Cum să prevenim eficient furtul de timp la locul de muncă

Introducere

Benjamin Franklin, unul dintre Părinții Fondatori ai SUA, a fost multe lucruri - scriitor, om de afaceri de succes, tipograf, filantrop, politician și inventator.

Într-unul dintre eseurile sale - "Sfaturi pentru un tânăr meseriaș", a scris: "Nu uitați că timpul înseamnă bani".

Domnul Franklin ar fi fost amuzat să afle că sfatul său pentru tinerii meseriași rămâne relevant chiar și după 275 de ani, în special pentru organizațiile care aspiră să abordeze provocarea "furtului de timp al angajaților", utilizând în mod optim timpul angajaților.

Furtul de timp al angajaților reprezintă o provocare majoră pentru organizațiile care încearcă să îmbunătățească în mod constant nivelurile de productivitate la locul de muncă. Nerezolvarea acesteia poate duce la pierderea de profituri și poate avea un impact asupra perspectivelor de creștere a organizațiilor și chiar asupra sustenabilității pe termen lung.

Pe măsură ce organizațiile cercetează motivele productivității scăzute a angajaților, trebuie să cerceteze în profunzime dacă angajații lor se complac sau nu, cu bună știință sau din neatenție, în furtul de timp. Acest blog vă va ajuta să înțelegeți totul despre furtul de timp, modul în care angajații se angajează în astfel de practici și cum să le preveniți în calitate de angajatori.

Ce este furtul de timp?

Sursa imaginii

Furtul de timp reprezintă pur și simplu deturnarea orelor de lucru de către angajați, fie că se prefac că lucrează, fie că se angajează în activități care nu au legătură cu munca, cu bună știință sau fără să știe. În acest fel, angajații sunt plătiți pentru orele pe care nu le-au lucrat, ceea ce determină o pierdere de productivitate și de randament pentru organizație.

Furtul de timp poate părea banal și chiar dificil de înțeles, deoarece nu este ca furtul de materiale. Suntem obișnuiți să ne gândim la furt ca la pierderea fizică a proprietății sau a bunurilor. De aceea, pentru organizații poate fi o provocare să înțeleagă pe deplin contururile furtului de timp și impactul acestuia asupra performanței afacerii lor.

Cu toate acestea, este o formă de comportament necorespunzător care poate duce la o pierdere enormă de producție și venituri organizaționale, în special pentru organizațiile mari, cu un număr substanțial de angajați.

Să înțelegem acest lucru cu un exemplu de organizație cu 700 de angajați. Dacă fiecare angajat fură sau își însușește 30 de minute pe zi, atunci organizația pierde 21.000 de minute sau 250 de ore de timp productiv în fiecare zi!

Aceste cifre se pot transforma în sute de mii de ore de lucru și milioane de dolari în sume monetare, subliniind modul în care furtul de timp poate afecta producția afacerii și chiar pune în pericol sustenabilitatea organizațională pe termen lung.

Acum că am înțeles ce constituie furtul de timp, să analizăm câteva moduri în care angajații fură timp de la angajatori.

Șapte moduri în care angajații comit furt de timp

Ingeniozitatea nu cunoaște limite și nu există o lipsă de modalități prin care angajații se angajează în furtul de timp. Cu toate acestea, am enumerat mai jos cele șapte moduri bine cunoscute prin care angajații fură timp de la organizația lor.

1. Automatizarea șoarecilor

Una dintre cele mai eficiente modalități de a păcăli instrumentele software de urmărire a timpului este utilizarea unui mouse automat. Angajații pot plasa o cutie de mouse deasupra unui dispozitiv care funcționează cu baterii sau cu telecomandă, pe care îl pot manevra de la distanță.

În acest fel, mouse-ul continuă să plutească pe ecran la intervale periodice și predefinite, după cum consideră utilizatorul că este necesar, menținând ecranul computerului activ. Deoarece instrumentul software de urmărire a timpului presupune că utilizatorul este activ, acesta nu poate înregistra nicio activitate suspectă și nu poate raporta furtul de timp.

2. Deschiderea mai multor ferestre mici

Un alt mijloc eficient, dar simplu, de furt de timp este deschiderea mai multor ferestre mici pe ecranul computerului. Folosind astfel de ferestre, angajații pot naviga pe internet, pot discuta cu prietenii lor sau chiar pot face cumpărături online. Între timp, ei păstrează deschisă fereastra principală, pe tot ecranul, pentru activitățile legate de birou. Deoarece unele tipuri de software online de urmărire a timpului urmăresc fereastra pe tot ecranul, acestea pot fi înșelate pentru a înregistra angajații ca lucrând activ la sarcini legate de birou.

3. Cronometrarea software-ului de captură de ecran

Pentru a utiliza acest truc este nevoie de o anumită competență în operarea software-ului, în special de capacitatea de a ocoli sau de a sparge codul software-ului utilizat pentru urmărirea angajaților. Angajații pot sparge software-ul de urmărire a timpului pentru a discerne intervalul de timp în care software-ul face o captură de ecran a ecranului computerului utilizatorului.

Aceste informații îi pot ajuta să își cronometreze activitățile astfel încât software-ul de urmărire a timpului să îi înregistreze ca fiind implicați în sarcini oficiale. Între timp, angajatul poate naviga în mod convenabil pe internet sau se poate ocupa de sarcini care nu au legătură cu munca în timpul intervalului dintre cele două capturi de ecran.

4. Utilizarea mai multor monitoare

Unii angajați își conectează laptopurile la mai multe monitoare/ecrane prin intermediul unor cabluri USB. Acest lucru le permite să opereze mai multe ferestre simultan, în timp ce folosesc fereastra principală pentru sarcini legate de birou. Din păcate, nu multe programe de urmărire a timpului de pe piață pot identifica și urmări mai multe monitoare.

Această lacună existentă le permite unor angajați să fure timpul angajatorilor.

5. Manipularea codului software

Este o modalitate mai puțin obișnuită de a păcăli software-ul de urmărire a timpului. Cu toate acestea, angajații pricepuți în domeniul tehnologiei și al software-ului pot exploata instrumentele de urmărire a timpului prin modificarea codului software-ului.

Unele instrumente software de urmărire a timpului sunt susceptibile la piraterie și manipulare, creând astfel o oportunitate pentru angajați de a schimba modul în care lucrează. În acest fel, astfel de instrumente înregistrează informații incorecte, care sunt alimentate în prealabil de către angajați.

6. Lovitură de prieten

Sursa imaginii

Punctele de pontaj ca mijloc de a înșela angajatorii cu privire la utilizarea orelor de lucru de către angajați au existat încă de când a apărut conceptul de urmărire a timpului de lucru. Punctarea de tip "buddy punching" presupune o prezență proxy, în care un alt angajat marchează prezența în numele colegilor săi.

Cu toate acestea, organizațiile au eliminat în mare parte acest mijloc de furt de timp prin instituționalizarea sistemelor biometrice de prezență, în care angajații își înregistrează prezența folosind scanări ale retinei, scanări ale amprentelor digitale, sisteme de recunoaștere facială etc.

7. Navigarea excesivă și neproductivă pe internet

Navigarea pe internet este firească, iar angajații vizitează ocazional internetul pentru a cerceta sau valida informații sau pentru a obține informații despre un subiect pe care este posibil să îl abordeze cu clienții, managerii sau colegii lor. Cu toate acestea, navigarea excesivă pe internet, în special pentru sarcini neproductive, cum ar fi răspunsul la e-mailuri personale, cumpărăturile online sau citirea despre subiecte care nu au legătură cu munca, poate duce la pierderea de ore de lucru productive.

Unii angajați pot, de asemenea, să navigheze pe internet fără rost în timpul orelor de program, pretinzând că sunt în căutarea unor informații relevante legate de anumite sarcini oficiale. Pentru a face față unor astfel de scenarii, este posibil să trebuiască să vă străduiți să vă inspirați angajații în diverse moduri pentru a le îmbunătăți performanța.

Impactul furtului de timp asupra întreprinderilor

Constatările din industrie sugerează că furtul de timp rămâne o sursă serioasă de pierderi de venituri pentru organizații. De exemplu, un raport al industriei a arătat că furtul de timp a cauzat pierderi anuale de 20 și 50 de miliarde de dolari pentru organizațiile din SUA.

Între timp, companiile la nivel global pierd peste 400 de miliarde de dolari americani din cauza pierderii productivității la locul de muncă! Acestea sunt cifre serioase și reprezintă un motiv de îngrijorare pentru organizațiile care se confruntă cu crize multiple, cum ar fi o piață a muncii turbulentă și indicatori macroeconomici neinspirați pe piețele cheie.

Cum să oprești furtul de timp

Mai jos sunt menționate câteva modalități prin care organizațiile pot opri furtul de timp.

1. Îmbunătățirea angajamentului angajaților

Un raport recent al industriei a afirmat că nivelurile de implicare a angajaților rămân la un nivel scăzut din toate timpurile. Doar o cincime sau 21% din forța de muncă la nivel global se identifică ca fiind activi. Între timp, stresul angajaților a înregistrat 44% în 2022, ceea ce a fost chiar mai mare decât cifrele din 2021.

Trecerea bruscă la locuri de muncă la distanță și hibride a avut un impact asupra echilibrului dintre viața profesională și cea privată, crescând ratele de epuizare. Astfel de provocări au avut un impact asupra capacității angajaților de a se concentra asupra sarcinilor legate de birou și de a-și echilibra viața personală și profesională. Pentru a face față acestei situații, organizațiile trebuie să petreacă timp cu angajații pentru a înțelege motivele care stau la baza ratelor lor scăzute de productivitate și necesitatea de a utiliza modalități de a trișa software-ul de urmărire a timpului.

Angajații implicați sunt mai puțin predispuși să își irosească orele de lucru pe sarcini neproductive și creează o valoare mai mare pentru organizație. Pentru aceasta, angajatorii pot întreprinde diverse activități de implicare a angajaților pentru a spori productivitatea și a contribui la reducerea problemei furtului de timp.

2. Comunicare eficientă

Comunicarea eficientă este mai importantă ca niciodată, mai ales pe măsură ce interacțiunile în persoană devin mai puțin frecvente și munca la distanță devine tot mai frecventă. Organizațiile ar trebui nu numai să comunice eficient pentru a implica angajații, ci și pentru a-i ajuta să înțeleagă necesitatea sistemelor de urmărire a timpului.

Organizațiile trebuie să îi facă pe angajați să accepte ideea că utilizarea unor astfel de mecanisme de urmărire a timpului nu are ca scop microgestionarea lor, ci să le ofere mai multe informații utile pentru a le permite să se angajeze în sarcini cu o valoare mai mare. Liderii de afaceri trebuie să preia inițiativa de a ajuta la instituționalizarea unor astfel de practici în întreaga organizație, acționând ca factori de schimbare.

Citește și: 5 instrumente eficiente de comunicare internă pentru a îmbunătăți fluxul de lucru al afacerii tale

3. La bordul unui software de urmărire a timpului

Sursa imaginii

Adoptarea unui software de urmărire a timpului este o mișcare strategică pentru întreprinderile care doresc să îmbunătățească productivitatea și să prevină furtul de timp. Prin adoptarea unui instrument de urmărire a timpului, precum Replicon, organizațiile pot monitoriza cu precizie orele de lucru și activitățile angajaților, reducând riscul de furt de timp. Aceste soluții avansate oferă o perspectivă în timp real asupra sarcinilor și a termenelor proiectelor, asigurând responsabilitate și transparență la locul de muncă. Unele dintre aceste instrumente oferă fișe de pontaj bazate pe inteligență artificială și fișe de pontaj mobile care ajută organizațiile să captureze datele de timp și prezență, să rezerve timp liber și să gestioneze eficient programele de lucru, oricând și oriunde.

4. Permiteți un program de lucru flexibil

Sursa imaginii

Angajatorii îi pot ajuta pe angajați să obțină o mai bună conviețuire între viața profesională și cea privată, permițând un program de lucru flexibil. Orarul de lucru flexibil îi poate ajuta pe angajați să își gestioneze viața personală și responsabilitățile într-un mod în care nu ar trebui să mintă că sunt online în ore "fixe" sau să găsească modalități ingenioase de a păcăli software-ul de urmărire a timpului.

Acest lucru le-ar permite să se concentreze cu atenție asupra muncii lor și să ducă o viață mai lipsită de stres, ceea ce ar contribui la creșterea nivelului de productivitate, în beneficiul organizației pe termen lung, ajutând-o să câștige războiul actual pentru talente!

Puteți încerca acorduri flexitime, în care angajații pot lucra un număr de ore stabilit, dar pot alege când să lucreze sau chiar să încercați programe de lucru săptămânale comprimate, cum ar fi 4/10, 9/80 sau 2-2-3, care le permit angajaților să își completeze orele de lucru săptămânale în mai puțin de cinci zile, pentru a obține mai mult timp liber în care să își desfășoare activitățile personale.

5. Concentrarea pe rezultate

Organizațiile trebuie să dezvolte o cultură în care angajații și managerii să se concentreze mai degrabă pe rezultate decât pe timpul petrecut pe un proiect sau o sarcină. Aceasta poate fi o schimbare față de paradigma stabilită, în care "timpul petrecut" este considerat criteriul de evaluare a productivității.

Cu toate acestea, realizarea unor astfel de schimbări necesită intervenții pe termen mai lung și angajament, deoarece schimbările culturale au nevoie de mult timp pentru a se manifesta.

6. Auditul cu diligență

Auditul modului în care angajații își petrec timpul poate oferi informații profunde despre tendințele la nivelul întregii organizații, pe care liderii le pot folosi pentru a crea foi de parcurs pentru îmbunătățiri. De exemplu, o organizație poate automatiza sarcinile administrative dacă forța sa de muncă dedică mai mult timp activităților administrative decât sarcinilor esențiale pentru afacere.

Concluzie {#concluzie}

Ultimii ani au fost tumultuoși pentru organizațiile la nivel global. Marjele de profit reduse, scăderea considerabilă a cheltuielilor clienților, războiul furibund pentru talente și costurile tot mai mari ale resurselor umane impun o atenție sporită asupra modalităților de a acoperi pierderile de venituri. Iar abordarea problemei furtului de timp în rândul angajaților este o modalitate simplă, dar foarte eficientă de a îmbunătăți rezultatele.