O guia completo para dominar a capacidade de entrega de e-mails

Introdução

Você elaborou cuidadosamente seu e-mail, digitou um texto perfeito que fala diretamente com seu público e, finalmente, clicou em enviar. No entanto, apesar de seus melhores esforços, ele pode não estar causando o impacto que você esperava. Isso provavelmente ocorre porque ele nem sequer está sendo visto.

Como, você pergunta? Seus e-mails podem estar indo parar na pasta de spam. Frustrante, não é?

Neste guia, explicaremos o que significa entregabilidade de e-mail, exploraremos os fatores que a afetam e compartilharemos dicas práticas para ajudar seus e-mails a chegarem sempre à caixa de entrada.

O que é capacidade de entrega de e-mail?

A capacidade de entrega de e-mail é a capacidade de seus e-mails chegarem com êxito às caixas de entrada dos destinatários, em vez de serem filtrados para pastas de spam, lixo eletrônico ou promoções. O software de marketing por e-mail correto pode melhorar significativamente a capacidade de entrega, ajudando-o a seguir as práticas recomendadas e a monitorar o posicionamento na caixa de entrada.

Capacidade de entrega de e-mail vs. entrega de e-mail

Um termo que muitas vezes é confundido com capacidade de entrega de e-mail é entrega de e-mail. Eles podem parecer a mesma coisa, mas são muito diferentes.

A entrega de e-mail refere-se à transmissão bem-sucedida de um e-mail para o servidor de e-mail do destinatário. Isso depende de fatores técnicos, como ter endereços de e-mail válidos, configurações de domínio corretas e protocolos de autenticação adequados em vigor. Se o servidor aceitar a mensagem, ela será considerada entregue, mesmo que nunca chegue à caixa de entrada principal do destinatário.

A capacidade de entrega de e-mail vai um passo além. Ela mede se o seu e-mail realmente chega à caixa de entrada principal do destinatário, em vez de ser filtrado para spam ou para a guia de promoções. O posicionamento na caixa de entrada é influenciado por fatores como a reputação do remetente, as taxas de envolvimento e a qualidade do seu conteúdo.

5 fatores que afetam a capacidade de entrega de e-mails

Os provedores de caixa de entrada (ISPs) são os que decidem para onde seus e-mails vão. Se eles confiam em seu e-mail, ele vai para a caixa de entrada. Caso contrário, ele poderá ser enviado para o spam ou não ser entregue.

Eles tomam essa decisão com base em alguns fatores importantes:

1. Reputação do remetente

A reputação do remetente é uma pontuação que os provedores de serviços de e-mail (como Gmail, Outlook, Yahoo etc.) atribuem a você com base no grau de confiança e confiabilidade do seu comportamento de envio de e-mails.

Alguns dos principais aspectos que influenciam sua reputação de remetente incluem:

• Com que frequência as pessoas abrem ou interagem com seus e-mails?
• Com que frequência seus e-mails são devolvidos ou sinalizados como spam
• Se você está seguindo os protocolos de envio adequados
• Quão limpa e válida é sua lista de e-mails
• Se seus e-mails estão atingindo armadilhas de spam ou listas negras

Quanto melhor for sua reputação de remetente, maior será a probabilidade de seus e-mails chegarem à caixa de entrada. Mas se sua pontuação cair abaixo de um determinado limite, os provedores de caixa de entrada poderão começar a enviar seus e-mails para o spam ou bloqueá-los completamente.

2. Reputação de IP e domínio

Quando você envia um e-mail, ele vem de um endereço IP (um conjunto exclusivo de números vinculados ao seu servidor de e-mail) e de um domínio (como yourcompany.com). Ambos são monitorados pelos provedores de caixa de entrada para decidir se sua mensagem deve chegar à caixa de entrada de alguém, ir para o spam ou ser bloqueada.

Em termos de endereços IP, os provedores de caixa de entrada rastreiam como esse IP foi usado no passado. Se o IP tiver um histórico de envio de e-mails com spam ou irrelevantes, ele terá uma reputação ruim. Se ele envia consistentemente e-mails limpos e bem recebidos, sua reputação permanece forte.

A reputação do domínio funciona de forma semelhante, mas segue seu domínio, não apenas o IP que você usa. Isso significa que, mesmo que você troque de plataforma ou mude de IP, uma reputação de domínio danificada permanecerá danificada e levará seus e-mails para a pasta de spam.

3. Autenticação de e-mail

Uma das primeiras coisas que um servidor de recebimento verifica é se o seu e-mail está autenticado. Sem a autenticação adequada, seus e-mails podem parecer suspeitos e ser filtrados, mesmo que o conteúdo esteja limpo.

Há três protocolos de autenticação principais:

• SPF (Sender Policy Framework): Isso permite que você defina quais servidores têm permissão para enviar e-mails em nome do seu domínio. Se um servidor não autorizado tentar enviar a partir de seu domínio, ele será sinalizado.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): O DKIM adiciona uma assinatura digital aos seus e-mails para que os provedores de caixa de entrada possam verificar se a mensagem não foi adulterada durante a entrega.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): O DMARC se baseia no SPF e no DKIM. Ele informa aos provedores de caixa de entrada o que fazer se um e-mail falhar na autenticação (por exemplo, rejeitar, colocar em quarentena ou deixá-lo passar).

Eles trabalham juntos para confirmar sua identidade e evitar falsificações. Configurá-los ajuda a criar confiança e protege sua capacidade de entrega.

4. Reclamações de spam

As reclamações de spam são um dos sinais negativos mais fortes para os provedores de caixa de entrada. Quando uma pessoa clica em "Denunciar spam" em seu e-mail, ela diz ao serviço de e-mail: "Não quero mensagens como essa". E se um número suficiente de pessoas marcar você como spam, os filtros de caixa de entrada perceberão.

Quanto mais reclamações você receber, mais difícil será chegar à caixa de entrada. Há vários motivos pelos quais alguém pode denunciar seus e-mails como spam, incluindo

• Você está enviando muitos e-mails com muita frequência
• O conteúdo não corresponde ao que eles assinaram
• Eles esqueceram que se inscreveram
• O link para cancelar a assinatura é difícil de encontrar

5. O conteúdo do e-mail

O conteúdo do seu e-mail, incluindo a linha de assunto, o pré-cabeçalho e o corpo, desempenha uma função sutil, mas importante, no posicionamento na caixa de entrada.

Alguns sinais de alerta comuns incluem:

• Uso de encurtadores de links, como bit.ly
• Links não seguros (http em vez de https)
• E-mails somente com imagens e sem texto
• Uso excessivo de letras maiúsculas ou caracteres especiais nas linhas de assunto

Até mesmo pequenos ajustes na linha de assunto ou na formatação podem fazer a diferença entre chegar à caixa de entrada ou ser sinalizado.

Como testar a capacidade de entrega de e-mails

Aqui estão algumas maneiras simples que os profissionais de marketing por e-mail podem seguir para monitorar a capacidade de entrega com êxito:

1. Configurar ferramentas de capacidade de entrega

Para monitorar efetivamente a capacidade de entrega de seus e-mails, comece usando ferramentas especializadas de capacidade de entrega que o ajudem a rastrear a reputação do remetente, o posicionamento na caixa de entrada e os possíveis problemas de entrega.

Alguns exemplos comuns dessas ferramentas são o MX Toolbox e o MessageBird's Inbox Tracker, que fornecem informações detalhadas sobre áreas como reputação de IP, status de lista negra, reclamações de spam e tendências gerais de capacidade de entrega.

Também é possível usar ferramentas on-line gratuitas, como o verificador DKIM, SPF e DMARC do Mailmodo, para verificar se os registros de autenticação estão configurados e funcionando corretamente.

2. Execute testes de lista de sementes

O teste de lista de propagação significa enviar e-mails para uma lista controlada de endereços verificados e incluídos na lista de permissões que você gerencia. Isso permite que você veja exatamente onde suas mensagens estão chegando, seja na caixa de entrada principal, no spam ou na guia de promoções.

A lista de sementes deve ser semelhante em escala à sua lista de e-mails real para garantir que você obtenha insights confiáveis em diferentes clientes e dispositivos.

3. Realize testes de filtro de conteúdo

O teste de filtro de conteúdo usa ferramentas como o SpamAssassin ou o Cloudmark para examinar seus e-mails em busca de elementos semelhantes a spam na linha de assunto, no corpo do texto e nos links. Os e-mails que não passam nessas verificações podem ser sinalizados como spam ou totalmente bloqueados.

Erros comuns de entregabilidade de e-mail a serem evitados

1. Comprar listas de e-mail

Quando você compra uma lista de e-mails, está enviando mensagens para pessoas que não se inscreveram explicitamente para receber notícias suas. Isso faz com que muitos destinatários cancelem a assinatura da lista ou marquem seus e-mails como spam.

Para evitar isso, crie sua lista organicamente usando métodos de opt-in. Confirme o interesse dos assinantes por meio de opt-in duplo para garantir destinatários válidos e engajados

2. Envio de conteúdo repetitivo ou semelhante

Se você continuar enviando e-mails com conteúdo quase idêntico ou repetitivo, é mais provável que seus assinantes fiquem irritados e cancelem a assinatura.

Para resolver esse problema, crie conteúdo exclusivo para cada campanha de e-mail. Adapte as linhas de assunto e as chamadas para ação para manter o interesse do leitor e evitar acionar os filtros de spam.

3. Envio de anexos em e-mails em massa

Os anexos geralmente são destinados a e-mails individuais, não a envios em massa. A inclusão de anexos em e-mails em massa pode nem sempre fazer com que você seja incluído em uma lista de bloqueio, mas aumenta as chances de ser sinalizado por filtros de spam.

Para evitar isso, é melhor incluir links para arquivos hospedados on-line em vez de enviar anexos diretamente. Isso mantém seus e-mails mais leves e com menor probabilidade de acionar as defesas contra spam.

4. Uso de BCC (Blind Carbon Copy) para e-mails em massa

Às vezes, o BCC é usado para ocultar endereços de destinatários ao enviar para várias pessoas. No entanto, muitos provedores de e-mail consideram os e-mails em massa com BCC suspeitos porque podem se assemelhar a táticas de spam, o que leva a problemas de capacidade de entrega.

Em vez de BCC, envie e-mails personalizados usando uma plataforma de marketing por e-mail ou ESP. Essas ferramentas lidam adequadamente com o envio em massa e personalizam as mensagens, melhorando a capacidade de entrega e o envolvimento.

5. Uso excessivo de imagens em e-mails

Os e-mails com muitas imagens e pouco texto podem ser vistos como spam pelos filtros, o que geralmente leva a taxas mais baixas de colocação na caixa de entrada.

Mantenha um bom equilíbrio e certifique-se de que as informações importantes sejam transmitidas por meio de texto, com o apoio de recursos visuais.

6. Ausência de uma opção de cancelamento de assinatura

Não fornecer uma maneira clara de cancelar a assinatura pode frustrar os destinatários, levando a reclamações de spam e prejudicando a reputação do remetente.

Para manter uma lista saudável, inclua um link de cancelamento de inscrição claro e de fácil acesso em todos os e-mails.

Considerações finais

A capacidade de entrega de e-mails é um trabalho contínuo em que, quanto mais seus assinantes se envolvem com seus e-mails, mais forte se torna o posicionamento na caixa de entrada. Por isso, é importante acompanhar de perto as métricas de envolvimento de e-mail, incluindo aberturas, cliques e rejeições, para garantir que você esteja entregando a mensagem certa para os leitores certos.

Igualmente importante é selecionar a plataforma de marketing por e-mail correta. Plataformas como o Mailmodo oferecem recursos que ajudam a automatizar o gerenciamento de assinantes, rastrear o desempenho dos e-mails e apoiar os esforços de reengajamento, facilitando a conexão com o seu público e mantendo os e-mails no lugar certo.