Co to jest metoda BLUF i dlaczego jest przydatna w komunikacji?

Wprowadzenie

Termin ¨BLUF¨ oznacza skrót od ¨Bottom Line Up Front¨. Wyrażenie to oznacza, że najważniejsza rzecz na stronie internetowej lub w tekście znajduje się na początku. Struktura ta zakłada umieszczenie najważniejszych informacji na początku tekstu, a nie na jego końcu. W rezultacie czytelnik może czytać szybko i wyraźnie zrozumieć główny punkt wiadomości.

Co ciekawe, taka struktura wprowadzania informacji jest szeroko stosowana w komunikacji wojskowej w USA. Głównym celem jest uczynienie wiadomości bardziej dokładną i zrozumiałą. Zasada BLUF różni się od bardziej tradycyjnego stylu, który umieszcza zalecenia i wnioski na końcu po faktach i argumentach.

Zamodelujmy sytuację, w której klient zleca zadanie projektantowi. W przykładzie po lewej stronie zasada BLUF nie jest używana, podczas gdy jest używana w przykładzie po prawej stronie.

Bez zasady BLUF	Z zasadą BLUF
¨Za tydzień uruchamiamy stronę internetową i planujemy akcję dla klientów. Do tej pory zastanawialiśmy się, gdzie umieścić odpowiednie informacje... (oto wyjaśnienia) Chcemy, abyś stworzył baner na stronę internetową z informacją o akcji w ciągu tygodnia.	Chcemy,abyś stworzył baner na stronę internetową z informacją o akcji w ciągu tygodnia. Za tydzień uruchamiamy stronę internetową i planujemy akcję dla klientów. Do tej pory zastanawialiśmy się, gdzie umieścić odpowiednie informacje... (tutaj znajdują się wyjaśnienia).¨

To dość surowy przykład, ale bardzo obrazowy. Czujesz różnicę?

W pierwszym przypadku na początku podajemy informacje wprowadzające. Następnie mówimy o zadaniu. W drugim przypadku opisujemy zadanie, a następnie omawiamy szczegóły. W tym przypadku wyobrażony projektant rozumie, czego się od niego oczekuje i lepiej rozumie następujące dane. Dlatego od samego początku jest dla niego jasne, dlaczego wszystko jest opowiadane w ten sposób, ponieważ zna swoje główne zadanie. To logiczne, prawda?

Gdzie stosowana jest metoda BLUF?

BLUF może być wykorzystywany dosłownie w każdej sferze, w której ważne jest szybkie i skuteczne przekazanie głównej idei odbiorcom. Sprawdź poniższe przykłady:

W biznesie:

• w listach biznesowych i prezentacjach, aby zainteresować klienta lub inwestora;
• w raportach i materiałach analitycznych, aby dać czytelnikom główne pojęcie o treści;
• w materiałach reklamowych, aby przyciągnąć uwagę potencjalnych klientów.

W edukacji:

• podczas wykładów i seminariów, aby pomóc studentom lepiej zrozumieć temat;
• w książkach i podręcznikach, aby materiał był lepszy i bardziej przystępny do zrozumienia;
• w tekstach i egzaminach, aby zapewnić uczniom możliwość skupienia się na ważniejszych pytaniach.

W dziennikarstwie:

• w artykułach informacyjnych, aby pomóc czytelnikom lepiej zrozumieć najważniejsze wydarzenia;
• w materiałach analitycznych, aby pomóc znaleźć wyjście w trudnych sytuacjach;
• w wywiadach, aby podkreślić najbardziej interesujące wyrażenia.

Poza tym metoda BLUF jest wykorzystywana w marketingu (w tym marketingu e-mailowym), sieciach społecznościowych, reklamach, prezentacjach i innych materiałach. Co więcej, metoda BLUF może być stosowana w zwykłej korespondencji, aby szybciej i dokładniej przekazywać najważniejsze informacje rozmówcy. W ten sposób można zaoszczędzić sporo czasu.

Jakie są główne zalety metody BLUF?

Umieszczenie głównych informacji na początku tekstu przynosi korzyści zarówno autorowi, jak i czytelnikowi:

1. Korzyści dla autora: Metoda BLUF pomaga uporządkować myśli i skoncentrować się na najważniejszych rzeczach. Dzięki temu styl pisania staje się krótszy i mocniejszy, aby utrzymać uwagę czytelnika. Poza tym, dzięki metodzie BLUF możesz wyrazić swój punkt widzenia lub rekomendację na samym początku. Dzięki temu nie będzie miejsca na nieporozumienia lub wątpliwości.
2. Korzyści dla czytelnika: Metoda BLUF ułatwia proces rozumienia i zrozumienia tekstu. Ponadto nigdy nie zmusza czytelnika do czytania dodatkowych rzeczy lub szukania odpowiedzi na końcu tekstu. Poza tym metoda BLUF umożliwia czytelnikowi podjęcie decyzji, czy chce dalej uczyć się materiału, czy nie. Uwzględnia więc cele i zainteresowania czytelnika.

Jak działa metoda BLUF?

1. Określasz cel i odbiorców swojej wiadomości (co dokładnie i do kogo chcesz powiedzieć).
2. Sformułuj główną myśl i wniosek (co chcesz, aby czytelnik wiedział i zrobił po przeczytaniu wiadomości).
3. Umieść tę główną myśl i konkluzję na początku tekstu. Upewnij się, że nie jest on dłuższy niż 1 lub 2 zdania. Możesz użyć oznaczenia BLUF, aby wyróżnić tę część tekstu.
4. Poprzyj swoją główną myśl i wnioski faktami, argumentami i szczegółami, które powinny być ułożone w kolejności malejącej. Unikaj dodatkowych informacji lub powtórzeń.
5. Zakończ tekst wezwaniem do działania lub życiorysem, jeśli jest to niezbędne.

Podsumowując, metoda BLUF zakłada umieszczenie najważniejszej myśli na początku, podczas gdy kolejne dane muszą być umieszczane w kolejności malejącej.

W jakich przypadkach nie należy używać BLUF?

Pomimo swoich zalet, metoda BLUF nie jest uniwersalna. Istnieje kilka przypadków, w których może być ona raczej szkodliwa, na przykład gdy:

1. Musisz otworzyć istotę wiadomości krok po kroku: W takich przypadkach czytelnik nie otrzyma dyrektyw autora, jeśli zostanie użyta metoda BLUF.
2. Ważne jest, aby zaintrygować czytelnika. Nie będziesz zaintrygowany przekazem i stanie się on mniej interesujący, jeśli zastosujesz metodę BLUF.
3. Twoja wiadomość jest skomplikowana i wymaga wyjaśnienia. Czytelnik może nie uzyskać wszystkich informacji, jeśli użyjesz metody BLUF.

Są to główne powody, dla których metoda BLUF nie jest stosowana w literaturze pięknej, artykułach naukowych i dokumentach prawnych. Mogą jednak istnieć wyjątki. W takich przypadkach lepsze jest stopniowe wprowadzanie informacji i systematyczne prowadzenie do myślenia.

Końcowe przemyślenia

BLUF to przydatne narzędzie, które pomaga poprawić komunikację i skuteczniej przekazywać główne idee i myśli. Sprawia, że wszelkie wiadomości są jaśniejsze, krótsze i bardziej spójne. Ponadto szanuje i ceni czas czytelników. Co więcej, jest wykorzystywany w różnych sferach komunikacji, gdzie jasność i szybkość przekazywania informacji są niezbędne.

Na koniec chcielibyśmy udzielić kilku podstawowych porad:

1. Metody BLUF należy używać tylko w tych przypadkach, gdy jest to konieczne.
2. Główna myśl powinna być jasna i zrozumiała.
3. Nie zapomnij podać dodatkowych danych, które są wymagane do zrozumienia wiadomości.
4. Sprawdź, czy metoda BLUF jest sprzeczna z celem wiadomości, czy nie.

Ważne jest, aby wziąć pod uwagę kontekst i cel wiadomości, zanim zdecydujesz, czy zastosować metodę BLUF, czy nie. Jednak przy odrobinie praktyki z łatwością będziesz w stanie zrozumieć, czy istnieje taka potrzeba.

Dziękujemy za uwagę!