Jak chronić firmę przed oszustwami i wyłudzeniami?

Wprowadzenie

Oszustwa zaskakują właścicieli firm. Możesz myśleć, że Twoje systemy są bezpieczne, dopóki nie pojawi się fałszywa faktura lub ktoś nie włamie się na konto pracownika. Czujesz się osobiście dotknięty, bo ciężko pracujesz na każde zarobione pieniądze. Chcemy pomóc Ci stworzyć system, który zapewni bezpieczeństwo Twojej firmie, nie zamieniając Twojego dnia w maraton stresu.

Im lepiej rozumiesz, jak działają oszustwa, tym łatwiej jest je powstrzymać, zanim się rozprzestrzenią.

Dowiedz się, jak pojawiają się oszustwa

Większość przypadków oszustw przebiega według jasnych schematów. Taktyki oszustów zmieniają się, ale podstawowe sztuczki pozostają takie same. Ponad 57% właścicieli małych firm twierdzi, że doświadczyło oszustwa.

Fałszywe płatności

Oszuści wysyłają faktury, które wyglądają na prawdziwe. Naśladują styl, logo i ton dostawcy, a nawet ponownie wykorzystują stare numery faktur. Liczą na to, że zapracowane zespoły klikną i zapłacą bez sprawdzania. Wielu właścicieli zauważa coś niepokojącego dopiero wtedy, gdy kwota wydaje się „niepasująca” lub gdy dostawca pyta, dlaczego nie otrzymał zapłaty.

Oszustwa wewnętrzne

To jest szczególnie bolesne, ponieważ pochodzi od osób, które zatrudniłeś. Kiedy jeden pracownik kontroluje pieniądze bez nadzoru, mogą pojawić się błędy lub nadużycia. Mogą to być fałszywe zwroty, zmienione zapisy lub zmienione szczegóły płatności. Oszustwa wewnętrzne rozwijają się tam, gdzie role są mieszane i nikt nie sprawdza pracy.

Włamania na konta

Głównym celem ataku jest Twoja poczta elektroniczna. Jeśli oszuści się włamają, czytają Twoje wiadomości, kopiują Twój styl wypowiedzi i nakłaniają Twój zespół do wysłania pieniędzy. Mogą również zresetować hasła do Twojego banku, aplikacji i narzędzi w chmurze. Dlatego jedno słabe hasło logowania może narazić cały system na niebezpieczeństwo.

Sztuczki phishingowe

Wiadomości te wyglądają na prawdziwe. Wykorzystują fałszywe potwierdzenia dostawy, fałszywe powiadomienia bankowe, fałszywe wiadomości podatkowe lub fałszywe resetowanie haseł. W momencie kliknięcia oszuści uzyskują dostęp lub instalują złośliwe oprogramowanie.

Taktyka jest prosta. Chcą, abyś działał w pośpiechu.

Zrozumienie tych schematów sprawia, że znacznie trudniej jest Cię oszukać.

Stwórz rutynę bezpieczeństwa

Zapobieganie oszustwom nie wymaga wyszukanych narzędzi. Chodzi raczej o konsekwentne nawyki, które traktujesz jak mycie zębów.

Według badania AFP Payments Fraud Survey z 2024 r. 80% organizacji zgłosiło w ciągu ostatniego roku próbę lub udany atak oszustwa płatniczego.

Logowanie dwuskładnikowe

To najskuteczniejszy środek, jaki możesz podjąć. Kod na telefonie lub logowanie za pomocą aplikacji powstrzymuje większość włamań. Nawet jeśli ktoś ukradnie Twoje hasło, nie będzie w stanie uzyskać dostępu.

Ścisłe zasady dostępu

Przyznaj użytkownikom dostęp w zależności od pełnionej funkcji. Nie każdy musi mieć wgląd w konta bankowe lub listy dostawców. Ograniczając dostęp, szybko zmniejszasz ryzyko błędów i zagrożeń. Ułatwia to również śledzenie, kto co zrobił.

Cotygodniowe kontrole, których należy się trzymać

Wybierz jeden dzień w tygodniu na przeglądanie wyciągów bankowych, faktur platformy i ostatnich działań. Nie musisz sprawdzać wszystkiego. Wystarczy, że przejrzysz rzeczy, które nie mają sensu. Mała, dziwna opłata jest często pierwszą oznaką większego planu.

Spowolnij duże płatności

Oszuści wykorzystują poczucie pilności. Szybki telefon pozwala wyjaśnić większość fałszywych wiadomości e-mail. Jeśli dane bankowe dostawcy zmieniają się niespodziewanie, zawsze potwierdź to, dzwoniąc na numer, o którym wiesz, że jest prawdziwy.

Naucz swój zespół na prawdziwych przykładach

Nie potrzebujesz formalnego szkolenia. Po prostu zbierz trzy fałszywe e-maile, które widziałeś, i pokaż je swoim pracownikom. Szybko nauczą się rozpoznawać schematy. Ludzie lepiej zapamiętują przykłady wizualne niż długie spotkania.

Z czasem te kroki staną się nawykami, które będą chronić Twoje pieniądze.

Uważaj na sztuczki społeczne

Ten rodzaj oszustwa jest skierowany przeciwko ludziom, a nie systemom. Oszuści udają przyjaznych, zestresowanych lub spieszących się. Często wprowadzają drobne szczegóły, aby ich działania brzmiały realistycznie.

Przykład: Osoba dzwoniąca mówi: „Aktualizujemy Państwa usługę i widzę, że w Państwa okolicy nie ma dostępu do Internetu. Potrzebuję Państwa danych logowania, aby przywrócić dostęp do Internetu”.

Ton rozmowy jest spokojny i pomocny. Pracownik, który chce rozwiązać problem, może przekazać dostęp.

• Naucz swoich pracowników prostych zasad.
• Zanim udostępnisz jakiekolwiek informacje, zatrzymaj się na chwilę.
• Oddzwaniaj, korzystając z oficjalnego numeru firmy.
• Powiedz im, że muszą potwierdzić tożsamość.

Kiedy Twój zespół wie, że może powiedzieć: „Muszę to zweryfikować”, odbierasz oszustowi jego przewagę.

Ustal jasne zasady dotyczące dostawców

Fałszywi dostawcy są powszechni, ponieważ wiele zespołów przyspiesza proces wdrażania nowych dostawców. Prosta lista kontrolna pozwala zapobiec większości fałszywych faktur.

Jasna konfiguracja dostawców może obejmować:

• Pełna nazwa firmy
• Osoba kontaktowa, z którą rozmawiasz
• Prawdziwy numer telefonu, który sprawdzasz
• Dane podatkowe
• Dane bankowe, które potwierdzasz podczas rozmowy
• Prosta umowa przechowywana w Twoich aktach

Ludzie dają się nabrać na fałszywych dostawców, gdy zakładają, że ktoś inny sprawdził szczegóły. Lista kontrolna eliminuje domysły.

Pomaga również nowym pracownikom uniknąć błędów. Kiedy zatrudniasz nowych pracowników, ta zasada służy im jako przewodnik.

Zdrowie psychiczne i stres

Oszustwa prześlizgują się, gdy jesteś wyczerpany. Kiedy twój umysł jest obciążony, przeoczasz drobne szczegóły, takie jak zmienione numery bankowe lub podejrzane linki.

Właściciele małych firm mają wiele na głowie. Rachunki, problemy z personelem, opóźnienia w dostawach, prośby klientów, długie noce i wczesne poranki. Twój mózg pracuje na pełnych obrotach, a kiedy tak się dzieje, spada Twoja koncentracja.

Niektórzy ludzie poszukują sposobów na odprężenie się i relaks. W tych kręgach ludzie rozmawiają o kratomie i kava, gdy chcą się zrelaksować po długim dniu pracy. Kiedy analizują te rośliny, zazwyczaj wybierają sprzedawców o przejrzystym pochodzeniu, aby uniknąć produktów niskiej jakości. Jest to środek bezpieczeństwa, a nie twierdzenie o działaniu.

Jest to coś, co często można spotkać w dyskusjach na temat dobrego samopoczucia prowadzonych przez osoby próbujące zachować równowagę pod presją biznesową.

Koncentracja i bystrość umysłu podczas kontroli oszustw

Sprawdzanie oszustw wymaga skupienia. Jeśli przeglądasz je pobieżnie, możesz przeoczyć drobną wskazówkę. Właściciele często mają tak wiele spraw na głowie, że pod koniec dnia tracą ostrość umysłu.

Niektórzy użytkownicy forów poświęconych koncentracji dyskutują na temat produktów zawierających 7-hydroksymitragyninę, szukając sposobów na utrzymanie czujności podczas długich zadań. Osoby zainteresowane tym tematem zwracają uwagę na sprzedawców, którzy przeprowadzają pełne testy laboratoryjne, aby uniknąć ryzykownych produktów.

Ponownie, nie jest to rada. To tylko wgląd w to, czego ludzie szukają, gdy zastanawiają się, jak zachować czujność podczas długich godzin pracy.

Napraw ukryte słabe punkty

Każda firma ma swoje słabe punkty. Właściciele nie dostrzegają ich, dopóki coś nie pójdzie nie tak.

Stare hasła

Jeśli Twoje hasło opiera się na dacie urodzin, imieniu zwierzęcia domowego, imieniu dziecka lub starym wzorze, łatwo je odgadnąć. Ponowne używanie haseł w różnych aplikacjach również otwiera drzwi.

Zaufanie bez kontroli

Możesz ufać pracownikom, ale nadal sprawdzać księgi. Nadzór nie oznacza braku zaufania. Jest to część prowadzenia bezpiecznej działalności.

Małe wycieki

Oszuści często sprawdzają Cię za pomocą niewielkich opłat. Jeśli przeoczysz te małe, eskalują one. Cotygodniowe przeglądy zapobiegają temu.

Słabe zasady dotyczące poczty elektronicznej

Jeśli nie masz skonfigurowanych filtrów lub alertów, nie zauważysz oznak manipulacji. E-mail jest podstawą Twojej działalności. Chroń go. Wczesne wykrycie słabego punktu pozwoli Ci uniknąć wielu problemów w przyszłości.

Co zrobić w przypadku oszustwa

Oszustwa nie znikną, ale możesz sprawić, że Twoja firma będzie trudniejszym celem, utrzymując proste, stabilne i przejrzyste systemy. Silne nawyki, cotygodniowe kontrole, bezpieczne logowanie i zespół rozumiejący, jak działają oszustwa, zapewniają prawdziwą ochronę.

Zachowując spokój, równoważąc obciążenie pracą i skupiając się na kluczowych zadaniach, można wcześnie wykryć problemy i uniknąć kosztownych strat. Firma, która zwraca uwagę na drobne sygnały, jest bezpieczniejsza niż ta, która czeka na pojawienie się poważnego problemu. Jeśli będziesz nadal budować te nawyki, Twoja konfiguracja będzie z tygodnia na tydzień coraz silniejsza.