7 melhores plataformas SaaS de gerenciamento de despesas em 2023

Introdução

Você sabia que os gastos com software são o terceiro maior gasto em uma organização, depois dos gastos com funcionários e aluguel de escritórios?

Sim, os aplicativos SaaS, ao contrário dos aplicativos legados, são mais fáceis de adquirir. Qualquer pessoa com acesso a um cartão de crédito corporativo pode comprar um aplicativo SaaS sem a aprovação das equipes de TI ou de finanças.

Esse gasto descontrolado, tecnicamente chamado de "TI sombra", aumenta o número de aplicativos gratuitos e não sancionados em seu portfólio de SaaS. Escondidos das equipes de TI e finanças, esses aplicativos podem levar à perda de renovações e, na pior das hipóteses, também a violações de dados.

É nesse ponto que as plataformas de gerenciamento de despesas SaaS entram em cena. Esta postagem do blog explorará as sete principais plataformas disponíveis atualmente e discutirá os benefícios do uso desse software.

O que é uma plataforma SaaS de gerenciamento de despesas?

Uma plataforma de gerenciamento de gastos SaaS é uma solução de software projetada para otimizar e agilizar os processos de aquisição, gastos e gerenciamento de despesas dos aplicativos SaaS.

Ele pode ser integrado aos seus sistemas financeiro, SSO e HRIS para dar às empresas uma visibilidade abrangente dos gastos com SaaS e TI invisível, além de ajudar a controlar os custos de forma eficaz.

As equipes de TI e RH podem usar a visibilidade oferecida por uma plataforma de gerenciamento de gastos de SaaS para identificar a TI invisível e eliminar aplicativos duplicados. Essas ferramentas também têm lembretes e fluxos de trabalho em tempo real para evitar renovações automáticas e ajudar sua equipe a renovar o contrato de SaaS dentro do prazo.

O aumento dos gastos com SaaS devido a renovações perdidas, TI sombra etc. afetará suas decisões orçamentárias e sua receita se não for controlado. Portanto, vamos dar uma olhada nas melhores ferramentas de gerenciamento de gastos com SaaS que podem ajudar a otimizar seus gastos com SaaS.

As 7 principais plataformas SaaS de gerenciamento de despesas

CloudEagle

O CloudEagle assume a liderança por ser uma das plataformas de gerenciamento de despesas mais abrangentes desta lista. Seus amplos recursos de gerenciamento de aplicativos, otimização de custos, compras, gerenciamento de fornecedores e interface amigável fizeram dela a plataforma preferida de PMEs e empresas.

O CloudEagle pode se integrar com seus sistemas internos de SSO, finanças e HRIS. Isso permite que você obtenha 100% de visibilidade da sua pilha de SaaS, rastreie insights de uso de aplicativos, identifique aplicativos subutilizados e duplicados e mantenha a TI invisível sob controle.

A plataforma também oferece fluxos de trabalho automatizados para simplificar o processo de compras e renovações, economizando tempo e esforço valiosos da sua equipe. Com o CloudEagle, gerenciar contratos e faturas se torna muito fácil, pois você pode armazená-los em um só lugar e rastreá-los facilmente.

Os especialistas em compras de SaaS da CloudEagle o ajudarão a encontrar o software certo e a negociar em seu nome para comprar o software certo pelo preço certo. Além disso, o CloudEagle se destaca no monitoramento da renovação. Ele enviará lembretes via Slack e e-mail 90 dias antes do prazo de renovação e os encaminhará a várias partes interessadas até que o contrato seja renovado.

Recursos

• Visibilidade dos aplicativos e informações precisas sobre o uso
• Provisionamento e desprovisionamento automatizados de usuários
• Fluxos de trabalho para aquisições e renovações
• Notificações do Slack para aquisições e renovações
• Serviços de compra assistida
• Mecanismo de recomendação de fornecedorescom tecnologia de IA
• Gerenciamento de licenças e contratos
• Relatórios personalizados.

Preços

O preço do plano inicial é de US$ 1.000 por mês.

Finamente

O Finly é uma solução avançada de gerenciamento financeiro baseada na nuvem, criada para rastrear e gerenciar os gastos e as despesas incorridos pelos usuários e pelas operações de uma organização. O aspecto interessante do Finly é que ele pode rastrear e processar todas as despesas, seja em recibos de papel ou em registros digitais.

O Finly é equipado com a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), que faz com que a ferramenta extraia informações relevantes dos recibos, incluindo data, detalhes do fornecedor e valor gasto. Essas informações são então processadas para gerar automaticamente relatórios de despesas abrangentes.

Esses relatórios são então enviados aos gerentes para análise e aprovação. Uma vez aprovados, eles passam para a equipe financeira para reembolso, garantindo o processamento oportuno e preciso das despesas dos funcionários.

Se a sua pilha de SaaS tiver aplicativos duplicados devido à TI invisível, a Finly poderá ajudá-lo a encontrar quem comprou o aplicativo analisando os recibos ou faturas. Com o uso de ferramentas de gerenciamento financeiro como a Finly, as organizações podem aumentar a responsabilidade pelas compras clandestinas e implementar medidas para evitar sua recorrência.

Recursos

• Fluxos de trabalho automatizados
• Rastreamento de atividades e despesas
• Gerenciamento de reembolsos
• Automatizar pagamentos de contratos
• Gerenciar pagamentos de pedidos de compra
• Sistema de controle de orçamento
• Gerenciamento de pagamentos com cartão de crédito corporativo

Preços

Há três níveis de preços disponíveis: Pequena empresa, Crescimento rápido e Empresa. Em que tipo de negócio você está? Você é uma startup de crescimento rápido? Entre em contato com a equipe da Finly para obter detalhes sobre preços.

Rampa

Diferentemente das outras plataformas desta lista, a Ramp oferece uma solução exclusiva que impediria os funcionários de comprar aplicativos SaaS sem a aprovação da TI: Um cartão corporativo da Ramp.

Como um cartão corporativo pode evitar que os funcionários façam compras clandestinas?

Esses cartões podem ser configurados de várias maneiras. Por exemplo, você pode atribuir um orçamento específico ao cartão para evitar que as equipes gastem demais, e também pode limitar as despesas nesses cartões para manter os gastos otimizados.

Com os cartões de visita Ramp, o orçamento SaaS se torna fácil, pois cada departamento pode receber um cartão corporativo dedicado com um orçamento predefinido e adaptado às suas necessidades. Essa abordagem aumenta a responsabilidade e evita as compras paralelas.

Além dos cartões de visita, o Ramp também é uma plataforma robusta de gerenciamento de despesas e de fornecedores. Ela simplifica os processos de pagamento ao coletar e verificar recibos com precisão, garantindo uma experiência perfeita para os usuários.

Recursos

• Gerenciamento de fornecedores e despesas
• Definir limites de gastos para cartões de visita
• Coloque os fornecedores na lista negra para evitar compras indesejadas
• Impedir que os fornecedores cobrem mais durante as renovações automáticas
• Mapear transações para o fornecedor certo
• Fluxos de trabalho de aprovação predefinidos para compras
• Centralize todas as despesas de funcionários e de SaaS para facilitar o gerenciamento.

Preços

Está disponível uma avaliação gratuita. É necessário entrar em contato com a equipe para saber mais sobre os preços.

Spendesk

O Spendesk é uma solução intuitiva de gerenciamento de despesas para ajudar as empresas a gerenciar com eficiência suas despesas com usuários e aplicativos. Ele oferece vários recursos dinâmicos, como automação de despesas, cartões virtuais, correspondência de faturas com OCR, etc., para simplificar o gerenciamento de despesas.

Ele permite que as empresas automatizem despesas repetitivas, reduzindo o esforço manual, economizando tempo e aumentando a produtividade da equipe. Esse recurso de automação simplifica o processo de gerenciamento de despesas e garante a consistência.

O software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) permite que o Spendesk combine automaticamente as faturas com as declarações de despesas. Isso ajuda a relacionar com precisão as despesas às faturas relevantes e simplifica o processo de reconciliação.

Assim como o Ramp, o Spendesk também oferece cartões de crédito virtuais de uso único, que podem ser usados para compras on-line seguras em uma organização. Esses cartões podem ser configurados com limites de gastos e orçamentos predefinidos para evitar que os usuários gastem demais em produtos e serviços.

Recursos

• Cartões virtuais e cartões de débito de clientes
• Controle de orçamento em cartões
• Acompanhe as transações financeiras e contábeis em tempo real
• Criar regras de gastos predefinidas
• Gerencie facilmente as assinaturas de aplicativos
• Reembolsos de despesas.

Preços

Você pode obter uma cotação personalizada da equipe com base em suas necessidades.

Payhawk

O próximo em nossa lista dos melhores softwares SaaS de gerenciamento de despesas é o Payhawk, que combina cartões corporativos, gerenciamento de várias entidades, gerenciamento de despesas e contas a pagar em uma única plataforma.

Essa solução unificada aumenta a visibilidade do fluxo de caixa, otimiza os gastos e simplifica o planejamento em todo o Grupo, permitindo que as empresas adotem uma abordagem eficiente e simplificada para gerenciar seus processos financeiros.

Os cartões corporativos têm recursos de gerenciamento de gastos, como limites de gastos, políticas e regras para configurar orçamentos e controlar os gastos individuais e da equipe. É possível rastrear o uso em tempo real e congelar o cartão e outras transações quando os usuários estiverem envolvidos em compras obscuras.

O melhor aspecto dos cartões Payhawk é que você não precisa gerenciar cartões individuais. O recurso de automação da conta permitirá que você rastreie e gerencie cartões em massa. Você pode definir regras de orçamento e gastos e aplicá-las a todo o departamento com um clique.

Recursos

• Controles proativos de orçamento e gastos
• Gerenciamento de cartões em massa
• Crie cartões com orçamentos compartilhados e predefinidos
• Gerenciamento de despesas
• Fluxos de trabalho de aprovação estão disponíveis
• O aplicativo móvel Payhawk está disponível

Preços

• Cartões Premium - €199/mês
• Gasto tudo em um - € 299/mês
• Enterprise - cotação personalizada com base nos requisitos

Expensify

O Expensify é um sistema de gerenciamento de despesas comerciais baseado em nuvem que lida com o gerenciamento de despesas e transações por meio do processamento de dados em tempo real.

Ele oferece uma série de recursos para simplificar o controle de despesas, analisar padrões de gastos dos usuários, gerenciar relacionamentos com fornecedores, criar um plano orçamentário robusto, gerenciar recibos e gerenciar processos de reembolso.

A Expensify também oferece cartões de crédito corporativos para ajudar as equipes financeiras a controlar e gerenciar suas despesas de forma eficaz. Você pode definir limites inteligentes para cada cartão para controlar os gastos. Quando o limite for atingido, o cartão será desativado até a aprovação do gasto anterior.

Você pode criar relatórios de despesas inteligentes e abrangentes, compilando despesas individuais e de grupo com formatação personalizável. Você pode compartilhar esses relatórios com colegas, gerentes ou departamentos de contabilidade para colaboração e para facilitar a tomada de decisões inteligentes.

Recursos

• Sistema de detecção de agentes desonestos para conformidade
• Gerenciamento de despesas e faturas
• Organização centralizada de viagens e pagamentos pessoais
• Fluxos de trabalho e integrações automatizados avançados
• Suporte prioritário
• Aplicativo de digitalização de recibos.

Preços

• Uma versão gratuita disponível com recursos limitados
• O preço do plano Collect é de US$ 5/usuário/mês com o cartão Expensify
• O preço do plano de controle é de US$ 9/usuário/mês com o cartão Expensify.

Spendflo

O Spendflo é uma plataforma completa de gerenciamento de SaaS e de gastos com muitos recursos para gerenciar todo o seu ciclo de vida de SaaS, desde o gerenciamento de aplicativos até o gerenciamento de compras e gastos.

Acelere o processo de compra de SaaS automatizando os fluxos de trabalho de aprovação. Gaste menos horas manuais e permita que sua equipe se concentre em tarefas mais estratégicas para gerenciar seus gastos com SaaS.

O Spendflo pode se integrar perfeitamente aos seus sistemas SSO e financeiros internos para rastrear os dados de gastos. Você pode ter uma visão de 360 graus de quanto sua equipe está gastando em cada aplicativo. Compare o gasto planejado com o gasto real e calcule onde houve gastos a menos e a mais. Isso o ajudará a planejar seu orçamento de forma eficaz.

Analise os dados de uso de cada aplicativo, identifique as licenças subutilizadas e dimensione-as corretamente para aumentar a economia de SaaS, o que terá um impacto significativo em seus resultados.

Recursos

• Gerencie aplicativos e contratos em um só lugar
• Análise de gastos e rastreamento preciso do uso
• Fluxos de trabalho de aprovação automatizados e compras assistidas
• Avaliação de risco do fornecedor
• Realizar pesquisa de opinião
• Gerencie o portfólio, as despesas e a segurança em uma única plataforma.

Preços

O preço do plano inicial é de US$ 2.500 por mês (cobrado anualmente), e o preço aumenta com base em seu gasto anual.

Benefícios do uso de software de gerenciamento de despesas

A implementação de uma plataforma SaaS de gerenciamento de despesas pode trazer muitos benefícios para sua empresa. Aqui estão algumas das principais vantagens:

Otimização de custos

Uma plataforma de gerenciamento de gastos ajuda a obter visibilidade dos gastos com SaaS por meio de integrações financeiras e de SSO, permitindo identificar licenças desnecessárias e eliminar serviços redundantes, o que resulta em economias de custo significativas.

Visibilidade e rastreamento centralizado

Com uma plataforma de gerenciamento de gastos, você pode ter uma visão geral de toda a sua pilha de SaaS e consolidar todos os seus aplicativos de SaaS em um só lugar, permitindo fácil rastreamento, monitoramento e gerenciamento. A visibilidade completa evita a TI invisível, duplicatas e aplicativos redundantes e garante a conformidade com as políticas da empresa.

Fluxos de trabalho simplificados

O software de gerenciamento de despesas pode automatizar tarefas repetitivas, como processamento de faturas, controle de despesas e fluxos de trabalho de aprovação, reduzindo o esforço manual e aumentando a produtividade.

Rastreamento de uso

Graças aos recursos de integração do software de gerenciamento de despesas, você pode rastrear o uso de aplicativos em tempo real. Identifique os aplicativos não utilizados e subutilizados e faça as otimizações necessárias para controlar seus gastos.

Gerenciamento de contratos e renovações

Essas plataformas oferecem recursos abrangentes de gerenciamento de ativos, permitindo que você acompanhe os termos do contrato, automatize as renovações e negocie melhores acordos com os fornecedores com a ajuda de compradores assistidos.

Conclusão

Aqui estão as sete melhores plataformas de gerenciamento de gastos com SaaS que você deve procurar em 2023. Os gastos com software se tornaram um fardo incontrolável para as equipes financeiras devido à falta de um sistema sofisticado para gerenciar todo o portfólio de SaaS.

Você pode usar plataformas como CloudEagle e Spendflo para melhorar o gerenciamento de SaaS e os processos de gerenciamento de gastos. Obtenha visibilidade total do que suas equipes estão usando e onde estão gastando, e tome as decisões de otimização necessárias para aumentar a economia com SaaS.

Plataformas como a Ramp e a Expensify oferecem cartões de crédito virtuais corporativos, que podem ser usados para controlar os padrões de gastos da sua equipe e manter os gastos dentro do seu orçamento.

Então, qual é a opção para você?