Como aumentar a produtividade de sua equipe remotamente

Introdução

Apesar de toda a fanfarra que o trabalho remoto tinha recebido antes da pandemia do Coronavirus, o trabalho de escritório teve vários benefícios que sua contraparte remota não podia contestar.

Um dos benefícios mais negligenciados que o trabalho no escritório tinha era que ele permitia que as empresas influenciassem o desempenho de seus funcionários. Se isso significa que um gerente poderia discutir os problemas de qualquer funcionário ou dar-lhes incentivos para aumentar seu desempenho pessoalmente, o trabalho remoto cria novos desafios para as empresas que desejam aumentar a produtividade de sua equipe.

A recente mudança para o teletrabalho pode ter mudado a maneira como as empresas abordam a produtividade, mas não é um fim. Dito isto, há muitos problemas de produtividade e gerenciamento de tempo que você pode aplicar para aumentar a produtividade de sua equipe remotamente. Veja como você pode fazer isso.

Defina a produtividade para seus funcionários

A produtividade define a capacidade que um trabalhador tem de concluir com sucesso uma determinada tarefa. Em outras palavras, é a eficiência do trabalho; quanto melhor um funcionário puder cumprir suas responsabilidades, mais produtivo ele será.

Como a produtividade é uma palavra tão genérica e muito usada, você precisa definir o que ela significa para seus funcionários para suas respectivas responsabilidades de trabalho. Mergulhar profundamente nas estatísticas e fatos de produtividade pode ajudar você e sua equipe a obter uma melhor compreensão de como ser produtivo. Seus funcionários devem saber como seu trabalho é rastreado e julgado para que você possa discutir melhorias potenciais posteriormente.

As unidades de medição que você utiliza para acompanhar seu desempenho devem vir das responsabilidades definidas quando você as contratou, assim como de seus objetivos comerciais.

Em um sentido amplo, suas medidas de produtividade serão baseadas em qualquer um dos seguintes aspectos do trabalho de seu funcionário:

• O ritmo no qual uma determinada tarefa é concluída a tempo
• O número de tarefas concluídas em um determinado período de tempo
• A capacidade de completar uma determinada tarefa, como explicado em um procedimento de operação padrão (SOP)
• Feedback dado por gerentes, colegas de trabalho e/ou clientes
• Disponibilidade durante o horário de trabalho

Cada um desses atributos deve ser adotado para as responsabilidades de trabalho de cada funcionário.

Para um agente de suporte ao cliente, suas métricas de produtividade podem ser os índices de satisfação do cliente, o tempo médio de chamada e o número de tickets resolvidos. Para um desenvolvedor, suas métricas poderiam ser o código entregue, a rotatividade do código e o tempo que levavam para concluir um projeto. Para um comerciante, você poderia usar o custo por lead, o custo por aquisição e o número de leads gerados.

Qualquer que seja a métrica utilizada, comunique suas medidas de produtividade antes de sentar-se para discutir seu desempenho.

Desenvolver uma política clara de trabalho a partir de casa

Trabalhar em casa pode parecer uma panacéia para alguns, mas a realidade tem mostrado que este arranjo de trabalho vem com seus pontos negativos. O relatório de 2019 da Buffer sobre o Estado do Trabalho Remoto constatou que os problemas mais comumente relatados com arranjos de trabalho remoto eram a desconexão do trabalho após suas horas de trabalho (22%), a solidão (19%) e a comunicação (17%).

Em vez de ignorar estes desafios, você precisa enfrentá-los desenvolvendo uma política de trabalho a partir de casa. Mesmo que os escritórios em casa tenham se tornado mainstream devido à pandemia, você quer manter uma política de trabalho-de-casa que defina as expectativas dos trabalhadores remotos.

A política deve incluir quais ferramentas seus funcionários devem usar - software ou hardware - quais os horários em que devem estar disponíveis para comunicação, como eles devem se proteger e à empresa, entre outras coisas.

Considerando os desafios que o trabalho remoto impõe aos funcionários, sua política deve tratá-los proativamente. Por exemplo, sua política de trabalho de casa poderia indicar quando um dia termina ou compartilhar eventos públicos on-line onde seus funcionários podem se misturar e se conectar.

Sua política deve mostrar os diferentes canais de comunicação, como utilizá-los e em que circunstâncias. Por exemplo, você poderia ter Slack para comunicações pessoais e de toda a empresa, e-mail para comunicações mais específicas, Zoom para chamadas e Asana para gerenciamento de projetos.

Como política, sua empresa também deve pagar bônus para os funcionários que precisam de novos computadores, conexões mais rápidas à Internet e equipamentos relacionados ao escritório (por exemplo, mesas, cadeiras, etc.).

Desenvolver um programa de engajamento de funcionários

Devido à adoção abrupta do trabalho remoto como o arranjo de trabalho padrão, embora temporário, muitos funcionários sentirão mais profundamente os desafios que ele cria. Como contrapeso, você quer desenvolver um programa de engajamento de funcionários para manter seus funcionários satisfeitos com seu trabalho.

Uma recente pesquisa Gallup constatou que 32% dos entrevistados se sentiam envolvidos em seus trabalhos, com os outros 50% e 17% declarando não estarem engajados ou desligados, respectivamente.

Um programa de engajamento visa conectar seus funcionários com sua organização, elevando seus sentimentos de engajamento atuais com os níveis desejados e ótimos. As altas taxas de engajamento dos funcionários têm demonstrado promover a retenção, um senso de lealdade e produtividade de uma só vez.

Para começar, é necessário realizar pesquisas que descubram o nível atual de compromissos percebidos. Pergunte a seus funcionários:

• O que você acha de seu papel atual?
• Qual seria a única coisa que você gostaria de mudar em seu trabalho?
• Qual o seu grau de satisfação com o seu equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal?

Construa seu programa de engajamento com base em uma mistura de melhores práticas e soluções para corrigir os problemas encontrados em suas pesquisas. As melhores práticas comuns incluem o desenvolvimento de programas de recompensa baseados em pontos, oferecendo programas de bem-estar e fomentando o trabalho em rede em toda a empresa.

Seu programa também deve levar o feedback de seu funcionário e mostrar que sua empresa se preocupa com seu bem-estar emocional e profissional. Compartilhe este programa abertamente com os funcionários existentes e recém-contratados para construir as expectativas corretas desde o início.

Incentivar o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal

A pesquisa do Buffer mostra que o equilíbrio trabalho-vida é um problema para os trabalhadores remotos. Uma pesquisa separada feita com 1.004 funcionários em tempo integral sediados nos Estados Unidos encontrou 29% dos funcionários remotos disseram ter dificuldades com o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, enquanto 31% disseram que precisaram tirar um dia de folga para sua saúde mental.

Mesmo que seus funcionários possam teoricamente fechar seus computadores a qualquer momento, a maioria são pessoas responsáveis que levam seu trabalho a sério. Para sua empresa, isto pode parecer uma grande notícia, mas para seus funcionários, esta atitude paga um preço sobre sua produtividade.

Sua empresa precisa encorajar proativamente o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal explicando - ou forçando, se necessário - quando seus funcionários devem parar de trabalhar, em que circunstâncias, e que horários devem estar disponíveis.

A melhor maneira de fazer os trabalhadores remotos felizes é deixá-los definir suas horas de trabalho. A menos que eles tenham que enfrentar clientes em fusos horários específicos - pense que um agente de suporte ao cliente ou um representante de vendas - os funcionários mais qualificados podem cumprir a maioria, se não todas, suas responsabilidades em um determinado momento.

Alternativamente, você poderia dizer a eles que eles têm que ter um certo número de horas de trabalho ao mesmo tempo que a maioria do trabalho, e deixá-los preencher as outras horas de trabalho como eles desejam.

Considere o compartilhamento de técnicas de produtividade que incentivem a desconexão do trabalho, como a Técnica Pomodoro. Eles também poderiam usar aplicativos de rastreamento de tempo que os notificassem após terem trabalhado um certo número de horas consecutivas.

Um estudo da empresa global de pessoal Robert Half encontrou trabalhadores que experimentam equilíbrio entre trabalho e vida pessoal são duas vezes mais felizes, mais produtivos e demonstram maior lealdade a seus empregadores do que aqueles que lutam para encontrar equilíbrio.

Meça a produtividade de sua equipe

As métricas que você utiliza para rastrear a eficiência do trabalho de seus funcionários são as bases sobre as quais você baseia suas táticas de aumento da produtividade. Isto é especialmente importante para os trabalhadores remotos que não têm nenhum mecanismo de feedback direto como os trabalhadores de escritório baseados em localização.

Os funcionários gostam de receber feedback, desde que ele venha de uma análise objetiva e transparente, e não de preferências pessoais. Seus funcionários podem usar esse feedback para melhorar a eficiência de seu trabalho, o que, por sua vez, afeta sua satisfação e engajamento no trabalho.

Pegue as métricas que você definiu, como explicado anteriormente no artigo, e especifique uma meta que seus funcionários devem atingir. Esta meta poderia ser baseada em dados anteriores, benchmarks da indústria ou discussões internas entre gerentes e funcionários.

Definir um cronograma para verificar as métricas de cada funcionário - pelo menos, faça-o trimestralmente. Além disso, divida cada meta em metas mensais e semanais e peça a seus gerentes que rastreiem seu desempenho.

Analisar como cada funcionário cumpre suas metas e fornecer feedback relevante a partir dos dados. Desenvolver um plano para melhorar se um funcionário ou equipe falhou seus objetivos, e oferecer apoio público quando eles os excederem.