Kiedy używać 1099 MISC a kiedy 1099-NEC?

Wprowadzenie

Jeśli chodzi o płacenie podatków, freelancerzy i kontrahenci muszą znać dwa ważne formularze: 1099-NEC i 1099-MISC. Każdy z nich służy odrębnemu celowi, ale często powoduje nieporozumienia co do tego, którego z nich użyć. Przez lata firmy i osoby samozatrudnione korzystały z formularza 1099-MISC do zgłaszania dochodów, które nie zostały jeszcze opodatkowane. Jednak wraz z wprowadzeniem w 2020 r. formularza 1099-NEC, przeznaczonego specjalnie dla wynagrodzeń osób niebędących pracownikami, sytuacja uległa zmianie.

Od czego należy zacząć przy składaniu wniosku o odszkodowanie dla wykonawców, którzy nie są stałymi pracownikami? Czy wybrać formularz 1099-NEC czy MISC? Niniejszy przewodnik wyjaśnia różnice między tymi formularzami i dostarcza informacji na temat tego, jak prawidłowo złożyć każdy z nich, aby zapewnić zgodność z przepisami podczas pracy z wykonawcami.

Podstawowe informacje na temat formularzy 1099 MISC i 1099 NEC

Począwszy od 2020 r. formularz 1099 NEC zastąpił formularz 1099 MISC jako wyznaczony formularz do zgłaszania do IRS podlegającego opodatkowaniu wynagrodzenia niepracowniczego. Chociaż formularz 1099 MISC jest nadal w użyciu, jest on obecnie wykorzystywany głównie do zgłaszania płatności biznesowych, takich jak honoraria adwokackie, wydatki na opiekę zdrowotną i czynsz.

Co to jest formularz 1099-MISC?

Formularz 1099-MISC to dokument podatkowy służący do zgłaszania różnych dochodów przekraczających 600 USD, które nie są częścią regularnego wynagrodzenia. Przed 2020 r. był on używany do zgłaszania dochodów wykonawców lub osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, ale obecnie obsługuje wyłącznie różne płatności.

Według IRS firmy lub osoby fizyczne muszą zgłaszać następujące rodzaje płatności:

• Płatności czynszu
• Tantiemy
• Nagrody i wyróżnienia
• Opłaty adwokackie
• Płatności za opiekę medyczną i zdrowotną
• Wpływy z ubezpieczenia upraw
• Wpływy z działalności łodzi rybackich
• Płatności gotówkowe związane z połowami
• Płatności w wysokości 10 USD lub więcej w transakcjach brokerskich lub opłatach licencyjnych zamiast dywidend lub odsetek zwolnionych z podatku
• Dochody ze sprzedaży bezpośredniej produktów konsumenckich przeznaczonych do odsprzedaży przekraczające 5 000 USD

Co to jest 1099 MISC?

Firma musi złożyć wniosek 1099-MISC online, jeśli zapłaciła ponad 600 USD osobie fizycznej lub podmiotowi za różne wydatki, takie jak czynsz, nagrody, wyróżnienia lub honoraria prawników.

Co należy zgłosić na formularzu 1099-MISC?

Firmy muszą uwzględnić następujące informacje w formularzu 1099 MISC:

• Wyznaczone pola na określone rodzaje dochodów, w tym czynsz, tantiemy lub nagrody i wyróżnienia
• Pola potrąceń na federalny lub stanowy podatek dochodowy
• Wszelkie aktywa zagraniczne podlegające potrąceniu u źródła na mocy ustawy o zgodności podatkowej rachunków zagranicznych (FATCA)

Co to jest 1099 NEC?

Formularz 1099-NEC (Non-Employee Compensation) to formularz podatkowy używany przez amerykańskie firmy do zgłaszania płatności powyżej 600 USD dokonywanych na rzecz amerykańskich wykonawców, konsultantów, freelancerów i innych osób samozatrudnionych, które świadczą usługi na rzecz firmy, ale nie są stałymi pracownikami.

Do czego służy formularz 1099 NEC?

Firmy są zobowiązane do zgłaszania i składania wszelkich rocznych wynagrodzeń przekraczających 600 USD wypłacanych osobom niebędącym pracownikami. Raportowanie to odbywa się za pomocą formularza 1099-NEC, który jest przesyłany do IRS.

Niezależni wykonawcy, których dochody mogą być zgłaszane przez płatników na formularzu 1099-NEC, obejmują:

• Freelancerzy
• Adwokaci
• CPA
• Specjaliści ds. podatków
• Pośrednicy w obrocie nieruchomościami nie wynagradzani jako pracownicy przy użyciu formularza W-2

Co należy zgłosić na formularzu 1099-NEC?

Składając formularz 1099-NEC, firmy muszą podać następujące informacje:

• Nazwa firmy, adres, numer telefonu i federalny numer identyfikacyjny pracodawcy (FEIN)
• Imię i nazwisko, adres i numer identyfikacji podatkowej (NIP) osoby niebędącej pracownikiem podane na formularzu W-9.
• Państwowy numer identyfikacyjny (jeśli dotyczy)
• Całkowite wynagrodzenie niepracownicze przekraczające 600 USD wypłacone w poprzednim roku

Jaka jest różnica między 1099 MISC a 1099 NEC?

Podstawowa różnica między formularzami IRS 1099-NEC i 1099-MISC polega na ich zastosowaniu. Formularz 1099-NEC służy w szczególności do zgłaszania wynagrodzeń innych niż pracownicze i jest zgodny z zasadami potrącania u źródła. Z kolei formularz 1099-MISC służy do zgłaszania różnych rodzajów różnych płatności dla osób niebędących pracownikami, a także obejmuje zgłaszanie do potrącenia u źródła.

Aby uzyskać szczegółowe wytyczne, IRS udostępnia instrukcje dotyczące zarówno formularza 1099-NEC, jak i formularza 1099-MISC, podkreślając ich konkretne cele i różnice.

Jakie są kary za niedotrzymanie terminu dla formularzy 1099-MISC i 1099-NEC?

Niedotrzymanie terminu złożenia 1099 MISC 2024 i 1099-NEC może skutkować karami, które różnią się w zależności od opóźnienia złożenia:

• Kara w wysokości 50 USD w przypadku złożenia wniosku w ciągu 30 dni.
• Kara w wysokości 100 USD w przypadku złożenia wniosku z ponad 30-dniowym opóźnieniem, ale przed 1 sierpnia.
• 260 USD kary w przypadku złożenia wniosku 1 sierpnia lub później.

Dokładna kwota będzie zależeć od terminu złożenia prawidłowego zeznania podatkowego. Jeśli nie możesz złożyć zeznania w terminie, możesz poprosić o przedłużenie, przesyłając** **formularz8809 do IRS.

Formularze 1099-MISC vs. 1099-NEC: Jak złożyć każdy z nich?

Przygotowując się do złożenia formularzy 1099, pierwszym krokiem jest upewnienie się, że zostały one wypełnione i przesłane przed upływem terminu. Kluczowa różnica między formularzami 1099-MISC a 1099-NEC:

• Formularz 1099-MISC: 31 marca w przypadku składania dokumentów drogą elektroniczną (28 lutego w przypadku składania dokumentów w formie papierowej).
• Formularz 1099-NEC: 31 stycznia

Oto zestawienie procesu składania wniosków dla każdego formularza:

1. Zgłoszenie do IRS

Kopia A: Złożenie jej w IRS jest niezbędne dla obu formularzy. Istnieją dwie metody składania wniosków:

• Składanie elektroniczne: Jest to najszybsza metoda, wykorzystująca system FIRE (Filing Information Returns Electronically) IRS. Pomaga on ograniczyć liczbę błędów i umożliwia szybsze złożenie wniosku.
• Wypełnianie papierowe: Jest to wolniejsza opcja polegająca na przesyłaniu formularzy pocztą na określony adres w zależności od lokalizacji firmy. Wiele pakietów oprogramowania księgowego lub usług płatności dla kontrahentów może składać dokumenty elektronicznie w Twoim imieniu.

2. Wysyłanie kopii do odbiorcy

Wyślij odbiorcy jego kopie (Kopia B i Kopia 2). Za ich zgodą można wysłać je drogą elektroniczną. Dostawcy oprogramowania lub usług często mogą również wykonać ten krok za Ciebie.

3. Stanowe wymogi dotyczące zgłoszeń

Stanowe wymogi dotyczące składania formularzy 1099-MISC i 1099-NEC różnią się w zależności od stanu. Niektóre stany wymagają złożenia tych formularzy w stanie, podczas gdy inne nie.

Stany zwolnione z obowiązku składania formularza 1099 obejmują Alaskę, Florydę, Illinois, Nevadę, New Hampshire, Nowy Jork, Dakotę Południową, Tennessee, Teksas, Waszyngton i Wyoming. Firmy działające w tych stanach nie muszą przesyłać formularzy 1099 do stanu.

Wymagania dotyczące składania wniosków mogą ulec zmianie, dlatego zawsze należy skontaktować się z organem podatkowym danego stanu w celu uzyskania najnowszych informacji.

Najlepsze praktyki dotyczące formularzy 1099-MISC i 1099-NEC

Błędy w formularzach 1099 są powszechne, więc ważne jest, aby pamiętać, że może być konieczne złożenie więcej niż jednego formularza lub żadnego, w zależności od płatności:

• Tylko 1099-MISC: Służy do zgłaszania określonych rodzajów płatności innych niż wynagrodzenie.
• Tylko 1099-NEC: Służy do zgłaszania rekompensat dla osób niebędących pracownikami.
• Oba formularze: Wymagany w przypadku płatności na rzecz niezależnego kontrahenta przekraczających 600 USD oraz w przypadku płatności czynszu przekraczających 600 USD.
• Żaden z formularzy: Nie jest wymagany, jeśli niezależny wykonawca otrzymuje wynagrodzenie w wysokości tylko 300 USD za rok i nie są dokonywane żadne inne płatności.

Jeśli musisz złożyć jeden z tych formularzy, upewnij się, że dotrzymasz terminów składania wniosków i że wszystkie informacje są dokładne, w tym numer identyfikacyjny podatnika lub numer ubezpieczenia społecznego odbiorcy.

Wnioski

Rozumiejąc istotne różnice między formularzem 1099-MISC a formularzem 1099-NEC, firmy i niezależni kontrahenci mogą zapewnić zgodność z przepisami podatkowymi, jednocześnie upraszczając procesy zarządzania finansami. Dzięki dokładnemu raportowaniu tych płatności za pomocą odpowiedniego formularza, firmy nie tylko spełniają wymagania IRS, ale także prowadzą przejrzystą dokumentację, która może ułatwić sprawniejsze operacje finansowe i raportowanie. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do wyboru odpowiedniego formularza należy zawsze skonsultować się ze specjalistą podatkowym.