Zdalne zespoły mediów społecznościowych: Jak skutecznie się komunikować

Wprowadzenie

W 2023 roku wiele zespołów ds. mediów społecznościowych pracuje zdalnie, w niepełnym lub pełnym wymiarze godzin. Nie tylko wiele firm utrzymało politykę hybrydową lub WFH po pandemii. Oferowanie w pełni zdalnej pracy pozwala również zespołom przyciągać największe talenty, jakie ma do zaoferowania rynek pracy.

Jednak koordynowanie zdalnego zespołu mediów społecznościowych może być wyzwaniem. Zwłaszcza jeśli chodzi o komunikację.

Jak upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie? Że przepływy pracy przebiegają płynnie? Jak zminimalizować straty wynikające z tarcia i nieporozumień?

Oto siedem narzędzi i strategii, które można wykorzystać do skutecznej komunikacji ze zdalnym zespołem mediów społecznościowych.

Wybór jednego systemu współpracy nad dokumentami

(Źródło: Freepik)

Na początek musisz zdecydować się na jedną platformę do współpracy nad dokumentami, której wszyscy będą się trzymać. Tak, to podstawa. Niemniej jednak wiele zespołów nadal traci zbyt wiele czasu, wysyłając dokumenty tam i z powrotem oraz niepotrzebnie konwertując je między formatami plików.

Zdecyduj się na jeden oparty na chmurze system współpracy nad dokumentami, który umożliwia udostępnianie, współtworzenie i współedytowanie dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji. Niezależnie od tego, czy chodzi o podsumowanie drugiego kwartału, prezentację strategii czy raport roczny, posiadanie jednego centralnego systemu znacznie ułatwia generowanie spójnego dokumentu przy minimalnej frustracji.

Obecnie najpopularniejszymi rozwiązaniami opartymi na chmurze są Google Workspace i Microsoft 365. Oba oferują różne typy plików i integrują się z wieloma innymi aplikacjami biznesowymi.

Priorytet dla rozwiązań opartych na chmurze

Mówiąc o rozwiązaniach opartych na chmurze, należy nadać im priorytet dla jak największej liczby przepływów pracy, nie tylko udostępniania dokumentów.

Przechowywanie plików, projektowanie graficzne, edycja wideo. Do tego wszystkiego istnieją zaawansowane narzędzia oparte na chmurze. Dzięki nim życie zdalnych zespołów staje się o wiele łatwiejsze.

Załóżmy na przykład, że jeden z członków Twojego zespołu przygotowuje grafikę do relacji na Instagramie lub postu na temat opinii o Twoim najnowszym produkcie. Jeśli robi to w Photoshopie na swoim osobistym laptopie, tylko on może nad tym pracować. A jeśli zachoruje lub będzie w inny sposób niedostępny, pozostaniesz w zawieszeniu.

Bardziej wydajnym rozwiązaniem jest korzystanie z narzędzia do projektowania opartego na chmurze, takiego jak Canva. Cały zespół ma dostęp do wszystkich projektów. I tak długo, jak nazywasz swoje pliki i projekty we właściwy sposób, każdy może znaleźć i edytować wszystko, czego potrzebuje.

Wypróbuj spotkania asynchroniczne

Następnie warto rozważyć przejście na asynchroniczne połączenia wideo, zwłaszcza jeśli członkowie zespołu znajdują się w różnych strefach czasowych.

Rozmowy wideo to świetny sposób na interakcję członków zespołu, dzielenie się pomysłami, prezentowanie najnowszych projektów, uzyskiwanie opinii na temat złożonych koncepcji i budowanie więzi. Jednak pochłaniają one również ogromne ilości czasu. I mogą być trudne do zorganizowania, zwłaszcza jeśli zespół jest międzynarodowy.

Spotkania asynchroniczne pozwalają natomiast nagrać swój wkład jako klip wideo - w tym udziały ekranu - a następnie udostępnić go za pomocą prostego łącza. Reszta zespołu może go obejrzeć, gdy będzie miała na to czas. Co więcej, mogą sprawdzić automatyczną transkrypcję w poszukiwaniu najciekawszych informacji, przyspieszyć lub spowolnić klip, a także zareagować za pomocą komentarzy lub własnego wideo.

Pozwala to skutecznie przekazywać znacznie więcej i bardziej złożone informacje niż e-mail, ale eliminuje potrzebę znalezienia czasu, który działa dla wszystkich, aby skonfigurować połączenie wideo.

Centralizacja telefonii biznesowej

Innym doskonałym sposobem na zwiększenie wydajności komunikacji jest skorzystanie z usługi centralnego telefonu biznesowego.

Podobnie jak wiele innych narzędzi z tej listy, nowoczesne usługi telefonii biznesowej są zazwyczaj oparte na chmurze. Oznacza to, że Twój zespół może uzyskać do nich dostęp z dowolnego miejsca, bez względu na to, gdzie się znajduje.

Ponadto oferują one znacznie więcej kanałów niż tylko zwykłe połączenia głosowe. Połączenia wideo, wiadomości błyskawiczne, czat na żywo i poczta e-mail są również często dołączane.

Ponadto, wielu dostawców oferuje również dodatkowe funkcje, często oparte na sztucznej inteligencji, aby ułatwić ci życie. Przykładowo, niektóre usługi oferują automatyczne transkrypcje i podsumowania rozmów. Dzięki temu prowadzenie protokołów ze spotkań staje się dziecinnie proste.

Wykorzystanie współpracy zespołowej opartej na wiadomościach

(Źródło: Freepik)

Czy jesteś zmęczony niekończącymi się łańcuchami e-maili? I przegapiania ważnych wiadomości, ponieważ ktoś zapomniał nacisnąć "odpowiedz wszystkim"?

W takim przypadku warto przejść na narzędzia do współpracy zespołowej oparte na wiadomościach. W ciągu ostatnich kilku lat Slack i Discord stały się silnymi konkurentami w tej dziedzinie. I nie bez powodu.

Narzędzia te pozwalają efektywnie zorganizować komunikację między członkami zespołu. Chociaż możesz wysłać komuś bezpośrednią wiadomość, większość wymian jest podzielona na kanały.

Załóżmy na przykład, że masz w swoim zespole grupę roboczą, której zadaniem jest opracowanie nowej strategii dla krótkich treści wideo w odpowiedzi na możliwy zakaz TikTok w USA. Zamiast wysyłać e-maile do członków tej grupy roboczej, możesz skonfigurować kanał Slack, aby mogli wymieniać wiadomości i udostępniać dokumenty. W ten sposób nikt nie będzie musiał się martwić, że przegapi ważne informacje.

Wykorzystanie pakietów do zarządzania projektami

Jeśli pracujesz nad większymi lub bardziej złożonymi projektami lub musisz koordynować pracę większego zespołu, rozważ skorzystanie z narzędzia do zarządzania projektami.

Są one wyposażone w bardziej zaawansowane funkcje niż powyższe narzędzia do współpracy. Pozwalają one przypisywać role, określać terminy, konfigurować zależności między zadaniami i wyjaśniać przepływy pracy.

Każdy członek zespołu zobaczy przypisane mu zadania i datę, do której muszą zostać ukończone. Ponadto, jeśli chcesz sprawdzić status projektu, możesz łatwo zwizualizować go jako tablicę Kanban lub wykres Gantta.

Wybór najlepszego narzędzia do zdalnego zarządzania mediami społecznościowymi

Wreszcie, istnieje narzędzie do zarządzania mediami społecznościowymi, z którego korzystasz. W zespole zdalnym wybór narzędzia, które najlepiej odpowiada potrzebom, może być nieco trudny. Istnieją różne priorytety.

Zastanów się, na ilu użytkowników zezwalają różne narzędzia w różnych planach. Czy można określić przepływy pracy i różne uprawnienia dla różnych ról. Czy możliwe jest zapisywanie i edytowanie wersji roboczych oraz pozostawianie komentarzy i sugestii.

Może się to wydawać proste, ale wiele świetnych narzędzi do zarządzania mediami społecznościowymi w rzeczywistości nie zawiera tych funkcji i dlatego są one mniej odpowiednie dla zespołów zdalnych.

Wnioski

Praca w zespole zdalnym może być świetnym doświadczeniem dla zmotywowanych ekspertów ds. mediów społecznościowych. Możesz też zebrać fantastyczny, zmotywowany i produktywny zespół, który przeniesie grę Twojej firmy w mediach społecznościowych na wyższy poziom.

Tak długo, jak komunikacja działa sprawnie.

Integrując powyższe narzędzia i strategie z przepływami pracy, będziesz w stanie to zapewnić. Pomoże to zminimalizować frustrację, nieporozumienia i straty wynikające z tarcia. I upewnić się, że cały zespół może pracować nad osiągnięciem wspólnych celów w sposób zsynchronizowany.