Stos technologii dla profesjonalnych firm usługowych: Niezbędne narzędzia zwiększające wydajność

Wprowadzenie

W świecie usług profesjonalnych gra toczy się o wysoką stawkę: wraz ze wzrostem konkurencji firmy znajdują się pod ciągłą presją, aby dostarczać więcej za mniej. Od zarządzania wieloma projektami po zapewnienie dokładnych rozliczeń, firmy często zmagają się z nieefektywnością, która wpływa na rentowność. Technologia oferuje jednak wyjście z tej sytuacji.

Wydajny stos technologiczny z odpowiednimi narzędziami może pomóc profesjonalnym firmom w rozwiązaniu wielu z tych problemów. Zdezorganizowane procesy i awarie komunikacji w zakresie rejestrowania godzin podlegających rozliczeniu prowadzą do strat w wysokości prawie 9,1 miliarda dolarów dziennie na całym świecie, przy czym prawie co piąta godzina podlegająca rozliczeniu nie jest rejestrowana. Po prawidłowym wdrożeniu stosu technologicznego firmy mogą usprawnić komunikację, efektywnie zarządzać projektami i osiągnąć poprawność finansową, a wszystko to przy jednoczesnym zapewnieniu wyjątkowej obsługi klienta.

Na tym blogu zajmiemy się oprogramowaniem dla firm świadczących profesjonalne usługi:

• Uproszczenie nadzoru nad projektem
• Wspieranie współpracy
• Włącz śledzenie
• Tworzenie dokładnych propozycji dla klientów
• Wzmocnienie relacji z klientami

Przyjrzyjmy się, jak dobrze dobrany stos technologii może przekształcić nieefektywność w przewagę konkurencyjną.

Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy

McKinsey szacuje, że nawet 60% zawodów mogłoby zaoszczędzić 30% czasu dzięki automatyzacji rutynowych procesów. Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy pomaga w zarządzaniu powtarzalnymi zadaniami i operacjami. W przypadku firm księgowych zapewnia płynne zarządzanie klientami, terminami i zadaniami zgodności poprzez centralizację przepływów pracy projektów, zmniejszenie wysiłku ręcznego i zminimalizowanie ryzyka niedotrzymania terminów.

Dlaczego oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy?

• Zautomatyzuj podstawowe i powtarzalne procesy, aby zwolnić czas na krytyczne zadania.
• Efektywna praca nad wieloma klientami i projektami jednocześnie
• Poprawa komunikacji i odpowiedzialności

Najlepsze narzędzia

Idealny stos technologiczny do zarządzania przepływem pracy to nie tylko trafność, ale także narzędzie, które usprawnia i rewolucjonizuje procesy robocze. Niektóre z najlepszych na rynku to Cone, Asana, Monday i ClickUp.

Asana jest dobrze znana ze swojego rozwiązania do współpracy z klientami, które pomaga zespołom planować i monitorować swoje projekty za pomocą przyjaznych dla użytkownika interfejsów i szerokiej gamy funkcji. Wizualizacja projektów, zarządzanie zadaniami i śledzenie postępów w czasie rzeczywistym w połączeniu z płynną integracją pozwala na usprawnienie przepływu pracy.

Tymczasem Monday.com jest uważany za pioniera w dziedzinie wizualnych i łatwych w użyciu tablic. Oferuje bezpłatne plany, które pozwalają eksperymentować z jego przydatnością dla zespołu. ClickUp jest również godnym rywalem ze względu na możliwość dostosowywania, potężną integrację i ujednolicone rozwiązanie.

Oprogramowanie do zarządzania praktyką Cone jest warte rozważenia ze względu na jego funkcje, takie jak obsługa wielu zadań poprzez propozycje, e-maile, zarządzanie zadaniami i fakturowanie na jednej platformie. Jego najważniejsze funkcje obejmują automatyczne śledzenie klientów, scentralizowaną korespondencję, zintegrowane usługi e-mail i wydajny portal klienta, który działa zarówno dla małych, jak i dużych zespołów. Cone jest również znacznie tańszy niż niektórzy jego konkurenci. Warto również rozważyć inne dostępne najlepsze oprogramowanie workflow dla księgowych.

Narzędzia do komunikacji i współpracy

Utrzymanie wszystkich na tej samej stronie - niezależnie od tego, czy jest to zespół, czy klienci - może być trudne. W tym miejscu oprogramowanie komunikacyjne może pomóc w prawidłowej organizacji konwersacji, sprawić, że spotkania będą przebiegać płynnie i pomóc w bezproblemowym postępie projektów.

Dlaczego potrzebujesz narzędzi do komunikacji?

• Szybka komunikacja za pomocą ujednoliconego oprogramowania z dowolną osobą w firmie za pośrednictwem wiadomości błyskawicznych.
• Pracuj nad tym samym dokumentem ze swoim zespołem w czasie rzeczywistym.
• Prowadź szybkie rozmowy wideo, natychmiast udostępniaj aktualizacje i informuj swoich klientów na bieżąco.

Najlepsze narzędzia

Najważniejsze nazwy narzędzi do współpracy na rynku to Slack, Microsoft i Zoom.

Slack stał się popularnym kanałem zespołu, który wykorzystuje wiadomości w czasie rzeczywistym do komunikowania się członków w dowolnym momencie. Umożliwia bezpośrednie przesyłanie wiadomości, udostępnianie plików, rozmowy audio i wideo, a także obsługuje integracje z aplikacjami takimi jak Google Drive, Trello i Zoom, dzięki czemu jest popularnym narzędziem do pracy zdalnej.

Tymczasem zaletą Microsoft Teams jest integracja z Microsoft Office 365. Jego funkcje czatu i wiadomości, wideokonferencji, łatwego udostępniania plików i planowania spotkań zapewniają scentralizowane centrum dyskusji. \

Zoom zyskał popularność podczas pandemii dzięki możliwości organizowania spotkań online na dużą skalę oraz łatwego prowadzenia webinarów i wydarzeń online. Funkcje takie jak pokoje konferencyjne i nagrywanie sprawiają, że jest on przydatny w przypadku wydarzeń korporacyjnych. Wybór spośród nich zależy od głównych potrzeb komunikacyjnych i wymagań dotyczących skalowalności.

Oprogramowanie do księgowości i zarządzania finansami

Prowadzenie finansów firmy nie musi przyprawiać o ból głowy. Badania wykazały, że korzystanie z oprogramowania księgowego hostowanego w chmurze obniżyło koszty operacyjne nawet o 50% Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu księgowemu możesz śledzić dochody, wydatki, faktury i podatki bez doprowadzających Cię do szaleństwa arkuszy kalkulacyjnych.

Dlaczego potrzebujesz oprogramowania do księgowości i zarządzania finansami?

• Wykorzystaj natywne funkcje raportowania i analizy, aby prognozować przepływy pieniężne i podejmować właściwe decyzje dotyczące przyszłej sytuacji finansowej.
• Dokumentacja jest zawsze schludna, a wszystkie pokwitowania wymagane do opodatkowania są dobrze ułożone.
• Twórz rachunki i wysyłaj je natychmiast, ustawiaj automatyczne powiadomienia, jeśli chcesz otrzymywać płatności szybciej, a nawet dokonuj płatności online.

Najlepsze narzędzia

QuickBooks to popularne oprogramowanie księgowe, z którego korzystają zarówno małe, jak i średnie firmy. Jego intuicyjna konstrukcja i łatwa interakcja w połączeniu z funkcjami takimi jak fakturowanie, rejestry wydatków, zarządzanie płacami i przygotowania podatkowe sprawiają, że jest on wydajny. Dodatkową zaletą jest aplikacja mobilna.

Xero jest bliskim konkurentem z rozwiązaniami w chmurze dla właścicieli firm i księgowych do współpracy w celu śledzenia ich rachunków. Oprócz funkcji QuickBook, zapewnia bardziej usprawnione rozwiązania, pozwalając firmie bardziej skoncentrować się na rozwoju.

FreshBooks jest również popularnym wyborem wśród freelancerów, profesjonalnych firm i małych firm, które mają problemy z fakturowaniem i rejestrowaniem czasu pracy. Zapewnia zarządzanie ofertami i projektami, a także szybkie rozwiązania płatnicze. Cone również działa w tej przestrzeni, oferując większość z tych funkcji z dodatkową korzyścią w postaci optymalnych kosztów.

Oprogramowanie do tworzenia propozycji

Idealna propozycja może zawrzeć lub zerwać transakcję. Raporty pokazują, że tylko 36% czasu sprzedaży poświęcane jest na sprzedaż, podczas gdy pozostałe 65% to odpowiadanie na sporządzanie propozycji. W takich przypadkach korzystanie z oprogramowania do tworzenia ofert zmniejsza stres związany z ich tworzeniem i zwiększa współczynnik konwersji. Narzędzia te pomagają w tworzeniu, przesyłaniu i monitorowaniu ofert, aby zagwarantować, że są one optymalne dla klientów.

Dlaczego potrzebujesz oprogramowania do tworzenia propozycji?

• Dzięki szablonom i funkcjom "przeciągnij i upuść" możesz przygotować oszałamiające propozycje, oszczędzając cenne godziny.
• Sprawdź, kiedy klienci otwierają Twoje propozycje i jak długo spędzają nad każdą sekcją, a następnie podejmuj skuteczne działania następcze.
• Oprogramowanie do tworzenia ofert może łączyć się z CRM i narzędziami do zarządzania projektami, utrzymując wszystko zsynchronizowane w celu zapewnienia płynnego przepływu pracy.

Najlepsze narzędzia

Ujednolicone rozwiązanie Cone do zarządzania ofertami, rachunkami i fakturami z funkcjami takimi jak konfigurowalne szablony, na przykład szablon oferty księgowej, przejrzysty portal klienta i integracja podpisu elektronicznego pozwala tworzyć najlepsze oferty dla klientów, w tym rozliczenia i płatności na jednej platformie.

Proposify upraszcza tworzenie propozycji dzięki interfejsowi typu "upuść i przeciągnij" oraz szablonom propozycji. Proposify usprawnia proces składania propozycji, umożliwiając zespołom szybkie tworzenie atrakcyjnych wizualnie dokumentów.

PandaDoc to kolejna opcja, która usprawnia tworzenie, dystrybucję i zarządzanie propozycjami. Intuicyjne funkcje PandaDoc w połączeniu z narzędziami analitycznymi ułatwiają tworzenie propozycji.

Czy wiesz, że dla wielu profesjonalnych usługodawców marketing i SEO mają kluczowe znaczenie dla utrzymania i przyciągnięcia klientów. Narzędzia marketingowe i SEO mogą być niezwykle przydatne. Pomagają one firmom zwiększyć widoczność ich witryny internetowej Pozyskać potencjalnych klientów Być wiarygodnymi markami Jednym z wyróżniających się narzędzi, które mogą w tym pomóc, jest Rank Tracker. Umożliwia on monitorowanie wydajności witryny, śledzenie rankingów słów kluczowych i analizowanie strategii konkurencji. Sprawdź ich różne narzędzia, takie jak Rank Tracker, Web Audit i SEO Checklist, aby zamienić potencjalnych klientów w lojalnych klientów.

Oprogramowanie CRM

Korzystając z oprogramowania CRM, możesz zarządzać danymi swoich klientów i wchodzić z nimi w interakcje w sposób, który jest wygodny zarówno dla Ciebie, jak i dla nich.

Dlaczego potrzebujesz oprogramowania CRM?

• Szybkie pobieranie danych klientów, takich jak dane kontaktowe, przeglądanie wcześniejszych interakcji i zrozumienie ich preferencji.
• Lepszy proces komunikacji polegający na wysyłaniu wiadomości i podejmowaniu działań następczych.
• CRM są przydatne do śledzenia pipeline'u, aby zrozumieć, jakie leady masz teraz, jaka jest ich jakość i co prawdopodobnie uzyskasz w przyszłości.

Najlepsze narzędzia

Salesforce zajmuje obecnie ważne miejsce na rynku CRM, znany z szerokich możliwości dostosowywania i dostępności bogatej funkcjonalności. Jego funkcje obejmują zarządzanie potencjalnymi klientami i szansami, zarządzanie kontaktami i kontami, prognozowanie sprzedaży oraz automatyzację przepływu pracy i marketingu.

HubSpot CRM umożliwia firmom podejmowanie decyzji opartych na danych dzięki wglądowi i raportowaniu w czasie rzeczywistym. Funkcje obejmują zarządzanie kontaktami, zarządzanie potokami, aplikacje Hubspot, śledzenie wiadomości e-mail i raportowanie sprzedaży. Wiele małych i średnich firm korzysta z HubSpot CRM, ponieważ ma krótką krzywą uczenia się, a platforma zapewnia bezpłatną wersję próbną.

Podnieś teraz

Inwestowanie w odpowiedni stos technologiczny jest mądrym posunięciem i ma zasadnicze znaczenie dla rozwoju. Jeśli firmy ulepszą swój stos technologiczny za pomocą narzędzi ułatwiających monitorowanie projektów i współpracę, wówczas profesjonalne organizacje usługowe mogą się rozwijać. W końcu usprawnione przepływy pracy nie tylko zwiększają produktywność, ale także poprawiają jakość obsługi klienta. Nie ma wątpliwości co do znaczenia narzędzi technologicznych dla wydajności w dzisiejszych czasach. Jako firma świadcząca profesjonalne usługi, jeśli chcesz się wybić, musisz od razu znaleźć swoje dopasowanie technologiczne.