Como garantir a conformidade dos negócios em 2024: Ferramentas para ajudá-lo a se manter à frente

Introdução

Sejamos francos: manter-se em dia com as regulamentações comerciais pode parecer um ato de malabarismo. Entre mudanças nas regras fiscais, leis de privacidade de dados e diretrizes específicas do setor, é fácil ficar sobrecarregado.

Mas o negócio é o seguinte: manter a conformidade não se trata apenas de marcar caixas em uma lista de verificação imaginária para sua empresa. Trata-se de proteger sua empresa contra multas, manter a confiança de seus clientes e manter as operações funcionando sem problemas.

Atualmente, as empresas não podem se dar ao luxo de confiar em processos manuais. As ferramentas de conformidade são o caminho a seguir. Com o fato de muitas coisas terem se tornado orientadas por IA, as empresas não devem ficar para trás.

Você deve se certificar de que sua empresa está em conformidade com o jogo. Neste artigo, explicaremos o que significa conformidade, por que ela é fundamental, os riscos de ignorá-la e quais ferramentas podem ajudá-lo a se manter no topo.

O que é conformidade empresarial?

Pense na conformidade empresarial como as grades de proteção que mantêm suas operações seguras e legais. Trata-se de seguir as regras e os regulamentos que se aplicam à sua empresa, sejam eles leis trabalhistas, requisitos de privacidade de dados ou obrigações de relatórios financeiros. A parte complicada é manter-se em dia com as regras, já que elas não são imutáveis.

Conformidade significa ficar atento a essas mudanças e garantir que sua empresa esteja sempre em ordem. Sua meta é evitar multas, manter a confiança dos clientes intacta e administrar uma empresa que opere de forma legal e adequada.

Por que sua empresa precisa de ferramentas de conformidade automatizadas?

Tentar manter a conformidade sem as ferramentas certas é como tentar terminar uma maratona de chinelos. É possível terminar a maratona, mas não espere estar no ranking. Além disso, você provavelmente terá dores desnecessárias ao longo do caminho.

Por que você gostaria de ter esse tipo de sofrimento, certo? Portanto, para sair na frente, você precisa de ferramentas de conformidade automatizadas. Essas ferramentas eliminam grande parte da dor de cabeça do gerenciamento das normas. Veja por que elas são essenciais:

A complexidade das regulamentações

As regulamentações mudam rapidamente. No ano passado, mais da metade das empresas disse que tinha dificuldades para acompanhar a evolução das regras, especialmente com as leis de privacidade de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR). As ferramentas automatizadas são atualizadas em tempo real, portanto, você não precisa se preocupar em perder mudanças cruciais.

Integração entre departamentos

A conformidade não fica em um único departamento. RH, finanças, TI - todos estão envolvidos. Os sistemas automatizados garantem que todas as partes de sua empresa estejam em sincronia. Isso o ajuda a atender aos requisitos de forma geral, sem complicações.

Monitoramento em tempo real

Não seria bom receber um aviso quando algo está prestes a dar errado? As ferramentas automatizadas de conformidade fazem exatamente isso. Elas fornecem alertas em tempo real se você estiver próximo de violar uma regra, para que possa corrigi-la antes que se torne um problema.

Vantagem competitiva

Os clientes estão prestando mais atenção às empresas que seguem as regras. De fato, de acordo com um relatório da NielsenIQ de 2022, mais de 80% dos consumidores preferem trabalhar com empresas que sejam transparentes em relação aos seus processos. As ferramentas automatizadas ajudam você a criar essa confiança - e a confiança se traduz em fidelidade e sucesso a longo prazo.

Os riscos da não conformidade: Multas, danos à reputação e interrupção operacional

Não manter a conformidade não é apenas arriscado - é caro. A não conformidade pode atingi-lo por todos os lados, com consequências que vão desde penalidades financeiras até a perda da confiança do cliente.

Um estudo de 2017, intitulado True Cost of Compliance with Data Protection Regulations (Custo real da conformidade com as normas de proteção de dados), realizado pela GlobalScape e pelo Ponemon Institute, constatou que o custo médio anual da não conformidade para as empresas atingiu US$ 14,8 milhões. Esse valor é 45% maior do que o registrado em 2011 e significativamente mais caro do que o custo médio de conformidade de US$ 5,5 milhões.

Esse cenário apenas mostra como a conformidade empresarial pode ser econômica. Ela o ajuda a evitar esses três principais riscos:

Multas e problemas legais

Multas e problemas legais não são apenas tapas no pulso. São problemas sérios que podem lhe custar milhões. Veja o GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados) na Europa, por exemplo. Se você cometer um deslize, poderá ter que arcar com multas de até 20 milhões de euros ou 4% de sua receita global, o que for maior.

Danos à reputação

No mundo de hoje, sua marca é tudo. Um erro de conformidade e você pode comprometer a reputação da sua empresa.

Lembre-se de que, atualmente, os clientes valorizam sua privacidade mais do que nunca. Eles querem saber se os dados deles estão seguros com você. Se for divulgado que você foi negligente demais na proteção das informações pessoais deles, eles poderão começar a procurar seus concorrentes.

Dores de cabeça operacionais

Quando a não conformidade é sinalizada, ela pode paralisar as operações. Por exemplo, você está pronto para lançar seu novo produto. A equipe de marketing está entusiasmada e todos estão prontos para começar. No entanto, os problemas de conformidade aparecem de repente. De repente, tudo fica paralisado. Isso seria bastante decepcionante para você, seus funcionários e seus clientes.

Quais são as principais áreas de conformidade empresarial?

A conformidade não é uma questão de tamanho único. Ela abrange várias áreas, dependendo de seu setor. Aqui estão as principais áreas em que as empresas precisam ficar atentas:

Proteção de dados

As regras de privacidade de dados, como o GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados) e a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA), exigem que as empresas tratem as informações dos clientes com responsabilidade. Isso inclui a execução das seguintes etapas:

1. Obtenha o consentimento dos clientes para a coleta de dados.
2. Proteja os dados coletados com criptografia.
3. Notificar os clientes em caso de violação.

Regulamentações ambientais

Se a sua empresa tiver algum impacto ambiental (e a maioria tem), você precisará seguir as regulamentações relativas a aspectos como emissões de carbono, gerenciamento de resíduos e práticas ecológicas. A sustentabilidade não é apenas boa para o planeta - está se tornando uma obrigação regulamentar.

De fato, de acordo com a pesquisa Voice of the Consumer Survey 2024 da PwC, 9,7% dos consumidores pagarão preços mais altos por produtos e mercadorias sustentáveis. Isso é consistente com a pesquisa do ano passado, que mostrou uma disposição de 9,8% para pagar preços mais altos pela sustentabilidade.

Relatórios financeiros e auditoria

Manter a contabilidade em ordem não é apenas inteligente - é uma exigência legal. Os governos esperam relatórios financeiros precisos e muitas empresas precisam se preparar para auditorias. Automatizar a conformidade financeira pode poupá-lo de tarefas e problemas de última hora.

Regulamentações específicas do setor

Alguns setores têm regras adicionais a serem seguidas. Por exemplo, os prestadores de serviços de saúde precisam estar em conformidade com a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) para proteger os dados dos pacientes. Da mesma forma, as instituições financeiras devem atender aos requisitos de combate à lavagem de dinheiro (AML) para evitar fraudes.

Como o software de RH pode simplificar a conformidade normativa

Se você acha que a conformidade é apenas uma questão financeira ou jurídica, pense novamente. O RH também desempenha um papel importante. Felizmente, o software de RH pode facilitar muito o gerenciamento da conformidade.

Automatização de documentação e relatórios

As ferramentas de RH podem gerar relatórios automaticamente e manter seus registros atualizados, para que você esteja sempre preparado para auditorias e inspeções.

Conformidade com a legislação trabalhista facilitada

Desde o controle das horas de trabalho até a garantia de igualdade de remuneração, as ferramentas de RH ajudam a manter a conformidade com as leis trabalhistas. Os sistemas com verificações integradas facilitam a identificação de possíveis violações antes que elas se tornem um problema.

Ferramentas de conformidade para relatórios financeiros

A conformidade financeira é uma área em que a automação realmente se destaca. Vejamos como as ferramentas financeiras podem mantê-lo no caminho certo:

Mantenha-se atualizado sobre as mudanças na legislação tributária

As leis tributárias podem mudar rapidamente, especialmente em estados como a Califórnia, onde as normas são atualizadas com frequência. Os sistemas de folha de pagamento projetados para empresas da Califórnia, como o EarnPayroll, ajudam você a ficar à frente, fornecendo automaticamente atualizações sobre novas regulamentações fiscais. Isso garante que seus registros sejam sempre precisos, mantendo-o em conformidade com as mais recentes exigências legais específicas da Califórnia.

Detecte os erros antes que eles se tornem problemas

Erros acontecem, mas não precisam resultar em multas. As ferramentas financeiras automatizadas usam algoritmos para detectar erros. Esses algoritmos podem detectar problemas que podem passar despercebidos pelo olho humano. Você pode corrigir qualquer erro imediatamente antes de enviar seu relatório.

Armazenamento pronto para auditoria na nuvem

O armazenamento de documentos financeiros na nuvem mantém tudo organizado e acessível para auditorias. O armazenamento em nuvem não apenas garante a conformidade, mas também protege seus registros com segurança de alto nível. Você pode acessar seus documentos a qualquer momento e em qualquer lugar com segurança.

Ferramentas para conformidade com a privacidade e a segurança de dados

Com o aumento das violações de dados, as empresas não podem se dar ao luxo de economizar em segurança. Aqui estão algumas ferramentas indispensáveis para a conformidade com a privacidade dos dados:

Ferramentas de segurança cibernética para manter a conformidade

A conformidade com as leis de dados significa mais do que apenas bloquear os dados - ela exige monitoramento constante. As ferramentas de segurança cibernética o ajudam a detectar ameaças em tempo real e a ficar à frente dos riscos cibernéticos. Você pode evitar possíveis roubos de identidade e outros problemas que possam surgir de ataques cibernéticos.

Existem ferramentas disponíveis para ajudá-lo a cumprir a FCRA (Fair Credit Reporting Act) ao gerenciar as informações de crédito dos clientes. A conformidade com a FCRA é fundamental para a divulgação legal de informações de crédito precisas.

A conformidade pode não ser a parte mais empolgante da administração de uma empresa, mas é definitivamente uma das mais importantes. A boa notícia é que você não precisa lidar com isso sozinho. As ferramentas automatizadas podem facilitar a conformidade.

Com as ferramentas certas, você pode evitar erros dispendiosos. Você pode se concentrar em criar confiança com seus clientes e expandir seus negócios. Atualmente, manter a conformidade não significa apenas evitar problemas. Trata-se de se preparar para o sucesso a longo prazo.