5 prepričljivih razlogov, zakaj bi morali združiti datoteke PDF

Uvod

Danes in v prihodnosti podjetja in izobraževalne ustanove bolj varčujejo s prostorom in časom za upravljanje kupov dokumentov. Vendar to še nikoli ni bilo tako enostavno, preden se je pojavil PDF.

Uporaba datotek PDF pomaga tudi številnim organizacijam, da na trajnosten način olajšajo upravljanje in izmenjavo dokumentov. Z združevanjem datotek lahko dve ali več datotek združite v eno za učinkovito branje in deljenje.

Še vedno ne poznate koncepta? Če je tako, vam predstavljamo 5 prepričljivih razlogov, zakaj bi morali združiti datoteke PDF:

1. Skupna raba z več udeleženci

Če ste del projekta, pri katerem sodeluje ekipa, s katero morate deliti informacije in sodelovati, je lahko težko zagotoviti, da so vsi na tekočem.

Od posredovanja dokumentov in datotek po vrsti do prejemanja poročil je lahko za vas kot strokovnjaka precej zamudno in hektično. Z združevanjem datotek PDF v eno datoteko pa lahko informacije o projektu združite v eno datoteko, ki jo boste zlahka prebrali in delili prek e-pošte, ne da bi se pri tem soočali z omejitvami.

Če ne poznate orodij za združevanje datotek PDF, ne skrbite, saj lahko združite PDF z uporabo pametnega in brezplačnega spletnega orodja, da prihranite čas pri prenosu v napravo.

2. Arhivirani dokumenti

Obstaja veliko dokumentov, ki vsebujejo informacije, ki jih podjetje morda ne potrebuje redno. Vendar so informacije za podjetje pomembne. Zato podjetja v ta namen vlagajo čas in trud, da informacije pametno zavarujejo in shranijo.

Številna podjetja običajno hranijo na tisoče dokumentov, ko pa je treba poiskati datoteko v trenutku, ko jo potrebujemo, traja več ur, da najdemo točno določen dokument.

Namesto da informacije shranjujete v posameznih dokumentih, lahko datoteke združite v eno, da bodo lažje berljive in dostopne strokovnjakom.

3. Podpisovanje pravnih dokumentov

Če delate v odvetniški pisarni ali na področju nepremičnin, veste, da je treba dokumente, ki jih morate deliti, tudi podpisati. To je lahko hektično, če morate dokumente obravnavati enega za drugim.

Včasih lahko povzroči slabšo organiziranost dokumentov, kar lahko poveča dvoumnost. Toda z združevanjem datotek pogodb, ki jih mora podpisati ena ali več oseb, boste lahko olajšali svoje poklicno življenje.

4. Varčevanje s prostorom v napravi

Kot smo že omenili, shranjevanje posameznih datotek zahteva več prostora v napravi. To pomeni, da se bo povečal odtis, ki lahko zavzame več potrebnega prostora v napravi. Zaradi tega lahko podjetja pogosto kupijo več prostora za shranjevanje podatkov.

Z orodjem za združevanje datotek PDF pa boste lahko združili datoteke v eno in prihranili več dragocenega prostora v napravi.

5. Izboljšanje varnosti in zasebnosti

Datoteke PDF so že znane po večji varnosti in zasebnosti vaših poslovnih podatkov.

Toda ko gre za izmenjavo informacij in hranjenje več podatkov v napravi, je skupno združevanje informacij še en pameten način za povečanje varnosti in zmanjšanje tveganja, da bi bili vpleteni v kršitve podatkov ali zlonamerno programsko opremo v napravi.

Zaključek:

Zdaj, ko ste razumeli vse potrebne razloge za združevanje datotek PDF in izboljšanje splošne produktivnosti, je priporočljivo uporabiti dragocena orodja in olajšati delo sebi in svoji ekipi. Tako bo vaše delo učinkovitejše in lažje.