Kompletny przewodnik do opanowania dostarczalności wiadomości e-mail

Wprowadzenie

Starannie zaprojektowałeś swoją wiadomość e-mail, napisałeś idealną kopię, która przemawia bezpośrednio do odbiorców, a na koniec nacisnąłeś przycisk Wyślij. Jednak pomimo najlepszych starań, może on nie mieć takiego wpływu, na jaki liczyłeś. Prawdopodobnie dlatego, że nie został nawet zauważony.

Jak to możliwe? Twoje e-maile mogą lądować w folderze spamu. Frustrujące, prawda?

W tym przewodniku wyjaśnimy, co oznacza dostarczalność wiadomości e-mail, zbadamy czynniki, które na nią wpływają i podzielimy się praktycznymi wskazówkami, które pomogą Twoim wiadomościom dotrzeć do skrzynki odbiorczej za każdym razem.

Czym jest dostarczalność wiadomości e-mail?

Dostarczalność wiadomości e-mail to zdolność wiadomości e-mail do pomyślnego trafienia do skrzynek odbiorczych odbiorców, zamiast filtrowania ich do spamu, wiadomości-śmieci lub folderów promocyjnych. Odpowiednie oprogramowanie do marketingu e-mailowego może znacznie poprawić dostarczalność, pomagając w przestrzeganiu najlepszych praktyk i monitorowaniu umieszczania wiadomości w skrzynce odbiorczej.

Dostarczalność wiadomości e-mail a dostarczanie wiadomości e-mail

Jednym z terminów, który często jest mylony z dostarczalnością wiadomości e-mail, jest dostarczanie wiadomości e-mail. Mogą one brzmieć tak samo, ale bardzo się od siebie różnią.

Dostarczenie wiadomości e-mail odnosi się do pomyślnej transmisji wiadomości e-mail do serwera pocztowego odbiorcy. Zależy to od czynników technicznych, takich jak prawidłowe adresy e-mail, prawidłowe ustawienia domeny i odpowiednie protokoły uwierzytelniania. Jeśli serwer zaakceptuje wiadomość, jest ona uważana za dostarczoną, nawet jeśli nigdy nie dotrze do głównej skrzynki odbiorczej odbiorcy.

Dostarczalność wiadomości e-mail idzie o krok dalej. Mierzy ona, czy wiadomości e-mail faktycznie trafiają do głównej skrzynki odbiorczej odbiorcy, zamiast być filtrowane do spamu lub zakładki promocji. Na miejsce w skrzynce odbiorczej wpływają takie czynniki jak reputacja nadawcy, wskaźniki zaangażowania i jakość treści.

5 rzeczy, które wpływają na dostarczalność wiadomości e-mail

Dostawcy skrzynek odbiorczych (ISP) decydują o tym, gdzie trafiają wiadomości e-mail. Jeśli zaufają twojej wiadomości, trafi ona do skrzynki odbiorczej. Jeśli nie, może wylądować w spamie lub w ogóle nie zostać dostarczona.

Podejmują tę decyzję w oparciu o kilka kluczowych czynników:

1. Reputacja nadawcy

Reputacja nadawcy to wynik, który dostawcy usług poczty e-mail (tacy jak Gmail, Outlook, Yahoo itp.) przypisują użytkownikowi na podstawie tego, jak wiarygodne i niezawodne jest jego zachowanie w zakresie wysyłania wiadomości e-mail.

Niektóre z kluczowych rzeczy, które wpływają na reputację nadawcy, obejmują:

• Jak często użytkownicy otwierają wiadomości e-mail lub wchodzą z nimi w interakcję?
• Jak często wiadomości e-mail są odrzucane lub oznaczane jako spam
• Czy przestrzegasz odpowiednich protokołów wysyłania
• Jak czysta i aktualna jest twoja lista e-mailowa
• Czy twoje e-maile trafiają na pułapki spamowe lub czarne listy.

Im lepsza reputacja nadawcy, tym większe prawdopodobieństwo, że wiadomości e-mail dotrą do skrzynki odbiorczej. Jeśli jednak Twój wynik spadnie poniżej pewnego progu, dostawcy skrzynek odbiorczych mogą zacząć spychać Twoje wiadomości do spamu lub całkowicie je blokować.

2. Reputacja IP i domeny

Kiedy wysyłasz wiadomość e-mail, pochodzi ona z adresu IP (unikalnego zestawu numerów powiązanych z serwerem poczty e-mail) i domeny (np. yourcompany.com). Oba te elementy są monitorowane przez dostawców skrzynek odbiorczych w celu podjęcia decyzji, czy wiadomość powinna znaleźć się w czyjejś skrzynce odbiorczej, trafić do spamu lub zostać zablokowana.

Jeśli chodzi o adresy IP, dostawcy skrzynek odbiorczych śledzą, w jaki sposób dany adres IP był używany w przeszłości. Jeśli adres IP ma historię wysyłania spamu lub nieistotnych wiadomości e-mail, otrzymuje złą reputację. Jeśli konsekwentnie wysyła czyste, dobrze odbierane wiadomości e-mail, jego reputacja pozostaje silna.

Reputacja domeny działa podobnie, ale podąża za domeną, a nie tylko za używanym adresem IP. Oznacza to, że nawet jeśli zmienisz platformę lub adres IP, uszkodzona reputacja domeny pozostanie uszkodzona i doprowadzi Twoje e-maile do folderu spamu.

3. Uwierzytelnianie wiadomości e-mail

Jedną z pierwszych rzeczy sprawdzanych przez serwer odbiorczy jest to, czy wiadomość e-mail jest uwierzytelniona. Bez odpowiedniego uwierzytelnienia wiadomości e-mail mogą wydawać się podejrzane i zostać odfiltrowane, nawet jeśli ich treść jest czysta.

Istnieją trzy kluczowe protokoły uwierzytelniania:

• SPF (Sender Policy Framework): Pozwala określić, które serwery mogą wysyłać wiadomości e-mail w imieniu domeny. Jeśli nieautoryzowany serwer spróbuje wysłać wiadomość z Twojej domeny, zostanie oflagowany.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM dodaje podpis cyfrowy do wiadomości e-mail, dzięki czemu dostawcy skrzynek odbiorczych mogą zweryfikować, czy wiadomość nie została zmodyfikowana podczas dostarczania.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): DMARC opiera się na SPF i DKIM. Informuje dostawców skrzynek odbiorczych, co zrobić, jeśli wiadomość e-mail nie przejdzie uwierzytelnienia (np. odrzucić, poddać kwarantannie lub przepuścić).

Współpracują one ze sobą, aby potwierdzić tożsamość użytkownika i zapobiec spoofingowi. Skonfigurowanie ich pomaga budować zaufanie i chroni dostarczalność.

4. Skargi na spam

Skargi na spam są jednym z najsilniejszych negatywnych sygnałów dla dostawców skrzynek odbiorczych. Kiedy ktoś klika "Zgłoś spam" w wiadomości e-mail, mówi swojej usłudze e-mail: "Nie chcę takich wiadomości". A jeśli wystarczająco dużo osób oznaczy cię jako spam, filtry skrzynki odbiorczej to zauważą.

Im więcej skarg otrzymasz, tym trudniej będzie Ci wylądować w skrzynce odbiorczej. Istnieje kilka powodów, dla których ktoś może zgłosić Twoje e-maile jako spam, w tym

• Wysyłasz zbyt wiele wiadomości e-mail zbyt często
• Treść nie pasuje do tego, na co się zapisali
• Nie pamiętają, że dokonali subskrypcji
• Link do rezygnacji z subskrypcji jest trudny do znalezienia

5. Treść wiadomości e-mail

Treść wiadomości e-mail, w tym temat, nagłówek i treść, odgrywa subtelną, ale ważną rolę w umieszczaniu wiadomości w skrzynce odbiorczej.

Niektóre typowe czerwone flagi obejmują:

• Używanie skracaczy linków, takich jak bit.ly
• Niezabezpieczone linki (http zamiast https)
• E-maile zawierające tylko obrazki, bez tekstu
• Nadmierne używanie WSZYSTKICH KAPITALIKÓW lub znaków specjalnych w tematach wiadomości

Nawet niewielkie poprawki w temacie lub formatowaniu mogą sprawić, że wiadomość wyląduje w skrzynce odbiorczej lub zostanie oflagowana.

Jak testować dostarczalność wiadomości e-mail

Oto kilka prostych sposobów, które marketerzy e-mailowi mogą zastosować, aby skutecznie monitorować dostarczalność:

1. Skonfiguruj narzędzia dostarczalności

Aby skutecznie monitorować dostarczalność wiadomości e-mail, zacznij od korzystania ze specjalistycznych narzędzi dostarczalności, które pomogą Ci śledzić reputację nadawcy, umiejscowienie w skrzynce odbiorczej i potencjalne problemy z dostarczalnością.

Niektóre z popularnych przykładów takich narzędzi to MX Toolbox i MessageBird's Inbox Tracker, które zapewniają szczegółowy wgląd w obszary takie jak reputacja IP, status czarnej listy, skargi na spam i ogólne trendy dostarczalności.

Możesz także skorzystać z bezpłatnych narzędzi online, takich jak Mailmodo's DKIM, SPF i DMARC checker, aby sprawdzić, czy twoje rekordy uwierzytelniania są poprawnie skonfigurowane i działają.

2. Przeprowadź test listy zalążkowej

Testowanie listy zalążkowej oznacza wysyłanie wiadomości e-mail na kontrolowaną listę zweryfikowanych adresów z białej listy, którymi zarządzasz. Pozwala to dokładnie sprawdzić, gdzie trafiają wiadomości, niezależnie od tego, czy jest to główna skrzynka odbiorcza, spam czy zakładka promocji.

Lista zalążkowa powinna być podobna pod względem skali do rzeczywistej listy mailingowej, aby zapewnić wiarygodne informacje na temat różnych klientów i urządzeń.

3. Przeprowadź testy filtrów treści

Testowanie filtrów treści wykorzystuje narzędzia takie jak SpamAssassin lub Cloudmark do skanowania wiadomości e-mail w poszukiwaniu elementów przypominających spam w temacie, treści i linkach. Wiadomości e-mail, które nie przejdą tych testów, mogą zostać oznaczone jako spam lub całkowicie zablokowane.

Typowe błędy w dostarczalności wiadomości e-mail, których należy unikać

1. Kupowanie list mailingowych

Kupując listę e-mailową, wysyłasz wiadomości do osób, które nie zarejestrowały się wyraźnie, aby otrzymywać od Ciebie wiadomości. Prowadzi to do tego, że wielu odbiorców wypisuje się z listy lub oznacza wiadomości e-mail jako spam.

Aby temu zapobiec, buduj swoją listę organicznie, korzystając z metod opt-in. Potwierdź zainteresowanie subskrybentów poprzez podwójną zgodę, aby zapewnić ważnych, zaangażowanych odbiorców

2. Wysyłanie powtarzających się lub podobnych treści

Jeśli ciągle wysyłasz e-maile z niemal identyczną lub powtarzającą się treścią, subskrybenci są bardziej skłonni do irytacji i rezygnacji z subskrypcji.

Aby temu zaradzić, twórz unikalne treści dla każdej kampanii e-mailowej. Dostosuj tematy i wezwania do działania, aby utrzymać zainteresowanie czytelników i uniknąć uruchamiania filtrów antyspamowych.

3. Wysyłanie załączników w masowych wiadomościach e-mail

Załączniki są generalnie przeznaczone do wiadomości e-mail typu "jeden do jednego", a nie do masowej wysyłki. Dołączanie załączników do masowych wiadomości e-mail może nie zawsze prowadzić do zablokowania, ale zwiększa szanse na oflagowanie przez filtry antyspamowe.

Aby tego uniknąć, lepiej jest dołączać linki do plików hostowanych online zamiast wysyłać załączniki bezpośrednio. Dzięki temu wiadomości e-mail będą lżejsze i mniej prawdopodobne, że uruchomią ochronę antyspamową.

4. Używanie Blind Carbon Copy (BCC) dla masowych wiadomości e-mail

BCC jest czasami używane do ukrywania adresów odbiorców podczas wysyłania do wielu osób. Jednak wielu dostawców poczty e-mail postrzega masowe wiadomości BCC jako podejrzane, ponieważ mogą one przypominać taktykę spamu, co prowadzi do problemów z dostarczalnością.

Zamiast BCC, wysyłaj spersonalizowane wiadomości e-mail za pomocą platformy e-mail marketingu lub ESP. Narzędzia te prawidłowo obsługują masową wysyłkę i personalizują wiadomości, poprawiając dostarczalność i zaangażowanie.

5. Nadużywanie obrazów w wiadomościach e-mail

Wiadomości e-mail zawierające zbyt wiele obrazów i mało tekstu mogą być postrzegane przez filtry jako spam, co często prowadzi do niższych wskaźników umieszczania w skrzynce odbiorczej.

Zachowaj odpowiednią równowagę i upewnij się, że ważne informacje są przekazywane za pomocą tekstu, wspieranego przez wizualizacje.

6. Brak opcji rezygnacji z subskrypcji

Brak jasnego sposobu rezygnacji z subskrypcji może frustrować odbiorców, prowadząc do skarg na spam i szkodząc reputacji nadawcy.

Aby utrzymać zdrową listę, w każdym e-mailu należy umieścić jasny i łatwo dostępny link do rezygnacji z subskrypcji.

Przemyślenia końcowe

Dostarczalność e-maili to ciągła praca, w której im bardziej subskrybenci angażują się w twoje e-maile, tym silniejsze staje się umieszczenie ich w skrzynce odbiorczej. Dlatego ważne jest, aby uważnie obserwować wskaźniki zaangażowania w wiadomości e-mail, w tym otwarcia, kliknięcia i odrzucenia, aby upewnić się, że dostarczasz właściwą wiadomość właściwym czytelnikom.

Równie ważny jest wybór odpowiedniej platformy do e-mail marketingu. Platformy takie jak Mailmodo oferują funkcje, które pomagają zautomatyzować zarządzanie subskrybentami, śledzić wydajność poczty e-mail i wspierać wysiłki związane z ponownym zaangażowaniem, ułatwiając utrzymywanie kontaktu z odbiorcami i utrzymywanie wiadomości e-mail tam, gdzie powinny.