5 učinkovitih orodij za notranjo komunikacijo, ki izboljšajo potek dela v podjetju

Uvod

Vodenje zagonskega podjetja brez trdnega komunikacijskega sistema med oddelki in člani ekipe je lahko kaotično.

To je kot orkester brez dirigenta. Vsak igra na svoj inštrument, vendar zvok ni harmoničen.

Za pravočasno dokončanje projektov potrebujete komunikacijski sistem, s katerim bodo vsi usklajeni. To najlažje storite z uporabo notranjega komunikacijskega orodja.

Večina orodij za interno komunikacijo lahko opravlja naloge, kot so pošiljanje besedilnih sporočil, videokonference in načrtovanje projektov.

Kljub temu je morda težko izbrati med različnimi možnostmi na internetu.

Zato smo se odločili, da zberemo najboljših pet orodij za notranje komuniciranje, ki jih morate upoštevati vi in člani vaše ekipe.

Aplikacija za takojšnje sporočanje: Slack

Slack je aplikacija za sporočanje za podjetja, ki povezuje ljudi z informacijami, ki jih potrebujejo.

Z organiziranim prostorom, imenovanim "kanali", lahko vaša ekipa dostopa do vseh potrebnih informacij, ne glede na lokacijo, časovni pas in na njim primeren način.

Zato lahko z lahkoto sprejemate prave odločitve in tako pritrdite tekoči projekt.

Njen uporabniški vmesnik je enostaven za uporabo, kar uporabnikom, ki se s platformo srečujejo prvič, omogoča hitro spoznavanje platforme.

Uporabniki Slacka lahko delijo datoteke ter opravljajo glasovne in video klice, zato je to odlično orodje za interno komunikacijo.

Prav tako vam omogoča integracijo programske opreme in aplikacij po meri neposredno v program Slack. S tem vam in vaši ekipi pomaga prihraniti čas in preklopiti z ene naloge na drugo.

Cene:

Brezplačni načrt z omejenimi funkcijami

Načrt Business Plus: 12,50 $/mesec

Enterprise Grid (kontaktna prodaja)

Funkcije, ki podpirajo komunikacijo v skupini

• Kanali: Slack vam pomaga ustvariti prostor, v katerem lahko s člani ekipe komunicirate o eni stvari, da so vsi na isti strani.

Za: Ustvarite lahko kanale za določene teme, ekipe ali projekte in tako poskrbite, da so pogovori organizirani in lahko dostopni. Kanali so lahko javni ali zasebni.

Proti: Slack ima številne načine za obveščanje o novih sporočilih, kar ustvarja sprožilni učinek, da vidite, kaj se dogaja.

• Neposredno sporočanje: To je manjši pogovor v Slacku, ki poteka zunaj kanalov.

Za: Nekateri pogovori niso namenjeni splošnim pogovorom. Lahko se pomaknete naravnost v njihove DM-je in članom ekipe pošljete zasebna sporočila za pogovore ena na ena.

Proti: Zgodovina vaših sporočil se zakoplje.

• Souporaba datotek: Dokumente, slike, videoposnetke in druge datoteke lahko delite neposredno v pogovorih v Slacku.

Za: Omogoča enostavno deljenje in sodelovanje z nekom v realnem času. To je odlično, ko potrebujete takojšen odgovor glede roka.

Proti: Shranjevanje datotek je minimalno, saj dobite le toliko prostora za shranjevanje, kolikor ga plačate kot podjetje. Slack sčasoma počasi briše datoteke.

• Integracije: Slack je delavcem omogočil učinkovito delo z drugo programsko opremo.

Za: Slack je mogoče povezati z drugimi aplikacijami ali programsko opremo (npr. Google Drive, Trello in GitHub) ter tako centralizirati informacije in avtomatizirati procese.

Proti: Zaradi številnih funkcij in integracij je lahko Slack za nove uporabnike preobremenjujoč. Nekaj časa lahko traja, da se navadite na vse funkcije in se jih naučite učinkovito uporabljati.

• Video in glasovni klici: S Slackom se lahko v realnem času pogovarjate s člani svoje ekipe prek video in glasovnih klicev ter tako opravite delo.

Za: Enostavna uporaba.

Slabosti: Pri opravljanju video ali glasovnih klicev v programu Slack lahko uporabniki opazijo težave s počasnim odzivanjem osebe na sprejemni strani klica.

Intranetna platforma: Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint predstavlja enostaven način sodelovanja in deljenja informacij z ekipo.

SharePoint, ki ga uporablja več kot 190 milijonov ljudi po vsem svetu, spreminja način povezovanja, komuniciranja in sodelovanja vaše ekipe.

Microsoft SharePoint je spletna platforma za sodelovanje in upravljanje dokumentov, ki deluje z različnimi aplikacijami za shranjevanje dokumentov in sporočanje informacij v organizaciji.

Zaradi velike prilagodljivosti organizacije uporabljajo SharePoint za ustvarjanje intraneta (ali notranjega internetnega sistema), ki deluje kot katero koli drugo spletno mesto za vsak projekt, ekipo, oddelek in oddelek.

Podstrani lahko ustvarite za določen oddelek ali ekipo. V teh centraliziranih in varnih prostorih lahko uporabniki dostopajo do dokumentov, jih delijo in urejajo.

Funkcije, ki podpirajo skupinsko sodelovanje in skupno rabo dokumentov

• Zunanja izmenjava datotek in vsebine:

SharePoint omogoča shranjevanje dokumentov in map z zunanjimi uporabniki, ki jim omogoča nadzorovan dostop.

Za: SharePoint prihrani čas. Brez težav lahko dostopate do datotek in dokumentov v skupni rabi.

Proti: Lahko se soočite z varnostnimi težavami.

• Upravljanje vsebine: SharePoint organizira in upravlja vsebino z uporabo knjižnic, seznamov, metapodatkov, upravljanja zapisov in politik hranjenja.

Poleg tega lahko dokumenti gredo skozi postopek odobritve, da se ohranijo standardi kakovosti in skladnosti.

Za: SharePoint vaši ekipi omogoča shranjevanje in zbiranje dragocenih organizacijskih podatkov in dokumentov.

Proti: Vmesnik SharePoint je sicer enostaven za uporabo, vendar lahko zahteva veliko usposabljanja, da ga vaša ekipa pravilno uporablja.

• **Skupinska spletna mesta: **SharePoint omogoča skupinam uporabnikov, da si ogledajo vsebino, podatke in novice ter pri njih sodelujejo.

Prednosti:

• Vaša ekipa lahko sodeluje pri vsebini in podatkih ter hkrati dela na dokumentih.

Proti:

• Uporabniki, ki niso strokovnjaki, ga lahko težko nastavijo in prilagodijo.
• Komunikacijska spletna mesta: Delite in sporočajte sporočila med organizacijami s prilagodljivimi, dinamičnimi podstranmi.

Prednosti:

• Učinkovito za razširjanje sporočil in informacij po organizacijah.
• Omogoča dinamične in blagovne znamke podstrani.
• Integracija z drugimi aplikacijami Office 365 za celovito komunikacijo.

Proti:

• Ustvarjanje in vzdrževanje različnih podstrani lahko zahteva nekaj tehničnega znanja.
• Dostop do mobilnih aplikacij za zagotavljanje sodelovanja članov ekipe kjer koli.

Prednosti:

• Članom ekipe, ki uporabljajo naprave s sistemi Android, iOS in Windows, omogoča sodelovanje na poti.
• Mobilne aplikacije omogočajo dostop do intranetov, skupinskih spletnih mest in vsebine.

Proti:

• Mobilne aplikacije morda ne ponujajo enakih funkcij in lastnosti kot namizna različica.
• Z ustvarjanjem opozoril in delovnih tokov avtomatizirajte poslovne procese.

Prednosti:

• Racionalizira in avtomatizira delovne tokove in obvestila.
• Pomaga izboljšati produktivnost in doslednost poslovnih procesov.
• Integracija z aplikacijo Power Automate za obsežne možnosti avtomatizacije.

Proti:

• Nastavitev zapletenih delovnih tokov lahko zahteva tehnično znanje.
• Iskalne funkcije, ki pomagajo poiskati ustrezne osebe in pomembno vsebino.

Prednosti:

• zmogljive možnosti iskanja za iskanje ustreznih ljudi in vsebine.
• Pomaga pri hitrem iskanju pomembnih informacij in virov.
• Prilagojeni rezultati iskanja za uporabnike.

Proti:

• Ustreznost iskanja je včasih težko prilagoditi posebnim potrebam.

Programska oprema za upravljanje projektov: ClickUp

ClickUp je celovito orodje za vodenje projektov, ki ponuja rešitve za ekipe za vse vrste dela, sodelovanje pri nalogah in poenostavitev delovnih tokov.

Zagotavljanje prijetne izkušnje za člane vaše ekipe, da bodo delali učinkovito in dosegali dobre rezultate.

Z njegovo prilagodljivo hierarhično infrastrukturo lahko vaša ekipa organizira projekte, upravlja naloge in podnaloge ter spremlja cilje, kar jim je zelo priročno.

Z integracijo več kot 1.000 delovnih orodij, kot so Slack, Google Drive, Figma in Loom, lahko pospešite postopek upravljanja projektov in svojo ekipo približate cilju.

ClickUp vam je ponudil različne cene, s katerimi lahko uživate v vsem, kar je najboljše, in izboljšate svojo produktivnost.

Oblikovanje cen

Brezplačni večni načrt (najbolje za osebno uporabo)

Neomejen načrt (najboljši za majhne ekipe) -

7 USD/član na mesec.

Poslovni načrt (najbolje za srednje velike ekipe) - 12 USD/član na mesec.

**Enterprise Plan **(Najboljši za veliko velikih ekip) - Kontaktna prodaja

Vključevanje komunikacije v delovne tokove projektnega vodenja

• Svoje projekte v programu ClickUp organizirajte tako, da ustvarite prostore in mape. To vam bo pomagalo ustvariti okolje za vaše delo.

Prednosti:

• Opredeljuje jasno in organizirano strukturo projekta.
• Delo med različnimi projekti in delovnimi prostori.

Proti:

• Za uporabnike, ki prvič uporabljajo program, je lahko zapleten zaradi številnih možnosti.
• Za komunikacijo uporabite razdelek s komentarji, v katerem lahko razpravljate o podrobnostih, posredujete posodobitve in postavljate vprašanja. Omenite lahko tudi člane ekipe, da pritegnete njihovo pozornost.

Prednosti:

• Spodbuja osredotočene razprave v okviru določenih nalog.
• Pomaga pri usmerjanju komunikacije k pravim ljudem.
• Vsa komunikacija je kontekstualno povezana z delom.

Proti:

• Če se ne upravlja dobro, lahko postane preobremenjujoča, zlasti pri velikih projektih.
• Prilagodite prikaz opravil v programu ClickUp glede na zahteve projekta in slog komuniciranja. Izbirate lahko med seznami, tablami ali koledarji, da najdete pogled, ki vam najbolj ustreza.

Prednosti:

• Izberite pogled (seznami, table, koledarji), ki ustreza vašemu delovnemu procesu.
• Vizualizirajte delo na način, ki je za vašo ekipo najbolj smiseln.
• Filtri in možnosti razvrščanja za natančno prilagajanje prikazov opravil.

Proti:

• Učenje pri nastavljanju in konfiguriranju pogledov, zlasti za nove uporabnike.
• Če je sledenje času pomembno za vaš projekt, izkoristite funkcijo sledenja času v programu ClickUp. Tako boste lahko beležili delovne ure in ohranili preglednost glede vloženega truda v projekt.

Prednosti:

• Enostavno spremljajte in poročajte o delovnih urah za boljše upravljanje projektov.
• Integracija z aplikacijami za sledenje času ali vgrajenim časovnikom ClickUp.
• vpogled v to, kako je čas razporejen med nalogami in projekti.

Proti:

• Zahteva disciplino za dosledno spremljanje časa, kar se nekaterim članom ekipe lahko zdi okorno.
• Napredne funkcije sledenja času so lahko omejene v primerjavi z namenskimi orodji za sledenje času.

Orodje za videokonference: Zoom

Zoom je eno najbolj priljubljenih programskih orodij za videokonference na trgu, ki povezuje ljudi, spodbuja sodelovanje in olajšuje produktivnost.

Zoom je videokonferenčna platforma v oblaku, s katero se lahko virtualno srečujete s sodelavci prek videoposnetka ali samo prek zvoka ali obojega, kadar osebni sestanki niso mogoči.

To je bistveno orodje za majhne, srednje in velike ekipe, ki želijo ostati v stiku in nadaljevati vsakodnevne delovne procese z minimalnimi motnjami.

S funkcijami, ki so enostavne za uporabo, od sestankov ena na ena, skupinskih videokonferenc, souporabe zaslona in snemanja, boste vi in vaša ekipa kar najbolje izkoristili učinkovito oblikovanje strategije in prišli do želenega zaključka za vsak projekt uvajanja.

Oblikovanje cen

Osnovni načrt - Brezplačni načrt, ki omogoča skupinske sestanke s 100 udeleženci v trajanju 40 minut.

Načrt Pro - 15,99 USD/11,99 GBP na mesec, s katerim lahko ustvarite osebni ID sestanka za ponavljajoče se sestanke Zoom in snemate sestanke 30 ur ter imate 5 GB prostora za shranjevanje v oblaku.

Poslovni načrt - 19,99 $/ 15,99 £ na mesec. Svoje sestanke Zoom lahko označite s praznimi URL-ji in blagovnimi znamkami podjetja, sestanki Zoom pa se snemajo. Ima 30-urno časovno omejitev za do 300 udeležencev in 5 GB prostora za shranjevanje v oblaku.

Business Plus - Cena 25,00 USD na mesec z najmanj 10 uporabniki. 30-urni sestanki, 10 GB shrambe v oblaku in do 300 udeležencev.

_ Vir: Zoom_

Načrt Enterprise - Ta stopnja je namenjena podjetjem z več kot 1.000 zaposlenimi, za določitev cene pa se morate obrniti na prodajni oddelek.

Najboljše prakse za izvedbo produktivnih virtualnih sestankov

• Določite dnevni red: Vnaprej pripravite jasen dnevni red, v katerem navedite cilje sestanka in teme, o katerih se bo razpravljalo. To pomaga udeležencem, da pridejo pripravljeni.
• Pametno načrtovanje: Izberite čas sestanka, ki ustreza vsem udeležencem, in ga čim bolj skrajšajte, hkrati pa zagotovite, da bodo obravnavane vse ključne točke.
• Preskusna tehnologija: Pred sestankom se prepričajte, da vaš račun Zoom in oprema pravilno delujeta. Preizkusite kamero, mikrofon in internetno povezavo.
• Sodelujte z udeleženci: Udeležence spodbujajte k aktivni udeležbi z vprašanji, anketami ali možnostjo, da delijo svoje zaslone ali po potrebi izklopijo glasnost.
• Če ne govorite, izklopite zvok: Ko ne govorite, imejte mikrofon izklopljen, da zmanjšate hrup iz ozadja in motnje.
• Snemanje: Snemajte sestanek za tiste, ki se ga ne morejo udeležiti, in ga po sestanku delite za primerjavo.
• Ozadje: Izberite profesionalno ali nevtralno ozadje, da ohranite uglajen videz.

Apartmaji za sodelovanje: Notion

Notion je s svojim vsestranskim, uporabniku prijaznim in prilagodljivim paketom za sodelovanje spremenil način dela skupin, saj jim omogoča večjo produktivnost, organiziranost in ustvarjalnost.

Je več kot le orodje.

Notion je kompleksno orodje "vse v enem", ki se lahko uporablja za različne namene: beleženje zapiskov, upravljanje nalog, upravljanje znanja in upravljanje zbirke podatkov. To je ena od značilnosti, zaradi katere se odlikuje - vsestranskost.

Z vmesnikom povleci in spusti je Notion uporabnikom na voljo s predlogami, s katerimi lahko prilagodijo svoj delovni prostor svojim potrebam in hitro začnejo z delom.

Uporabniki lahko kot ena od najmočnejših platform za sodelovanje dodeljujejo naloge, določajo roke, spremljajo napredek tekočih projektov ali celo vodijo celotno podjetje točno tako, kot si želijo.

Zmogljiva funkcija iskanja omogoča uporabnikom z veliko količino podatkov, da v nekaj sekundah poiščejo določeno opombo, opravilo ali vnos v zbirko podatkov in ga najdejo.

Tukaj je 5 načinov, kako lahko storitev Notion uporabljate pri delu:

• Sledenje ciljem
• Ustvarjanje oblikovalskih sistemov
• Avtomatizacija z uporabo vmesnika API
• Spremljanje in upravljanje vsebine
• Upravljanje zapletenih projektov

Oblikovanje cen

Brezplačni načrt: Najboljši za posameznika, ki želi organizirati vsak kotiček svojega življenja in dela.

Cena:.

Načrt Plus: Najprimernejši za manjše skupine, ki želijo orodje za načrtovanje in organizacijo.

Cena: 8 USD na uporabnika na mesec/obračunano letno (10 USD na uporabnika/obračunano mesečno)

Poslovni načrt: Najboljši za podjetja, ki uporabljajo Notion za povezovanje več ekip in orodij.

Cena: 15 dolarjev na uporabnika/mesec, ki se zaračuna letno ( 18 dolarjev, ki se zaračuna mesečno)

_ Vir: Notion_

**Podjetje: **Popolni nadzor in podpora za vodenje celotne organizacije.

**Cena: **Kontaktirajte prodajno ekipo

**Funkcije, ki podpirajo skupinsko sodelovanje **

• Sodelovanje v realnem času: Več članov ekipe lahko hkrati dela na istem dokumentu ali strani, kar olajša sodelovanje v realnem času.

Prednosti:

• Na dokumentu lahko dela več uporabnikov hkrati.
• Enostavna komunikacija v dokumentih.
• Spremljajte spremembe in se vrnite na prejšnje različice.

Proti:

• Za sodelovanje v realnem času je potrebna internetna povezava.
• Omejeno na uporabnike z računi Notion.
• Delovni prostor v skupni rabi: Omogoča ustvarjanje skupnega delovnega prostora za vašo ekipo, izbrane ljudi ali celoten splet, kar olajša skupno organizacijo in dostop do informacij na straneh, na katerih ste delali.

Prednosti:

• Ustvarite lahko skupne delovne prostore, prilagojene vašim potrebam.
• Vse informacije, povezane z ekipo, so na enem mestu.
• Dodelite dovoljenja za nadzor nad tem, kdo lahko pregleduje in ureja vsebino.

Proti:

• Težave pri učenju nastavitev in prilagajanja.
• Omejitve brezplačnega načrta glede velikosti delovnega prostora.
• Podatkovna zbirka in predloge: Ustvarite lahko zbirko podatkov po meri in prilagodite svoj delovni prostor s predlogami za skupno upravljanje projektov, opravil in drugih informacij.

Prednosti:

• Enostavno urejanje in filtriranje podatkov.
• Veliko različnih predlog za različne primere uporabe.
• Ustvarite predloge, ki ustrezajo posebnim potrebam.

Proti:

• Začetna nastavitev zbirke podatkov je lahko dolgotrajna.
• Predloge morda ne pokrivajo zelo nišnih zahtev.
• Upravljanje nalog: Funkcije za upravljanje nalog in projektov v programu Notion ekipam omogočajo spremljanje napredka in dodeljevanje nalog članom ekipe.

Prednosti:

• Vizualizirajte naloge in projekte s tablami.
• Enostavno upravljanje opravil s potrditvenimi polji.
• Upoštevajte roke.

Proti:

• Nekateri uporabniki imajo raje posebna orodja za upravljanje opravil z naprednejšimi funkcijami.
• Upravljanje opravil je lahko manj intuitivno za nove uporabnike programa Notion.
• Integracija z orodji: Notion dodaja številne aplikacije in orodja, kot so Slack, Google Drive in druga, za poenostavitev delovnih postopkov.

Prednosti:

• Podpira različne integracije prek aplikacij tretjih oseb in programa Zapier.
• Dostop do API za integracije po meri.
• Razširitev spletnega izrezovalnika za hiter zajem vsebine.

Proti:

• Omejene vgrajene integracije v primerjavi s specializiranimi orodji.
• Nekatere integracije lahko zahtevajo plačljiv načrt ali storitve tretjih oseb.

Dejavniki, ki jih je treba upoštevati pri izbiri orodja za notranje komuniciranje

Zdaj, ko ste seznanjeni s temi orodji, je zelo pomembno, da izberete, katero orodje boste uporabili.

Izbira najboljšega orodja za vaše podjetje je v veliki meri odvisna od vaših ciljev in števila ljudi, ki jih želite doseči.

Zato se z rastjo ekipe povečuje tudi potreba po iskanju visokokakovostnih komunikacijskih in dokumentacijskih orodij, ki bodo olajšala in izboljšala interakcijo v ekipi, kar je ključno tržno gonilo za olajšanje tekočih projektov.

Kako torej izbrati pravo orodje za svoje podjetje?

Poslovne potrebe in cilji

Pri izbiri komunikacijskega orodja gre v prvi vrsti za reševanje težav, pri nekaterih podjetjih pa je to lahko drugače.

Nekateri morda potrebujejo orodje predvsem za klepet v realnem času, da bi olajšali komunikacijo, drugi pa morda potrebujejo napredne funkcije, kot so upravljanje projektov, izmenjava dokumentov ali videokonference.

Ne glede na to, za kaj gre, je razumevanje vaših poslovnih potreb usklajeno tudi z vašim ciljem pridobitve teh orodij, bodisi za povečanje produktivnosti, olajšanje komunikacije ali izboljšanje poteka dela.

Priročnost za uporabnika

Zapleten vmesnik bo oviral sprejetje in izničil zamisel, da je to rešitev za težave.

Pri izbiri komunikacijskega orodja je ključni dejavnik uporabniku prijazen vmesnik, saj dobro zasnovan vmesnik zmanjša učno krivuljo vaše ekipe ali zaposlenih.

Orodje, ki ga je enostavno uporabljati, bo verjetno postalo sestavni del vsakodnevnega delovanja organizacije.

Zmožnosti integracije

Vaše komunikacijsko orodje mora biti povezljivo z drugimi orodji in sistemi, ki jih uporabljate v organizaciji, kot so: upravljanje projektov, CRM ali e-poštne platforme.

Ta povezava ustvarja nemotene delovne tokove, zmanjšuje potrebo po ročnem vnosu podatkov in izboljšuje splošno učinkovitost.

Poleg tega izbira orodja za interno komuniciranje vaši organizaciji omogoča, da izkoristi obstoječe naložbe v programsko opremo in ustvari digitalno okolje, ki podpira vaše posebne poslovne potrebe in cilje.

Stroški

Stroški orodja so uravnoteženi z njegovo sposobnostjo prispevati k uspehu vaše organizacije, zato je izbira orodja stroškovno učinkovita.

Če se odločite za stroškovno učinkovito komunikacijsko orodje, lahko vaša organizacija pametno razporedi svoje vire in tako optimizira donosnost naložbe.

Poleg stroškov nakupa je treba pri izbiri orodja za interno komunikacijo upoštevati tudi naročnine, stroške vzdrževanja in prilagoditve.

Na ta način prilagodite proračun svoje organizacije, tako da orodje ne bo obremenilo vaših finančnih virov.

Zaključek

Pri komuniciranju v organizaciji je način sporočanja enako pomemben kot sporočilo, ki ga pošiljate.

Zato uporaba orodij za interno komunikacijo v vašem podjetju zagotavlja, da vaša ekipa aktivno sodeluje pri opravljanju dela ali projekta.

Pet obravnavanih orodij - Slack, Microsoft SharePoint, ClickUp, Motion in Zoom - ima vsaka svoje funkcije, ki ustrezajo vašim organizacijskim potrebam.

Ne glede na to, ali gre za upravljanje opravil, sodelovanje pri projektih, izmenjavo dokumentov ali sporočanje v klepetu, je na voljo orodje za vsako poslovno zahtevo.

Brezplačni preizkusni in predstavitveni programi so odličen način, da ugotovite, ali so ta orodja primerna za vas.

Pri izbiri najboljšega orodja za vaše podjetje je torej treba upoštevati vaše poslovne potrebe, ne glede na koristi, funkcije ali proračun.