Jak usprawnić obsługę nieruchomości wypoczynkowych i wynajmowanych dzięki wydajnym rozwiązaniom logistycznym i magazynowym?

Wprowadzenie

Efektywne zarządzanie i utrzymywanie pakietu nieruchomości ma bezpośredni wpływ na trzy obszary:

• Zadowolenie najemców i mieszkańców.
• Koszty operacyjne. Mianowicie, utrzymywanie kosztów na niskim poziomie.
• Wartość nieruchomości.

Niezależnie od tego, czy chodzi o domy jednorodzinne, nieruchomości mieszkalne, czy nieruchomości komercyjne, takie jak ośrodki wypoczynkowe, dobrze utrzymana nieruchomość tworzy bezpieczne i przyjazne środowisko dla mieszkańców.

Jednak osiągnięcie bezproblemowego utrzymania nieruchomości jest łatwiejsze do powiedzenia niż do zrobienia!

Na zarządcach nieruchomości spoczywa żmudna odpowiedzialność:

• Zarządzanie rutynowymi zadaniami.
• Przejście kontroli bezpieczeństwa.
• Odpowiednie reagowanie na reaktywne zgłoszenia serwisowe.

A gdyby tego było mało, muszą zapewnić, że wszystkie czynności konserwacyjne są możliwe do wykonania w kieszeni.

Jeśli jesteś zarządcą lub właścicielem nieruchomości i masz problemy z utrzymaniem porządku, to dobrze trafiłeś. Na tym blogu omówimy strategie, dzięki którym ośrodki wypoczynkowe i nieruchomości na wynajem mogą usprawnić swoje działania konserwacyjne dzięki rozwiązaniom logistycznym i magazynowym.

Czym jest utrzymanie nieruchomości?

Utrzymanie nieruchomości odnosi się do bieżącej opieki nad budynkiem lub obiektem, która obejmuje naprawę wycieków hydraulicznych, rozwiązywanie problemów związanych ze zwalczaniem szkodników oraz zarządzanie wgnieceniami i pęknięciami.

Istnieją cztery rodzaje konserwacji nieruchomości:

• Konserwacja zapobiegawcza: Obejmuje regularne kontrole i serwisowanie w celu zapobiegania problemom przed ich wystąpieniem.
• Konserwacja reaktywna: W tym przypadku problemy są rozwiązywane po ich wystąpieniu, np. naprawa uszkodzeń spowodowanych przez wodę lub wymiana zepsutych urządzeń.
• Konserwacja oparta na stanie: Jest to monitorowanie stanu sprzętu lub nieruchomości w celu podjęcia decyzji, kiedy konieczna jest konserwacja, co pozwala uniknąć niepotrzebnych prac lub nagłych awarii.
• Konserwacja lub inspekcje bezpieczeństwa. Są one wymagane w przypadku prac remontowych w domu, takich jak na przykład instalacja kominka elektrycznego.

Firma zarządzająca nieruchomościami równoważy te cztery warstwy utrzymania, minimalizując koszty i maksymalizując zadowolenie najemców lub gości.

Konsekwencje niewłaściwego utrzymania nieruchomości

Złe praktyki konserwacyjne mogą prowadzić do negatywnych recenzji, zwiększonego ryzyka dla bezpieczeństwa, nieudanych inspekcji sanitarnych i wyższych długoterminowych wydatków. W szczególności dotyczy to następujących obszarów.

Wartość nieruchomości

Wartość nieruchomości spada. Nie jest dobrze widziane, jeśli właściciel nieruchomości w przeszłości nie przechodził kontroli bezpieczeństwa i zaniedbywał rutynowe czynności konserwacyjne. Takie nieruchomości przyciągają niższe czynsze i są trudne do sprzedania.

Zwiększone koszty napraw

Zwlekanie z naprawą może zmienić górę w kretowisko. Ryzykujesz rozległe uszkodzenia i rozrost kretowisk, gdy zaniedbujesz coś tak powszechnego jak wyciek wody. To, co miało być prostą naprawą, teraz pociąga za sobą potrójne lub poczwórne koszty.

Nie obejmuje to ukrytych kosztów, takich jak utrata dochodów z wynajmu (jeśli na przykład najemcy muszą się przeprowadzić, ponieważ nieruchomość stała się niebezpieczna) oraz późniejszych kosztów związanych z poradami prawnymi i karami za naruszenie przepisów.

Nie chcesz znaleźć się w takiej sytuacji! Omówmy zatem strategie logistyczne i magazynowe, aby utrzymać koszty utrzymania portfela nieruchomości na jak najniższym poziomie.

Czym są strategie logistyczne?

W kontekście utrzymania nieruchomości, strategia logistyczna obejmuje planowanie, koordynację i zarządzanie zasobami w sposób zapewniający efektywne prowadzenie działań związanych z utrzymaniem budynku.

Chodzi o zapewnienie dostępności odpowiednich narzędzi i materiałów eksploatacyjnych w odpowiednim czasie i miejscu.

Istnieje kilka sposobów na wdrożenie takich strategii.

Scentralizowany system zarządzania

Zarządzanie konserwacją wymaga żonglowania kilkoma zmiennymi, takimi jak:

• E-maile
• Arkusze kalkulacyjne
• Połączenia telefoniczne
• Żądania i zadania konserwacji
• Harmonogramy

Zarządzanie tymi (często dynamicznymi i stale zmieniającymi się) zmiennymi w różnych systemach naraża techników utrzymania ruchu na popełnianie błędów i powoduje opóźnienia w realizacji zadań konserwacyjnych.

Rozwiązaniem jest scentralizowany system zarządzania, taki jak SiteCapture.

Jako rozwiązanie do zarządzania projektami, pomaga zautomatyzować zadania, śledzić harmonogramy konserwacji i zapewniać aktualizacje w czasie rzeczywistym, utrzymując zespoły w synchronizacji i gotowości do szybkiego rozwiązywania problemów. Narzędzia do zarządzania projektami solarnymi oferują dodatkowe wsparcie dla obiektów z instalacjami solarnymi, zapewniając wydajność systemów energetycznych. Łącząc te możliwości, ośrodki wypoczynkowe i nieruchomości na wynajem mogą usprawnić operacje, poprawić logistykę i zoptymalizować zużycie energii.

Z perspektywy zespołu ds. utrzymania nieruchomości wiedzą oni dokładnie, nad czym pracować i co traktować priorytetowo. Oznacza to, że najpilniejsze rzeczy, które mają wpływ na codzienne życie, są załatwiane w pierwszej kolejności, dzięki czemu najemcy są zadowoleni.

Gdy zademonstrujesz właścicielom nieruchomości swoje kompetencje w zakresie obsługi technicznej, generowanie większej liczby potencjalnych klientów na rynku nieruchomości poprzez pocztę pantoflową stanie się łatwiejsze.

Zarządzanie zapasami i automatyczna zmiana zamówień

Staranne i precyzyjne zarządzanie zapasami zapewnia, że materiały eksploatacyjne i sprzęt są dostępne tylko wtedy, gdy są potrzebne i we właściwych ilościach. Zmniejsza to prawdopodobieństwo niepotrzebnych wydatków i ogranicza przestoje do minimum.

Przykładowo, w jednym ze scenariuszy można śledzić materiały eksploatacyjne, takie jak armatura, środki czyszczące, zapasowe części elektryczne i narzędzia używane przez personel konserwacyjny. Będziesz dokładnie wiedział, co jest w magazynie i gdzie jest przechowywane, oszczędzając czas i zmniejszając potrzebę składania zamówień w ostatniej chwili.

Zarządzanie zapasami można połączyć z automatycznym ponownym zamawianiem. W takim przypadku do monitorowania poziomu zapasów wykorzystywany jest system cyfrowy. Gdy poziom zapasów spadnie poniżej określonej ilości, system uruchamia automatyczne ponowne zamówienie.

Załóżmy, że chcesz, aby zautomatyzowane systemy działały skutecznie. W takim przypadku będziesz musiał zagłębić się w historyczne wykorzystanie zapasów, aby określić, co jest najczęściej używane, najczęściej zamawiane i w jakich ilościach. System można skonfigurować tak, aby naśladował praktyki zarządzania zapasami stosowane w przeszłości przez ludzi.

Właściciele ośrodków wypoczynkowych i wynajmowanych nieruchomości mogą wykorzystać hotelowe rozwiązania analityki biznesowej do analizy wykorzystania sprzętu i poziomów zapasów w celu optymalizacji czynności konserwacyjnych. Dzięki temu narzędziu właściciele i zarządcy nieruchomości mogą opierać swoje działania na rzeczywistych danych, a tym samym zapewnić efektywną konserwację zasobów.

Planowanie konserwacji zapobiegawczej

Czujniki Internetu rzeczy (IoT) mogą być instalowane na urządzeniach takich jak podgrzewacze wody, systemy HVAC lub instalacje hydrauliczne w celu monitorowania ich wydajności w czasie rzeczywistym.

Urządzenia te zbierają dane dotyczące użytkowania, temperatury lub poziomów ciśnienia i wysyłają alerty, gdy odczyty sugerują zużycie lub potencjalną awarię.

Urządzenie IoT pobiera dane z urządzeń i monitoruje je w czasie rzeczywistym. (Zdjęcie dostarczone przez autora).

Na przykład czujnik w jednostce HVAC może powiadomić system o konieczności wymiany filtrów lub o nieefektywnej pracy jednostki.

Oprogramowanie do konserwacji nieruchomości może gromadzić te dane i automatycznie planować konserwację w oparciu o rzeczywiste warunki, a nie z góry określone odstępy czasu. W rezultacie konserwacja jest przeprowadzana wtedy, gdy jest najbardziej potrzebna, zapobiegając nagłym awariom i wydłużając żywotność zasobów.

Użyj optymalizacji trasy

Optymalizacja tras jest przydatna dla zespołów zarządzających wieloma lokalizacjami, takimi jak ośrodki wypoczynkowe lub apartamenty.

Oprogramowanie do optymalizacji tras, takie jak Badger Mapping, pomaga zespołom planować najbardziej efektywne ścieżki, gdy rozpoczynają dzień realizacji zleceń serwisowych. Oprogramowanie oferuje najlepszą trasę w oparciu o kilka zmiennych, takich jak warunki drogowe, roboty drogowe i adres nieruchomości.

Oprogramowanie do optymalizacji tras zapewnia całościowy widok wszystkich zgłoszeń serwisowych w danym przedziale czasowym.

Ponadto pomaga zarządcom nieruchomości w logicznym przydzielaniu zadań. Na przykład, mogą oni podzielić swoich techników utrzymania ruchu według określonego obszaru lub rodzaju żądania konserwacji.

W rezultacie:

• Czas podróży jest zminimalizowany.
• Koszt paliwa jest zoptymalizowany.
• Goście pozostają zadowoleni.

Optymalizacja rozwiązań pamięci masowej

Rozwiązania magazynowe to sztuka przechowywania i uzyskiwania dostępu do sprzętu i materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do wykonywania zadań konserwacyjnych.

Efektywne rozwiązania magazynowe wspierają płynne przepływy pracy, skracając czas poświęcany na wyszukiwanie zasobów, przechowując przedmioty w bezpieczny sposób i zapewniając, że krytyczne materiały eksploatacyjne są zawsze dostępne w razie potrzeby.

Przyjrzyjmy się kilku rozwiązaniom w zakresie przechowywania.

Budynki metalowe

Doskonałą strategią ochrony cennego sprzętu i zapasów ośrodka jest przechowywanie ich w metalowym budynku. Te konfigurowalne konstrukcje oferują opłacalne i trwałe rozwiązanie, które chroni zasoby przed żywiołami i zmniejsza koszty konserwacji.

Co więcej, cały budynek wykonany z metalu może wytrzymać próbę czasu i matki natury.

Ceny budynków metalowych mogą się różnić w zależności od potrzeb, ale można znaleźć rozwiązanie, które pasuje do budżetu i konkretnych wymagań.

Optymalizacja magazynu pionowego

Optymalizacja przechowywania w pionie maksymalizuje wykorzystanie dostępnej przestrzeni poprzez wykorzystanie ścian, półek i regałów wielopoziomowych do przechowywania narzędzi, sprzętu i materiałów eksploatacyjnych.

Przedmioty są uporządkowane tak, aby często używane przedmioty były łatwo dostępne, podczas gdy mniej używane przedmioty są przechowywane wyżej.

Optymalizacja magazynowania pionowego:

• Zmniejsza bałagan.
• Poprawia dostępność.
• Oszczędza czas potrzebny na wyciągnięcie potrzebnych narzędzi - zwłaszcza podczas pilnych napraw.
• Tworzy bardziej zorganizowane środowisko przechowywania dzięki dobrze widocznym i skategoryzowanym etykietom.
• Najlepsze wykorzystanie ograniczonej przestrzeni.

Systemy zarządzania magazynem

System zarządzania magazynem (WMS) pomaga śledzić zapasy, organizować przechowywanie i usprawniać przepływ towarów, zapewniając efektywne przechowywanie, kompletację i dystrybucję produktów.

System WMS zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym w poziomy zapasów, lokalizacje i wzorce użytkowania, ułatwiając utrzymanie dokładności zapasów i unikanie nadmiernych zapasów lub niedoborów.

Automatyzuje również procesy, takie jak przyjmowanie przesyłek, przypisywanie lokalizacji magazynowych i generowanie alertów o uzupełnianiu zapasów, zwiększając produktywność i redukując błędy w operacjach magazynowych.

Końcowe przemyślenia

Zarządzanie nieruchomościami nie musi być stresujące.

Dostosowując sposób przechowywania zasobów potrzebnych do realizacji zgłoszeń i usprawniając proces wykonywania zadań konserwacyjnych, zarządca nieruchomości może stworzyć bardziej produktywny przepływ pracy związany z konserwacją, który przynosi korzyści właścicielom, technikom i mieszkańcom.

Rozważ wdrożenie strategii sugerowanych na tym blogu, aby zbudować dobrze utrzymany i niezawodny ekosystem utrzymania nieruchomości, który odzwierciedla profesjonalizm i troskę.