Como melhorar a entregabilidade de seus e-mails: Práticas Essenciais para o Sucesso

Introdução

A entregabilidade do e-mail é uma medida do sucesso de um e-mail de marketing ou transacional em alcançar a caixa de entrada do destinatário pretendido. É uma métrica importante a ser rastreada, pois afeta diretamente o sucesso das campanhas, tanto em termos de receita quanto de ROI. A boa notícia é que existem várias práticas que podem ser implementadas para melhorar a entregabilidade do e-mail.

Neste blog, vamos explorar as principais práticas, ferramentas e serviços que podem ser utilizados para garantir que os e-mails cheguem aos destinatários pretendidos.

O que é entregabilidade de e-mails?

A entregabilidade do e-mail é a medida do sucesso de um e-mail de marketing ou transacional em alcançar a caixa de entrada de seu destinatário pretendido. É a porcentagem de e-mails enviados que faz com que ele ultrapasse os vários filtros, bloqueios e outros obstáculos que podem impedir a entrega de um e-mail. Em outras palavras, é a taxa na qual os e-mails são entregues na caixa de entrada, ao contrário da pasta de spam, lixo eletrônico, ou outras áreas do sistema de e-mail.

Em sua essência, a entregabilidade do e-mail consiste em garantir que a mensagem chegue ao destinatário pretendido. Quando a entregabilidade do e-mail é alta, isso significa que eles são capazes de alcançar o público de forma mais eficaz e eficiente, o que pode ajudar a melhorar o engajamento, construir confiança e aumentar a receita.

Entretanto, a entregabilidade de e-mails pode ser um desafio a ser alcançado. Muitos fatores podem afetá-la, incluindo o conteúdo do e-mail, a reputação do remetente, a reputação do IP e o servidor de e-mail do destinatário.

Fatores que afetam a entregabilidade de e-mails

Ter baixa capacidade de entrega de e-mails pode ser caro, o que significa que as mensagens de uma empresa podem não chegar às caixas de entrada de seus clientes e, em vez disso, ser desviadas para a pasta de spam ou totalmente bloqueadas. Apesar disso, a colocação de e-mails em uma caixa de entrada é determinada por sete componentes que podem ser gerenciados, direta ou indiretamente, pela empresa. Passaremos por cada um deles por sua vez.

Reputação do remetente

Os Provedores de Serviços de Internet (ISPs) atribuem uma "pontuação de reputação" a qualquer organização que envie e-mails. Este é um elemento muito significativo de entregabilidade de e-mails, quanto maior a pontuação, maior a probabilidade de que os e-mails enviados sejam direcionados para a caixa de entrada do destinatário ao invés de sua pasta de spam ou, em alguns casos, rejeitados completamente.

Cada ISP decidirá quais os componentes a serem considerados para determinar a reputação do remetente, e o peso que esses componentes terão. Também é possível que um remetente tenha diferentes pontuações com diferentes ISPs. Da mesma forma, se um remetente tiver vários nomes de domínio e enviar e-mails de diferentes endereços IP, cada um deles terá sua pontuação de reputação. \

Reputação IP

Quando os provedores de serviços de Internet (ISPs) pesquisam a web para avaliar a classificação de segurança de um determinado endereço IP, eles decidem rapidamente se os usuários desse endereço estão se conduzindo no interesse do bem ou do mal.

Ter um IP confiável garante que o ISP reconheça que o endereço IP é confiável, ao contrário dos robôs, fraudadores ou cibercriminosos. Se as atividades exibirem um comportamento de navegação não aprovado, seu endereço IP poderá ser sinalizado.

Em termos simples, se você é um comerciante de e-mail, você deve fazer tudo o que puder para tornar o IP o mais perfeito possível (e, é claro, fugir de qualquer conduta que possa ser considerada suspeita e colocá-lo na lista negra).

Conteúdo

Você pode achá-lo peculiar, mas a qualidade do conteúdo do e-mail desempenha um papel na entregabilidade bem sucedida das mensagens. Conteúdo inadequado, designs inadequados e layouts de newsletter sem resposta podem afetar negativamente a entregabilidade das mensagens.

Ao decidir a segurança de uma mensagem, ambos os provedores de serviços de e-mail, provedores de serviços de Internet e filtros de spam buscam os mesmos indicadores.

Ao elaborar uma mensagem, é importante estar atento à linguagem utilizada. Palavras que podem ser interpretadas como negativas ou como spam podem ser prejudiciais e fazer com que sua mensagem seja desviada para a pasta de spam, portanto, é recomendável ter cuidado.

Ao compor uma mensagem, é significativo estar atento ao número de links utilizados. Se forem usados muitos links, filtros de spam, ISPs e ESPs podem reconhecê-lo como uma ameaça potencial. Portanto, é melhor limitar o número de links a um.

Em conclusão, os provedores de serviços de Internet, provedores de serviços de e-mail e filtros anti-spam levam em consideração a extensão do conteúdo em sua mensagem de e-mail. O comprimento ideal para e-mails foi determinado como sendo de 500 caracteres. Qualquer coisa além disto pode ser considerada suspeita pelo sistema, enquanto uma mensagem muito breve pode ser desviada para a pasta de spam.

Principais práticas para melhorar a entregabilidade de e-mails

Embora as mensagens on-line e outras formas de comunicação digital tenham sido desenvolvidas, o e-mail continua sendo a forma de correspondência mais favorecida para negociações comerciais.

De acordo com números recentes, são transmitidos diariamente 306,4 bilhões de e-mails incríveis. É por isso que 81% das pequenas e médias empresas dependem do e-mail como sua principal forma de conexão com seus clientes.

Entretanto, a questão da entregabilidade de e-mails deve ser levada em consideração. Metade dos 306,4 bilhões de e-mails enviados acaba em pastas de spam, o que significa que 50% dos e-mails enviados nunca chegam a seus destinatários pretendidos. Isto pode ter um efeito prejudicial sobre as vendas e os esforços de marketing, levando a um declínio na produtividade e, conseqüentemente, a uma diminuição na receita.

Há algumas práticas-chave que você pode implementar para melhorar sua capacidade de entrega de e-mails. Estas incluem:

Otimizando seu conteúdo de e-mail

O texto do e-mail é de suma importância quando se trata de levar sua mensagem à caixa de entrada do destinatário desejado; conseqüentemente, para garantir uma excelente entregabilidade do e-mail, é essencial aderir às melhores práticas descritas abaixo.

Manchete

Os destinatários poderão ver a linha de assunto de um e-mail assim que ele for recebido; 69% do tempo, um e-mail é marcado como spam simplesmente devido ao que a linha de assunto lê.

Os filtros algorítmicos ou o destinatário podem ambos levar ao envio de e-mails com palavras-chave de spam ou linhas de assunto irrelevantes para a pasta de spam. Portanto, os filtros de spam fazem efetivamente o mesmo trabalho.

Em última análise, isto afetará a capacidade de seus e-mails de chegar ao destino pretendido.

Dica: Considere como uma assinatura de e-mail pode ajudar a melhorar a entregabilidade de e-mails, adicionando uma camada extra de autenticidade a seus e-mails. Além disso, uma assinatura eletrônica também pode ser usada para fins de branding e marketing.

Palavras que provocam uma resposta de spam

É essencial limitar o uso de palavras que são indicativas de spam tanto na linha de assunto quanto no conteúdo do e-mail.

Os algoritmos empregados por diferentes provedores de serviços de e-mail estão sendo constantemente revisados para incorporar a lista mais atualizada de palavras-chave potencialmente spammy. Se mesmo uma destas palavras for usada em um e-mail, pode reduzir significativamente a chance de que seja entregue. Portanto, vale a pena pensar em descobrir palavras e frases que possam ajudar a otimizar a entregabilidade do e-mail.

Texto e código HTML

Supondo que você esteja procurando obter a melhor taxa de conversão, a utilização de conteúdo visual é o caminho a seguir, embora possa afetar negativamente sua capacidade de entrega de e-mails.

Manter uma proporção 60:40 entre texto e HTML nos e-mails é a melhor maneira de garantir que a mensagem não seja muito spammy, ao mesmo tempo em que proporciona uma experiência de visualização agradável para o leitor.

Autenticando seus e-mails

Verificar seu endereço de e-mail é como dar a ele uma carteira de motorista para prosseguir no caminho até o receptor. Há quatro tipos distintos de autenticações necessárias para transmitir e-mails em massa sem impedir sua conta de e-mail e indo diretamente para a caixa de entrada do destinatário.

SPF (Sender Policy Framework) cria uma entrada em seu DNS (Domain Name System) que fornece uma lista de servidores aprovados para enviar e-mails em nome de um domínio.

O registro também estipula como os destinatários devem lidar com e-mails que são enviados de servidores não autorizados. Sempre que um remetente envia um e-mail de um domínio verificado pelo SPF, o ESP do destinatário inspeciona a autenticação do SPF e concede permissão para o domínio do remetente.

DKIM (Domain Keys Identified Mail) é um método utilizado para detectar e-mails falsos, que envolve a adição de uma assinatura digital idêntica aos seus registros do Sistema de Nomes de Domínio (DNS).

Isto ajuda o provedor de serviços de e-mail do remetente (ESP) a discernir se o e-mail foi enviado de uma fonte aprovada. A implementação de registros DKIM em seu DNS pode reduzir a probabilidade de ser submetido a esquemas de e-mail, assim como melhorar a produtividade de seus e-mails.

ODMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) é outro processo de autenticação, embora não obrigatório, que é benéfico para a entregabilidade de e-mails. Ele emprega registros SPF e DKIM para demonstrar ao ESP do destinatário que o e-mail não está relacionado a nenhuma atividade fraudulenta.

Além disso, quando os provedores de serviços Internet (ISPs) bloqueiam certos endereços IP ou servidores de domínio, os registros DMARC atuam como uma intervenção para garantir que o e-mail seja enviado com sucesso.

**TLS ** é um tipo de protocolo que funciona para dar segurança aos dados transferidos entre duas entidades.

Ele impede que os dados sejam acessados por estranhos e criminosos cibernéticos para garantir que as informações fiquem somente com o remetente e o receptor.

O emprego de um domínio personalizado é uma forma de aumentar a entregabilidade do e-mail.

Os links de rastreamento no corpo do e-mail também têm o potencial de enviar seus e-mails para a pasta de spam, já que os provedores de serviços de e-mail geralmente colocam na lista negra os links de rastreamento.

O uso de um domínio personalizado substitui o domínio de rastreamento original pelo seu domínio personalizado, que é seguro de usar e não proibido por nenhum provedor de serviços de e-mail.

Monitorando sua reputação de e-mail

A reputação de um remetente é uma avaliação dada por provedores de serviços de e-mail com base na pontuação e no endereço IP de um domínio. Quanto maior a pontuação, maior a probabilidade de os e-mails serem entregues. Aqui discutimos como fortalecer a reputação de um remetente.

Uma nova conta de e-mail não deve ser imediatamente utilizada para campanhas de e-mail em massa.

É melhor começar devagar, enviando e-mails individuais e criando conversas primeiro, e depois aumentar incrementalmente o número de e-mails enviados. Se muitos e-mails forem enviados de uma nova conta imediatamente, os provedores de serviços de e-mail podem colocar a conta sob vigilância, impactando negativamente a entregabilidade do e-mail, ou até mesmo bloqueando a conta permanentemente.

É importante permanecer ciente das listas negras de e-mails, que são bancos de dados que avaliam se uma mensagem é válida ou spam.

Eles contêm uma compilação de endereços IP e domínios que se pensa que possam enviar e-mails de spam. Há dois tipos de listas negras de e-mails que se deve estar ciente: baseada em domínios e baseada em endereços IP.

O primeiro é uma lista de domínios que são freqüentemente utilizados para spam ou phishing, enquanto o segundo é uma lista de endereços IP ou redes que são freqüentemente utilizadas para enviar lixo eletrônico ou material abusivo. É significativo manter o controle de seu domínio e endereço IP como se eles se tornassem uma lista negra, você precisa passar pelo processo de aquecimento de seu domínio e começar de novo.

Para obter mais informações sobre as ferramentas de verificação da lista negra de e-mails, consulte os instrumentos do artigo.

Muitos provedores de serviços de e-mail dão a opção para aqueles que estão cancelando sua inscrição de fornecerem feedback na forma de pesquisas ou outros formulários. Isto cria um loop de feedback que permite ao remetente manter contato com o que seus usuários precisam e desejam. Quando alguém decide optar por não participar, pode deixar comentários para o remetente sobre o porquê de criar um diálogo significativo.

A longo prazo, este ciclo de feedback ajudará com a entregabilidade do remetente, permitindo-lhes manter uma lista de destinatários mais organizada e valiosa.

É imperativo confirmar a lista de endereços de e-mail ao enviar mensagens.

Não é inconcebível adquirir uma lista de contatos, entretanto, alguns de seus endereços de e-mail podem ser inválidos ou desatualizados. Portanto, é sempre aconselhável utilizar uma ferramenta de validação para validar a lista de destinatários. Fazendo isso, diminuirá a taxa de retorno, aumentará a capacidade de entrega de e-mails e melhorará a pontuação da reputação do remetente.

Para manter sua lista de e-mails limpa, rever regularmente o compromisso e remover quaisquer assinantes que não pareçam mais interessados, executar sua lista através de uma ferramenta de validação e segmentar sua lista em assinantes ativos e inativos.

Geralmente, a verificação da lista de contatos com uma ferramenta de verificação os dividirá em três categorias: válidos, arriscados e inválidos.

• Os contatos válidos são aqueles que são autenticados e seguros para enviar.
• Os contatos de risco são aqueles que existem, mas não são seguros de serem enviados por não estarem ativos.
• Os contatos inválidos são inexistentes ou expirados, portanto, não é sugerido o envio de e-mails para eles, pois eles muito provavelmente irão saltar.

Evitar a devolução de e-mails é uma obrigação.

Ninguém gosta que seus e-mails sejam devolvidos, mas infelizmente isso ainda acontece. Se uma mensagem é devolvida, isso pode significar uma chance perdida, apesar de todo o trabalho duro. Além disso, se um remetente tiver um alto número de e-mails devolvidos, seu domínio pode ser colocado em uma lista negra e/ou bloqueado pelo provedor de serviços de e-mail.

Há dois tipos de ressaltos - Difíceis e Suaves.

• Um ressalto duro é gerado quando o endereço de e-mail do destinatário não existe, ele expirou ou o domínio é inválido. Este é um bounce permanente, o que significa que você nunca poderá enviar esse endereço de e-mail e deverá removê-lo de sua lista de destinatários.
• Um "bounce" suave é produzido quando a caixa de entrada do destinatário está cheia, o tamanho do arquivo de e-mail é muito grande, ou qualquer outro problema temporário. Estes ressaltos são apenas temporários, mas se você não conseguir entregar e-mails para estes endereços após várias tentativas, então você precisa removê-los de sua lista.

Como monitorar e testar a entregabilidade de e-mails

Uma vez implementadas as principais práticas para melhorar a entregabilidade de seu e-mail, é significativo monitorá-lo e testá-lo. Isto pode ser feito usando muitas ferramentas e serviços, tais como ferramentas de monitoramento da entregabilidade de e-mails e serviços de teste de entregabilidade de e-mails.

Ferramentas de monitoramento da entregabilidade de e-mails são usadas para rastrear sua entregabilidade de e-mails e garantir que ela permaneça alta. Estas ferramentas fornecem informações em tempo real sobre sua entregabilidade de e-mails, tais como taxas abertas, taxas de cliques, taxas de retorno, e muito mais.

Osserviços de teste de entregabilidade de e-mails são usados para testar seus e-mails antes que eles sejam enviados. Estes serviços podem ajudá-lo a identificar quaisquer problemas potenciais que possam afetar sua entregabilidade de e-mails, tais como links quebrados, imagens ausentes ou HTML inválido.

Atualmente, existem vários recursos, vários deles gratuitos, que lhe permitem construir um exame adequado de entregabilidade de e-mails, verificar diferentes facetas de entregabilidade e calcular como seus e-mails funcionam:

• Mailtrap - utilize o Email Sandbox para avaliar seus processos de e-mail em uma atmosfera segura. Inspecione como os e-mails são vistos por uma variedade de clientes, analise suas classificações de spam e examine se eles são enviados de forma apropriada, sem o perigo de recipientes de spam.
• Sender Score - permite que você avalie seu status de domínio e fornece seu "Sender Score" para cada endereço IP do qual você está identificado para enviar e-mails. Além disso, verifica as autenticações cruciais e as certificações aplicáveis do website.
• Mail-tester.com, Isnotspam.com e Spamcheck by Postmark são instrumentos suplementares que permitem aos usuários avaliar rapidamente a reputação de um endereço de e-mail. O envio de um endereço de e-mail para esses serviços gerará instantaneamente um relatório abrangente com propostas sobre como melhorá-lo.

Ferramentas e serviços para ajudar a melhorar a entregabilidade de e-mails

Além de monitorar e testar sua entregabilidade de e-mails, muitas ferramentas e serviços podem ajudá-lo a melhorá-la. As ferramentas de marketing B2B podem ajudar as empresas a economizar tempo e dinheiro, automatizando tarefas como e-mail e campanhas de mídia social.

Estes incluem:

Ferramentas de entregabilidade de e-mails: Estas ferramentas são usadas para monitorar e rastrear sua entregabilidade de e-mails. Elas fornecem informações em tempo real sobre sua entregabilidade de e-mails, tais como taxas abertas, taxas de cliques, taxas de retorno, e muito mais.

Serviços de entrega de e-mails: Os serviços de entrega de e-mails são utilizados para garantir que os e-mails sejam entregues em caixas de entrada. Estes serviços fornecem recursos como filtragem de spam, gerenciamento de ressaltos, e muito mais.

Serviços de validação de e-mails: Os serviços de validação de e-mail são utilizados para verificar a validade de um endereço de e-mail antes do seu envio. Isto pode ajudar a reduzir as taxas de retorno e melhorar a entregabilidade do e-mail.

Plataformas de Email Marketing: As plataformas de e-mail marketing fornecem ferramentas poderosas para ajudar a criar, enviar e monitorar e-mails. Estas plataformas também fornecem recursos para ajudar a otimizar a entregabilidade de e-mails, tais como testes automatizados A/B. Além disso, use uma auditoria de website para verificar se a entregabilidade de e-mails está de acordo com o par.

É fundamental buscar ferramentas confiáveis que tenham uma reputação comprovada para endereços IP e funções que atendam aos requisitos comerciais.

Essas plataformas têm numerosos especialistas em entregabilidade de e-mails, e podem ajudar a melhorar as campanhas.

• Mailtrap Email API concede aos desenvolvedores mais autoridade sobre a entregabilidade de e-mails e lhes permite resolver imediatamente quaisquer problemas de envio existentes antes que eles aconteçam. Além disso, o Email API possui uma taxa de envio de cerca de 10.000 e-mails/segundo.
• A SendGrid é um dos principais players do mercado especializado tanto em e-mails transacionais quanto em campanhas de marketing. Você pode utilizar sua forte API para vincular suas características com sua plataforma. A SendGrid também fornece várias ferramentas para criar e-mails atraentes e bem sucedidos.
• A Sendinblue fornece tanto mensagens transacionais quanto publicitárias e possui recursos extras como SMS e automação de marketing.
• Mailchimp é uma ótima escolha para a construção de atividades promocionais e de automação com seus modelos, criador de e-mail de arrastar-e-soltar e análises. Além disso, eles possuem o Mandrill, uma ferramenta popular para o envio de e-mails transacionais.
• Finalmente, o Mailjet é uma opção razoável para o envio de e-mails e newsletters transacionais, oferecendo características semelhantes.

Conclusão

A entregabilidade do e-mail é um fator chave para o sucesso de suas campanhas. Alcançar uma alta entregabilidade de e-mails requer um planejamento cuidadoso e a implementação das práticas e ferramentas corretas. Seguindo as dicas descritas neste blog, garanta que os e-mails cheguem aos destinatários pretendidos e melhore a entregabilidade do e-mail.

Se você precisar de ajuda para melhorar a entregabilidade do e-mail, recomendamos que aproveite as diversas ferramentas e serviços disponíveis. Desde ferramentas de monitoramento da entregabilidade de e-mails até serviços de entrega de e-mails, estas ferramentas garantem que os e-mails cheguem à caixa de entrada e maximizem o ROI.

No final do dia, melhorar a entregabilidade do e-mail é um processo contínuo. Monitore a entregabilidade dos e-mails e faça os ajustes necessários para garantir que os e-mails cheguem aos destinatários pretendidos.