Cum să asigurați conformitatea întreprinderilor în 2024: Instrumente care să vă ajute să rămâneți în frunte

Introducere

Să recunoaștem - a ține pasul cu reglementările de afaceri poate părea un act de jonglerie. Între normele fiscale în schimbare, legile privind confidențialitatea datelor și orientările specifice industriei, este ușor să te simți copleșit.

Dar iată care este treaba: a rămâne conform nu înseamnă doar să bifați căsuțele de pe o listă de verificare imaginară pentru afacerea dvs. Este vorba despre protejarea afacerii dvs. de amenzi, menținerea încrederii clienților dvs. și buna desfășurare a operațiunilor.

Astăzi, întreprinderile nu își mai pot permite să se bazeze pe procese manuale. Instrumentele de conformitate sunt calea de urmat. Având în vedere modul în care multe lucruri au devenit astăzi conduse de inteligența artificială, întreprinderile nu ar trebui să rămână în urmă.

Ar trebui să vă asigurați că afacerea dvs. este conformă cu jocul. În acest articol, vom explica ce înseamnă conformitatea, de ce este esențială, care sunt riscurile ignorării acesteia și ce instrumente vă pot ajuta să vă mențineți în frunte.

Ce este conformitatea în afaceri?

Gândiți-vă la conformitatea afacerii ca la gardurile de protecție care vă mențin operațiunile în siguranță și legalitate. Este vorba despre respectarea normelor și reglementărilor care se aplică afacerii dvs. - fie că este vorba despre legislația muncii, cerințele privind confidențialitatea datelor sau obligațiile de raportare financiară. Partea complicată este să țineți pasul cu regulile, deoarece acestea nu sunt stabilite în piatră.

Conformitatea înseamnă să rămâneți la curent cu aceste schimbări și să vă asigurați că afacerea dumneavoastră este întotdeauna în regulă. Scopul dvs. este să evitați amenzile, să păstrați intactă încrederea clienților dvs. și să conduceți o afacere care funcționează legal și corect.

De ce are nevoie afacerea dumneavoastră de instrumente automatizate de conformitate?

A încerca să rămâi conform fără instrumentele potrivite este ca și cum ai încerca să termini un maraton în flip-flops. Este posibil să terminați maratonul, dar nu vă așteptați să fiți în clasament. De asemenea, probabil că vă veți pricinui dureri inutile pe parcurs.

De ce v-ați dori o astfel de suferință, nu-i așa? Deci, pentru a avansa, aveți nevoie de instrumente automate de conformitate. Aceste instrumente elimină o mare parte din durerea de cap legată de gestionarea reglementărilor. Iată de ce sunt esențiale:

Complexitatea reglementărilor

Reglementările se schimbă rapid. Doar anul trecut, mai mult de jumătate dintre întreprinderi au declarat că au dificultăți în a ține pasul cu normele în continuă evoluție - în special cu legile privind confidențialitatea datelor, cum ar fi Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR). Instrumentele automatizate sunt actualizate în timp real, astfel încât nu trebuie să vă faceți griji că veți pierde modificări cruciale.

Integrarea între departamente

Conformitatea nu se limitează la un singur departament. HR, finanțe, IT - toată lumea este implicată. Sistemele automatizate se asigură că toate părțile afacerii dvs. sunt sincronizate. Acest lucru vă ajută să îndepliniți cerințele la nivel general, fără complicații.

Monitorizare în timp real

Nu ar fi frumos să primiți un avertisment atunci când ceva este pe cale să meargă prost? Instrumentele automatizate de conformitate fac exact acest lucru. Acestea oferă alerte în timp real în cazul în care sunteți aproape de a încălca o regulă, astfel încât să puteți remedia situația înainte ca aceasta să devină o problemă.

Avantaj concurențial

Clienții acordă mai multă atenție întreprinderilor care respectă regulile. De fapt, conform unui raport NielsenIQ din 2022, peste 80% dintre consumatori preferă să lucreze cu companii care sunt transparente cu privire la procesele lor. Instrumentele automatizate vă ajută să construiți această încredere - iar încrederea se traduce în loialitate și succes pe termen lung.

Riscurile neconformității: Amenzi, prejudicii de reputație și perturbări operaționale

Nerespectarea normelor nu este doar riscantă - este și costisitoare. Neconformitatea vă poate lovi din toate părțile, cu consecințe care variază de la penalități financiare la pierderea încrederii clienților.

Un studiu din 2017, intitulat True Cost of Compliance with Data Protection Regulations, realizat de GlobalScape și Ponemon Institute, a constatat că costul mediu anual al neconformității pentru întreprinderi a ajuns la 14,8 milioane de dolari. Acesta este cu 45% mai mare decât în 2011 și semnificativ mai scump decât costul mediu al conformității, de 5,5 milioane de dolari.

Acest scenariu nu face decât să vă arate cât de rentabilă poate fi conformitatea în afaceri. Aceasta vă ajută să evitați aceste trei riscuri principale:

Amenzi și probleme juridice

Amenzile și problemele juridice nu sunt doar o palmă pe încheietura mâinii. Acestea sunt probleme serioase care vă pot costa milioane. Luați GDPR (Regulamentul general privind protecția datelor) din Europa, de exemplu. Dacă greșiți, vă puteți confrunta cu amenzi GDPR de până la 20 de milioane de euro sau 4% din veniturile dvs. globale, luându-se în considerare valoarea cea mai mare.

Daune aduse reputației

În lumea de astăzi, marca dvs. este totul. O singură problemă de conformitate și puteți pune în pericol reputația afacerii dumneavoastră.

Țineți cont de faptul că, în prezent, clienții își prețuiesc confidențialitatea mai mult ca niciodată. Ei vor să știe dacă datele lor sunt în siguranță cu dumneavoastră. Dacă se află că ați fost prea permisiv în ceea ce privește protejarea informațiilor lor personale, aceștia ar putea începe să se orienteze către concurenții dumneavoastră.

Dureri de cap operaționale

Atunci când neconformitatea este semnalată, aceasta poate bloca operațiunile. De exemplu, sunteți gata să vă lansați noul produs. Echipa de marketing este entuziasmată și toată lumea este pregătită de lansare. Cu toate acestea, problemele de conformitate își arată brusc capul urât. Brusc, totul se oprește. Ar fi destul de dezamăgitor pentru dvs., angajații și clienții dvs.

Care sunt domeniile cheie ale conformității în afaceri?

Conformitatea nu este o afacere unică. Aceasta acoperă mai multe domenii, în funcție de sectorul în care vă desfășurați activitatea. Iată care sunt domeniile-cheie pe care întreprinderile trebuie să le urmărească:

Protecția datelor

Normele privind confidențialitatea datelor, cum ar fi GDPR (Regulamentul general privind protecția datelor) și California Consumer Privacy Act (CCPA), impun companiilor să gestioneze în mod responsabil informațiile clienților. Acest lucru include efectuarea următorilor pași:

1. Obțineți consimțământul clienților pentru colectarea datelor.
2. Protejați datele colectate prin criptare.
3. Anunțați clienții în cazul unei încălcări.

Reglementări de mediu

Dacă afacerea dvs. are un impact asupra mediului (și majoritatea au), va trebui să respectați reglementările privind aspecte precum emisiile de carbon, gestionarea deșeurilor și practicile ecologice. Sustenabilitatea nu este bună doar pentru planetă, ci devine o necesitate de reglementare.

De fapt, conform sondajului PwC "Vocea consumatorilor 2024", 9,7% dintre consumatori vor plăti prețuri mai mari pentru produse și bunuri durabile. Acest lucru este în concordanță cu sondajul de anul trecut, care a arătat o disponibilitate de 9,8% de a plăti prețuri mai mari pentru durabilitate.

Raportare financiară și audit

Ținerea evidenței contabile în ordine nu este doar o măsură inteligentă, ci este obligatorie din punct de vedere legal. Guvernele așteaptă rapoarte financiare exacte, iar multe întreprinderi trebuie să se pregătească pentru audituri. Automatizarea conformității financiare vă poate scuti de sarcini și probleme de ultim moment.

Reglementări specifice industriei

Anumite industrii trebuie să respecte reguli suplimentare. De exemplu, furnizorii de servicii medicale trebuie să respecte Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA) pentru a proteja datele pacienților. În mod similar, instituțiile financiare trebuie să îndeplinească cerințele privind combaterea spălării banilor (AML) pentru a preveni frauda.

Modul în care software-ul de resurse umane poate simplifica respectarea reglementărilor

Dacă credeți că conformitatea este doar un aspect financiar sau juridic, gândiți-vă din nou. Resursele umane joacă, de asemenea, un rol important. Din fericire, software-ul de resurse umane poate face gestionarea conformității mult mai ușoară.

Automatizarea documentației și a raportării

Instrumentele de resurse umane pot genera automat rapoarte și vă pot menține înregistrările la zi, astfel încât să fiți întotdeauna pregătiți pentru audituri și inspecții.

Respectarea legislației muncii simplificată

De la urmărirea orelor de lucru la garantarea egalității salariale, instrumentele de resurse umane vă ajută să respectați legislația muncii. Sistemele cu verificări integrate facilitează depistarea potențialelor încălcări înainte ca acestea să devină o problemă.

Instrumente de conformitate pentru raportarea financiară

Conformitatea financiară este un domeniu în care automatizarea strălucește cu adevărat. Să analizăm modul în care instrumentele financiare vă pot menține pe drumul cel bun:

Rămâneți la curent cu modificările legislației fiscale

Legislația fiscală se poate schimba rapid, în special în state precum California, unde reglementările sunt actualizate frecvent. Sistemele de salarizare concepute pentru întreprinderile din California, cum ar fi EarnPayroll, vă ajută să rămâneți în frunte prin furnizarea automată de actualizări privind noile reglementări fiscale. Acest lucru asigură că declarațiile dvs. sunt întotdeauna corecte, menținându-vă în conformitate cu cele mai recente cerințe legale specifice Californiei.

Prindeți erorile înainte ca acestea să devină probleme

Greșelile se întâmplă - dar nu trebuie să conducă la amenzi. Instrumentele financiare automatizate utilizează algoritmi pentru a detecta erorile. Acești algoritmi pot identifica probleme pe care ochiul uman le-ar putea omite. Puteți corecta orice eroare imediat înainte de a trimite raportul.

Stocarea în cloud în condiții de audit

Stocarea documentelor financiare în cloud menține totul organizat și accesibil pentru audituri. Stocarea în cloud nu numai că garantează conformitatea, dar vă protejează și înregistrările cu o securitate de top. Vă puteți accesa documentele oricând și oriunde în siguranță.

Instrumente pentru respectarea confidențialității și securității datelor

Având în vedere creșterea numărului de încălcări ale securității datelor, întreprinderile nu își pot permite să se zgârcească la securitate. Iată câteva instrumente indispensabile pentru respectarea confidențialității datelor:

Instrumente de securitate cibernetică pentru a rămâne în conformitate

Conformitatea cu legile privind datele înseamnă mai mult decât doar blocarea datelor - necesită o monitorizare constantă. Instrumentele de securitate cibernetică vă ajută să detectați amenințările în timp real și să vă mențineți în fața riscurilor cibernetice. Puteți preveni eventualele furturi de identitate și alte probleme care pot apărea în urma atacurilor cibernetice.

Există instrumente disponibile pentru a vă ajuta să respectați Legea privind raportarea corectă a creditelor (FCRA) atunci când gestionați informațiile de credit ale clienților. Conformitatea cu FCRA este esențială pentru raportarea legală a unor informații de credit exacte.

Respectarea legislației poate că nu este cea mai interesantă parte a conducerii unei întreprinderi, dar este cu siguranță una dintre cele mai importante. Vestea bună este că nu trebuie să o abordați singur. Instrumentele automatizate pot face conformitatea mai ușoară.

Cu instrumentele potrivite, puteți evita greșelile costisitoare. Vă puteți concentra pe consolidarea încrederii clienților și pe creșterea afacerii. Astăzi, respectarea normelor nu înseamnă doar evitarea problemelor. Este vorba de a vă pregăti pentru succesul pe termen lung.