Comunicarea eficientă este cheia succesului pentru afacerea ta

Introducere

Știu că auzim asta de multe ori: "Comunicarea este cheia". Dar chiar așa este? Bineînțeles că este! Comunicarea este esențială în fiecare aspect al vieții noastre. Fie că este vorba de relațiile personale sau profesionale, de strategiile de afaceri sau chiar de emoji-ul folosit pentru a îndulci un text dur - apropo, aceasta este comunicarea non-verbală.

De obicei, credem că atunci când ceva este definit ca fiind schimbul de informații între două sau mai multe persoane, se referă doar la comunicarea scrisă și verbală.

Cu toate acestea, comunicarea înseamnă mai mult decât simpla utilizare a cuvintelor. Ea poate implica și limbajul corpului, expresiile faciale și tonul vocii; fiecare dintre aceste lucruri transmite un mesaj persoanei cu care vorbiți.

Într-un mediu de afaceri, vă petreceți mult timp comunicând. Fie că este vorba de comunicare internă, prin conturarea obiectivelor, reiterarea principiilor dumneavoastră, implicarea în discuții și urmărirea situației cu colegii de muncă. Sau extern, prin coordonarea cu alte părți, conversațiile cu clienții sau promovarea bunurilor sau serviciilor dvs.

Cred că o formă de comunicare reușită este aceea în care mesajul este înțeles așa cum a fost intenționat să fie comunicat. În lipsa acestei înțelegeri, un mesaj poate fi înțeles greșit sau transmis incorect, ceea ce poate duce la o greșeală sau la frustrare.

Orice afacere are nevoie de o comunicare organizațională eficientă, deoarece, fără aceasta, sarcinile și procedurile care trebuie îndeplinite pentru ca afacerea să funcționeze nu pot fi finalizate. Acestea fiind spuse, haideți mai întâi să analizăm mai în profunzime de ce este importantă o comunicare eficientă.

Importanța unei comunicări eficiente

(Sursa)

Comunicarea are un impact semnificativ asupra productivității, culturii și entuziasmului unei organizații. Dezvoltarea unor abilități de comunicare eficientă în calitate de manager oferă beneficii semnificative pe termen scurt și lung pentru compania dumneavoastră. Un bun comunicator își poate inspira echipa să muncească mai mult, să ofere rezultate mai bune și să evite neînțelegerile.

Toți acești factori pot contribui la succesul companiei, dar și la succesul dumneavoastră. Când angajații sunt implicați direct în produsele și proiectele de lucru, ajută la crearea unui sentiment de contribuție la viitorul organizației. De asemenea, îi motivează să lucreze pentru a îmbunătăți profitabilitatea, satisfacția clienților și notorietatea mărcii. Angajații care sunt investiți personal în obiectivele companiei sunt mai preocupați de alte aspecte. De exemplu, dacă brandul are o reputație pozitivă ca loc de muncă excelent, acest lucru poate afecta capacitatea de a atrage și de a păstra talentele de top pe termen lung.

Unsprezece motive pentru care o comunicare eficientă în afaceri este cheia succesului

(Sursa)

1. Construiește o cultură de companie mai bună

O strategie adecvată de comunicare în afaceri este crucială pentru crearea unei culturi de echipă și a unui mediu de lucru pozitiv. Companiile care comunică într-un mod transparent și deschis au o atmosferă de lucru mult mai sănătoasă și o motivație și o satisfacție mai mare a angajaților.

Pe de altă parte, organizațiile care neglijează comunicarea de afaceri ca mijloc de îmbunătățire a culturii locului de muncă suferă de un nivel scăzut de implicare, de satisfacție scăzută a angajaților, de rate scăzute de satisfacție a clienților și de rate ridicate de rotație.

2. Îmbunătățește eforturile de partajare a cunoștințelor

Unul dintre principalele obiective pe care companiile încearcă să le atingă investind în comunicarea internă este îmbunătățirea practicilor de partajare a cunoștințelor. Într-o lume în care angajații sunt în continuă creștere și învață lucruri noi, angajatorii trebuie să permită un schimb facil de cunoștințe în cadrul organizațiilor lor. Fără o strategie de comunicare internă bine pusă la punct, partajarea cunoștințelor și cunoștințele organizaționale au de suferit.

3. Îmbunătățește implicarea angajaților

Conform studiului Ragan privind implicarea angajaților, comunicarea cu liderii este cel mai important aspect al comunicării interne care se corelează statistic cu implicarea angajaților. Echipele de comunicare internă joacă un rol important în asistarea, formarea și educarea liderilor cu privire la valoarea comunicării.

4. Îmbunătățește cooperarea interdepartamentală

Este extrem de dificil să se mențină o comunicare interdepartamentală eficientă în cadrul firmelor fără un plan de comunicare solid. Angajații trebuie să fie capabili să interacționeze și să colaboreze fără efort pentru a fi mai productivi. De exemplu, departamentele de cercetare și de marketing trebuie să fie pe aceeași lungime de undă, iar biroul de afaceri și departamentul IT trebuie să fie în sincronizare.

5. Îmbunătățește satisfacția și retenția clienților

O mai bună comunicare în afaceri înseamnă, de asemenea, o mai bună satisfacție a clienților. Dacă există o comunicare deficitară în cadrul unei organizații, se întâmplă două lucruri în ceea ce privește serviciile și satisfacția clienților: În primul rând, angajații care au roluri în relația cu clienții nu vor avea informațiile de care au nevoie. În al doilea rând, clienții vor simți moralul scăzut al angajaților și vor avea o experiență negativă.

De fapt, un studiu a constatat că atitudinea angajaților are un impact semnificativ asupra satisfacției clienților, ceea ce duce la o creștere a veniturilor.

6. Eliminarea supraîncărcării cu e-mailuri

De la actualizări ale progresului la solicitări de date, sarcini, interacțiuni cu angajații și feedback, invitații la întâlniri, comunicări cu clienții și furnizorii, livrarea de documente și felicitări de ziua de naștere, în general, toate acestea sunt gestionate prin e-mail în cadrul firmelor.

Potrivit lui Radicati, în medie, un om de afaceri petrece 25% din ziua de lucru cu rutina legată de e-mail. Cu toate acestea, doar câteva dintre ele merită asistența noastră imediată. Multe dintre e-mailurile pe care le primim sunt complet irelevante pentru noi. Supraîncărcarea cu e-mailuri a fost redusă în cadrul comunicărilor interne de afaceri care utilizează platforme eficiente pentru implicarea și colaborarea angajaților.

7. Reduce fluctuația de personal

Companiile cu angajați mai implicați și mai mulțumiți se bucură de rate de rotație mult mai mici. Pentru a atrage și a păstra Millennials și generațiile mai tinere la locul de muncă, angajatorii trebuie să se asigure că își mențin angajații informați cu privire la ceea ce este relevant pentru locurile lor de muncă.

Pe de altă parte, prea multe informații irelevante conduc adesea la stres, dezangajare, frustrare și, prin urmare, la o mai slabă retenție a angajaților.

8. O mai bună comunicare pentru lucrătorii la distanță

Echipele la distanță sunt calea viitorului. Potrivit statisticilor, până în 2028, 73% din toate departamentele de afaceri vor angaja lucrători la distanță. Mai mult, în țările bogate, precum Statele Unite, cifrele ar putea depăși în cele din urmă 75%.

Acest lucru necesită o nouă abordare a comunicării, a conducerii și a managementului. Echipele la distanță se confruntă cu o serie de probleme de comunicare, inclusiv coordonarea între fusurile orare, depășirea barierelor informaționale și depășirea obstacolelor lingvistice și culturale. În plus, distanța face ca membrii echipei să simtă cu greu că fac parte din aceeași echipă. Cu toate acestea, îmbunătățirea comunicării corporative interne poate face o mare diferență în modul în care echipele la distanță colaborează și interacționează.

9. Eliminarea barierelor de comunicare

Barierele informaționale sunt frecvente atunci când există prea multe lucruri irelevante. Prin urmare, informațiile vitale pentru un angajat pot fi rapid rătăcite. O comunicare internă eficientă a companiei, precum și utilizarea instrumentelor de comunicare adecvate sunt esențiale pentru a depăși această dificultate.

10. Crește gradul de susținere a angajaților

Atunci când angajatorii știu cum să comunice eficient cu angajații lor, reușesc mult mai bine să îi transforme pe aceștia în ambasadori ai mărcii. Ambasadoratul mărcii nu este atât de greu de realizat pe cât cred multe companii. De fapt, angajații fericiți ar fi încântați să contribuie la programele de ambasador al mărcii.

Există patru moduri principale prin care ambasadorii de marcă și promovarea angajaților pot ajuta operațiunile unei companii:

• Creșterea notorietății mărcii
• Îmbunătățirea brandului de angajator și atragerea de candidați de înaltă calitate
• Stimulează eforturile de marketing
• Creșterea vânzărilor

Cum pot lucra companiile la un proces de comunicare eficient?

(Sursa)

1. Utilizați instrumentele de comunicare potrivite

Instrumentele pe care le folosiți pentru a comunica în cadrul echipei dvs. pot avea un mare impact asupra eficienței procesului de comunicare. Dacă folosiți instrumente lente, care nu sunt foarte ușor de utilizat sau care necesită multă instruire pentru ca angajații să se obișnuiască cu ele, atunci situația poate deveni frustrantă pentru angajați.

Această frustrare poate duce la neînțelegeri și la pierderi de productivitate și de timp. Ca urmare, mesajele reale pot deveni neclare în acest proces. Prin urmare, asigurați-vă că faceți cercetări cu privire la instrumentele de comunicare în echipă potrivite și apoi alegeți cu înțelepciune.

Luați în considerare nevoile afacerii dumneavoastră. Sistemele de telefonie de birou pentru întreprinderi mici pot fi perfecte pentru afacerea dvs., dar organizațiile mai mari pot avea cerințe diferite.

2. Să știi despre ce vorbești

Oamenii înțelepți vorbesc pentru că au ceva de spus; proștii vorbesc pentru că trebuie să spună ceva. - Platon

Fie că vă adresați unui client, unui coleg de serviciu sau unui partener de afaceri în calitate de profesionist, vorbiți întotdeauna în numele altcuiva decât dumneavoastră. Puteți să vă prezentați organizația, un serviciu sau o divizie.

Ar trebui să știți întotdeauna pentru cine vorbiți și de ce comunicați. Luați în considerare următoarele aspecte înainte de a vorbi:

1. În numele cui vorbesc?
2. De ce vorbesc eu?

3. Evitați să insultați oamenii

Nu-i jigniți pe ceilalți în același mod care vă face să vă pierdeți cumpătul. Ca un bun comunicator în afaceri, țineți cont de faptul că scopul dvs. este să vă aliniați publicul la obiectivele dvs. Oamenii sunt mult mai puțin înclinați să dorească să vă asculte, să coopereze sau să colaboreze cu dumneavoastră dacă îi lipsiți de respect în vreun fel.

În plus, insultarea altcuiva îi oferă o nouă apărare de care nu dispunea anterior. Atitudinea dumneavoastră este acum principalul punct de atenție, iar mesajul pe care încercați cu adevărat să îl transmiteți se pierde în fundal.

4. Ascultați cu atenție

Nu asculți cu adevărat atunci când ai o discuție, iar atenția ta se concentrează mai degrabă pe ceea ce urmează să spui decât pe ceea ce spune cealaltă persoană. Puteți interpreta greșit sau trece cu vederea componente cruciale ale mesajului lor, ceea ce ar putea duce la decizii nefructificate. Acordarea întregii atenții este primul pas pentru o comunicare eficientă.

5. Păstrați un limbaj corporal pozitiv

Capacitatea de a vă controla limbajul corpului este absolut necesară pentru comunicare. Vizualizând o linie care pornește de la piept până la tavan sau la cer și care vă atrage ușor mai sus, puteți exersa să stați drept. Aveți grijă să nu exagerați. Vreți să păreți cât mai natural posibil.

6. Fiți atenți la emoțiile dificile

Uneori, condițiile dificile provoacă o mulțime de emoții puternice. Trebuie să fim capabili să ne identificăm și să ne gestionăm propriile emoții dacă dorim să îmbunătățim comunicarea. De asemenea, trebuie să fim capabili să reacționăm în mod adecvat la manifestările de furie sau nemulțumire ale celorlalți.

Chiar dacă vorbim cu ceilalți în fiecare zi, unii oameni nu au fost învățați sau nu au avut ocazia să practice tehnici de comunicare adecvate.

Începeți de azi să comunicați mai bine

În fiecare an, abilitățile de comunicare se află în fruntea listei de competențe solicitate de angajatori. Motivul pentru care acest lucru se datorează faptului că comunicarea este cea care asigură buna funcționare a relațiilor noastre profesionale și personale. Este modul în care ne arătăm grija, catalizăm schimbarea și obținem rezultate. Acesta este un motiv suficient pentru a îmbunătăți și a continua să îmbunătățim aceste abilități importante. Din fericire, cu toții putem învăța să comunicăm mai bine.

Înțelegerea mai multor stiluri de comunicare vă va ajuta să vă faceți auzit, indiferent cu cine vorbiți. Iar aceasta este o parte vitală pentru a-i conduce pe ceilalți și a-i ajuta să vă înțeleagă punctul de vedere.

Nu uitați că majoritatea oamenilor vor avea un amestec de stiluri de comunicare și că acestea pot varia în funcție de starea lor de spirit și de situație. Este de datoria dumneavoastră, în calitate de comunicator - și de lider - să vă asigurați că toată lumea vă înțelege, indiferent cu cine aveți de-a face. Oricare ar fi stilul dumneavoastră, dacă dezvoltați un mod de comunicare cu echipa dumneavoastră care să funcționeze pentru dumneavoastră, sunteți pe calea succesului pentru afacerea dumneavoastră.