Kompletny przewodnik po odrzucających wiadomościach e-mail: Rodzaje, przyczyny i rozwiązania

Wprowadzenie

Czy zdarzyło Ci się kiedyś wysłać do kogoś wiadomość e-mail, która została odrzucona? To właśnie nazywamy odbijaniem wiadomości e-mail! Może to być prawdziwy ból głowy, szczególnie dla marketerów, reklamodawców i właścicieli firm, którzy polegają na e-mailach, aby łączyć się ze swoimi klientami i potencjalnymi klientami.

Odrzucanie wiadomości e-mail może mieć znaczący wpływ na powodzenie kampanii e-mailowych, dlatego tak ważne jest, aby zrozumieć jego tajniki. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez wszystko, co musisz wiedzieć o odrzucających wiadomościach e-mail, od ich rodzajów i przyczyn po praktyczne wskazówki, jak zminimalizować ich wpływ na interakcje z klientami. Usiądź więc wygodnie, zrelaksuj się i zanurzmy się w świat odrzuceń wiadomości e-mail!

Czym jest odrzucanie wiadomości e-mail?

Kiedy wysyłasz wiadomość e-mail, czasami nie trafia ona do skrzynki odbiorczej zamierzonego odbiorcy, co nazywa się odbiciem wiadomości e-mail. Zwykle otrzymasz automatyczną wiadomość wyjaśniającą, dlaczego wiadomość nie została wysłana. Istnieją dwa rodzaje odrzuceń: twarde i miękkie. Odrzucanie wiadomości e-mail może powodować frustrację zarówno u nadawcy, jak i odbiorcy, ale zrozumienie przyczyn tego zjawiska i sposobów radzenia sobie z nim może prowadzić do lepszej dostarczalności i zaangażowania.

Rodzaje odrzuceń wiadomości e-mail - Hard bounce i Soft bounce

Aby zapewnić sukces swoich działań e-mail marketingowych, ważne jest, aby śledzić współczynnik odrzuceń wiadomości e-mail. Odrzucenia mogą wystąpić z różnych powodów i są klasyfikowane jako miękkie lub twarde. Zrozumienie różnicy między tymi dwoma rodzajami odrzuceń wiadomości e-mail jest kluczem do optymalizacji listy e-mail marketingu.

Mocne odbicie

Gdy wiadomość e-mail nie dotrze do zamierzonego odbiorcy z trwałych powodów, jest to określane jako twarde odbicie. Taka awaria często występuje, gdy adres e-mail odbiorcy jest nieprawidłowy lub nie jest już używany.

Może to być spowodowane literówką popełnioną przez subskrybenta lub nazwa domeny mogła przestać istnieć. Twarde odesłania mogą być kłopotliwe, ponieważ negatywnie wpływają na szybkość dostarczania wiadomości e-mail i reputację nadawcy.

Miękkie odbicie

Gdy wiadomość e-mail nie zostanie dostarczona z powodu tymczasowego problemu, jest to znane jako miękkie odbicie. Może to być spowodowane zapełnieniem skrzynki odbiorczej lub problemem z serwerem odbiorczym. Nie należy się jednak martwić, ponieważ miękkie odbicia mogą być ponawiane kilka razy.

Jeśli wiadomość e-mail nadal nie dotrze, nadszedł czas, aby podjąć działania i usunąć subskrybenta z listy, ponieważ jest on teraz uważany za twarde odrzucenie.

Przyczyny odrzuceń wiadomości e-mail

Na przykład, gdy pierwsza wysłana wiadomość e-mail dotycząca sprzedaży nie dotrze do zamierzonego odbiorcy, jest to znane jako odrzucenie wiadomości e-mail. Może się to zdarzyć z różnych powodów, takich jak nieistniejący adres e-mail, pełna skrzynka odbiorcza, awarie serwera, słaba reputacja nadawcy, oflagowana treść lub restrykcyjne rekordy DMARC. Powodów może być więcej niż te wymienione powyżej. Niektóre z tych powodów mogą być tymczasowe, podczas gdy inne są trwałe.

Aby rozwiązać problem odrzuceń wiadomości e-mail, musisz najpierw zrozumieć, do jakiego typu kategorii odrzuceń należy Twoja wiadomość.

Istnieją trzy rodzaje odrzuceń - miękkie, twarde i zablokowane - które mogą zakłócać dostarczanie wiadomości e-mail.

Wiadomości e-mail z twardym odbiciem

Gdy wiadomość e-mail jest trwale niedostarczalna na określony adres e-mail, jest to znane jako twarde odbicie.

Mogą istnieć różne powody pojawienia się wiadomości e-mail z twardym odbiciem:

• Fałszywy adres e-mail: Niektórzy ludzie podają fałszywe adresy e-mail, zwłaszcza gdy są proszeni o adres w zamian za coś online, np. treść lub zniżkę. Korzystanie z podwójnej zgody może pomóc uniknąć takich odrzuceń.
• Nieprawidłowy adres e-mail: W polach adresu e-mail nie ma sprawdzania pisowni, więc zdarzają się literówki, co prowadzi do nieprawidłowych adresów e-mail.
• Zablokowany adres e-mail: Niektóre domeny nadawców, takie jak rządowe lub instytucjonalne, mają bardziej rygorystyczne ustawienia filtrów antyspamowych, a niektórzy odbiorcy mogli celowo zablokować Twój adres e-mail. Jeśli jest to spowodowane ustawieniami filtra antyspamowego, poproś ich o dodanie Cię do swoich kontaktów.

Jeśli chodzi o e-maile typu hard-bounce, nie ma łatwego rozwiązania. Ważne jest jednak, aby podjąć działania, usuwając wszelkie adresy e-mail z listy mailingowej. Jeśli pozwolisz im się kumulować, Twoje e-maile mogą zostać zablokowane. Dlatego najlepiej jest być na bieżąco i aktualizować swoją listę.

Wiadomości e-mail z miękkim odbiciem

Gdy serwer pocztowy tymczasowo odrzuca wiadomość e-mail, nazywa się to miękkim odbiciem. Jest to jednak tylko tymczasowy problem, a usługi poczty e-mail zazwyczaj próbują ponownie wysłać wiadomości, które zostały miękko odrzucone.

Istnieją różne powody, dla których wiadomość e-mail może zostać odrzucona, np:

• Skrzynka pocztowa pełna: Gdy skrzynka pocztowa odbiorcy osiągnie pojemność i nie ma już miejsca na odbieranie nowych wiadomości e-mail, wiadomość zostanie odesłana z powrotem.
• Rozmiar wiadomości e-mail: Jeśli rozmiar wiadomości e-mail przekracza limit ustawiony przez klienta poczty e-mail lub serwer odbiorcy, wiadomość zostanie odrzucona. Może się tak zdarzyć w przypadku dołączenia do wiadomości e-mail dużych załączników lub ciężkich obrazów.
• Serwer nie działa: Jeśli serwer poczty e-mail odbiorcy nie działa, mógł ulec awarii, być przeciążony lub przechodzić konserwację. W takim przypadku należy poczekać na ponowne wysłanie wiadomości e-mail na adres odbiorcy.
• Automatyczna odpowiedź: Gdy ktoś ustawia automatyczną odpowiedź, oznacza to, że jest poza biurem, na wakacjach lub w inny sposób nie jest w stanie natychmiast odpowiedzieć na wiadomość e-mail. Wiadomość e-mail może zostać odesłana z automatyczną odpowiedzią.

Zablokowane wiadomości e-mail

Dostawcy usług poczty elektronicznej (ESP) tworzą listy blokowania, aby przesiać szkodliwe lub wykorzystujące treści, takie jak spam i złośliwe oprogramowanie, i wyeliminować je. Te listy blokowe nie mają na celu komplikowania procesu wysyłania wiadomości e-mail, ale raczej ochronę odbiorców oszałamiającej liczby 300 miliardów wiadomości e-mail wysyłanych każdego dnia.

• Skargi dotyczące spamu: Skargi od odbiorców mogą powodować wysyłanie wiadomości e-mail do folderów/blokad spamu.
• Wysoki współczynnik odrzuceń: Słaba higiena list e-mailowych może prowadzić do wysokich współczynników odrzuceń
• Gwałtowny wzrost wielkości/wolumenu listy: Gwałtowny wzrost listy e-mailowej lub wysyłanie ogromnych ilości wiadomości e-mail może sygnalizować spam lub kupioną listę.
• Zła treść: Użycie spamerskich słów w temacie lub treści może uruchomić filtry.

Wpływ odrzuceń wiadomości e-mail na ich dostarczalność

Kiedy wysyłasz partię e-maili, ważne jest, aby mieć oko na współczynnik odrzuceń. Współczynnik odrzuceń na poziomie 2% jest normalny i nie ma się czym martwić, ale wszystko powyżej 5% jest powodem do niepokoju. Wynika to z faktu, że wysoki współczynnik odrzuceń może negatywnie wpłynąć na dostarczalność wiadomości e-mail, co ostatecznie może zaszkodzić wskaźnikom zaangażowania i sprzedaży.

Dostawcy poczty e-mail postrzegają wysoki współczynnik odrzuceń jako czerwoną flagę wskazującą na słabe taktyki marketingu e-mailowego lub niskiej jakości treści, co może prowadzić do oznaczania wiadomości e-mail jako spam. Dlatego ważne jest, aby podjąć kroki w celu zmniejszenia współczynnika odrzuceń i utrzymania pozytywnej reputacji cyfrowej.

Pamiętaj, że każdy odesłany e-mail to utracona szansa na interakcję z klientem, więc warto starać się, aby współczynnik odrzuceń był jak najniższy.

Jak wykrywać odrzucające wiadomości e-mail za pomocą narzędzia do sprawdzania odrzucających wiadomości e-mail?

To nic wielkiego, jeśli od czasu do czasu otrzymasz kilka odesłanych wiadomości e-mail. Jednak pozostawienie kwestii odbitych wiadomości e-mail bez opieki może być kłopotliwe. Aby zapobiec negatywnemu wpływowi nieczystej listy mailingowej, zaleca się korzystanie z niezawodnego narzędzia do sprawdzania odrzuceń wiadomości e-mail.

Mamy kilka rzeczy, na które możesz zwrócić uwagę:

Mailfloss to świetne narzędzie, którego wielu profesjonalistów używa do masowej weryfikacji dużych list mailingowych. Jest to zautomatyzowane narzędzie do sprawdzania odrzuceń wiadomości e-mail, co oznacza, że nie musisz martwić się o zarządzanie tym procesem. Jeśli chcesz go wypróbować, możesz skorzystać z 7-dniowego bezpłatnego okresu próbnego.

EmailListVerify to wysoko oceniane narzędzie, które sprawdza błędy składni, nieaktywne lub nieistniejące domeny oraz pułapki spamowe, które mogą utrudniać dostarczanie wiadomości e-mail. Zaufali mu najwięksi gracze w branży e-mail marketingu, tacy jak Mailchimp i Shopify. EmailListVerify pozwala zweryfikować do 1000 adresów za darmo.

Clearout to narzędzie, które robi dokładnie to, co sugeruje jego nazwa - pozbywa się złych adresów e-mail przy użyciu różnych metod. Może wykrywać wiadomości e-mail pochodzące z domen znajdujących się na czarnej liście, pułapek spamowych i tych, które wcześniej spowodowały twarde odbicia. Możesz wypróbować Clearout za darmo z maksymalnie 500 adresami.

Wskazówki dotyczące naprawiania odrzuceń wiadomości e-mail - twarde i miękkie odbicia

Masz do dyspozycji kilka różnych strategii zmniejszania współczynnika odrzuceń.

Wskazówki dotyczące naprawiania trudnych odbić:

• Dokładnie sprawdź adres e-mail: Błędy się zdarzają, a czasami twarde odrzucenie następuje po prostu dlatego, że adres e-mail został napisany nieprawidłowo. Upewnij się, że masz poprawny adres e-mail i spróbuj wysłać wiadomość ponownie.
• Usuwanienieprawidłowych adresów e-mail: Jeśli adres e-mail nie jest już aktywny lub jest nieprawidłowy, najlepiej usunąć go z listy adresów e-mail. Pomoże to uniknąć twardych odrzuceń w przyszłości.
• Skorzystaj zbezpłatnej usługi weryfikacji adresów e-mail: Jeśli nie masz pewności co do poprawności adresu e-mail, dostępne są bezpłatne usługi, które mogą pomóc Ci go zweryfikować i zapobiec twardym odbiciom.

Wskazówki dotyczące naprawiania miękkich odbić:

• Poczekaj i spróbuj ponownie: Miękkie odbicia są zwykle tymczasowe i często spowodowane czynnikami takimi jak pełna skrzynka pocztowa lub przestój serwera. Odczekaj chwilę, a następnie spróbuj ponownie wysłać wiadomość e-mail.
• Sprawdź rozmiar wiadomości e-mail: Jeśli wiadomość e-mail zawiera duże załączniki lub obrazy, może być zbyt duża dla skrzynki pocztowej odbiorcy. Spróbuj wysłać mniejszą wiadomość e-mail lub wyślij załącznik inną metodą.
• Uważaj naswoje nawyki związane z wysyłaniem wiadomości e-mail: Zbyt szybkie wysyłanie zbyt wielu wiadomości e-mail może uruchomić filtry antyspamowe lub spowodować tymczasowe problemy z serwerem. Aby uniknąć miękkich odrzuceń w przyszłości, należy zachować odpowiednie tempo i monitorować dane dotyczące wysyłanych wiadomości e-mail.

Podsumowanie

Ważne jest, aby zrozumieć i rozwiązać problem odrzuceń wiadomości e-mail, aby upewnić się, że wiadomości e-mail są dostarczane do właściwych osób i uniknąć folderu spamu. Postępując zgodnie z naszymi wskazówkami, możesz zminimalizować liczbę odrzuceń wiadomości e-mail i poprawić ich dostarczalność oraz zaangażowanie. Pamiętaj o tych wskazówkach, aby budować silniejsze relacje z klientami i potencjalnymi klientami za pośrednictwem poczty elektronicznej!