Jak efektywnie zarządzać projektami marketingowymi?

Intro

Rozwijanie skutecznej komunikacji interpersonalnej jest podstawowym kluczem do sukcesu dla inbound marketerów. Udane projekty wymagają dobrej komunikacji ze współpracownikami, szefami i partnerami. Te same umiejętności są niezbędne do efektywnej pracy z klientami i prospektami.

Brak silnych umiejętności komunikacji interpersonalnej może prowadzić do frustracji, niskiego morale, nieudanych projektów i niewykorzystanych szans. Dodatkowo może zaszkodzić zarówno Tobie jako osobie, jak i całej Twojej firmie. Poniższe wskazówki pomogą Ci stać się bardziej skutecznym komunikatorem interpersonalnym:

• Zwróć uwagę
• Słuchaj aktywnie
• Rozumienie komunikacji niewerbalnej
• Ćwiczenie empatii
• Bądź autentycznie ciekawy
• Bądź szczery
• Ćwicz elastyczność i pozytywność

Praktykowanie tych umiejętności może poprawić Twoją komunikację, a co za tym idzie, poprawić Twoje projekty, produktywność i współpracę. Umiejętności komunikacyjne są niezbędne do efektywnej współpracy. Przyjrzyjmy się bliżej temu, co sprawia, że współpraca jest udana.

Efektywna współpraca

Istnieje kilka umiejętności współpracy, które można opanować, aby ułatwić i zwiększyć wydajność pracy ze współpracownikami, partnerami i klientami. Po pierwsze, ustalenie jasnych celów i oczekiwań jest kluczem do efektywnej współpracy. Następnie, efektywne wykorzystanie czasu na spotkania oraz szacunek i uznanie dla innych, bez względu na ich tytuł czy pozycję w firmie, jest pomocne w nawiązaniu udanej współpracy z innymi. Zalecamy również zadawanie ciekawych pytań, gotowość do pomocy w rozwiązywaniu problemów oraz zdyscyplinowanie i zorganizowanie - to narzędzia niezbędne do osiągnięcia sukcesu.

Oprócz tego warto informować innych współpracowników o niepowodzeniach i zmianach priorytetów. Wreszcie, co być może najważniejsze, integralną częścią efektywnej współpracy jest życzliwość.

Teraz, gdy zajęliśmy się umiejętnościami interpersonalnymi i komunikacją niezbędną do udanej współpracy, porozmawiajmy o wskazówkach i umiejętnościach dotyczących zarządzania projektami.

Efektywne zarządzanie projektami marketingowymi

Jeśli pracowałeś w organizacji przez jakikolwiek czas, prawdopodobnie znasz ideę zarządzania projektami i planowania, organizowania i realizacji projektu, często z udziałem wielu współpracowników. Zarządzanie projektami marketingowymi jest bardziej szczegółowe, ponieważ jest to zarządzanie całym procesem tworzenia i wdrażania kampanii marketingowej.

Zarządzanie projektem marketingowym nie zawsze jest łatwe. Często jest wiele ruchomych części, które muszą być uwzględnione, zwłaszcza gdy zarządza się wieloma projektami i członkami zespołu. W projektach jest wiele do śledzenia i czasami nie wszystko idzie zgodnie z planem. Pomyślne zakończenie projektu może zależeć od wielu rzeczy: wsparcia ze strony kierownictwa, stabilnego budżetu i realistycznych celów. Niestety, złe zarządzanie projektami jest bardziej powszechne niż myślisz - tylko 55% projektów marketingowych jest ukończonych na czas.

Dobra wiadomość jest taka, że dzięki opracowaniu procesu, którego Ty i Twój zespół możecie przestrzegać, będziecie w stanie utrzymać się na szczycie harmonogramów, zadań i budżetów.

Istnieje wiele modeli zarządzania projektami, a wielu marketerów dostosowało wersje rozwoju produktu, takie jak Agile i Waterfall, aby pomóc im w zarządzaniu kampaniami marketingowymi. Większość firm decyduje się na korzystanie z narzędzia CMS, takiego jak HubSpot, aby pomóc w bardziej efektywnym zarządzaniu kampaniami marketingowymi. Niezależnie od tego, który model wybierzesz, istnieją kroki, które pomagają kształtować każdą udaną kampanię:

1. Koncepcja i inicjacja projektu
2. Planowanie
3. Zakres
4. Tworzenie treści
5. Przygotowanie do uruchomienia
6. Uruchomienie
7. Przegląd po uruchomieniu

Koncepcja i inicjacja projektu

Konceptualizacja projektu i inicjowanie tego projektu obejmuje opracowanie karty projektu oraz spotkanie inauguracyjne lub materiały informujące uczestników, jak projekt będzie przebiegał. Ten szablon może poprowadzić Cię przez projekt, jak konceptualizacja projektu, przegląd i opis, dostępne zasoby i inne ważne elementy do rozważenia przy inicjowaniu projektu.

Planowanie

Etap planowania jest prawdopodobnie najważniejszym ze wszystkich etapów projektu marketingowego. Na tym etapie określisz zakres projektu i budżet, stworzysz listy zadań i harmonogramy, określisz sposoby łagodzenia ryzyka i opracujesz plan komunikacji z interesariuszami. Dodatkowo, będziesz chciał się upewnić, że wyznaczasz cele S.M.A.R.T. dla całego projektu. Kiedy wyznaczasz konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i terminowe cele, zwiększasz swoje szanse na sukces. Weryfikujesz, czy cel jest osiągalny, identyfikujesz metryki, które definiują sukces i tworzysz mapę drogową do osiągnięcia tych metryk.

Cele S.M.A.R.T. to:

• Konkretne: Pracuj z jasnymi intencjami, a nie szerokimi lub niejasnymi celami.
• Mierzalny: Zapewnij metodę pomiaru swojego sukcesu poprzez ustalenie punktów odniesienia, które należy spełnić.
• Osiągalne: Sensowne cele, które są realistyczne i możliwe do osiągnięcia.
• Istotne: Wytnij niepotrzebną lub nieistotną pracę, która może odciągnąć od tego, co ważne.
• Terminowość: Ustal jasny początek i koniec, do którego będziesz się stosować w osiąganiu swoich celów.

Aby pozostać skupionym i na właściwym torze, musisz upewnić się, że masz jasne i uporządkowane ramy, twoje cele są konkretne, a nie abstrakcyjne i zwięzły termin, którego należy przestrzegać. Opracowanie tych konkretnych celów pomoże Ci również uniknąć rozmycia zakresu projektu.

Zakres

Scope creep to zjawisko w zarządzaniu projektami, polegające na ciągłym lub przypadkowym zwiększaniu zakresu projektu w miarę jego realizacji. Zjawisko to występuje zazwyczaj wtedy, gdy zakres projektu nie jest dobrze zdefiniowany, uwzględniony lub udokumentowany. Choć nie zawsze jest to szkodliwe, ma tendencję do bycia szkodliwym i należy tego unikać. W fazie planowania należy określić wszystkie sposoby, w jakie projekt może nie osiągnąć założonych celów, a także ustalić, w jaki sposób ograniczyć to ryzyko. Do typowych zagrożeń należą nierealistyczne szacunki czasu i kosztów, długie cykle przeglądów, cięcia budżetowe, zmieniające się priorytety oraz brak zaangażowanych zasobów (ludzi, pieniędzy, sprzętu itp.).

Oto kilka dodatkowych wskazówek dotyczących fazy planowania:

• Zorganizuj spotkanie inauguracyjne dla interesariuszy. Omów plan i to, co będzie potrzebne, aby projekt zakończył się sukcesem. Uzyskaj ich opinie i akceptację dla zadań potrzebnych do realizacji projektu.
• Opracuj mapę drogową projektu. Ta oś czasu jest ważna dla Ciebie lub Twojego zespołu, aby pozostać na dobrej drodze do dotrzymania terminów. Możesz również rozważyć użycie narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak Airtable, Monday.com, CoSchedule, ClickUp, Trello lub Asana.
• Ustal swoje środki komunikacji. Na przykład, możesz zdecydować się na wysyłanie cotygodniowego e-maila z aktualizacjami lub użyć Slacka do komunikacji w czasie rzeczywistym. Upewnij się, że interesariusze wiedzą, w jaki sposób będą otrzymywać informacje, które są dla nich najważniejsze.

Tworzenie treści

Tworzenie treści jest sercem projektu. Określisz kreatywne aspekty kampanii, czy to poprzez wideo, e-mail, posty na blogu, reklamy, media społecznościowe, stronę internetową, białe księgi, czy inne komponenty.

Upewnij się, że masz centralną lokalizację do przechowywania tych materiałów i że istnieją procesy do przeglądania, edytowania i zatwierdzania różnych elementów kampanii.

Wzdłuż ścieżki tworzenia treści, będziesz chciał również zarządzać procesem z regularnymi check-ins. Zaplanuj swoją strategię marketingu treści. Dokumentowanie i śledzenie postępów jest również ważne. Istnieją narzędzia wizualne, których możesz użyć, takie jak wykresy Gantta lub tablice Kanban, aby pomóc w zarządzaniu projektem. Narzędzia te dają Ci obraz tego, jak zadanie postępuje w projekcie. Tablice Kanban mają wiele kolumn, które można oznaczyć jako etapy projektu (np. czarter, badania, pisanie, przegląd, uruchomienie itp.) Kiedy zadanie przechodzi do kolejnego etapu procesu, karta jest przenoszona do odpowiedniej kolumny. Wizualizacja projektu ułatwia zrozumienie, co musi się wydarzyć od początku do końca.

Przygotowanie do uruchomienia

Na tym etapie możesz zajmować się kontrolą jakości, ustalaniem metryk i opracowywaniem prognoz sukcesu oraz układaniem planów komunikacji. Ten etap projektu może być czasem gorączkowy, dlatego tak ważne jest Twoje wcześniejsze przygotowanie. Posiadanie jasnych celów i oczekiwań podczas całego procesu, prowadzącego do uruchomienia projektu, pomoże tej części procesu pójść bardziej gładko.

Uruchomienie

Rozpoczęcie kampanii marketingowej. To jest wszystko, co pracowałeś w kierunku, i to jest wielki moment dla Ciebie, Twojego zespołu i Twojej firmy. Czasami uruchomienie obejmuje dużą kampanię marketingową, taką jak promowanie uruchomienia w mediach społecznościowych lub innych miejscach, lub może to być mniejszy nacisk. Niezależnie od tego, jaką drogę wybierzesz dla swojej premiery, pamiętaj, że komunikacja jest kluczowa.

Przegląd po uruchomieniu

Na tym etapie dokonujesz przeglądu swoich wyników w stosunku do prognozowanych celów, określasz, co zadziałało, a co nie, i dzielisz się swoimi spostrzeżeniami z interesariuszami. Powinieneś stale optymalizować swoje kampanie w oparciu o wyniki wydajności. System CMS HubSpot posiada raportowanie atrybucji kontaktów, dzięki czemu możesz sprawdzić, które kanały marketingowe generują najwięcej leadów.

We wszystkich tych fazach będzie dużo współpracy i potrzeba komunikacji z różnymi osobami, potencjalnie zewnętrznymi jak i wewnętrznymi. Ale, z solidnym planem działania w miejscu i odpowiednich narzędzi, będziesz na dobrej drodze do opracowania i dostarczenia naprawdę udanej kampanii marketingowej.

Skuteczny inbound marketing

W sumie, dzięki tym wskazówkom, które podzieliliśmy w odniesieniu do komunikacji interpersonalnej, efektywnej współpracy i zarządzania projektami marketingowymi, możesz stać się skutecznym inbound marketerem. Szacunek i uprzejmość, zadawanie dobrych pytań i elastyczność są podstawą dobrej komunikacji i udanych projektów.

Posiadanie jasnych celów i oczekiwań dla swoich spotkań i projektów marketingowych ustawi Cię na właściwym kursie, prowadzącym do sukcesu. Zobacz ten film HubSpot z kilkoma wskazówkami, jak inbound marketing może pomóc w rozwoju Twoim i Twojej firmy. (Dodatkowo, jeśli nadal jesteś zdezorientowany co do różnicy między inbound i outbound marketingiem, to również jest to omówione).

Jeśli to wszystko wydaje się przytłaczające, nie martw się. Budowanie tych umiejętności wymaga czasu, a nic nie jest lepszym nauczycielem niż praktyka. Ćwicz, ćwicz, ćwicz, a wkrótce staniesz się najlepszym inbound marketerem!