Como a transformação digital pode melhorar a produtividade da empresa

Introdução

Você se lembra da notável jornada de transformação digital da Disney no início dos anos 2000, que impulsionou a empresa de 80 anos de idade de volta à imaginação dos clientes? A Disney revitalizou seus parques temáticos e negócios de streaming usando tecnologias digitais, adquiriu a Marvel em 2009 e apresentou uma série de sucessos de bilheteria, arrecadando mais de US$ 22 bilhões. Isso foi possível graças às intervenções de seu lendário CEO Bob Iger, que exemplificam como as tecnologias digitais podem revitalizar as organizações.

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Quase duas décadas depois, a transformação digital adquiriu uma dimensão muito maior, com implicações financeiras significativas para as empresas.

Um importante relatório do setor revela que as empresas colhem dividendos significativos de suas iniciativas de transformação digital. Sete em cada dez líderes empresariais acreditam que têm uma probabilidade 1,5 vez maior de registrar aumento de receita, e 66% esperam maior lucratividade organizacional nos próximos dois anos.

Essas descobertas destacam um foco sem precedentes na transformação digital entre as organizações, já que elas buscam cada vez mais agilidade e resiliência diante da incerteza.

As empresas precisam ser ágeis para tomar decisões rápidas e precisas usando grandes quantidades de dados para atender seus clientes melhor e mais rapidamente do que a concorrência. As organizações ágeis possuem as ferramentas e os processos para ajudar os tomadores de decisão a responder rapidamente aos desafios internos e externos, como a escassez de mão de obra qualificada ou a necessidade de aprimorar as habilidades da força de trabalho para manter uma vantagem competitiva.

Resiliência porque as organizações resilientes estão mais bem preparadas para enfrentar as incertezas. As organizações que preveem e gerenciam as pessoas, os processos e as mudanças tecnológicas sem interromper seus fluxos de trabalho ou afetar os níveis de atendimento ao cliente estão em melhor posição do que aquelas que são afetadas por desafios imprevistos e pelo constante combate a incêndios.

A transformação digital é a passagem para chegar lá mais cedo!

A transformação digital geralmente é mal interpretada como uma iniciativa de grande escala que exige uma resposta organizacional drástica. Em vez disso, trata-se de uma abordagem experimental, orientada por descobertas, em que as empresas adotam estratégias, processos e estruturas para aproveitar ao máximo o cenário de negócios liderado pelo digital, melhorando sua produtividade geral.

No entanto, a transformação digital não se trata apenas de se tornar uma organização orientada para a tecnologia.

Também se trata de clientes e de atender melhor às suas necessidades, abordando funções de negócios, processos e plataformas de tecnologia em silos e simplificando-os para aumentar a eficiência e a produtividade.

Trata-se também de entender o impacto das tecnologias emergentes, como a inteligência artificial (IA) e o aprendizado de máquina (ML), nas operações, nas estratégias de negócios e na concorrência, e como elas podem capacitar e otimizar a força de trabalho. Além disso, trata-se de aproveitar o conhecimento especializado e as contribuições de clientes e funcionários e aproveitá-los para se adaptar ao modelo liderado pelo digital.

O Gartner define a transformação digital "como qualquer coisa, desde a modernização da TI (por exemplo, computação em nuvem), passando pela otimização digital, até a invenção de novos modelos de negócios digitais. O termo é amplamente usado em organizações do setor público para se referir a iniciativas modestas, como a colocação de serviços on-line ou a modernização de legados".

Principais razões pelas quais as empresas precisam iniciar sua jornada de transformação digital

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1. Reduzindo a produtividade e o envolvimento dos funcionários

A contínua disrupção nos mercados de trabalho globais, com uma série de tendências lideradas por funcionários, como a Grande Demissão, destaca os desafios apresentados pelo esgotamento contínuo e pela falta de entusiasmo. Os locais de trabalho remotos e híbridos levaram a uma proliferação de aplicativos de trabalho, complicando a comunicação e a colaboração com os membros da equipe. Além disso, as tarefas administrativas, como o preenchimento manual de planilhas de horas, estão consumindo suas horas de trabalho produtivo e envolvendo-os em atividades monótonas.

Esses desafios incentivaram as empresas a automatizar os processos e liberar o tempo dos funcionários para atividades produtivas, como a construção de relacionamentos com os clientes e o aprimoramento das habilidades. As intervenções tecnológicas são cruciais para reter e atrair novos talentos, conforme demonstrado pela forma como as organizações estão cada vez mais incorporando-as como parte de sua principal proposta de valor para os funcionários.

Por exemplo, a utilização de um sistema de gerenciamento de tempo e presença com tecnologia de IA pode economizar de 20 a 30 minutos diários para cada funcionário, o que pode facilmente liberar centenas de horas extras de trabalho para atividades que os entusiasmem e os envolvam. Em termos práticos, se houver um número substancial de funcionários em sua organização, a economia de tempo agregada pode facilmente chegar a centenas de horas de trabalho ao longo do tempo. Em essência, a adoção de um sistema de gerenciamento de tempo e presença melhora a eficácia operacional e, ao mesmo tempo, promove o envolvimento e o bem-estar dos funcionários, o que leva a um local de trabalho mais dinâmico e produtivo.

2. A necessidade de dar sentido aos dados

O aumento repentino na adoção de modelos de locais de trabalho remotos e híbridos, novos tipos de funcionários, como os que trabalham em turnos, e uma força de trabalho mais global e diversificada estão criando enormes quantidades de dados. Os sistemas legados e os processos manuais não estão equipados para avaliar os dados com precisão e velocidade para oferecer percepções acionáveis.

Como resultado, os tomadores de decisão precisam despender tempo e esforço consideráveis para entender os dados disponíveis e encontrar as pistas direcionais para tomar decisões de negócios. Essa abordagem manual leva a uma perda de horas de trabalho produtivas que os gerentes poderiam usar para trabalhar em iniciativas críticas para os negócios ou para melhorar a coesão e as habilidades de suas equipes.

3. Foco cada vez maior em habilidades interpessoais

Comunicação, colaboração, empatia, gerenciamento de tempo e a capacidade de criar consenso estão surgindo como habilidades essenciais. As organizações devem criar os facilitadores certos para que seus funcionários possam adquiri-las e aproveitá-las. Para isso, é necessário liberar o tempo dos funcionários.

Ao contrário da percepção popular, cerca de 80% das empresas preferem desenvolver talentos internamente, em vez de contratar externamente ou integrar trabalhadores temporários, revela o Relatório de Práticas de Avaliação de Talentos da Mercer. Quase três quartos das empresas (73%) planejam automatizar processos e reduzir o envolvimento humano.

Isso significa que as organizações estão empenhadas em reduzir as tarefas administrativas, automatizando-as e concentrando-se em melhorar o perfil de habilidades de suas forças de trabalho internas.

4. Maior pressão sobre as margens de lucro

Os gastos dos clientes diminuíram consideravelmente, pressionando ainda mais as margens de lucro. Além disso, os clientes agora estão mais inclinados a projetos de lance fixo, nos quais as mudanças no escopo do projeto, os erros manuais e a falta de visibilidade e supervisão em tempo real podem afetar os resultados financeiros. Como resultado, as empresas estão explorando maneiras de digitalizar seus processos e fluxos de trabalho de back-end e obter visibilidade em tempo real para gerenciar melhor seus projetos. O foco está firmemente na otimização de pessoas e processos para aumentar a eficiência e a produtividade.

Esses desafios demonstram por que a adoção de tecnologia e a transformação digital surgiram como as principais prioridades organizacionais para a diretoria executiva. A transformação digital ajuda a produtividade dos negócios, que está diretamente ligada a uma maior lucratividade.

Veja como:

Como a transformação digital pode resolver os pontos problemáticos e aumentar a produtividade

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Um dos principais benefícios da transformação digital está na melhoria do envolvimento e do gerenciamento do cliente. O relatório anual da HubSpot sobre o estado do atendimento em 2022 revela que 93% das equipes de atendimento ao cliente acreditam que os clientes têm expectativas muito maiores do que nunca em relação às suas marcas. Isso significa que as organizações devem oferecer a eles serviços personalizados e multicanais e inovar constantemente para captar sua atenção cada vez menor.

Fazer isso enquanto gerencia recursos e atende clientes remotamente ou em uma configuração híbrida é especialmente desafiador. É nesse ponto que as iniciativas de transformação digital, como a integração de uma ferramenta de automação de serviços profissionais com tecnologia de IA, podem melhorar significativamente os recursos de gerenciamento de recursos de uma organização.

Com visibilidade em tempo real do pool global de recursos, recomendações e alocação de recursos e a capacidade de rastrear as habilidades, os certificados e os níveis de especialização de cada recurso, as organizações podem equipar seus gerentes com as ferramentas necessárias para oferecer uma experiência de cliente de alta qualidade de forma consistente.

Bob Iger, CEO da Disney, diz: "A Disney hoje está aproveitando o digital para envolver, entreter e interagir com os consumidores todos os dias em seus parques temáticos, estúdios de entretenimento, plataformas de mídia interativa e lojas físicas", ponderando sobre como a transformação digital pode gerar maior envolvimento do cliente.

Algumas outras vantagens cruciais da transformação digital estão listadas abaixo:

1. Agilidade organizacional e escalabilidade aprimoradas

Um cenário de negócios tumultuado exige que as organizações aumentem ou diminuam a escala de forma rápida e contínua para anular o impacto de qualquer desenvolvimento adverso, como a escassez de uma força de trabalho altamente qualificada. Da mesma forma, uma organização deve ter seus fundamentos digitais em vigor para se beneficiar da expansão internacional ou da nova tendência de contratação de uma força de trabalho global.

As organizações podem ter dificuldade em promover a agilidade e a escalabilidade sem as plataformas e os processos tecnológicos necessários. Isso também afeta a produtividade da organização, pois os funcionários costumam ficar sobrecarregados por causa de sistemas manuais ou em silos e não têm o suporte tecnológico necessário para promover a agilidade e a escalabilidade desejadas.

A transformação digital não apenas ajuda uma empresa a lidar com seus desafios atuais, mas também a criar modelos preditivos de longo prazo, oferecendo maneiras de melhorar o gerenciamento de seus recursos e finanças.

2. Economia de custos a longo prazo

APesquisa Global de Redução de Custos da Deloitte revela que a redução de custos se tornou uma obrigação corporativa global. "A redução de custos se tornou uma prática comercial padrão em todas as regiões, com 86% dos entrevistados globais dizendo que suas empresas provavelmente tomarão iniciativas de redução de custos nos próximos 24 meses", diz o relatório. As organizações que aumentam a produção comercial e reduzem as despesas podem melhorar suas margens de lucro.

A transformação digital permite economias de custo de longo prazo, pois as organizações não precisam gastar grandes quantias em intervalos regulares para criar soluções provisórias que possam combater os efeitos colaterais de fatores externos, como uma perspectiva macroeconômica morna.

Em vez disso, elas podem configurar um ecossistema digital que se alinhe aos requisitos de suas organizações e gerenciar ativamente os custos associados às plataformas de tecnologia e à modernização, ao mesmo tempo em que capacitam seu pessoal, suas funções de negócios e seus processos.

3. Para criar um local de trabalho preparado para o futuro que atraia e retenha talentos

As empresas que adotam novas tecnologias, como IA e aprendizado de máquina, podem definir melhor as necessidades de sua força de trabalho e criar uma experiência mais perfeita para eles. Dessa forma, as organizações se posicionam como empregadores atraentes que estão interessados em abraçar o futuro. Elas são capazes de criar uma atração entre as forças de trabalho altamente procuradas, disputadas e altamente qualificadas.

Essas oportunidades de emprego são propostas atraentes para funcionários que desejam trabalhar com tecnologias de ponta para expandir sua matriz de habilidades e expô-los a um trabalho desafiador e gratificante.

Muito já foi escrito sobre como a tecnologia e os ecossistemas digitais permitiram que organizações de todos os setores mantivessem a continuidade dos negócios durante os dias desafiadores da pandemia da COVID-19. As empresas precisam criar um ecossistema preparado para o futuro que possa suportar os choques das interrupções e permitir que elas prosperem. Dessa forma, a transformação digital pode preparar as entidades empresariais para o futuro.

4. Reduzir erros manuais

Os erros manuais custam caro às organizações, pois há mais chances de erros. Por exemplo, gerenciar manualmente a conformidade salarial e trabalhista ou usar sistemas diferentes pode ser ineficiente e propenso a erros. Isso pode resultar em sobrecarga administrativa, aumento da carga de trabalho e possíveis imprecisões nos cálculos da folha de pagamento, levando à insatisfação dos funcionários e a possíveis disputas legais.

42% das empresas sofrem algum tipo de perda de receita, e os erros manuais são os principais responsáveis por essa perda evitável. As organizações têm dificuldade em detectar e eliminar o vazamento de receita porque ele raramente ocorre em grandes quantidades. Entretanto, erros regulares, como a perda de produtividade em horas de trabalho, transformam-se em grandes somas que prejudicam financeiramente as empresas.

Uma empresa de manufatura descobriu que o cálculo manual de salários e o controle de conformidade resultavam em uma taxa média de erro na folha de pagamento de 5% em suas operações internacionais. Com uma força de trabalho de 10.000 funcionários, isso se traduzia em aproximadamente 500 erros na folha de pagamento por período de pagamento, o que resultava em funcionários insatisfeitos e desperdício de recursos administrativos.

5. Melhorar a colaboração em toda a organização

A pandemia mudou a forma como trabalhamos. À medida que as organizações adotam modelos de locais de trabalho híbridos e remotos, elas devem examinar sua cultura e promover o compartilhamento de conhecimento e a colaboração. Essas são facetas importantes que permitem operações contínuas e a experiência das partes interessadas, especialmente quando clientes e funcionários estão trabalhando principalmente on-line.

A transformação digital pode ajudar a impulsionar o compartilhamento de conhecimento entre as equipes de vendas, entrega, RH e finanças, além de aumentar o envolvimento e a colaboração em toda a organização. Além disso, as soluções que integram processos entre equipes, oferecem dados e insights em tempo real, diminuem a lacuna entre demanda e habilidades e aumentam a produtividade dos funcionários.

A transformação digital é importante!

A tecnologia pode ser assustadora! Inovações de tirar o fôlego e modelos de negócios disruptivos estão desafiando a sabedoria tradicional e forçando os executivos a reavaliar suas estratégias e processos organizacionais.

Infelizmente, não tem sido uma navegação tranquila.

A transformação digital geralmente é vista como um processo disruptivo. Essa suposição incorreta levou à resistência de certos setores na configuração organizacional e complicou a tarefa dos processos digitais que se infiltram nas funções de negócios.

A diretoria executiva deve assumir a liderança na dissipação dessas preocupações reais ou percebidas, assumindo o papel de mentores e promotores de mudanças. Eles devem liderar pelo exemplo e comunicar claramente que a transformação digital não é para substituir os funcionários, mas sim os processos manuais. O objetivo é capacitá-los com as ferramentas necessárias nos locais de trabalho modernos.

Começar aos poucos e demonstrar os benefícios que os funcionários terão pode ser um bom ponto de partida para impulsionar uma maior adoção da tecnologia. A automação de tarefas simples, como o controle de horas, pode proporcionar aos funcionários uma experiência em primeira mão de como a transformação digital pode dar fluidez à sua vida diária e liberá-los para se envolverem em tarefas mais produtivas. Isso pode ajudar a aumentar o foco da organização em atrair e reter os melhores talentos e integrá-los melhor para reduzir a rotatividade de funcionários.

É por isso que as empresas devem adotar novas tecnologias e, ao mesmo tempo, articular como desejam que seus funcionários as adotem. É aí que está a chave para navegar melhor pelas incertezas e gerenciar com eficiência as demandas em constante evolução de seus acionistas.

Em última análise, a transformação digital é um processo contínuo e não um objetivo final. É um processo para se tornar integrado, ágil e resiliente, o que, por sua vez, pode otimizar a força de trabalho para aumentar a produtividade dos negócios.

E produtividade significa dinheiro!