Por que a melhoria do processo é vital para o crescimento da agência

Introdução

Cultivar uma agência de SEO não é fácil. Mas se lhe faltam fluxos de trabalho otimizados em seus negócios, você não está apenas nadando rio acima, você tem pesos de chumbo amarrados a você.

A melhoria do processo é vital para o crescimento de qualquer negócio. Entretanto, é ainda mais importante para a SEO.

Sua equipe é seu maior recurso (e despesa) como uma organização de serviços profissionais. E se você não tiver os sistemas para agilizar seus fluxos de trabalho de SEO, você irá queimar através de sua linha de fundo tentando produzir ativos para seus clientes.

Este posto cobrirá o custo real de processos ineficientes em sua agência de SEO e o que você pode fazer para agilizar os fluxos de trabalho hoje.

O verdadeiro custo dos processos ineficientes em sua agência de SEO

O custo de processos ineficientes se aproxima sorrateiramente de você.

Em média, os funcionários gastam:

• 1,8 horas por dia à procura de documentos
• 30 horas por mês em reuniões (ou 1,2 horas por dia)
• 4,1 horas por dia em sua caixa de entrada

Yikes.

Portanto, não deve ser um choque que o trabalhador médio de escritório tenha cerca de 2 horas e 53 minutos de produtividade por dia.

Está na hora de fazer uma matemática rápida e detalhada para ver quanto isso custa à sua agência.

De acordo com o Indeed, o salário médio de um especialista em SEO é de US$ 54.579. Assumindo que eles só são produtivos por 3 das 8 horas diárias (37,5%), você está perdendo cerca de $34.111,87 anuais em produtividade por funcionário.

Trabalhar com empreiteiros em vez de funcionários?

Digamos que seus contratantes trabalham 30 horas por semana a $50 por hora (a extremidade mais baixa para taxas SEO). Mas, eles só são produtivos 37,5% do tempo.

Então você perde $45.000 por ano (30 horas por semana X $50 por hora X 48 semanas lhe dá $72.000 X .625 pela porcentagem de tempo desperdiçado).

É verdade que são estimativas aproximadas.

Ainda assim, isto mostra quanto tempo e dinheiro vão para o trabalho administrativo e outras tarefas que não trazem resultados diretos aos clientes. Em outras palavras, trabalho que está fora do escopo.

Processos ineficientes Queimam seu pessoal

Os custos também são mais altos de outras formas. Como resultado de processos ineficientes, seu pessoal é menos produtivo e mais estressado.

Isto tem um impacto negativo em seus negócios. Funcionários estressados, enterrados sob uma montanha de tarefas administrativas, não têm tempo para se concentrar em obter resultados para seus clientes.

Pior, sua equipe normalmente trabalhará fora do horário contratado para gerenciar tarefas e recuperar o atraso.

Embora você possa recuperar parte do dinheiro que perde em processos ineficientes desta forma, a longo prazo, isso lhe custará mais. Seus funcionários ficarão ressentidos com você. A qualidade do trabalho deles irá diminuir. E eles ficarão menos entusiasmados para trabalhar em sua agência.

Eventualmente, eles deixarão sua organização para uma agência mais eficiente.

Isto prejudica a cultura de seu local de trabalho. Funcionários queimados tendem a arrastar outros funcionários para baixo ao seu redor. Como resultado, seu local de trabalho pode se tornar tóxico.

A gestão da rotatividade dos funcionários também é muito cara. Normalmente, custa em torno de 1,5x - 2x o salário do funcionário para substituir um funcionário.

Tenha em mente que isto ignora os custos do impacto negativo na cultura do local de trabalho, dos clientes existentes e da marca em geral.

A verdadeira razão pela qual sua agência tem alta rotatividade de funcionários

Com a "Grande Demissão", "Inflação" e "Desistência Silenciosa" encabeçando as notícias, você pode facilmente concluir que todos estão insatisfeitos com seus empregos em todos os lugares.

Mas não é exatamente esse o caso.

Embora existam muitas maneiras de melhorar sua cultura no local de trabalho (melhor comunicação, mais elogios, maior remuneração, melhores benefícios), todas elas ignoram a verdadeira causa da insatisfação. As pessoas deixam empregos desnecessariamente estressantes onde a falta de estrutura e orientação torna o trabalho simples muito mais complicado.

SEO requer tempo.

Você precisa de tempo para pesquisar, criar e otimizar ativos. Também é extremamente fácil conectar os resultados aos esforços de sua equipe usando a análise. Essa pressão para conduzir resultados através de uma pista de obstáculos de ineficiência pode queimar sua equipe rapidamente.

É por isso que seus fluxos de trabalho são a base do sucesso de seu negócio.

Sem processos claramente definidos apoiados por modelos, ferramentas e procedimentos operacionais padrão (SOPs), sua equipe terá dificuldades para eliminar rapidamente os produtos a serem entregues.

Em vez disso, eles serão apanhados em um caleidoscópio de tarefas menores que se desgastam em seus dias enquanto os prazos e a necessidade de conduzir os resultados os estressam.

Eventualmente, eles terão o suficiente e partirão.

Como melhorar os processos em sua agência de SEO (5 etapas)

Se os processos ineficientes são o problema, a melhoria do processo é a solução.

Esteja preparado. A mudança é difícil.

E como proprietário de uma agência de SEO, você precisará colocar o tempo extra e trabalhar adiantado. Não vai ser fácil. Mas valerá a pena.

Siga estes cinco passos para agilizar os processos em sua agência.

1. Mapeamento de seus fluxos de trabalho

Você não pode consertar processos até que você esboce quais processos você já tem.

Você pode usar um quadro branco, notas post-it, papel para cadernos ou aplicativos como LucidChart ou Creately. Você não precisa de tecnologia sofisticada. Mas, os aplicativos são melhores para agências remotas porque facilitam a colaboração.

Exemplo de fluxo de trabalho de bordo do cliente mapeado em Lucid Charts

Escolha uma área problemática em seu negócio e comece a mapear os fluxos de trabalho. Você quer ser o mais detalhado possível.

Pode ser algo pequeno, como encontrar falhas em seu processo para otimizar os postos existentes. Ou, pode ser um fluxo de trabalho mais complexo, como tentar otimizar seu processo de embarque para novos clientes.

Uma vez destacadas as etapas de cada processo, convide sua equipe a colaborar e revisar. Eles garantirão que você não perca nada.

2. Identificar as ineficiências

É muito fácil ver os problemas quando se mapeia tudo.

Você notará estrangulamentos, redundâncias e outras lentidões. Destaque estas áreas e discuta se elas são necessárias para sua equipe.

3. Encontrar soluções

Você tem três caminhos que pode seguir para melhorar os fluxos de trabalho:

• Eliminar: Eliminar qualquer processo desnecessário.
• Consolidar: Combinar processos redundantes.
• Melhorar: Use ferramentas, treinamento e modelos para agilizar os processos.

Você gastará a maior parte do seu tempo melhorando os processos. Mas há alguns pontos importantes a serem observados antes de você adotar qualquer solução.

Para começar, fale com sua equipe antes de adotar quaisquer novas ferramentas. Eles podem ter outras recomendações. Ou, eles podem não gostar da ferramenta que você escolher. Você quer que eles sejam investidos em quaisquer novas plataformas. Caso contrário, você desperdiçará dinheiro em ferramentas que ninguém usa.

Além disso, o treinamento e os modelos levam tempo e recursos para serem criados. Mas, no final, o pagamento vale a pena. Ao invés de começar do zero a cada vez, sua equipe pode derrubar o trabalho com apenas alguns cliques.

Mais importante ainda, crie vídeos para processos complexos. Os SOPs escritos são úteis, mas os vídeos descrevem claramente os passos que sua equipe precisa dar. Isto economizará tempo e frustração para todos.

4. Atualize seus processos

Comece com o fluxo de trabalho mais problemático (ineficiente) primeiro. Use os dados coletados a partir dos primeiros passos para melhorar seus processos.

SEO envolve uma série de processos com instruções detalhadas em cada etapa. Você quer SOPs claramente definidos e passagens de vídeo para etapas complexas. Para tarefas simples, você vai precisar de instruções detalhadas.

Todas as pessoas processam as informações de forma diferente. Quanto mais detalhes, comunicação e orientação você fornecer, mais fácil será para a sua equipe eliminar tarefas de forma rápida e precisa.

E se você estiver a bordo de qualquer plataforma nova, você também precisará criar processos em torno do treinamento de sua equipe sobre essas ferramentas.

Para obter os melhores resultados, é importante ter alguém diretamente conectado ao fluxo de trabalho para dar corpo aos processos. Isto maximiza a eficiência e garante que sua equipe acompanhe o processo.

Este é um processo que exige muito tempo e recursos. Pode ser frustrante e um pouco doloroso. Mas, você está investindo no sucesso futuro de seu negócio. Vale a pena.

5. Rastrear Resultados e Refletir

Uma vez que seu novo processo esteja em vigor, você deve acompanhar os resultados e refletir sobre o fluxo de trabalho. Após concluir a tarefa, você deve pedir a cada membro da equipe que reflita sobre o fluxo de trabalho.

Faça à sua equipe estas perguntas sobre a melhoria do processo:

• O que funcionou?
• O que não funcionou?
• O que poderia ser melhorado?
• E você poderia melhorá-lo?
• Há algo mais sobre este processo que você gostaria de compartilhar?

Se você ainda não o faz, deve acompanhar o tempo de trabalho de sua equipe.

É preciso ter cuidado com isso, para que não se veja como micro-gerenciamento. Em vez disso, explique à sua equipe que a faixa do tempo é uma maneira de você identificar onde está o "tempo é uma droga". Desta forma, você pode priorizar quais fluxos de trabalho devem ser otimizados a seguir.

Sem o acompanhamento do tempo, você não pode ter certeza se suas mudanças melhoram ou não seus fluxos de trabalho.

Finalmente, você deve estabelecer reuniões regulares para rever os processos e implementar novas sugestões de sua equipe. Isto garantirá que sua agência de SEO permaneça agilizada.

Não esqueça esta tarefa crítica de melhoria de processos

Você não pode melhorar nada em sua agência de SEO sem o apoio da liderança. É fundamental ver a melhoria do processo como um investimento em sua organização.

Você está desenvolvendo maneiras mais inteligentes de trabalhar para oferecer melhores resultados aos seus clientes, reduzir o estresse para sua equipe e compensar a todos mais. Afinal de contas, você não pode embarcar em novos clientes e aumentar suas margens se estiver se afogando em trabalho administrativo.

Mesmo assim, ela se desmoronará sem que haja acompanhamento da liderança.

Você precisa apoiar e conduzir a mudança. Ouça a frustração de sua equipe e do cliente. Fique todo mundo hipnotizado. Enfatize como estas melhorias do processo tornarão o trabalho menos estressante e mais agradável.

Com a mentalidade correta, abordagem e acompanhamento, você pode criar um local de trabalho mais agradável e uma agência de SEO simplificada e mais lucrativa.