Documentação crucial para proprietários de empresas: 11 tipos de documentos comerciais para manter sempre

Introdução

Poucos proprietários de empresas gostam de papelada, e menos ainda querem manter o controle de toda a documentação que passa por suas mesas. Infelizmente, os documentos comerciais são vitais para a saúde de sua organização, pois, sem eles, você corre o risco de passar vergonha, interromper suas operações e até mesmo ter problemas legais.

Felizmente, esse é o caso apenas de alguns tipos selecionados de documentos comerciais. Portanto, neste artigo, ensinaremos você a diferenciar o que é importante do que não é, explicaremos os 11 tipos de documentos comerciais essenciais que você deve sempre manter e exploraremos os benefícios que eles podem oferecer à sua empresa.

O que são documentos comerciais?

De modo geral, um documento comercial pode ser qualquer pedaço de papel (ou seu equivalente digital) que esteja relacionado, mesmo que tangencialmente, às operações de sua empresa. Mas, para ser mais específico, pode-se pensar em documentos comerciais como registros usados para comunicar, armazenar ou organizar informações dentro de uma organização.

Por que os documentos comerciais são importantes?

Como você verá em breve, os documentos comerciais têm muitas formas, tamanhos e, o mais importante, casos de uso. Mas, em primeiro lugar, por que eles são importantes e quais benefícios podem oferecer à sua empresa? Bem, vamos responder a isso.

• Organização e eficiência: Os documentos comerciais fornecem estrutura e clareza às suas operações, permitindo maior eficiência, menos erros e consistência geral.
• Comunicação e colaboração: Os documentos também facilitam a comunicação interna e externa eficaz, criando um ambiente de trabalho melhor e permitindo que os funcionários e as partes interessadas alcancem os melhores resultados possíveis.
• Compartilhamento e gerenciamento de conhecimento: Quando os funcionários deixam a empresa, eles levam todo o conhecimento com eles, causando ineficiências. Os documentos comerciais permitem que você retenha todas essas informações e capacite os esforços futuros da equipe.
• Proteção jurídica: Infelizmente, lidar com disputas, ações judiciais e inspeções é uma parte inevitável da administração de uma empresa. Mas, ao manter os documentos comerciais relevantes, você pode cobrir todas as suas bases e reduzir os efeitos negativos dos incidentes legais.
• Planejamento e tomada de decisões: Os documentos comerciais fornecem informações valiosas sobre suas operações, permitindo que você aprenda com o passado e se adapte para o futuro. Graças a isso, você sempre pode tomar decisões eficazes e baseadas em dados.
• Monitoramento e avaliação de desempenho: Como é possível administrar sua empresa de forma eficaz se você não entende o que está acontecendo dentro dela? Simples - não é possível. Felizmente, os documentos comerciais permitem que você acompanhe todas as métricas importantes em tempo (quase) real.
• Reputação e imagem da marca: Aqui, o valor dos documentos comerciais é duplo. Em primeiro lugar, a documentação da marca permite que você atinja de forma consistente seus clientes ideais com um tom de voz reconhecível (em texto, mídia, design etc.). Mas, em segundo lugar, o gerenciamento eficaz de documentos também permite que você trabalhe com mais eficiência e crie uma reputação mais confiável em torno de sua marca.

11 tipos de documentos comerciais cruciais que sempre devem ser mantidos

Conforme mostrado acima, a maneira padrão de classificar documentos comerciais é pelo caso de uso dentro da empresa. No entanto, para identificar o destino final de um documento (ou seja, a cesta de lixo ou a gaveta da mesa do escritório), precisamos observar a obsolescência.

É certo que isso é um pouco complicado porque o conceito transcende casos de uso, conteúdo e até mesmo departamentos-alvo. De modo geral, os documentos comerciais mais importantes tendem a se enquadrar nas categorias financeira, jurídica e de marketing, mas não em todas elas.

Além disso, mesmo que você mantivesse toda a documentação contida apenas nessas categorias, logo veria seu escritório e seus computadores transbordando de resíduos de papel (digital). Portanto, a maneira mais eficaz de ajudá-lo a identificar quais documentos devem ser mantidos é contar tudo sobre eles.

#1 Demonstrações de resultados

Também conhecidos como demonstrativos de lucros e perdas ou de resultados, esses documentos resumem as receitas, as despesas e o lucro ou prejuízo líquido de sua empresa em um período específico. Eles são importantes por motivos internos, incluindo benchmarking, planejamento e tomada de decisões.

Entretanto, seu verdadeiro valor se destaca quando se trata de relatórios externos, mais especificamente, análise de investidores/credores durante aquisições ou busca de investimentos e conformidade fiscal.

As declarações de renda são vitais para avaliar o desempenho e a saúde financeira de sua empresa, e a ausência delas pode gerar dúvidas sobre sua conduta. Na pior das hipóteses, isso pode causar a perda de financiamento ou até mesmo colocá-lo em maus lençóis com o departamento fiscal local.

(Fonte: Zervant)

#2 Balanços patrimoniais

Assim como as declarações de renda, os balanços patrimoniais fornecem um instantâneo da situação financeira da sua empresa em um momento específico e são importantes pelos motivos mencionados acima. Entretanto, eles diferem em seu foco nos ativos, passivos e ações dos acionistas de sua empresa.

(Fonte: bdc.ca)

#3 Declarações de impostos

Como o nome sugere, as declarações de imposto de renda são documentos comerciais que você apresenta à repartição fiscal local (IRS nos EUA) para informar sua renda, deduções e obrigações fiscais de qualquer período e servem como registro das atividades financeiras da sua empresa.

Como você pode imaginar, eles são mais importantes para garantir a conformidade com as leis locais, já que infringi-las pode levá-lo ao vermelho devido a multas, na melhor das hipóteses, e a um tribunal ou a uma cela, na pior.

(Fonte: AbbyMarketplace)

#4 Faturas e recibos

Não temos dúvidas de que você conhece perfeitamente as faturas e os recibos, mas para não deixar ninguém para trás, esses documentos confirmam suas transações comerciais. Isso os torna muito importantes por vários motivos, incluindo contabilidade, disputas com clientes e tributação. A implantação de um software de faturamento é a solução ideal para gerar e gerenciar faturas.

(Fonte: Billdu)

#5 Extratos bancários

Emitidos por um banco ou outra organização financeira, os extratos bancários resumem as transações de sua empresa em um período específico, incluindo depósitos, saques, transferências e muito mais. Assim como os outros documentos financeiros, eles também desempenham um papel importante na contabilidade interna, na elaboração de orçamentos e na conformidade fiscal.

No entanto, eles também ajudam sua empresa a detectar fraudes e são vitais para **pedir empréstimos** ou **buscar financiamento** de outras entidades comerciais. Isso faz com que valha a pena mantê-las em sua gaveta para segurança.

(Fonte: Patriot Software)

#6 Registros da folha de pagamento

Usados principalmente para manutenção de registros internos, os registros da folha de pagamento acompanham a remuneração dos funcionários, as deduções e outras informações relacionadas. Eles são vitais para monitorar seus gastos, garantir a conformidade com as leis trabalhistas e fiscais, resolver disputas salariais entre funcionários e provar sua inocência em auditorias.

(Fonte: Hourly)

#7 Licenças e autorizações comerciais

Passando das finanças, é hora de discutirmos os documentos comerciais legais. As licenças e autorizações têm vários usos óbvios, incluindo a concessão de acesso a setores exclusivos, a liberação para programas governamentais específicos e a demonstração de sua **perícia ** e confiabilidade.

Só por isso, vale a pena manter suas autorizações e licenças. No entanto, o motivo mais importante é que, devido à sua natureza e às atividades em que estão envolvidos, você frequentemente terá de apresentar sua elegibilidade para determinadas ações legais e comerciais.

(Fonte: SignNow)

#8 Contratos e acordos

Independentemente de você ser uma empresa B2B ou B2C, os contratos e acordos são o seu pão e manteiga, incluindo acordos com entidades externas, como empresas de terceirização de software, que são especialmente cruciais para empresas com foco em tecnologia. Eles detalham os **termos juridicamente vinculantes de seus relacionamentos** (com clientes, parceiros, fiadores etc.) e ajudam a protegê-lo contra possíveis ações judiciais. Além disso, eles permitem que você acompanhe suas obrigações contratuais para garantir o cumprimento de todas as suas responsabilidades.

(Fonte: Jotform)

#9 Documentação de propriedade intelectual

PI é um termo genérico para documentos comerciais que estabelecem e protegem os direitos de propriedade intelectual da sua empresa, incluindo registros, cadastros e patentes. Na prática, manter esses documentos proporciona inúmeros benefícios, principalmente a comprovação da propriedade dos ativos intangíveis de sua empresa, impedindo possíveis roubos ou uso indevido, monetização, licenciamento e reconhecimento da marca.

(Fonte: Signaturely)

#10 Registros de seguro

Outro tipo de documento comercial que sempre deve ser mantido são os registros de seguro, pois eles acompanham a cobertura de seguro da sua empresa, detalham todas as informações relevantes e servem como prova durante os sinistros. Eles são essenciais para manter um bom gerenciamento de riscos e garantir a continuidade dos negócios e a recuperação de desastres com sucesso. Além disso, eles protegem sua empresa e seus funcionários contra qualquer acidente que possa ocorrer no local de trabalho.

(Fonte: SampleForms)

#11 Registros de marketing

Por fim, os registros de marketing referem-se à documentação e aos dados relacionados às atividades e estratégias de marketing da sua empresa. Eles incluem pesquisas de mercado, campanhas publicitárias, dados de clientes, análises, planos de marketing e materiais promocionais.

Elas são vitais por vários motivos, mas vale a pena mantê-las, especialmente para manter uma análise eficaz do desempenho e da concorrência, acompanhar as percepções e a segmentação do cliente, garantir a consistência do marketing da marca e permitir o planejamento de longo prazo.

(Fonte: SlideTeam)

Como os documentos comerciais são classificados?

Devido ao amplo escopo de sua definição, não é de se surpreender que a categorização dos documentos comerciais seja bastante variada. Normalmente, eles são classificados de acordo com seu conteúdo e função nos seguintes tipos:

• Administrativos: Usados para fins administrativos internos, esses documentos facilitam a comunicação, a coordenação e a organização em uma empresa. Eles incluem memorandos, e-mails internos, agendas de reuniões, horários de funcionários etc.
• Legal e regulatório: Necessários para cumprir as obrigações legais e regulamentares, esses documentos ajudam a garantir que a empresa opere dentro da estrutura legal para proteger seus direitos e interesses. Eles incluem contratos, acordos, licenças, permissões, termos de serviço, políticas de privacidade e muito mais.
• Financeiros: Relacionados a transações e outras atividades financeiras, esses documentos são necessários para uma contabilidade, tributação e análise financeira eficazes. Eles incluem demonstrativos financeiros, faturas, recibos, ordens de compra, relatórios de despesas e muito mais.
• Marketing e vendas: Usados para atrair e converter leads em clientes e promover os produtos e serviços da empresa, esses documentos impulsionam as vendas e geram receita. Eles incluem brochuras, folhetos, anúncios, descrições de produtos/serviços, planos de marketing, depoimentos de clientes etc.
• Recursos humanos: Os documentos de RH ajudam a garantir o gerenciamento adequado dos funcionários, a conformidade com as leis trabalhistas e a comunicação eficaz entre a empresa e sua equipe. Eles incluem contratos de trabalho, descrições de cargos, avaliações de desempenho, materiais de treinamento, registros disciplinares, desenvolvimento de software de RH para simplificar os processos de RH e muito mais.
• Operacionais: Usados para dar suporte às operações diárias, esses documentos fornecem diretrizes e instruções aos funcionários para garantir eficiência, consistência e qualidade. Incluem Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs), fluxogramas de processos, registros de inventário, registros de manutenção, etc.
• Projeto: Específicos para o gerenciamento de projetos, esses documentos ajudam a rastrear marcos, alocar recursos e garantir a conclusão bem-sucedida do projeto por meio de planejamento, monitoramento e execução cuidadosos. Eles incluem planos de projeto, cronogramas, estruturas de divisão de trabalho (WBS), relatórios de progresso, avaliações de risco e muito mais.
• Correspondência externa: Envolvidos na comunicação com as partes interessadas externas, como clientes, fornecedores e parceiros, esses documentos ajudam a estabelecer relacionamentos comerciais e facilitam interações e colaborações tranquilas. Eles incluem cartas, e-mails, propostas, cotações, pedidos de compra, contratos etc.

Ter uma ideia melhor dessa categorização é importante para entender a importância e o uso de documentos comerciais em sua empresa. No entanto, isso não o ajudará a responder à pergunta que o trouxe aqui em primeiro lugar - quais papéis são seguros para serem jogados fora e quais devem ser mantidos. Bem, vamos responder a essa pergunta agora mesmo.

Qual é a melhor maneira de gerenciar documentos comerciais?

Hoje em dia, temos a sorte de poder dizer que não precisamos mais depender de pastas cheias e gavetas de escrivaninha lotadas para guardar toda a nossa documentação comercial vital. O software de gerenciamento de documentos (DMS) é uma das melhores ferramentas a serem incorporadas em sua empresa, pois não só reduz o impacto da papelada em seus nervos desgastados, mas também no meio ambiente.

O DMS permite armazenar, organizar e compartilhar recursos em uma interface conveniente, o que o torna, de longe, a melhor maneira de gerenciar documentos comerciais. No entanto, isso não significa que ele seja totalmente livre de problemas. Se quiser desfrutar da experiência mais simplificada e maximizar sua eficiência, você ainda precisará empregar algumas estratégias para capacitar suas operações.

Isso inclui:

• Estabelecimento de políticas claras de nomenclatura e rotulagem
• Centralização do armazenamento de documentos
• Criação de uma hierarquia de acesso
• Implementação de backup e recuperação de desastres
• Habilitando o fluxo de trabalho e a colaboração de documentos

Em resumo

Como já mostramos, os documentos comerciais são recursos vitais para sua empresa e todas as suas operações em todos os departamentos, inclusive jurídico, financeiro, de marketing e outros. E a primeira chave para aproveitá-los ao máximo é conseguir separar os que têm valor de longo prazo dos que não têm.

Neste artigo, você viu os 11 documentos comerciais que sempre deve manter e por que isso acontece. No entanto, seu trabalho está longe de terminar. Agora, você precisa reavaliar suas políticas atuais de gerenciamento de documentos internos e determinar se elas possibilitam ou não os esforços de suas equipes.

Independentemente da sua conclusão final, você deve se lembrar de que sempre há espaço para melhorias. E esse pode ser o espaço que você pode liberar na gaveta da sua mesa de escritório transferindo toda a sua documentação para a nuvem.