Výber správneho softvéru na riadenie zásob potravín a nápojov: Funkcie, na ktorých záleží

Úvod

Buďme úprimní. Vedenie potravinárskeho podniku - či už ide o reštauráciu, značku rýchleho občerstvenia alebo plnohodnotnú výrobnú jednotku - môže niekedy pripomínať žonglovanie jednou rukou a hasenie požiaru druhou.

A zásoby?

Práve tam sa často začína požiar.

Či už ide o čerstvé produkty, ktoré sa pokazia skôr, ako ich stihnete predať, alebo o vypátranie zdroja chyby v balení, zlé systémy zásob vás môžu stáť viac ako peniaze. Zaberajú čas, spôsobujú frustráciu zamestnancov a - čo je najhoršie - môžu narušiť dôveru vašich zákazníkov.

Práve tu má veľký význam správny softvér na správu zásob potravín a nápojov.

Ako však pri desiatkach možností viete, čo máte hľadať? Ako odlíšiť to, čo je skutočne užitočné, od toho, čo je len efektný marketing?

Poďme to spolu vyriešiť - bez módnych slov.

Prečo je správna inventarizácia dôležitejšia ako kedykoľvek predtým

Zásoby nie sú len "zásoby v regáloch". Sú to vaše ingrediencie, výrobné materiály, hotové výrobky. A to všetko sa rýchlo pohybuje - prichádza, používa sa, prebaľuje, posiela, vracia alebo vyraďuje.

Ak sa spoliehate na manuálne metódy alebo softvér, ktorý bol vytvorený pre iný druh podnikania, pravdepodobne sa zaoberáte:

• Znehodnotenie alebo plytvanie, ktorému ste mohli zabrániť

• dochádzajúce ingrediencie v najhoršom možnom čase

• Nadmernému objednávaniu, aby ste "hrali na istotu"

• Chyby, ktoré sa vám vrátia počas auditov

Nikto na to nemá čas.

To, čo potrebujete, je systém, ktorý vám poskytne prehľad. Taký, vďaka ktorému budete vedieť, čo kde je, ako dlho to vydrží a čo je potrebné urobiť - bez toho, aby ste si sťažovali prácu.

Hovorme o tom, na čom skutočne záleží

Zabudnite na predajné chmýry. Toto sú funkcie, ktoré skutočne ovplyvňujú každodennú prevádzku.

1. Inventár, ktorý sa aktualizuje počas práce

Predstavte si, že kontrolujete svoje zásoby a viete, že sú stopercentne aktuálne. Nie hrubý odhad. Nie číslo zo včerajška. Ale presne to, čo sa práve teraz nachádza vo vašich mrazničkách, chladničkách alebo suchých skladoch.

Sledovanie zásob v reálnom čase by malo:

• Zobrazenie živých počtov na viacerých miestach

• Okamžite odrážajte spotrebu z predaja alebo výroby

• Pomôcť vám včas odhaliť nezrovnalosti - skôr, ako sa začnú nabaľovať

• Bezproblémová práca so skenovaním čiarových kódov alebo mobilnými nástrojmi

Nie je to o dokonalosti. Ide o to, aby ste mali systém, ktorý vám povie, čo sa deje, keď sa to deje.

2. Sledovanie exspirácie, ktoré nevynechá ani jeden úder

Podniky s potravinami a nápojmi nemajú len skladové položky - majú skladové položky, na ktorých tikajú hodiny.

Dobrý softvér vás udrží v predstihu pred skazou tým, že:

• Označovanie položiek, ktorým sa blíži koniec platnosti

• Navrhovanie, čo použiť alebo predať ako prvé

• Pomôcť vášmu tímu správne obmieňať zásoby

• Zaznamenávanie informácií o expirácii od okamihu prijatia

Už žiadne lepiace papieriky na obaloch. Už žiadne hádanie, ktorá paleta syra pôjde prvá.

3. Recepty, ktoré sa synchronizujú so zásobami

Či už vyrábate omáčky na cestoviny, nápoje vo fľašiach alebo balené sendviče, váš inventárny systém by mal rozumieť tomu, čo do vašich výrobkov patrí.

To znamená, že môžete:

• Prepojenie zložiek s každou položkou menu alebo výrobkom

• Znižovanie zásob surovín v priebehu výroby výrobkov

• Predpovedať, čo budete potrebovať na základe predaja

• Automatická aktualizácia nákladov pri zmene dodávateľských cien

Je to veľká úspora času - a zvyšuje presnosť spôsobom, ktorý by manuálne sledovanie nikdy nedokázalo.

4. Mobilný prístup a podpora čiarových kódov

Buďme realisti: ťahať zamestnancov k počítaču zakaždým, keď potrebujú skontrolovať zásoby, je zabijakom produktivity.

Mobilné nástroje a skenovanie čiarových kódov vášmu tímu pomôžu:

• Rýchlejšie počítanie zásob

• Prijímajte dodávky s menším počtom chýb

• Odhaľte a opravte problémy priamo na mieste

• Zostaňte na pracovisku namiesto naháňania papierov

Chcete, aby sa vaši zamestnanci sústredili na potraviny, a nie na boj so systémom.

5. Inteligentné návrhy nákupov (pretože máte dosť starostí)

Ak vám dôjdu ingrediencie, všetko sa pokazí. Objednávate príliš veľa? To sú peniaze dole vodou.

Inteligentný systém nečaká len na vašu reakciu. Vidí trendy a pomáha vám plánovať.

Funkcie, ktoré treba hľadať:

• Automatizované nákupné objednávky na základe bodov doobjednania

• Predpovedanie, ktoré sa prispôsobuje sezónnosti alebo akciám

• Sledovanie výkonnosti dodávateľov

• Centrálne miesto na správu objednávok, príjemiek a vratiek

Je to ako mať druhý pár očí pri nákupe - bez platu.

6. Synchronizuje sa s vašimi existujúcimi nástrojmi

Zásoby nežijú v bubline. Je prepojený s vaším predajom, financiami a výkazníctvom.

Ak váš softvér nedokáže komunikovať s:

• Váš systém na mieste predaja (POS)

• Vaša účtovná platforma (napríklad Xero, QuickBooks alebo MYOB)

• Vaše online objednávky alebo elektronický obchod

• Vaši dodávatelia alebo sklad

...budete musieť robiť dvojité záznamy. A povedzme si pravdu - nikto to už nepotrebuje.

Hľadajte softvér, ktorý sa ľahko integruje. Čím menej kliknutí, tým lepšie.

7. Dodržiavanie predpisov nie je bonus - je to nevyhnutnosť

Tlak predpisov o bezpečnosti potravín už poznáte. Váš softvér na inventarizáciu by vám mal pomôcť dodržiavať predpisy - a nie vás nechať trápiť sa počas stiahnutia z trhu alebo kontroly.

Budete chcieť funkcie, ako napríklad:

• Sledovanie šarží a dávok

• Hlásenia pripravené na audit

• Vysledovateľnosť dodávateľa

• Označovanie alergénov, dátumov výroby alebo certifikátov

Za dodržiavanie noriem bezpečnosti potravín nedostanete extra kredity. Ale nedosiahnete ich? To sa veľmi rýchlo predraží.

8. Dostatočne jednoduché na to, aby ich zamestnanci skutočne používali

Toto je možno najviac prehliadaná funkcia zo všetkých.

Nástroj môže mať všetky zvončeky a píšťalky na svete, ale ak ho vaši zamestnanci nepoužívajú, je to len ďalšie predplatné, ktoré vyčerpáva váš rozpočet.

Hľadajte softvér, ktorý je:

• Prehľadná a jednoduchá navigácia

• Vytvorené s ohľadom na váš druh podnikania

• Podporované spoľahlivou zákazníckou podporou (live chat je výhra)

• Rýchle zaškolenie nových zamestnancov

Pamätajte: Nejde o to, aký je nástroj "pokročilý". Ide o to, ako dobre zapadá do vášho skutočného pracovného postupu.

Otázka nákladov: Preplácate, alebo investujete málo?

Tu je pravda: Niektoré softvéry sú predražené vzhľadom na to, čo robia. Iné vyzerajú na prvý pohľad lacno, ale chýbajú im funkcie, ktoré budete potrebovať v priebehu niekoľkých mesiacov.

Za čo sa oplatí zaplatiť?

• Úspora času každý týždeň

• Menej chýb pri inventúre

• Menšie množstvo pokazených alebo stratených zásob

• Lepšie marže vďaka presnému nákupu

Nie je to len o cene. Ide o to, čo softvér skutočne prináša späť vašej firme.

Záverečné myšlienky: Vyberte si softvér, ktorý funguje ako tímový kolega

Nepotrebujete zázračné riešenie. Potrebujete niečo spoľahlivé. Niečo, čo pomáha, nie prekáža.

Pri výbere správneho softvéru na správu zásob potravín a nápojov ide o viac než len o funkcie na kontrolnom zozname. Ide o to, ako dobre zapadne do vášho rytmu, ako rýchlo sa doň vaši zamestnanci dokážu zapracovať a s akou istotou môžete prijímať rozhodnutia na základe toho, čo vám ukazuje.

Neexistuje dokonalá možnosť. Existuje však tá, ktorá je pre vás vhodná.

A ako ju nájsť? To stojí za námahu