Proteção de dados do cliente no marketing em conformidade com o GDPR: Práticas recomendadas

Introdução

A lei do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) entrou em vigor há vários anos e, com o passar do tempo, surgiu uma pergunta para vários setores: como o GDPR afetou o marketing? A resposta é que o GDPR afetou significativamente as abordagens de marketing. Todas as organizações de diferentes tamanhos e em quase todos os setores que trabalham com a UE e o Reino Unido devem aderir a esse regulamento para evitar problemas legais. Portanto, o GDPR é regional por design, mas global de fato.

Nesta postagem, explicamos o que o GDPR significa para os profissionais de marketing e fornecemos as práticas recomendadas que uma organização pode introduzir no marketing para proteger as informações dos clientes de acordo com o GDPR de forma mais eficaz. Essas práticas podem ajudá-lo a reduzir a chance de sofrer com problemas legais, declínio da reputação e multas graves.

O que é o GDPR para profissionais de marketing?

O GDPR foi introduzido pela Comissão Europeia e entrou em vigor em 2018 com o objetivo de melhorar a proteção de dados dos residentes da UE. Nesse campo, o GDPR define formas e meios de proteger os dados do usuário contra roubo, uso indevido e venda por entidades apropriadas. O GDPR define duas entidades com responsabilidades diferentes de acordo com a lei: controladores de dados (entidades que mantêm e armazenam os dados confidenciais) e processadores de dados (entidades que operam os dados em favor dos controladores).

Os princípios fundamentais do GDPR que definem o foco principal de toda a lei são:

• Legalidade, transparência e justiça
• Limitação do objetivo
• Minimização de dados
• Precisão
• Limitação de armazenamento
• Segurança
• Responsabilidade

Para os profissionais de marketing, o GDPR significa a necessidade de desenvolver uma abordagem honesta e transparente para os dados dos clientes. Falando mais precisamente, os dados confidenciais que podem ser valiosos ou identificar a pessoa devem ser tratados com respeito. Uma organização só pode coletar esses dados depois de obter um consentimento claro do proprietário dos dados (cliente), fazer exclusivamente os registros necessários e garantir a precisão dos dados. Um outro detalhe crucial é a obrigação de uma organização de usar os meios necessários para proteger de forma confiável os dados dos clientes.

Práticas recomendadas para a segurança dos dados do cliente no marketing do GDPR

Como as empresas protegem as informações dos clientes de acordo com o GDPR? Especificamente para os profissionais de marketing, existem soluções e práticas comprovadas que ajudam a garantir a proteção de dados confidenciais e a conformidade com a lei do Regulamento Geral de Proteção de Dados. Verifique e aplique as recomendações abaixo para aumentar a eficiência da proteção de dados de sua organização em geral e para proteger os dados dos clientes de forma mais confiável em particular.

Coletar apenas os dados necessários e obter o consentimento dos clientes

A redução do volume de dados coletados está entre as maneiras mais eficazes de uma organização diminuir os riscos de perda e violação de dados. Os hackers tentam atingir os bancos de dados com o máximo de dados possível porque o maior número e o tipo mais amplo de registros que eles acessam podem aumentar diretamente seus lucros. Quando uma organização não armazena grandes volumes de dados de clientes, os criminosos cibernéticos podem optar por não atacar esses bancos de dados.

Como profissional de marketing, você pode e deve coletar apenas os dados necessários para fins de marketing atuais. Revise seus fluxos de trabalho e modelos de coleta de dados e analise as práticas de dados para verificar se os registros coletados são realmente usados. Caso alguns dados não estejam sendo usados ou não causem um impacto significativo na experiência de seus clientes, considere a possibilidade de se recusar a coletar esse tipo de dados e remover os registros que já estão à sua disposição.

Além disso, de acordo com o GDPR, você precisa informar seus clientes sobre os dados que coleta e receber a permissão explícita deles para essa coleta. Por outro lado, deve ser oferecida a oportunidade de cancelar a coleta a qualquer momento. De acordo com o GDPR, a coleta de dados confidenciais sem a permissão do cliente pode resultar em multas legais.

Auditar listas de discussão

Novamente, quanto maior a quantidade de dados no armazenamento de sua organização, maior o risco de violação de dados. Portanto, auditorias regulares das listas de mala direta são a prática de GDPR de marketing por e-mail que você deve integrar. Os clientes que cancelarem a assinatura de suas promoções por e-mail, boletins informativos e outros materiais de marketing devem ter suas informações removidas do banco de dados. Além disso, talvez seja necessário classificar os endereços dos clientes de acordo com suas categorias de assinatura de e-mail para evitar o envio de materiais de marketing que eles não desejam receber.

Considere automatizar o processo de limpeza da lista de e-mail marketing para estar em conformidade com o GDPR no marketing, economizar tempo e melhorar a experiência do usuário com e-mails mais personalizados.

Montar uma equipe de gerenciamento de dados

As organizações modernas, mesmo as menores, coletam, armazenam e processam terabytes de dados para fins de marketing e outros. Com uma equipe de gerenciamento de dados a bordo, é possível ter os registros categorizados, priorizados para uso e controlados de acordo com os requisitos legais de proteção de dados. Especialistas qualificados em gerenciamento de dados podem ajudá-lo a garantir um nível mais alto de segurança dos dados dos clientes e também a economizar custos e tempo em fluxos de trabalho de armazenamento, pesquisa e proteção.

Revisar a maneira como você coleta dados pessoais

Isso inclui, pelo menos, o fluxo de trabalho para coleta de dados e o caminho pelo qual os dados passam antes de serem registrados em seu armazenamento. Considere verificar o formulário da página de destino que você usa para pedir aos clientes que forneçam os dados necessários. Além disso, o GDPR exige que as organizações adicionem pop-ups de notificação informativa para os visitantes do site sobre a coleta de dados e, mais uma vez, para obter o consentimento explícito deles, que permite a coleta de dados pessoais.

A próxima etapa importante aqui é monitorar outras fontes de dados confidenciais (se a sua organização as tiver como coletor ou processador de dados de acordo com os requisitos do contrato). Por fim, você precisa entender quais terceiros podem acessar esses dados no caminho. Lembre-se de que o GDPR exige contratos legais estabelecidos entre diferentes entidades que trabalham com informações confidenciais de clientes e considere excluir terceiros sem responsabilidades contratuais de suas cadeias de fornecimento de dados.

Limitar e controlar o acesso aos dados

Assim como acontece com os prestadores de serviços terceirizados, a proteção dos dados dos clientes dentro de uma organização é uma questão de controle de acesso. Analise quais dados e acessos são necessários para que os departamentos e os membros da equipe desempenhem suas funções. Em seguida, forneça a esses departamentos e membros da equipe somente os níveis de acesso aos dados e as permissões de que precisam. Mantenha o princípio do menor privilégio (PoLP) e integre soluções de controle de acesso baseado em função (RBAC) para gerenciar de forma rápida e eficaz as permissões de acesso a dados para as equipes.

Instrua sua equipe

Mais uma vez, o GDPR é uma lei complexa que é obrigatória para qualquer organização que colete dados pessoais de residentes da UE. As repercussões legais e as multas previstas nessa lei são severas, e até mesmo um pequeno erro de um membro da equipe pode desencadear o processo legal. Portanto, os funcionários e gerentes devem conhecer os requisitos e as nuances da lei GDPR para reduzir a probabilidade de erros humanos. Considere a possibilidade de realizar um treinamento de conformidade para todos os recém-chegados e introduza testes tópicos, por exemplo, uma vez por ano, para manter a qualificação em GDPR dos funcionários não apenas da sua equipe de marketing, mas também de outros departamentos.

Revisar seus dados e abordagens de segurança

As ameaças à segurança cibernética estão em constante evolução, pois os criminosos cibernéticos estão inventando novas maneiras de se infiltrar em sistemas protegidos e acessar dados confidenciais. Quaisquer que sejam suas medidas de segurança, como profissional de marketing, você deve sempre se esforçar para melhorar a proteção dos dados de marketing. Para fazer isso de forma eficaz, você precisa configurar fluxos de trabalho de revisão de segurança de TI que o mantenham atualizado com as últimas tendências de proteção cibernética.

Considere a possibilidade de implementar fluxos de trabalho regulares de testes de penetração em grande escala com um profissional de segurança tentando passar pela proteção da organização. Dessa forma, você pode descobrir vulnerabilidades em suas camadas de segurança e, em seguida, introduzir correções antes que os hackers possam usá-las para realizar uma violação real. A complexidade das infraestruturas modernas, juntamente com a evolução das ferramentas de ataque cibernético, torna quase impossível a criação de um perímetro de proteção invencível.

Além disso, você deve analisar os dados que armazena. Caso haja dados que não sejam usados para fins de marketing (e que não serão usados no futuro), considere a possibilidade de excluir esses dados. Ao fazer isso, você reduz as possíveis vulnerabilidades da sua organização e também diminui as chances de vazamento de dados confidenciais mesmo após uma violação bem-sucedida.

Realizar backups regulares

Qual é um dos maiores riscos de uma organização que armazena dados de clientes? Normalmente, diríamos que é o roubo ou vazamento de dados. No entanto, o GDPR estabelece punições para outra consequência frequente de uma violação de segurança: a perda de dados. Além disso, a perda de dados confidenciais, como a base de clientes após, por exemplo, um ataque bem-sucedido de ransomware, pode causar dificuldades significativas para a atividade e a lucratividade de uma organização no futuro.

Independentemente das medidas de segurança aplicadas à infraestrutura de sua organização, os invasores estão sempre um passo à frente de qualquer defesa. Isso significa que sua proteção falhará mais cedo ou mais tarde, colocando em risco seus dados.

O backup, que é uma cópia de dados recuperável autônoma armazenada em um armazenamento diferente, é o único

Uma maneira confiável de manter o controle dos dados necessários após grandes desastres de perda de dados. Considere usar o NAKIVO Backup & Replication caso você use produtos da Microsoft para organizar a troca e o gerenciamento de dados em sua organização. Qualquer que seja a infraestrutura de TI, procure automatizar o backup de dados confidenciais e garantir uma recuperação rápida para atender às solicitações de conformidade com o GDPR a qualquer momento.

Conclusão

A lei do Regulamento Geral de Proteção de Dados é obrigatória para as organizações que coletam dados pessoais de residentes da UE. Para garantir a conformidade com o GDPR e melhorar a proteção dos dados do cliente nas atividades de marketing, você deve:

• Minimize a coleta de dados: colete e armazene somente o que for necessário;
• Realizar regularmente auditorias de mala direta;
• Monte uma equipe de gerenciamento de dados para otimizar a coleta, o uso e a proteção de dados confidenciais;
• Saiba como e onde você obtém seus dados;
• Limite o acesso aos dados com o modelo RBAC e mantenha o princípio do menor privilégio;
• Certifique-se de que os funcionários conheçam os requisitos do GDPR e os sigam;
• Atualize regularmente suas abordagens de proteção de dados;
• Integrar fluxos de trabalho de backup no ambiente de TI de sua organização.