6 skvelých nástrojov na správu zmlúv pre obchodné tímy

Úvod

Dosahovanie predajných cieľov závisí najmä od uzatvárania obchodov. To však môže byť ťažké dosiahnuť, ak váš proces uzatvárania predajných zmlúv zaváňa neefektívnosťou, nesprávnou komunikáciou a zmluvnými nezrovnalosťami. Ešte horšie je, že predajné tímy často strácajú obchody kvôli zdĺhavým zmluvným cyklom. Ako teda môžete svojmu tímu pomôcť rýchlejšie dosiahnuť predajné ciele? So všetkými technológiami, ktoré máme dnes k dispozícii, je softvér na správu zmlúv (CMS) pravdepodobne najlepšou odpoveďou na túto otázku.

CMS je proces automatizácie celého procesu uzatvárania zmlúv, ktorý skracuje čas strávený niekoľkými manuálnymi administratívnymi úkonmi. Tu je niekoľko ďalších výhod, ktoré CMS ponúka najmä obchodným tímom:

• Zjednodušené pracovné postupy
• Zlepšený prehľad o zmluve
• Lepšia komunikácia medzi tímami
• Rýchlejšie doručenie zmlúv
• Kratší čas vyjednávania
• Rýchlejšie schvaľovanie a podpisy
• Menej ľudských chýb
• Obrovské zvýšenie efektívnosti
• Bezproblémový predajný cyklus
• Zníženie výdavkov na predaj
• Zvýšené príjmy z predaja

Softvér na správu zmlúv je intuitívny, ale môže si vyžadovať určitú prácu navyše, aby ste ho zosúladili so svojím existujúcim pracovným postupom pri uzatváraní predajných zmlúv. S ohľadom na to sa pozrime na šesť populárnych softvérov na správu zmlúv pre predajné tímy.

1. Kniha zmlúv

Ak riadite malý a stredný podnik (MSP) a hľadáte špičkový softvér na správu zmlúv, Contractbook je váš nástroj. Vytvorte zmluvu od začiatku alebo si vyberte zmluvu z knižnice vzorov, potom ju digitálne podpíšte a odošlite protistranám - to všetko za niekoľko minút. Môžete dokonca sledovať odpovede príjemcov a dostávať upozornenia, keď je zmluva podpísaná. Platforma navyše poskytuje používateľom funkcie, ako je inteligentná konverzia šablón a dátové a metadátové polia na zvýšenie možnosti vyhľadávania v zmluve.

Contractbook poskytuje aj cloudové úložisko a šifrovanie SSL pre aktívne aj ukončené zmluvy. Tvorca automatizácie bez kódu, fulltextové vyhľadávanie a vlastný právny portál sú len niektoré z mnohých užitočných funkcií Contractbook. V súčasnosti ponúka tri rôzne plány pre spoločnosti alebo obchodné jednotky s veľkosťou 11+:

• Nadácia
• Rast
• Podnik

Zatiaľ čo pre žiadny plán nie je stanovený limit používateľov, elektronických podpisov ani nahrávania dokumentov, špičkové funkcie, ako sú dotazníky s podmienenou logikou a prístup k rozhraniu API, sú exkluzívne pre držiteľov licencií Growth a Enterprise. Cena za jednotlivé plány nie je uvedená na ich webových stránkach. Ak však máte záujem, môžete požiadať o demo verziu, aby ste si mohli prezrieť softvér a oznámiť svoje potreby. Podľa toho vám zostavia cenovú ponuku.

2. PandaDoc

PandaDoc je komplexné riešenie na správu zmlúv, ktoré zefektívňuje proces správy zmlúv. S PandaDoc ako digitálnym správcom zmlúv budete môcť využívať funkcie, ako sú prispôsobiteľné roly používateľov na kontrolu prístupu, predschválené doložky na rýchlejšie vypracovanie zmluvy, e-maily s oznámením o predĺžení platnosti zmluvy na sledovanie vypršania platnosti zmluvy a knižnica šablón, ktorá skracuje čas tvorby dokumentov o 65 %.

Okrem toho, že vám platforma umožňuje požiadať o právne záväzné elektronické podpisy v priebehu niekoľkých minút po zhromaždení všetkých podpisov, poskytuje prehľad o stave a plnení všetkých vašich zmlúv v reálnom čase. Taktiež zasiela včasné upozornenia na nadchádzajúce činnosti súvisiace so zmluvami. Okrem toho môžete do novej zmluvy bezproblémovo stiahnuť údaje o zákazníkoch zo systému CRM bez manuálneho zadávania údajov! Navyše vďaka integrovaným integráciám s viac ako 15 systémami CRM, účtovnými programami, platobnými službami a ďalšími službami je to neuveriteľne pohodlné. V prípade akýchkoľvek naliehavých otázok alebo problémov môžete byť pokojní, pretože viete, že zákaznícka podpora je k dispozícii 24 hodín denne prostredníctvom e-mailu a online chatu.

Podrobnosti o cenách plánov PandaDoc sú nasledovné:

• Bezplatná skúšobná verzia: 14 dní - bez viazanosti!
• Základný plán: Podporuje elektronické podpisy, auditné záznamy, analýzu dokumentov, bohatý editor dokumentov s funkciou drag-and-drop a ďalšie!
• Podnikateľský plán: Len 49 USD/užívateľa/mesiac - Essentials plus 10+ CRM integrácií cez Zapier!

3. DocuSign

Spoločnosť DocuSign, líder na trhu riešení pre elektronický podpis a uzatváranie zmlúv, ponúka každému jednoduché riešenie na správu akýchkoľvek zmlúv alebo pracovných postupov s dokumentmi. Jeho nástroj CLM vás upozorní, keď sa zmluva obnoví, aby ste nezmeškali termín. Označí tiež všetky rizikové alebo sporné ustanovenia a ponúkne návrhy na zmenu. Po podpise môžete zmluvu uložiť do centralizovaného úložiska a aktualizovať záznam zákazníka v CRM jediným kliknutím!

Okrem toho DocuSign CLM ponúka:

• podpora viacerých jazykov (príjemcovia môžu podpísať zmluvy v 44 lokalizovaných jazykoch)
• Centralizované úložisko zmlúv s funkciami označovania a filtrovania/vyhľadávania
• Vlastné pracovné postupy pri uzatváraní zmlúv na urýchlenie procesu a odstránenie úzkych miest
• Funkcie na úsporu času, ako je automatické vypĺňanie na automatické vypĺňanie šablón dokumentov údajmi o zákazníkoch z vášho CRM
• Knižnica vopred schválených doložiek, ktorá umožňuje vykonávať zmeny počas rokovaní

Okrem toho systém DocuSign CLM obsahuje integrovanú umelú inteligenciu na správu zmlúv tretích strán a natívnu integráciu s Office 365, takže môžete upravovať zmluvy za chodu. Oba nástroje znižujú riziko a zároveň podporujú štandardizované postupy pri rokovaniach a procesoch práce s dokumentmi. Hoci o cenu pre DocuSign CLM je potrebné požiadať individuálne, môžete využiť ich bezplatnú 30-dňovú skúšobnú verziu a dozvedieť sa viac o ich produkte.

4. Concord

Pre tímy malých firiem, ktoré hľadajú nákladovo efektívne a ľahko použiteľné riešenie na správu zmlúv, môže byť Concord tou správnou voľbou. Concord s cenou od 17 USD na používateľa/mesiac v rámci plánu Standard poskytuje neobmedzený počet elektronických podpisov, dokumentov a šablón, ako aj základné nástroje na automatizáciu, ako napr:

• Online redlining a spolupráca
• Súhrn automatického vypĺňania
• Audítorská stopa
• Verzovanie
• Pripomienky termínov
• Fulltextové vyhľadávanie OCR
• Hromadné odosielanie
• Samoobslužná znalostná databáza

Plán Pro, ktorý stojí 49 USD na používateľa/mesiac, vám však umožňuje implementovať pokročilejšiu automatizáciu, ako sú pracovné postupy schvaľovania a integrácie tretích strán. Ak však chcete získať funkcie, ako je knižnica doložiek a vlastná značka, budete musieť požiadať o vlastnú cenovú ponuku prostredníctvom plánu Enterprise.

5. Conga

Vďaka poznatkom spoločnosti Conga, ktoré sú založené na umelej inteligencii a pomáhajú vám na každom kroku, sa analýza zmlúv - nielen správa zmlúv - stala jednoduchou záležitosťou. Tu je zoznam kľúčových funkcií Conga:

• Knižnica šablón
• Úložisko dokumentov
• Riadenie dodržiavania predpisov
• Sledovanie dokončenia
• Pripomienky a upozornenia
• Fulltextové vyhľadávanie
• Elektronické podpisy
• Okamžité zasielanie správ
• Automatizované schvaľovanie
• Analýza údajov
• Vlastné správy

Toto hybridné riešenie CLM pomáha podnikom vytvárať, sledovať a vykazovať zmluvy v jednom okne. Ak chcete ich produkt lepšie spoznať, vyžiadajte si bezplatnú ukážku skôr, ako požiadate o cenovú ponuku. Podobne ako Contractbook, aj Conga navrhuje balíky riešení na mieru na základe špecifických požiadaviek klienta.

6. Agiloft

Ak riadite veľkú spoločnosť s komplexnými požiadavkami na správu zmlúv, Agiloft je pre vás najlepšou voľbou. Systém je vysoko prispôsobivý a umožňuje pokročilé automatizačné funkcie, ako napríklad sekvenčné, paralelné a podmienené schvaľovanie, a to je len niekoľko z nich! Môže sa tiež pochváliť niekoľkými bezpečnostnými certifikátmi vrátane SOC 2 typu 2. Medzi jeho kľúčové funkcie patria:

• Autorizácia zmlúv
• Knižnica šablón
• Skenovanie súborov OCR
• Auditné záznamy
• Robustné vyhľadávacie nástroje
• Kontrola verzií
• Upozornenia e-mailom
• Analýzy a správy v reálnom čase

Nemá vlastnú funkciu elektronického podpisu, ale má integráciu so službami Adobe Sign a DocuSign. A funguje to výborne!

Agiloft CLM je k dispozícii vo verziách Essentials, Advanced a Premium s flexibilnými cenovými balíčkami, ktoré vyhovujú vášmu rozpočtu. Upozorňujeme, že keďže je príliš bohatý na funkcie, ich produkt môže byť skvelý pre veľké podniky, ale nie až tak pre malé podniky s jednoduchšími potrebami. Budete ich teda musieť kontaktovať, aby vám vypracovali cenovú ponuku na základe vašich presných potrieb.

Záver

Stále sa neviete rozhodnúť, ktorý softvér na správu zmlúv kúpiť pre svoj tím? Vždy je tu ponuka bezplatnej skúšobnej verzie, ktorá vám umožní vyskúšať si softvér skôr, ako sa rozhodnete ho kúpiť.