cene na enoto, morebitne dodatne popuste ali prilagoditve.
• Vključite plačilne pogoje, standarde kakovosti, pravila za vračilo ali kazni.
• Potrjene informacije o cenah za vsak element

4. Naročilo za nakup po pogodbi

Naročilo za naročilo po pogodbi (CPO) je najbolj uradno in pravno izvršljivo naročilo. Pred izdajo naročilnice kupec in prodajalec skleneta pogodbo, v kateri so opisani pogoji nakupa. Ta pogodba pravno ščiti obe stranki.

Primer naročila 4:

Vir:

Pogodbeno naročilo (CPO) omogoča večjo prožnost in podrobnejše specifikacije kot standardno naročilo (SPO). Določa smernice za izdajo naročilnic dobaviteljem, upravljanje dodatnih stroškov, odpravljanje napak in druge ključne vidike poslovnega partnerstva.

Pogodbena nabavna naročila zagotavljajo varen in učinkovit okvir za poslovne transakcije, zlasti pri delu s preprodajalci ali pri zapletenih naročilih.

Naročilo za naročilo mora vsebovati naslednje:

• Sklicevanje na dogovorjeno pogodbo
• Področje uporabe pogodbe in spremembe
• Klavzule o prenehanju in izstopu

5. Digitalno naročilo

Digitalno naročilo je sodobna in poenostavljena tehnika za elektronsko upravljanje naročil, ki izboljšuje produktivnost in timsko delo v procesu naročanja. Podjetja lahko z digitalizacijo postopka naročanja prihranijo čas, zmanjšajo količino papirja in zagotovijo natančno vodenje evidenc.

Primer naročila 5:

Vir:

Enostaven način za pripravo in skupno rabo digitalnega naročila je uporaba programa Microsoft Excel ali Open Office. Ti sistemi vključujejo že obstoječe predloge, ki jih je mogoče zlahka spremeniti tako, da vsebujejo posebne elemente, potrebne za vsako nabavno naročilo.

Podjetje, ki nabavlja pisarniški material, lahko naprimer uporabi Excelovo digitalno predlogo za naročilo, da sporoči količino, opis izdelka in dogovorjene cene.

Z izmenjavo digitalnega naročila s prodajalcem imata obe strani jasen pregled nad informacijami o nakupu, kar omogoča boljšo komunikacijo in hitrejšo dobavo.

Digitalna naročila omogočajo tudi boljše možnosti sledenja in poročanja, kar podjetjem omogoča boljše upravljanje proračunov in ocenjevanje nakupnih vzorcev. Preglednost koristi kupcem in dobaviteljem, saj omogoča obojestransko ugoden in učinkovit postopek naročanja.

Kako deluje naročilo?

Za organizacije, ki želijo optimizirati svoje postopke, je ključnega pomena razumevanje zapletenosti delovanja nabavnega naročila.

Razumevanje potrebe po izdelkih

Postopek se začne, ko kupec prepozna potrebo po določenem izdelku ali storitvi, ki jo lahko zagotovi prodajalec. Kupec določi izdelek, potrebno količino in želeni datum dobave.

Na primer, proizvodno podjetje lahko med prazniki potrebuje ogromno surovin, da zadovolji povečano povpraševanje po svojih izdelkih. Kupec mora natančno opredeliti vrste in količine zahtevanih materialov ter časovni okvir dobave, da si zagotovi ustrezne surovine za doseganje svojih proizvodnih ciljev.

Kupec ustvari naročilo.

Na podlagi opredeljenih potreb kupec pripravi naročilo, ki vključuje vsa ustrezna dejstva, kot so opis izdelka, količina, cena, datum dobave ter dodatni pogoji. Nakupno naročilo se pošlje prodajalcu kot uradna zahteva za določene izdelke ali storitve.

Da bi se izognil nepravilnostim ali zamudam v postopku naročanja, mora kupec zagotoviti, da so podrobnosti naročila za prodajalca natančne in izčrpne.

Kupec lahko na primer določi posebne vrste in količine potrebnih surovin, dogovorjene stroške na enoto in datum dobave.

Prodajalec pregleda nabavno naročilo.

Ko je naročilo poslano prodajalcu, ga ta skrbno pregleda in se prepriča, da ustreza njegovim zalogam in da lahko izpolni kupčevo zahtevo.

Prodajalec mora na primer zagotoviti, da ima želene izdelke na zalogi in jih lahko dobavi do dogovorjenega datuma. Če spregledate preverjanje zalog, boste imeli težave z dobavo izdelkov; kot kupec morate predhodno preveriti razpoložljivost izdelka.

Prodajalec analizira naročilo in ga odobri.

Po pregledu bo prodajalec odobril naročilo, če ustreza kupčevim specifikacijam. Odobritev nabavnega naročila pomeni prodajalčevo obljubo, da bo brez zamud zagotovil določen izdelek, naveden v naročilu.

Izpolnjevanje naročil

Z odobrenim naročilom prodajalec izpolni naročilo tako, da kupcu zagotovi določene izdelke ali storitve. Ta faza vključuje dobavo izdelkov ali opravljanje dogovorjenih storitev.

Račun je plačan

V tej zadnji fazi je kupec odgovoren za plačilo računa v skladu s prodajalčevimi plačilnimi pogoji. Plačilo je odobreno za prejete izdelke ali storitve, kot je navedeno na računu.

Kupec na primer plača račun za dobavljene surovine v dogovorjenih plačilnih rokih.

Tako deluje tipičen postopek naročilnice. Začne se z ustvarjanjem naročila in konča z odobritvijo računa s strani kupca in prodajalca.

Vsaka organizacija ima svoje nastavitve naročilnic; nekatere vključujejo nadzor kakovosti pred postopkom izdaje računa, vendar vidik na visoki ravni ostaja enak.

Kako lahko platforma za upravljanje SaaS poenostavi upravljanje naročil?

Delovni potek nabave

Ustvarjanje naročilnic lahko poenostavite z uporabo delovnih tokov za naročila iz platform za upravljanje SaaS, kot je CloudEagle. Delovni tok se sproži, ko uporabnik sproži zahtevek za nakup, ustrezne deležnike pa se opozori prek e-pošte in Slacka, da se pospeši postopek odobritve.

Ko je zahtevek za nakup odobren, lahko ustvarite naročilo in vanj vključite pogoje določanja cen.

Nakup z asistenco

Pogajanja s prodajalci o pravih cenovnih pogojih so lahko zelo zahtevna, če se jih lotite sami. V tem primeru lahko težke naloge prepustite strokovnjakom za nakup SaaS. Ti v vašem imenu spretno vodijo pogajanja o cenovnih pogojih, pogodbah SLA in drugih bistvenih klavzulah ter vam tako zagotovijo, da pridobite prave izdelke po pravi ceni.

Upravljanje pogodb

Ko je izdelek dobavljen, dokončajte postopek izdaje računa in uporabite modul za upravljanje pogodb platforme SaaS, da na enem mestu shranite vse bistvene dokumente . Ko boste naslednjič želeli pregledati nakup ali pogodbo, boste z nekaj kliki zlahka dostopali do ustreznih dokumentov.

Zaključek

To so običajne vrste naročilnic, ki jih kupci in prodajalci uporabljajo za nakup katere koli vrste izdelka ali storitve.

Vsako naročilo ima svoj namen ter prednosti in slabosti. Na koncu se mora kupec SaaS sam odločiti, katero vrsto nabavnega naročila želi poslati.

Pred pošiljanjem naročilnic vključite zainteresirane strani iz finančnih in nabavnih skupin, da jih pregledajo, in tako zagotovite, da so vsi usklajeni in da sprejemate premišljene odločitve.

Zgledujte se po primerih, ki smo jih dodali, uporabite programsko opremo za nabavo SaaS in začnite ustvarjati nabavne naloge za nemoteno nabavno poslovanje.

Veliko sreče.

Pogosta vprašanja

1. Kakšna je razlika med naročilnico in računom?

Naročila za nabavo izdajajo kupci prodajalcem, da bi spremljali in sledili procesu nabave, medtem ko prodajalci izdajajo račune strankam, ko je naročilo izpolnjeno.

2. Ali se naročilo obravnava kot pogodba?

V naročilnici so določeni dobava, obračun, določeni kupljeni izdelki ali storitve, pravni pogoji in plačilo. Ko prodajalec naročilo sprejme, postane pravno zavezujoča pogodba med kupcem in dobaviteljem.

3. Katere so prednosti naročilnic?

Prednosti uporabe naročilnic

• Spremljajte prejeta naročila.
• Izogibajte se podvajanju
• Zmanjšajte število napak pri naročanju.
• Pravna dokumentacija
• Povečanje učinkovitosti
• Pomoč pri določanju obsega