Jak zoptymalizować wydatki na SaaS w 2023 r.

Wprowadzenie

Niedawne badanie przeprowadzone przez BetterCloud wykazało, że wykorzystanie aplikacji SaaS wzrosło o 18%, przy średnio 130 używanych aplikacjach w porównaniu do 110 aplikacji w 2022 roku.

Wydatki na oprogramowanie stały się trzecim największym wydatkiem w organizacji, obok wydatków na pracowników i wynajem biura. Pokazuje to, że firmy przyjmują aplikacje SaaS ze względu na łatwość użytkowania i możliwości adaptacji.

Jednak raport firmy Flexera wykazał, że około 29% wydatków na oprogramowanie SaaS jest niewykorzystywane przez zespół, co prowadzi do niskiego zwrotu z inwestycji.

Biorąc pod uwagę spowolnienie gospodarcze w 2023 r., nadszedł czas, aby skupić się na optymalizacji wydatków na SaaS, zanim będzie za późno.

W tym artykule zbadamy, w jaki sposób organizacje nadmiernie wydają na SaaS oraz jak zoptymalizować wydatki na oprogramowanie i zwiększyć zwrot z inwestycji.

Czym jest optymalizacja wydatków SaaS?

Optymalizacja wydatków Sa aS odnosi się do wspólnych działań podejmowanych przez zespoły IT i finansowe organizacji w celu obniżenia kosztów oprogramowania SaaS. Jest to ciągły proces koncentrujący się na analizie wykorzystania aplikacji, wykorzystaniu licencji, shadow IT, śledzeniu odnowień itp., którego ostatecznym celem jest uzyskanie maksymalnej wartości z każdej aplikacji.

Zanim jednak omówimy sposoby na zmniejszenie wydatków na oprogramowanie, należy zidentyfikować obszary, w których wydatki są nadmierne.

Pięć sposobów na nadmierne wydatki na SaaS

Shadow IT lub zakupy

Odnosi się to do zakupu aplikacji SaaS przez pracowników przy użyciu firmowej karty kredytowej bez zgody zespołów IT lub finansowych. Badanie przeprowadzone przez firmę Gartner wykazało, że od 30% do 40% wydatków na oprogramowanie w organizacji wynika z shadow IT z powodu nieodebranych odnowień i ukrytych kosztów.

(Źródło)

Zakupy wykraczające poza potrzeby

Wszystkie organizacje mają tendencję do prognozowania swojego rozwoju i kupowania nadwyżek licencji przekraczających ich wymagania. Ostatecznie większość licencji pozostaje niewykorzystana, co skutkuje niskim zwrotem z inwestycji i zmarnowanymi wydatkami.

Brak widoczności aplikacji i wydatków

Głównym powodem, dla którego firmy ponoszą nadmierne wydatki na SaaS, jest to, że nie mają pełnego wglądu w używane aplikacje i wydatki na każdą z nich. Mamy rok 2023, a niektóre zespoły nadal używają arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania aplikacjami SaaS.

Nieodebrane odnowienia

Brak widoczności wydatków i śledzenia opartego na arkuszach kalkulacyjnych prowadzi do braku odnowień, a dostawcy SaaS wykorzystują tę okazję i pobierają wyższe opłaty. Aplikacje Shadow IT często powodują automatyczne odnawianie, co prowadzi do zwiększenia wydatków.

Zespół finansowy nie będzie w stanie zidentyfikować tych zwiększonych wydatków, ponieważ nie wie, że aplikacja istnieje w ich stosie SaaS.

Brak analizy porównawczej cen

Możesz przepłacać za subskrypcje, jeśli nie wiesz, ile inni płacą za podobne aplikacje. Jeśli nie jesteś świadomy najnowszych benchmarków cenowych, sprzedawcy SaaS wykorzystają to i naliczą wyższe opłaty za aplikacje, co doprowadzi do nadmiernych wydatków.

Optymalizacja wydatków na SaaS w 2023 r.

Teraz już wiesz, w jaki sposób organizacje ponoszą nadmierne wydatki na SaaS, ale czy wiesz, że potrzebujesz tylko jednego rozwiązania, aby zoptymalizować swoje wydatki na SaaS?

Tak, wystarczy platforma do zarządzania wydatkami SaaS, aby obniżyć koszty aplikacji SaaS i zoptymalizować portfolio SaaS.

Oto jak to się odbywa:

Uzyskaj pełną widoczność SaaS

Platformy do zarządzania wydatkami SaaS mają obszerną bibliotekę integracji, która umożliwia połączenie z systemami SSO, finansowymi i HRIS organizacji. Integracje te umożliwią platformie zapewnienie 100% wglądu w aplikacje SaaS, dostawców i odpowiednie wydatki każdego użytkownika, działu i centrów kosztów.

Gdy zespoły IT uzyskają scentralizowany wgląd w portfolio SaaS, zarządzanie aplikacjami i identyfikowanie aplikacji typu shadow IT oraz zduplikowanych aplikacji staje się łatwiejsze. Wszelkie nieautoryzowane aplikacje w stosie można wyeliminować, co prowadzi do zwiększenia oszczędności.

Zespoły finansowe będą również mogły zobaczyć, ile każdy dział wydaje na aplikacje SaaS. Mogą wykorzystać dane dotyczące wydatków, porównać je z danymi dotyczącymi użytkowania i podjąć właściwe decyzje dotyczące optymalizacji kosztów.

Wskazówka: Skorzystaj z platformy do zarządzania SaaS, która obejmuje cały cykl życia SaaS, od zamówień i negocjacji po udostępnianie, zarządzanie i odnawianie.

Analizuj dane dotyczące użytkowania aplikacji

Platformy do zarządzania SaaS mogą bezpośrednio integrować się z aplikacjami SaaS za pośrednictwem interfejsów API i zapewniają dokładny wgląd w ich wykorzystanie. Zespoły finansowe mogą analizować te dane użytkowania, aby zidentyfikować niewykorzystane aplikacje i obliczyć zwrot z inwestycji w oparciu o wydatki.

Wgląd w użytkowanie pokaże wymagania zespołu, sposób korzystania z aplikacji i liczbę wykorzystywanych licencji. Możesz wykorzystać niewykorzystane licencje i przydzielić je użytkownikom, którzy ich potrzebują, lub odpowiednio dobrać liczbę licencji podczas negocjacji w sprawie odnowienia i zoptymalizować wydatki na SaaS.

Analiza danych dotyczących użytkowania i odpowiedni dobór licencji pomogą uzyskać maksymalną wartość z aplikacji i zwiększyć zwrot z inwestycji.

Konsolidacja aplikacji lub dostawców

Konsolidacja aplikacji lub dostawców stała się taktyką stosowaną przez dyrektorów finansowych i szefów zaopatrzenia przedsiębiorstw w celu zmniejszenia wydatków na SaaS. Konsolidacja aplikacji to proces, w którym identyfikuje się zbędne lub generujące wysokie wydatki aplikacje, które służą podobnym celom i konsoliduje się je w jedno rozwiązanie.

Aby to zilustrować, rozważmy scenariusz, w którym zespół ds. sprzedaży korzysta z Salesloft do wspierania sprzedaży, zespół ds. marketingu korzysta z Mailchimp do marketingu e-mailowego, a zespół ds. klientów korzysta z Hubspot do celów CRM.

Konsolidacja dostawców odnosi się do połączenia funkcjonalności Salesloft i Mailchimp w Hubspot, który oferuje kompleksowe możliwości sprzedaży, marketingu e-mailowego i CRM.

(Źródło)

Konsolidując te narzędzia, organizacja może usprawnić operacje, uprościć zarządzanie SaaS i zwiększyć oszczędności SaaS.

Pro tip: Upewnij się, że nie konsolidujesz aplikacji swoich długoterminowych, zaufanych dostawców.

Automatyzacja odnawiania umów

Pozbądź się arkuszy kalkulacyjnych. Nie będą one wysyłać proaktywnych powiadomień o zbliżających się odnowieniach. Potrzebujesz zautomatyzowanego systemu zarządzania odnowieniami, aby być na bieżąco. Na szczęście platforma zarządzania SaaS może pomóc w automatyzacji odnawiania umów.

Automatyczne odnowienia mogą być kłopotliwe. Platforma do zarządzania odnowieniami tworzy kalendarz odnowień w oparciu o datę umowy i inicjuje przepływy pracy na 90 dni przed upływem terminu, pomagając zapobiegać automatycznym odnowieniom.

Platformy do zarządzania SaaS, takie jak CloudEagle, mogą zintegrować się ze Slackiem i wysyłać automatyczne powiadomienia o odnowieniu na 90 dni przed datą odnowienia. Daje to wystarczająco dużo czasu na przeanalizowanie wykorzystania aplikacji i przygotowanie strategii negocjacyjnej w celu dostosowania rozmiaru licencji i optymalizacji wydatków.

Pamiętaj, że negocjacje dotyczące odnowienia pozwalają negocjować z dostawcą wyeliminowanie nieużywanych licencji, obniżenie planów cenowych w oparciu o wykorzystanie i konsolidację dostawców, więc musisz być mistrzem negocjacji.

Wskazówka: Jeśli planujesz renegocjować umowę, rozpocznij negocjacje wcześniej lub poinformuj sprzedawców o swoim wyborze przed upływem okresu wypowiedzenia.

Negocjacje zakończone sukcesem dzięki benchmarkom cenowym

Negocjacje z dostawcami odgrywają znaczącą rolę w powodzeniu procesu optymalizacji wydatków na SaaS. Umiejętne negocjacje mogą prowadzić do większych oszczędności kosztów SaaS, podczas gdy nieodpowiednie negocjacje mogą nieumyślnie zwiększyć wydatki.

Negocjacje w sprawie odnowienia pozwolą na dostosowanie rozmiaru licencji, wyeliminowanie zbędnych aplikacji w zależności od zakresu i renegocjację z dostawcą w celu uzyskania rabatu lub korzystnego okresu cenowego.

Zanim jednak rozpoczniesz negocjacje z dostawcami SaaS, przeanalizuj benchmarki cenowe, aby zobaczyć, ile inni płacą za podobną aplikację. Wykorzystaj benchmarki jako dźwignię do negocjowania korzystnych cen, rabatów lub dodatkowych funkcji.

W niektórych przypadkach zespół ds. zakupów może być obciążony strategicznymi zadaniami i nie mieć czasu na negocjacje z dostawcami. Nie martw się, możesz zlecić negocjacje ekspertom ds. zakupów SaaS .

Ci wspomagani nabywcy będą działać jako rozszerzony zespół ds. zaopatrzenia. Przeanalizują wymagania i wykorzystanie aplikacji, przeprowadzą badania rynku, zidentyfikują najnowsze benchmarki cenowe i będą negocjować z dostawcami w Twoim imieniu, aby zapewnić najlepsze warunki cenowe i rabaty.

Pro tip: Sprzedawcy SaaS są sprytni; unikaj przystępowania do negocjacji nieprzygotowany, ponieważ możesz zostać łatwo nakłoniony do zapłacenia więcej niż to konieczne. Przygotuj jasną strategię negocjacyjną, a następnie przystąp do działania.

Bonus

Budżetowanie SaaS

Omówiliśmy pięć sposobów optymalizacji wydatków na SaaS. Możemy ręczyć za te taktyki, ponieważ korzystają z nich dyrektorzy finansowi, szefowie zaopatrzenia i kierownicy operacyjni na całym świecie.

Najlepszą praktyką jest jednak optymalizacja stosu SaaS i wydatków, a nie podejmowanie w ostatniej chwili działań mających na celu ograniczenie wydatków po utracie nad nimi kontroli.

Wskazówka: Skoncentruj się na doskonałości operacyjnej, a nie na ciągłym doskonaleniu.

Aby osiągnąć doskonałość operacyjną, należy położyć nacisk na budżetowanie SaaS. Uzyskaj pełną widoczność, przeanalizuj wykorzystanie, zrozum wymagania i odpowiednio przydziel budżet do potrzebnych aplikacji i zespołów.

• Ustaw limity budżetowe dla każdego działu.
• Przeprowadzanie regularnych audytów budżetowych
• Wykorzystanie i realokacja budżetów w razie potrzeby.

Mimo to, będziesz potrzebować platformy do zarządzania SaaS, aby analizować wykorzystanie, wydatki i przydzielać budżety, więc nie przeocz wyboru odpowiedniej platformy.

Wskazówka: Zbierz wszystkich interesariuszy, aby zrozumieć wymagania przed przydzieleniem budżetu, aby uniknąć nieefektywności.

Wnioski

Biorąc pod uwagę spowolnienie gospodarcze w 2023 r., najwyższy czas, aby organizacje skupiły się na optymalizacji wydatków na SaaS, zamiast kupować nadwyżki aplikacji lub licencji, prognozując potencjalny wzrost.

Wiedza na temat nadmiernych wydatków ułatwi proces optymalizacji kosztów SaaS. W tym artykule przedstawiliśmy praktyczne wskazówki, które zespoły finansowe i IT mogą wykorzystać, aby uzyskać pełną kontrolę nad wydatkami na SaaS.

Pamiętaj, że optymalizacja wydatków na SaaS nigdy się nie kończy; jest to proces cykliczny, a dzięki odpowiedniej platformie zarządzania SaaS, takiej jak CloudEagle, możesz osiągnąć doskonałość operacyjną i zwiększyć swoje zyski.