Korzyści z Timesheet, które każdy właściciel firmy musi znać

Wprowadzenie

W nowoczesnym środowisku biznesowym śledzenie czasu pracy pracowników ma ogromne znaczenie. Zapewnia wgląd w to, w jaki sposób wykorzystywane są zasoby i jak spędzany jest czas na różnych projektach.

Tradycyjnie, firmy w dużym stopniu polegały na kartach czasu pracy, aby rejestrować dane dotyczące czasu pracy w formacie tabelarycznym w celu śledzenia godzin pracy. Jednak wraz z pojawieniem się technologii, wiele dojrzałych cyfrowo organizacji przestawiło się na cyfrowe karty czasu pracy ze względu na ich niezbędne funkcje, a także zaobserwowało znaczną poprawę wyników finansowych i realizacji projektów.

Dlatego też na tym blogu omówimy kluczowe korzyści płynące z wykorzystania kart czasu pracy dla pracowników oraz sposób, w jaki może to pomóc usprawnić przetwarzanie listy płac, poprawić produktywność zespołu i wspierać pozytywne relacje z klientami i zespołami.

Co to jest Timesheet?

Karta czasu pracy to narzędzie wykorzystywane przez firmy do śledzenia całkowitego czasu pracy pracowników w danym okresie. Firmy mogą wykorzystywać dane dotyczące czasu pracy pracowników z karty czasu pracy do przetwarzania listy płac, wystawiania rachunków klientom, szacowania dostaw projektów i śledzenia wzorców absencji. Głównie trzy rodzaje kart czasu pracy są powszechnie używane przez firmy:

Papierowe

Papierowe karty czasu pracy, w tym drukowane karty czasu pracy, karty dziurkowane, rejestry itp. są najbardziej tradycyjnymi metodami rejestrowania godzin pracy pracowników. Jednak te archaiczne karty czasu pracy wymagały ręcznego wprowadzania czasu i były podatne na błędy ludzkie, bezpieczeństwo danych i kradzież czasu.

Arkusze kalkulacyjne

Arkusze kalkulacyjne zreformowały układ ewidencji czasu pracy, czyniąc proces ten bardziej zorganizowanym, usprawnionym i mniej gorączkowym. Tabelaryczny charakter, prostota i łatwość użycia sprawiają, że arkusze kalkulacyjne, zwłaszcza w formacie Excel, są jednym z najbardziej poszukiwanych rozwiązań dla firm. W rzeczywistości firmy mogą nawet korzystać z szablonów arkuszy kalkulacyjnych Excel dostępnych w wielu formatach, aby śledzić czas pracowników w ujęciu dziennym/tygodniowym/miesięcznym.

Cyfrowe karty czasu pracy

Systemy papierowe i arkusze kalkulacyjne miały kilka ograniczeń pod względem funkcjonalności, a także były podatne na kradzież czasu, bezpieczeństwo danych i błędne wprowadzanie danych, co ustąpiło miejsca cyfrowym kartom czasu pracy, takim jak oprogramowanie do śledzenia czasu pracy, które nie tylko precyzyjnie rejestruje dane dotyczące czasu, ale także oferuje niezliczone funkcje, takie jak szczegółowe raportowanie, ścieżki zatwierdzania, walidacje i inne.

Źródło obrazu

W dalszej części artykułu przyjrzymy się bliżej temu, dlaczego firmy powinny korzystać z oprogramowania do śledzenia czasu pracy, znanego również jako karty czasu pracy online, i w jaki sposób może ono pomóc im zwiększyć rentowność i kompetencje.

10 korzyści z arkusza czasu pracy, które każdy właściciel firmy musi znać {#10-timesheet-benefits-every-business-owner-must-know}

* Dokładne rozliczanie klientów

Niezależnie od tego, czy jest to księgowość, freelancing czy jakakolwiek inna firma, śledzenie godzin przepracowanych nad kilkoma projektami w celu obliczenia faktur dla różnych klientów ma kluczowe znaczenie.

W przypadku firm, które pobierają opłaty od klientów na podstawie stawek godzinowych, ewidencja czasu pracy służy jako dokumentacja dla klientów i pomaga w generowaniu dokładnych faktur.

Cyfrowa ewidencja czasu pracy pomaga firmom uzyskać wgląd w kontekstowe dane dotyczące czasu pracy spędzonego w różnych projektach, zapewniając klientom prawidłowe i szybkie rozliczanie. Pomaga to utrzymać zdrowe relacje między klientami a właścicielami firm.

Takie oprogramowanie do śledzenia czasu pracy jest również wyposażone w konfigurowalne funkcje raportowania, które ujawniają szczegóły dotyczące wykorzystania czasu i pomagają klientom być na bieżąco z tym, gdzie wykorzystywane są ich pieniądze i czy zostały one dobrze wykorzystane.

Szczegółowe raporty umożliwiają klientom sprawdzenie, ile czasu zasoby poświęciły na ukończenie różnych części projektu, służąc w ten sposób jako dowód obliczenia i dokładności rozliczeń.

* Usprawnione obliczanie listy płac

Arkusze czasu pracy są korzystne dla organizacji, które zatrudniają pracowników na godziny, ponieważ pomagają organizacjom śledzić godziny pracy pracowników.

Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy śledzi całkowitą liczbę godzin pracy i nadgodzin, co pomaga firmom sprawiedliwie i dokładnie wynagradzać pracowników na podstawie liczby przepracowanych godzin.

Oprogramowanie to śledzi również godziny pracy pracowników, urlopy, rozliczenia międzyokresowe, nadgodziny, dodatki urlopowe itp., pomagając firmom efektywnie zarządzać listą płac pracowników wraz z dodatkami i dodatkowym wynagrodzeniem.

Ponadto, dzięki ewidencji czasu pracy, pracodawcy mogą z łatwością spełnić wymagania przepisów płacowych dotyczących nadgodzin, dodatków zmianowych itp.

Co więcej, w przypadku jakichkolwiek konfliktów w przetwarzaniu listy płac, pracodawcy / menedżerowie zawsze mogą odwołać się do danych z ewidencji czasu pracy, aby zweryfikować godziny pracy i łączną liczbę godzin poświęconych na określone projekty.

W ten sposób cyfrowe karty czasu pracy skracają czas i zmniejszają koszty związane z zadaniami administracyjnymi, uwalniając pracowników od ręcznego przetwarzania danych dotyczących czasu pracy, dzięki czemu mogą oni poświęcić się bardziej produktywnej pracy, która może przynieść wartość organizacji.

* Zapobiega mikrozarządzaniu

Kierownicy zespołów lub przełożeni często mikrozarządzają działaniami pracowników, aby zarządzać tym, nad czym pracownicy pracują i ile czasu zajmuje im wykonanie zadania.

Źródło obrazu

Dzięki kartom czasu pracy menedżerowie mogą wyeliminować potrzebę mikrozarządzania pracownikami i łatwo dowiedzieć się, nad czym pracują, ile czasu poświęcili na wykonanie swoich zadań i jak ogólnie wykorzystywane są ich zasoby.

W ten sposób ewidencja czasu pracy pozwala menedżerom uniknąć nadzorowania i mikrozarządzania swoimi zespołami, zmniejszając prawdopodobieństwo konfliktu między menedżerami a członkami zespołu.

* Lepsze prognozowanie i szacowanie

Jedną z głównych zalet korzystania z cyfrowych kart czasu pracy jest to, że ich dane mogą być wykorzystywane do szacowania zasobów, takich jak czas, praca i koszty przyszłych projektów.

Na przykład, zanim zespół rozpocznie nowy projekt, musi oszacować jego szczegóły, takie jak ramy czasowe, kamienie milowe i wymagane zasoby. W takim przypadku menedżer może wykorzystać dane z ewidencji czasu pracy z wcześniejszych projektów, w których charakter zadań jest podobny do tego, który jest podejmowany.

W ten sposób, z pomocą danych historycznych wcześniej zrealizowanych projektów, firmy mogą poprawić swoje szacunki siły roboczej, kosztów i harmonogramów dla nadchodzących projektów, zapobiec przekroczeniu kosztów i zapewnić terminową realizację projektu.

* Zarządzanie zadaniami i ustalanie priorytetów

"Timesheets umożliwiają organizacjom lepsze zarządzanie przepływem pracy, identyfikowanie obszarów wymagających poprawy i strategiczne przydzielanie zasobów, co przyczyni się do pomyślnej realizacji projektów i pozytywnie wpłynie na wyniki finansowe".

Arkusze czasu pracy są cennym narzędziem do rozeznania się w charakterze zadań i czasie, jakiego zwykle wymagają do ich wykonania.

Menedżerowie mogą sprawdzić dane z ewidencji czasu pracy, aby dowiedzieć się, które projekty i zadania zajmują więcej czasu pracowników, a które mniej. Z pomocą tej analizy menedżerowie mogą podejmować świadome decyzje dotyczące ustalania priorytetów zadań, alokacji i zarządzania.

Menedżerowie i pracodawcy mogą na przykład zrezygnować z projektów, które nie przynoszą większych korzyści i pochłaniają więcej zasobów.

Ponadto menedżerowie mogą zrozumieć, które zadania zajmują dużo czasu, a które mniej. Analiza ta pomaga im usprawnić przepływ pracy poprzez ustalenie priorytetów zadań, tak aby pilne zadania mogły być realizowane w pierwszej kolejności, a zadania z opóźnionym harmonogramem mogły być realizowane później. Na przykład, jeśli zespół sprzedaży pracuje nad zadaniami administracyjnymi i zasięgowymi, które pochłaniają dużo ich przepustowości, jednak jeśli są oni zobowiązani do pracy nad spersonalizowanymi zimnymi wiadomościami e-mail dla klientów, które zajmują stosunkowo mniej czasu i mają wysoki priorytet, wówczas mogą zostać poproszeni o pracę nad wiadomościami e-mail w pierwszej kolejności.

Źródło obrazu

* Wgląd w trendy produktywności

Arkusze czasu pracy nie tylko śledzą dane dotyczące czasu pracy pracowników, ale także pomagają menedżerom ustalić trendy produktywności i zidentyfikować obszary, w których pracownicy pozostają w tyle.

Menedżerowie mogą na przykład przeglądać dane z ewidencji czasu pracy pracowników, aby dowiedzieć się, które zadania pochłaniają ich największą przepustowość, a nad którymi mogą pracować stosunkowo szybko.

Dane te pomagają menedżerom odkryć, w których obszarach pracownicy pozostają w tyle, a w których się wyróżniają. W zależności od czasu potrzebnego na wykonanie pracy, menedżerowie mogą wykorzystać ich do różnych projektów o określonych potrzebach.

Menedżerowie mogą również zidentyfikować zasoby, które poświęcają zbyt dużo czasu na ogólne zadania w porównaniu z innymi pracownikami i zapewnić im niezbędne szkolenia i wskazówki, aby poprawić ich wydajność.

W rzeczywistości, dzięki oprogramowaniu do śledzenia czasu pracy, menedżerowie mogą generować raporty dotyczące konkretnych obszarów, aby lepiej ocenić wydajność pracowników, trendy produktywności i poziomy obciążenia pracą. Ten szczegółowy wgląd może pomóc im lepiej przydzielić zasoby, skutecznie rozdzielić zadania i zoptymalizować przepływ pracy w celu poprawy ogólnej produktywności i wydajności.

* Optymalne wykorzystanie zasobów

Jednym z największych zmartwień dla firm jest to, czy ich pracownicy w równym stopniu przykładają się do swoich obowiązków i nie marnują czasu na czynności niezwiązane z pracą.

Karta czasu pracy śledzi, nad czym pracowali pracownicy, przez jaki czas i nad jakimi projektami. Ten przejrzysty wgląd w dane dotyczące czasu pracy zasobów zapewnia, że zasoby nie są ani niedostatecznie, ani nadmiernie wykorzystywane, a w razie potrzeby ich zadania mogą być delegowane, aby zapobiec wypaleniu pracowników.

Ponadto, jeśli menedżerowie stwierdzą, że przepustowość zasobów została w pełni wykorzystana, a do dystrybucji pracy potrzeba więcej zasobów, mogą zasygnalizować potrzebę tymczasowego zatrudnienia lub zatrudnienia dużej liczby pracowników i poprosić kierownictwo o odpowiednią rekrutację dodatkowych zasobów.

* Informowanie klientów o postępach projektu

W przypadku projektów skierowanych do klientów, timesheet może zdziałać cuda, ponieważ pozwala klientom zobaczyć szczegółowy podział czasu spędzonego na kilku zadaniach i wywnioskować postęp projektu.

Analiza ta nie tylko pomaga klientom w poznaniu zawiłych szczegółów projektu, ale także pozwala zespołowi zaangażować klientów w podróż projektową, upewniając się, że ich oczekiwania dotyczące harmonogramów są zgodne z zespołem i wprowadzając korekty w razie potrzeby.

* Lepsze zarządzanie projektami i terminowość dostaw

Ewidencja czasu pracy daje całościowy obraz czasu spędzonego na kilku zadaniach i łagodzi pełzanie zakresu w projekcie.

W ten sposób, wyposażeni w dane z ewidencji czasu pracy, menedżerowie mogą zająć się wąskimi gardłami projektu, w razie potrzeby włączyć więcej zasobów, porównać rzeczywiste z rzeczywistymi harmonogramami i podejmować świadome decyzje, aby zapewnić, że projekt nie wykolei się z toru.

Ten wgląd w czasie rzeczywistym w dane z ewidencji czasu pracy pomaga menedżerom optymalizować przepływ pracy i podejmować proaktywne decyzje od czasu do czasu, aby utrzymać projekt na właściwym torze i zapewnić terminową realizację.

* Zmniejszona liczba nieplanowanych nieobecności

Jeśli nie masz solidnego rejestru nieobecności pracowników lub używasz ręcznego procesu do ich rejestrowania, wzorzec absencji może pozostać niezauważony, pozostawiając pracowników w niepewności co do tego, czego się od nich oczekuje.

Cyfrowe karty czasu pracy śledzą nieplanowane nieobecności i sygnalizują, czy nieobecności te stały się trendem. Znajdując wzorce nieobecności u niektórych pracowników, menedżerowie mogą podejmować proaktywne działania w celu zminimalizowania ich występowania, zwiększenia zaangażowania i pomocy pracownikom w przestrzeganiu niezbędnych zasad i przepisów organizacji.

Dolna linia

W środowisku biznesowym liczy się każda chwila, a timesheety torują firmom drogę do gromadzenia danych o czasie pracy pracowników i analizowania ich w celu podejmowania świadomych decyzji. Firmy mogą korzystać z dowolnych kart czasu pracy, zarówno papierowych, jak i arkuszy kalkulacyjnych. Jednak podatność na błędy, kradzież czasu i ręczne przetwarzanie sprawia, że nie nadają się one do nowoczesnego użytku i otwierają drogę dla oprogramowania do śledzenia czasu pracy. Jak wspomniano wcześniej, te nowoczesne karty czasu pracy nie tylko poprawiają wykorzystanie zasobów przez firmy, ale także pomagają im uzyskać wgląd w czasie rzeczywistym w kluczowe wskaźniki biznesowe w celu lepszego podejmowania decyzji.